Tài liệu Bao cao van ban

ĐẶT VẤN ĐỀ Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm một cách đúng mức. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung. Trên thực tế công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và trình tự thủ tục ban hành; văn bản không có tính khả thi, và những văn bản đó đã, đang và sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước. Sau khi khảo sát thực tế tại UBND xã Hòa Phong,có thể thấy được tầm quan trọng và sự cần thiết của công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản tại cơ quan.Vì vậy, tôi đã chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản tại UBND xã Hòa Phong” để làm đề tài báo cáo. Đây cũng là một vấn đề đang được quan tâm tại UBND xã và có một vai trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý của UBND xã. Nội dung bài báo cáo này được chia làm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về UBND xã Hòa Phong. Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản tại UBNDND xã Hòa Phong. Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản tại UBND xã Hòa Phong. 1 GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ UBNDND XÃ HÒA PHONG 1.1. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH VÀ VỊ TRÍ ĐỊA LÍ XÃ HÒA PHONG Xã Hoà Phong nằm ở trung tâm hành chính huyện Hoà Vang, phía đông giáp xã Hoà Tiến, phía nam giáp xã Hoà Khương, phía bắc giáp xã Hoà Nhơn, phía tây giáp xã Hoà Phú, có Quốc lộ 14 b, Tuyến đường 14 g, tuyến đường ADB 5 chạy qua. Diện tích tự nhiên hơn 18.59Km2, dân số 16.259 khẩu, 4.140 hộ, trong đó có hơn 70% hộ sản xuất nông nghiệp. Toàn xã có 15 thôn, 91 tổ đoàn kết dân. Là xã có nhiều gia đình chính sách: 578 liệt sĩ, gần 500 thương binh, bệnh binh và 118 Bà mẹ Việt Nam anh hùng. Đảng bộ có 22 chi bộ trực thuộc (15 chi bộ thôn, 4 chi bộ trường học, 01 chi bộ trạm y tế, 01 chi bộ Cơ Quan, 01 chi bộ Quân Sự) với hơn 400 đảng viên. Tốc độ tăng trưởng hằng năm bình quân 15%, cơ cấu kinh tế chuyển dần sang Thương mại dịch vụ - Nông nghiệp - Ngành nghề tiểu thủ công nghiệp. Thu nhập bình quân đầu người từ 9,5 triệu năm 2008 đến năm 2013 là 20,5triệu. Từng bước giải quyết tốt các vấn đề an sinh xã hội, xóa 100% nhà tạm cho hộ nghèo, hộ chính sách, xóa 100% hộ nghèo theo chuẩn củ. Chất lượng giáo dục ngày được nâng lên, tỷ lệ học sinh tốt nghiệp, học sinh giỏi đạt giải các cấp, đỗ đại học ngày càng tăng (2011, 2012, 2013 là xã dẫn đầu toàn huyện về học sinh đỗ đại học). Thực hiện tốt chương trình quốc gia về y tế. Các hoạt động VHVN-TDTT được đẩy mạnh, cơ sở vật chất nhà văn hóa, các di tích văn hóa lịch sử được quan tâm đầu tư, tôn tạo. Tình hình ANCT, TTATXH được giữ vững và ổn định. Hệ thống chính trị từ xã đến thôn luôn đổi mới và nâng cao chất lượng hoạt động, giữ vững đơn vị trong sạch vững mạnh. Thực hiện chương trình mục tiêu Quốc gia xây dựng nông thôn mới, đến nay Hoà Phong đã được xã nông thôn mới. 2 1.2. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND VÀ VĂN PHÒNG UBND XÃ HÒA PHONG 1.2.1. Chức năng nhiệm vụ và quền hạn của UBND Theo luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015,tại điều 35, chương 2 có nêu rõ: - Ban hành nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân xã. - Quyết định biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng trong phạm vi được phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân trên địa bàn xã. - Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách xã; điều chỉnh dự toán ngân sách xã trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán ngân sách xã. Quyết định chủ trương đầu tư chương trình, dự án của xã trong phạm vi được phân quyền và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã. - Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương. - Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân xã. 1.2.2. Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng UBND - Văn phòng UBND xã Hòa Phong là cơ quan tham mưu giúp UBND trong việc quản lý nhà nước tại địa phương. Là một bộ máy làm việc của cơ quan có chức năng tham mưu phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của UBND xã, là nơi đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho mọi hoạt động của HĐND và UBND. - Giúp UBND xã xây dựng chương trình, lịch công tác, lịch làm việc và theo dõi chương trình, lịch làm việc đó; tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, an ninh – quốc phòng, tham mưu giúp UBND thực hiện chỉ đạo thực hiện. - Giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; gửi báo cáo trình lên cấp trên. 3 - Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu mẫu báo cáo thống kê; theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức cấp xã. - Giúp HĐND tổ chức các kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách, nhận đơn khiếu nại của nhân dân chuyển đến HĐND và UBND hoặc lên cấp trên có thẩm quyền giải quyết. - Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của HĐND và cho công việc của UBND; giúp UBND công tác thi đua khen thưởng ở xã. - Giúp HĐND và UBND thực hiện nghiệp vụ công tác bầu cử đại biểu HĐND và UBND theo quy định của pháp luật. - Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa UBND với cơ quan, tổ chức và công dân theo cơ chế “ một cửa”. Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã Hòa Phong Chủ tịch UBND xã Các Phó Chủ tịch UBND xã VHXH Quân sự Văn phòng TK Địa Tài chính chính XD KT Tư pháp hộ Công an tịch s(Nguồn: Văn phòng UBND xã Hòa Phong) CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ HÒA PHONG 2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN 4 2.1.1. Khái niệm sọan thảo văn bản Kỹ thuật soạn thảo văn bản là khái nệm dùng để chỉ việc vận dụng lý luận phương pháp và kỹ năng về soạn thảo văn bản và các quy tắc có liên quan để xây dựng một văn bản từ khâu khởi đầu đến lúc văn bản được hoàn thiện. 2.1.2. Những yêu cầu chung về sọan thảo văn bản 2.1.2.1 Yêu cầu về thẩm quyền -Thẩm quyền về hình thức: Chủ thể quản lý chỉ được phép sử dụng những thể loại văn bản mà luật pháp đã quy định cho mình trong việc ban hành văn bản. - Thẩm quyền về nội dung: chủ thể quản lý chỉ được phép ban hành văn bản để giải quyết những vấn đề, sự việc mà theo pháp luật chủ thể đó có thẩm quyền giải quyết. Nội dung văn bản phải phù hợp với thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản. 2.1.2.2 Yêu cầu về nội dung Tính mục đích: Trước khi bắt tay vào soạn thảo, cần xác định mục tiêu và giới hạn điều chỉnh các văn bản, tức là cần phải trả lời các vấn đề: Văn bản này ban hành để làm gì? Giải quyết công việc gì? Mức độ giải quyết đến đâu? Kết quả của việc thực hiện văn bản là gì? Tính khoa học: - Sử dụng ngôn ngữ hành chính - công vụ chuẩn mực. - Đủ lượng thông tin quy phạm, thông tin thực tế cần thiết. - Số liệu chính xác, đúng thực tế và còn hiện thời. - Bảo đảm sự lô-gic về nội dung, sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ. - Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, thống nhất của văn bản - Nội dung có tính dự báo cao, hướng tới quốc tế hóa ử mức độ phù hợp Tính đại chúng: Thể hiện nội dung văn bản dễ hiểu, dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo tới mức tối đa, tính phổ cập, song không ảnh hưởng tới nội dung nghiêm túc và chặt chẽ văn bản. Tính công quyền: Cho thấy tính cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa lí pháp lý của các chủ thể pháp luật. 5 Đặc biệt văn bản phải có nội dung hợp pháp, được ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định. 2.1.2.3 Yêu cầu về thể thức Căn cứ vào những quy định của pháp luật, hiện nay công tác soạn thảo văn bản được áp dụng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ được trình bày như sau: Bao gồm 9 thành phần thể thức văn bản: + Quốc hiệu. + Tên cơ quan, tổ chứ cban hành văn bản. Số, ký hiệu của văn bản. + Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản. + Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. + Nội dung văn bản. + Quyền hạn, chức vụ, họ và tên và chữ ký của người có thẩm quyền. + Dấu cơ quan, tổ chức. + Nơi nhận. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần áp dụng đói với các loại văn bản và những thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể 2.1.2.4 Yêu cầu về văn phong hành chính- công vụ Phong cách hay văn phong hành chính -công vụ là những phương tiện ngôn ngữ có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh vực giao tiếp trong hoạt động pháp luật và hành chính. Sử dụng văn phong hành chính- công vụ trong soạn thảo văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải đảm bảo trọn vẹn các đặc điểm cơ bản của nó về tính chính xác; tính phổ thông; đại chúng; tính khách quanphi cá tính; tính khuôn mẫu và tính trang trọng, lịch sự. Có như vậy mới đảm bảo được tính hiệu quả công tác quản lý hành chính nhà nước trong quá trình quản lý, 6 điều hành mà văn bản là phương tiện quan trọng để truyền đạt ý chí chủ thể đối với đối tượng quản lý. 2.1.2.5 Yêu cầu sử dụng ngôn ngữ trong văn bản Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, công tác soạn thảo văn bản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản phải đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng. Đây là chất liệu cấu thành của một văn phong nhất định trong quá trình soạn thảo văn bản. Việc sử dụng các ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêu cẩu sử dụng từ ngữ và sử dụng câu. - Sử dụng từ ngữ phải chuẩn xác, dùng từ đúng phong cách và sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp. - Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp Tiếng Việt, viết câu phải đảm bảo tính lô-gic; diễn đạt chính xác, rõ ràng, mạch lạc; nên chủ yếu sử dụng câu thường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp. 2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ HÒA PHONG 2.2.1 Tình hình công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Hòa Phong Trong thời gian qua công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND xã cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật. Trong giải quyết các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng các thông tin và quyết định quản lý. Văn bản mang tính công quyền, được ban hành theo các quy đinh của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng trong các hoạt động cụ thể của Văn phòng UBND. Nhiệm vụ của Văn phòng UBND là cơ quan chuyên môn, tham mưu, giúp việc cho Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND xã nên các văn bản được soạn thảo chủ yếu là các văn bản hành chính và quy phạm pháp luật. Các văn bản Văn phòng UBND xã thường soạn thảo các văn bản: quyết định, quyết định (cá biệt), chỉ thị (các biệt), thông báo, tờ trình, báo cáo, giấy mời….Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể 7 mà cán bộ văn thư soạn thảo văn bản của Văn phòng dưới sự lãnh đạo, hướng dẫn cán bộ Văn phòng- Thống kê mà chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo các văn bản phục vụ các vấn đề liên quan, ra các quyết định hành chính. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác trong năm 2016 Văn phòng UBND xã đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành 339 Quyết định, 94 Báo cáo, 74 Kế hoạch, 144 Công văn, 206 Tờ trình, 74 Thông báo. Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy định pháp luật hiện hành. Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòng UBND xã đã đảm bảo được quy định tại Nghị định 110/NĐ-CP, ngày 08/4/2014 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư 01/TT-BNV, ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính. Qua đó Văn phòng đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động của mình, quá trình soạn thảo văn bản gồm 6 bước và 4 nguyên tắc sau: - Bước 1: Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản cần soạn thảo. - Bước 2: Chọn tên loại văn bản. - Bước 3: Thu thập và xử lí thông tin. - Bước 4: Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo. - Bước 5: Duyê êt và trình ký văn bản. - Bước 6: Hoàn thiê nê văn bản để ban hành Các nguyên tắc: - Nguyên tắc đảm bảo pháp lý Nguyên tắc đảm bảo khoa học Nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi Nhìn chung tình hình công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND xã đã đạt được những kết quả đáng chú ý trong hoạt động ban hành, ra Quyết định của UBND xã Hòa Phong. Những thành tựu trong công tác soạn thảo và quản lý văn bản có bước cải tiến mới, hướng đi mới giúp UBND xã thực hiện tốt công tác quản lý và điều hành hoạt động của mình. Qua đó sẽ nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác 8 soạn thảo và ban hành văn bản là một yếu tố quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan. Từ khi ra các Nghị định, Thông tư mà công tác soạn thảo và ban hành của Văn phòng UBND xã ngày một chặt chẽ, thống nhất hơn, văn bản được xử lý nhanh chóng, phục vụ kịp thời công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND xã. 2.2.2 Hệ thống văn bản đi và đến trong năm 2016 Khảo sát tình hình văn bản đi tại UBND xã Hòa Phong trong năm 2016: Tháng 1 Báo cáo 6 TÊN LOẠI VĂN BẢN Kế Công Tờ Thông hoạch văn trình báo 16 3 9 11 Quyết định 27 Tháng 2 3 5 4 4 7 20 Tháng 3 3 11 11 46 6 78 Tháng 4 6 3 10 10 12 30 Tháng 5 5 4 7 17 6 12 Tháng 6 9 4 7 13 6 25 Tháng 7 7 4 7 7 1 10 Tháng 8 7 9 6 17 2 19 Tháng 9 4 10 19 11 3 41 Tháng 10 15 4 26 24 11 61 Tháng 11 14 4 22 20 6 8 Tháng 12 15 4 22 28 3 13 Tổng 94 74 144 206 74 339 Trong năm 2016 có văn bản đi, trong đó Quyết định chiếm số lượng lớn nhất 339 văn bản, kế hoạch và thông báo chiếm số lượng nhỏ nhất và bằng nhau 74 văn bản. Bên cạnh đó, trong năm 2016 số lượng văn bản đến cơ quan tương đối nhiều 1913 văn bản. 2.2.3. Đánh giá chung tình hình công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND xã Hòa Phong 9  Ưu điểm: - Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã được tiến hành khá chă êt chẽ theo đúng quy trình đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt đô nê g lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và giải quyết công viê êc của lãnh đạo, cán bô ê chuyên môn nói riêng cũng như cơ quan nói chung. - Các văn bản được quản lý tâ pê trung, thống nhất tại mô êt đầu mối là bô ê phâ ên văn thư lưu trữ để kiểm tra thể thức, trình ký, lấy số, vào sổ đăng ký, nhân bản và làm thủ tục để phát hành. Do đó, viê êc quản lý và giải quyết văn bản nhanh chóng, chính xác, đúng tiến đô ê đem lại hiê êu quả cao trong công viê êc. - Dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, cấp trên luôn thường xuyên mở lớp đào tạo cán bộ chuyên môn, kịp thời ban hành những văn bản chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ chuyên môn đổi mới công tác soạn thảo văn bản để soạn thảo và ban hành đúng theo quy định, đảm bảo về nội dung, hình thức, thể loại văn bản - Tinh thần đoàn kết trong đội ngũ cán bộ và nhân viên ngày càng được nâng cao, công tác tuyên truyền, vận động được thường xuyên nên từ đó nhân dân đã có ý thức thực hiện tốt những nội dung văn bản nhà nước đã chuyển tải đến nhân dân.  Nhược điểm:   Do cơ chế về cơ cấu tổ chức bộ máy nên tuyển dụng cán bộ văn thư 01 đồng chí là ít so với yêu cầu để phục vụ công việc.   Trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật để phục vụ công tác soạn thảo văn bản đói với UBND xã còn nhiều hạn chế nên ảnh hưởng đến chất lượng công việc.   Đối với một số ban ngành khác tham mưu, giúp việc cho UBND xã đôi lúc tự soạn thảo văn bản nên có một số văn bản chưa đảm bảo đúng theo quy định của Nhà nước   Khối lượng văn bản tương đối nhiều nên viê êc kiểm tra thể thức và kỹ thuâ êt trình bày đôi lúc chưa được chă êt chẽ như: - Bố trí thể thức văn bản chưa hợp lý. - Kỹ thuâ êt trình bày văn bản chưa đúng quy định theo Thông tư 01 (về khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, ...). - Viê êc ghi thông tin trong văn bản đi đang còn viết tắt nhiều. (xem phụ lục 1) 10 Ví dụ: - Ở Quyết định số 329/QĐ-UBND, chưa được kiểm trá kỹ càng về thể thức và nội dung. Văn bản ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2016 thì phải Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015, Căn cứ Công văn 310/CV-CTK là sai mà phải là Theo Công văn 310/CV-CTK, khoảng cách giữa Theo Công văn 310/CV-CKT và Theo đề nghị của Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Hòa Phong không được có khoảng cách trống, “Điều 2: Nhiệm vụ cơ chế làm việc cơ quan thường trực Ban chỉ đạo” không được bôi đen, sai giới tính và chức vụ tại mục 1,điều 1 của quyết định này - Quyết định số 303/QĐ-UBND, bị sai về phần kỹ thuật soạn thảo văn bản, Căn cứ Đơn xin đổi tên Nhóm lớp độc lập tư thục phải sửa thành Xét Đơn xin đổi tên Nhóm lớp độc lập tư thục, Xét đề nghị của Văn phòng UBND xã Hòa Phong - Quyết định số 206/QĐ-UBND, chữ đầu tiên phần trích yếu nội dung quyết định phải viết hoa, bị thiếu phần nội dung, Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015 mới chính xác. 2.2.3 Nguyên nhân của những hạn chế 2.2.4. 1 Nguyên nhân khách quan - Những quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tuy đã có nhiều tiêu chuẩn chung làm căn cứ nhưng lại thiếu sự thống nhất giữa các cấp, các ngành trong nhiều năm - Sự thay đổi thường xuyên về những tiêu chuẩn quy định của Nhà nước về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trong những người soạn thảo văn bản đã hình thành một kỹ năng soạn thảo theo những tiêu chuẩn cũ. 2.2.4. 2 Nguyên nhân chủ quan - Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản cả về nội dung lẫn hình thức của văn bản còn chưa thống nhất. Nội dung quy định trong các văn bản đã được soạn thảo có tính khả thi cao, tuy nhiên còn một số văn bản do quá trình xây dựng chưa đúng thực tế nên tính khả thi còn hạn chế. Như vậy, hạn chế này không phải là nhỏ, đòi hỏi UBND xã quan tâm chỉ đạo cán bộ Văn phòng và các bộ phận chuyên môn, chú trọng hơn nữa đến tầm quan trọng, ý nghĩa và thực hiện các quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước. 11 - Về quy trình và xây dụng ban hành văn bản: Văn bản được soạn thảo của ăn phòng nhìn chung đã tuân thủ theo các bước của quy trình xây dựng và ban hành văn bản. Bên cạnh đó do yêu cầu của công việc, tính giải quyết một vấn đề nào đó mà nhiều khi các bước không được tiến hành hoàn chỉnh. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng một phần đến chất lượng văn bản được soạn thảo. Các chủ đề được giao soạn thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan, lấy ý kiến của các đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của văn bản, tiếp thu đóng góp ý kiến đóng góp để chỉnh sửa lại dự thảo trước khi trình còn nhiều bất cập ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo và ban hành văn bản. Công tác tự kiểm tra, rà soát hệ thống văn hóa văn bản của cơ quan và cán bộ Tư pháp chưa được tiến hành thường xuyên. Chính vì vậy, có rất ít kiến nghị sửa đổi, bổ sung những sai sót, bất cập trong văn bản được ban hành, hệ quả là làm ảnh hưởng đế quá trình tổ chức thực hiện văn bản. - Về thể thức và kỹ thuật trình bày: Lỗi sai chủ yếu về thể thức văn bản là ở các văn bản thực hiện theo văn điều khoản, phần nơi nhận. Đồng thời Văn phòng cần tiến tới tiêu chuẩn hóa các văn bản quản lý của mình. - Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản: Một số văn bản sử dụng từ không đảm bảo tính chất văn phong hành chính, sử dụng từ đa nghĩa, hành văn không được rõ ràng…. Bên cạnh đó còn một số lỗi: lỗi về vần, thanh điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không khoa học….Cần quan tâm đến Văn phòng hành chính trong quá trình soạn thảo văn bản của mình và sử dụng đúng đắn, chuẩn mực. - Hệ thồng thuật ngữ, các nghiên cứu về văn phong trong văn bản hành chính cũng còn nhiều điều chưa được làm sáng tỏ. Ảnh hưởng đến việc sử dụng từ ngữ, văn phong tùy tiện, khó hiểu, không được giải thích rõ ràng, làm cho văn bản hạn chế tính khả thi. - Lề lối làm việc trong cơ quan nhà nước còn thể hiện cơ chế quan liêu, bao cấp. 12 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠ UBND XÃ HÒA PHONG Chất lượng, hiệu quả của văn bản quản lý hành chính nhà nước thông qua nhiều tiêu chí khác nhau, song cơ bản vẫn là các tiêu chí như: văn bản phải phản ánh được nhiệm vụ chính trị của địa phương; được ban hành đúng thẩm quyền; điều chỉnh được thực tiễn xã hội; hợp với lòng dân. Việc soạn thảo và quản lý văn bản cơ bản cũng đóng một ý nghĩa quan trọng trong quá trình quản lý, điều hành của cơ quan khi soạn thảo, ban hành ra một văn bản quản lý hành chính nhà nước. Dưới đây một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND xã Hòa Phong: 3.1.Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản Văn phòng UBND xã chủ yếu tham mưu soạn thảo các văn bản hành chính thông thường trong giải quyết các công việc của địa phương. Chính vì vậy, chủ thể ban hành,cá nhân soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản là rất cần thiết và quan trọng bởi vì một mặt, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản Quy trình chi tiết cho một soạn thảo văn bản hành chính được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái quát quy trình này thành các bước sau: Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác định tên loại văn bản và đối tượng văn bản. Bước 2: Xây dựng dự tảo trên cơ sở các thông tin chọn lọc; hoàn thiện bản thảo về thể thức, ngôn ngữ. Bước 3: Thông qua lãnh đạo. Bước 4: Xử lý kĩ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định. Quy thình này thường được áp dụng các công văn, thông báo, báo cáo…Văn phòng soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn bản 3.2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản 13 Việc tuân thủ thẩm quyền về nội dung và hình thức cũng là một yêu cấp thiết đòi hỏi cơ quan phải nghiêm chỉnh chấp hành. Tại Văn phòng UBND cần coi trọng thẩm quyền ký các văn bản hành chính thông thường, đòi hỏi phải được quy định chặt chẽ và cụ thể đối với chủ thể ban hành. Có những quy định cụ thể về thẩm quyền ký các loại văn bản. Trong quá trình xây dựng và ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo cần lưu ý về việc sử dụng các hình thức văn bản hành chính thông thường. 3.3. Đảm bảo về nội dung Nội dung là thành phần chủ yếu và quan trọng nhất đối với tất cả các loại văn bản, nó quyết định tính chất cũng như sự tồn tại của một văn bản. Cho nên việc đảm bảo các yêu cầu về nội dung như tính mục đích, tính khoa học, tính công quyền, tính đại chúng, tính khả thi thì văn bản cần phải đảm bảo thêm hai vấn đề đó là kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn bản và kỹ năng sử dụng ngôn ngữ, văn phong của văn bản. Cấu trúc của văn bản không chỉ là dàn ý, đề cương mà cấu trúc của nó bao hàm cả hai mặt: nội dung và hình thức. Để thực hiện tính thống nhất vể cấu trúc cá nhan, đơn vị soạn thảo phải tư duy khoa học hình thành chủ đề chính của văn bản và thiết lập bố cục chặt chẽ. Đối với kỹ năng sử dụng phong cách, ngôn ngữ trong soạn thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn và chính xác phong cách, ngôn ngữ hành chính, đảm bảo các đặc điểm chủ yếu của nó về tính chính xác, rõ ràng, nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ bến; tính khuôn mẫu; tính lịch sự, văn hóa. 3.4. Thực hiện đúng quy định của nhà nước về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Việc thực hiện đúng quy định của nhà nước về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 3.5. Nâng cao tình độ cán bộ soạn thảo 14 - Đối với UBND xã: Cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán bộ đi đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn bản với những hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu của hoạt động soạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan. Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đối với đội ngũ cán bộ công chức này, có chính sách hỗ trợ kịp thời và thỏa đáng về kinh phí cũng như thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất phục vụ kỹ thuật công tác soạn thảo và quản lý văn bản của cán bộ công chức. - Đối với cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản: Cần phải cập nhật liên tục thông tin, quy định mới nhất về công tác soạn thảo, quản lý văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, tuân thủ các nguyên tắc, quy định của pháp luật hiện hành. Bên cạnh đó không ngừng tăng cường trách nhiệm của cán bộ nhằm phát huy những tích cực và hạn chế trong công tác của mình. 3.6. Tăng cường kiểm tra, rà soát hệ thống văn bản ban hành Thường xuyên kiểm tra, rà soát các loại công văn, văn bản, các quyết định, thông báo của UBND xã ban hành. Chú ý kỹ thuật trình bày; thể thức văn bản, quy trình ban hành; công tác lưu trữ văn bản đi, đến; thiết lập cách sắp xếp hồ sơ. KẾT LUẬN Văn bản có vai trò quan trọng đối với quá trình lưu trữu và truyền đạt thông tin trong các cơ quan quản lý nhà nước. Bởi lẽ, sản phẩm cũng như công cụ chính của hoạt đọng quản lý nhà nước là văn bản. Nhưng để đảm bảo văn bản thực sự trở thành công cụ đắc lựctrong công tác quản lý Nhà nước thì còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Trong các yếu tố của văn bản, nội dung và thể thức văn bản được đánh giá cao nhất. Nếu có một nội dung hoàn chỉnh đến đâu mà việc trình bày thể thức văn bản không phù hợp, không đúng tiêu chuẩn quy định thì văn bản đó không hoàn thiện. Một mặt nó có thể cụ thể hóa các văn bản quản lý nhà nước của cấp trên, văn bản của HĐND cùng cấp; mặt khác là cơ sở pháp lý, là công cụ quản lý hữu hiệu, là phương tiện để truyền đạt thông tin của chính quyền địa phương đối với lĩnh vực của đời sống kinh tế- xã hội. trong thời gian qua, các văn bản do UBND xã Hò Phong ban hành có một sự đóng góp không nhỏ đối với sự phát triển kinh tế- xã 15 hội của địa phương, điều này không ai phủ nhận. Thế nhưng, việc soạn thảo và quản lý văn bản của UBND xã vẫn còn bộc lộ một số thiếu sót, hạn chế nhất định; song những hạn chế, thiếu sót đó chưa đưa lại những hiệu quả nghiêm trọng, do đó đã có những phát hiện kiệp thời và xử lý, điều chỉnh phù hợp. TÀI LIỆU THAM KHẢO - Thông tư số 01/TT-BNV của Bộ Nội Vụ - Nghị định 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư - Nghị định 09/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một - số điều tại Nghị định 110/NĐ_CP của Chính phủ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015 http://hoaphong.danang.gov.vn/ Các loại văn bản và tài liệu tham khảo tai UBND xã Hò Phong KÝ HIỆU VIẾT TẮT VHVN-TDTT: Văn hóa văn nghệ- thể dục thể thao ANCT: An ninh chính trị TTATXH: Trật tự an toàn xã hội UBND: Ủy ban nhân dân HĐND: Hội đồng nhân dân 16 MỤC LỤC ĐẶT VẤN ĐỀ................................................................................................1 GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ.................................................................................2 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ UBNDND XÃ HÒA PHONG ...............2 1.1 Đặc điểm tình hình và vị trí địa lý UBND xã Hòa Phong.........................2 1.2 Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của UBND và Văn phòng UBND xã Hòa Phong...............................................................................................................3 1.2.1 Chức năng nhiệm vụ và quền hạn của UBND......................................3 1.2.2Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng UBND.....................3 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ HÒA PHONG.....................................5 2.1 Cơ sở lý luận hoạt động soạn thảo văn bản...............................................5 2.1.1 Khái niệm sọan thảo văn bản................................................................5 2.1.2Những yêu cầu chung về sọan thảo văn bản...........................................5 2.2 Thực trạng công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản tại UBND xã Hòa Phong...............................................................................................................7 2.2.1 Tình hình công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Hòa Phong..........7 2.2.2 Hệ thống văn bản đi và đến trong năm 2016........................................9 2.2.3 Đánh giá chung tình hình công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND xã Hòa Phong..................................................................................................10 2.2.3 Nguyên nhân của những hạn chế..........................................................12 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠ UBND XÃ HÒA PHONG..........13 3.1Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản.....................14 3.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản...............................................14 3.3Đảm bảo về nội dung.................................................................................15 17 3.4 Thực hiện đúng quy định của nhà nước về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản..............................................................................................................15 3.5 Nâng cao tình độ cán bộ soạn thảo...........................................................15 3.6 Tăng cường kiểm tra, rà soát hệ thống văn bản ban hành.........................16 KẾT LUẬN....................................................................................................16 TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................17 KÝ HIỆU VIẾT TẮT....................................................................................17 PHỤ LỤC 1(Một số văn bản ban hành sai) PHỤ LỤC 2(Một số văn bản ban hành trong năm 2016) 18