Tài liệu Báo cáo tốt nghiệp hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày

Bộ giáo dục và đào tạo Trường Đại Học Dân Lập Hải Phòng BÁO CÁO TỐT NGHIỆP HỆ THỐNG THEO DÕI NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI HÀNG NGÀY Địa điểm: Công ty TNHH Thương Mại-Kỹ thuật-Dịch vụ ITA Giáo viên hướng dẫn: Th.S Vũ Anh Hùng Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy Khóa 7 Mã số: 10305 Khoa CNTT Hải phòng, 8/2007 1 NỘI DUNG CHÍNH 1. Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất hàng và 2. 3 4 5 6 7 8 thu chi hàng ngày của công ty Mô hình nghiệp vụ Các hồ sơ dữ liệu sử dụng Sơ đồ luồng dữ liệu Các kiểu thực thể Mô hình E-R Các quan hệ Giao diện chương trình 2 1.Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Quá trình nhập hàng:  Phòng kế hoạch sau quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường xác định được danh mục các mặt hàng cần nhập thì tiến hành lập đơn hàng để nhập hàng  Hàng sau khi nhập về thì được bộ phận thủ kho kiểm tra hàng xem có phù hợp với đơn hàng không nếu phù hợp thì kí nhận vào phiếu giao hàng và lập phiếu nhập hàng, phiếu này đồng thời là hóa đơn thanh toán  Lập phiếu chi để trả tiền hàng nhà cung cấp  Vào sổ quỹ số tiền đã chi 3 1. Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Quá trình xuất hàng  Khi có khách hàng đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh giới thiệu thông tin hàng và đưa báo giá của công ty cho khách.  Sau khi xem xét, nếu khách hàng có nhu cầu mua hàng thì bộ phận kinh doanh tiếp nhận phiếu yêu cầu.  Gửi phiếu yêu cầu cho bộ phận thủ kho để lập phiếu xuất hàng. Phiếu xuất hàng đồng thời là hóa đơn thanh toán kiêm phiếu bảo hành  Tiến hành lập phiếu thu và thu tiền của khách 4 1. Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Quá trình xuất hàng (tiếp)  Sau đó nhân viên kế toán phải vào sổ quỹ số tiền đã thu (đã thanh toán).Và vào sổ nợ khách hàng số tiền khách hàng còn nợ lại.  Theo định kỳ kế toán phải kiểm tra các khoản nợ của khách hàng để viết giấy thông báo nợ và yêu cầu thanh toán. 5 1. Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Đặc biệt là công ty có chế độ bảo hành hàng cho khách khi khách mua hàng.  Hàng chỉ được bảo hành khi có phiếu bảo hành, trong thời gian bảo hành và đủ điều kiện để bảo hành.  Khách khi mang hàng đến bảo hành sẽ đến gặp phòng kỹ thuật để được bảo hành.  Khi nhận bảo hành thiết bị của khách thì nhân viên phải ghi giấy biên nhận cho khách về tình trạng hiện tại của thiết bị.  Nếu bảo hành hết hạn mà khách vẫn yêu cầu bảo hành sửa chữa thì nhân viên bảo hành lập phiếu sửa chữa  Chuyển phiếu sửa chữa này cho bộ phận kế toán để lập phiêu thu. 6 1. Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Sau mỗi ngày ban lãnh đạo công ty yêu cầu báo cáo  Nhập hàng  Xuất hàng  Hàng tồn kho  Thu chi  Nợ khách hàng  Nợ nhà cung cấp. 7 2. Nhận xét, đánh giá Trước kia khi tin học chưa phát triển thì công việc quản lý trên chủ yếu làm bằng phương pháp thủ công, tức là người quản lý, ghi chép các hồ sơ tài liệu liên quan đến nghiệp vụ công việc trên giấy tờ, sổ sách.  Việc lưu trữ dữ liệu rất cồng kềnh, và khối lượng công việc rất lớn.  Mất nhiều thời gian, công sức khi muốn tìm kiếm một hồ sơ tài liệu liên quan trong khối hồ sơ dữ liệu khổng lồ kia . Đó là nhược điểm rất lớn của phương pháp quản lý thủ công  Công ty ngày càng nhiều mặt hàng kinh doanh, số lượng khách hàng ngày càng nhiều, làm cho công việc quản lý hồ sơ sổ sách bằng thủ công không còn phù hợp nữa.  Yêu cầu đặt ra là phải xử lý các thông tin trên thiết bị máy tính để hỗ trợ đắt lực cho con người. 8 2. Nhận xét, đánh giá Với thực trạng công việc trên yêu cầu đặt ra là phải ứng dụng CNTT vào công tác quản lý vì vậy việc xây dựng một hệ thống “theo dõi nhập xuất hàng và thu chi “ của công ty là hết sức cần thiết nhằm:  Đem lại hiệu quả công việc cao, tiết kiệm thời gian, sức lực của con người.  Quản lý được lượng hàng nhập, hàng xuất hàng ngày và tình hình thu, chi của công ty.  Giảm các chi phí bảo trì, vận hành, nâng cấp và phát triển hệ thống.  Bảo đảm độ tin cậy, tính nhất quán, bảo mật thông tin.  Phát triển các ứng dụng và liên kết với các hệ thống khác.  Nâng cao tính linh hoạt của hệ thông như áp dụng các phương pháp quản lý CSDL hiện đại. 9 3. Mô hình nghiệp vụ a)Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ 10 3. Mô hình nghiệp vụ b) Biểu đồ ngữ cảnh 11 3. Mô hình nghiệp vụ c)Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ 12 3. Mô hình nghiệp vụ Các chức năng nghiệp vụ 1.Nhập hàng 2.Xuất hàng 3.Bảo hành 4.Báo cáo Ma trận thực thể chức năng 13 3. Mô hình nghiệp vụ 14 4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng Phiếu nhập hàng 15 4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng Phiếu chi 16 4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng Phiếu yêu cầu 17 4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng Phiếu xuất hàng kiêm bảo hành 18 4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng Phiếu thu 19 4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng Phiếu biên nhận 20