Tài liệu Báo cáo tổng hợp công ty tây hồ thuộc tổng cục công nghiệp quốc phòng

Phần 1: Tổng quan về công ty Tây Hồ - Bộ Quốc Phòng 1. Lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp Công ty Tây Hồ thuộc Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng - Bộ Quốc Phòng là một doanh nghiệp Nhà nước thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản tại ngân hàng ( Cả tài khoản ngoại tệ), có con dấu riêng, có trụ sở chính tại Đường Hoàng Quốc Việt - Quận Cầu Giấy – Hà Nội. Công ty có số vốn kinh doanh bao gồm cả ngân sách cấp và tự bổ sung là 3.790.000.000 đồng ( ba tỷ bảy trăm chín mươi triệu đồng). Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Tây Hồ được đánh dấu bằng sự ra đời Trung tâm giao dịch xuất nhập khẩu và dịch vụ - Bộ Quốc Phòng năm 1982 với chức năng chính là thực hiện việc quản lý, giao dịch các hoạt động có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu trong quân đội với chức năng chính là kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp. Năm 1988 chuyển đổi Trung tâm giao dịch xuất nhập khẩu và dịch vụ Bộ Quốc Phòng thành Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ BQP với chức năng chính là kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp. Vào năm 1992, Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ - Bộ Quốc Phòng được sát nhập với công ty kinh doanh vật tư – BQP để thành lập Công ty Tây Hồ - Bộ Quốc Phòng với chức năng chính là kinh doanh vật tư, xuất nhập khẩu các loại hàng hoá, trang thiết bị phục vụ sự nghiệp Quốc Phòng và vẫn đảm bảo hiệu quả kinh doanh của Công ty. Ngày 18 tháng 4 năm 1996, Bộ Quốc Phòng quyết định sáp nhập Công ty Tây Hồ và Công ty xây dựng 232 để thành lập Công ty Tây Hồ - Bộ Quốc Phòng với một chức năng, nhiệm vụ hoàn toàn mới. Theo chức năng, nhiệm vụ này, công ty phải chuyển hướng lấy nhiệm vụ sản xuất xây lắp là chính. Tóm lại, sau hơn 10 năm hoạt động, công ty Tây Hồ đã thực sự trưởng thành về mọi mặt, doanh thu của hoạt động xây lắp hàng năm có sự tăng lên đáng kể. Từ chỗ chỉ được thi công những công trình nhỏ trong quân đội, đến 1 nay công ty đã có khả năng đấu thầu thi công các công trình có giá trị lớn trong và ngoài quân đội. Uy tín của công ty đã bước đầu đến với các chủ đầu tư trong cả nước thông qua chất lượng của các công trình. Điều này chứng tỏ công ty đã thành công trong quá trình chuyển đổi cơ cấu ngành nghề từ kinh doanh thương mại thuần tuý sang sản xuất xây lắp. Trong thời gian qua công ty đã liên tiếp đấu thầu và thắng thầu các công trình xây dựng có giá trị lớn, mang lại những khoản lợi nhuận cao, góp phần vào sự phát triển chung của công ty. Từ khi thành lập với số vốn chủ sở hữu ban đầu khoảng 3,7 tỷ đồng và lực lượng lao động hơn 300 người cho đến nay tổng số vốn chủ sở hữu của công ty đã lên tới hơn 13 tỷ đồng với số lao động là gần 2000 người. Từ chỗ chỉ xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, kinh doanh vật liệu xây dựng, đến nay công ty đã có thể thi công các công trình lớn như đường giao thông, trạm thuỷ lợi, trạm biến áp, bến cảng, sân bay... Với sự tăng dần về chức năng, quy mô kinh doanh cũng như hiệu quả kinh doanh, vị thế và uy tín của công ty trên thị trường cạnh tranh ngày càng tăng. Trong những năm qua công ty đã luôn hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đặt ra, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với NSNN. Công ty đã được công nhận là công ty loại 1 của Bộ Quốc Phòng và được đánh giá là một công ty có tốc độ phát triển và hiệu quả kinh doanh tương đối cao trong những năm qua. 2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Tây Hồ 2.1. Chức năng, nhiệm vụ sản xuất của công ty Căn cứ vào chức năng, ngành nghề đã được Bộ Quốc Phòng và các Bộ chức năng của Nhà nước ra quyết định cấp giấy phép hoạt động trên địa bàn của cả nước, công ty Tây Hồ đã xác định 6 chức năng ngành nghề cho mình như sau: - Về chức năng xây lắp: + Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, quốc phòng. + Xây dựng giao thông đường bộ đến cấp 1, cầu, sân bay, bến cảng + Xây dựng các công trình vừa và nhỏ. 2 + Xây dựng trạm và lắp đặt hệ thống cấp thoát nước. - Tư vấn, khảo sát, thiết kế, quy hoạch và xây dựng. - Lắp đặt thiết bị công trình và dây chuyền sản xuất. - Sản xuất, kinh doanh vật liệu, vật tư, thiết bị xây dựng, vật tư thanh xử lý. - Kinh doanh bất động sản (kể cả dịch vụ mua bán nhà). - Kinh doanh xuất nhập khẩu. Nhiệm vụ cụ thể của công ty là xem xét, nắm chắc tình hình thị trường xây dựng, hợp lý hoá các quy chế quản lý của công ty để đạt được hiệu quả kinh tế, xây dựng tổ chức đảm đương được nhiệm vụ hiện tại, đáp ứng được yêu cầu trong tương lai, có kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và kế hoạch dài hạn. 2.2. Kết quả của doanh nghiệp sau một số năm ( Nguồn: Phòng tài chính - Kế toán công ty Tây Hồ - BQP) Năm 2004 Chỉ tiêu Tổng Tài sản (đ) Năm 2003 Năm 2005 2005/ 2004/2003 Chênh lệch 214.538.279.573 267.900.404.596 269.907.483.751 53.362.125.023 2003 % Chênh lệch 25 55.369.204.178 10.22 % 26 12.619.653.393 1.728. 122 18.451.724.507 689 129 99 21.561.416.224 86.423.329.697 Doanh thu thuần (đ) 193.587.742.296 260.972.796.240 280.011.071.993 67.385.053.944 Giá vốn hàng 35 45 bán(đ) Thuế TNDN(đ) Lợi nhuận sau 184.022.930.784 236.483.811.617 256.557.208.467 52.460.880.833 160.143.320 921.817.007 1.133.255.195 761.673.687 29 476 72.534.277.683 973.111.875 39 608 thuế(đ) Tổng số 1.310.135.049 3.105.020.409 3.697.161.001 1.794.885.360 137 2.387.025.952 182 CNV(Người) TN bình quân 1.702 1.611 1.643 -91 -5 -59 -3 tháng(đ) 1.327.056 1.646.359 1.846.625 319.303 24 519.569 12.71 TSCĐ (đ) 10.322.285.557 22.941.938.950 Nguồn vốn CSH (đ) 14.284.360.883 32.736.085.390 20.544.014.246 35.845.777.107 Tổng chi phí 8.282.744.343 3.971. 20.973.054.762 20.996.716.253 12.690.310.419 3 153 910 153 151 39 Từ các chỉ tiêu tài chính trên có thể thấy trong 3 năm từ năm 2003 đến năm 2005 công ty Tây Hồ - Bộ quốc phòng đã có những phát tiến triển vượt bậc. Cụ thể: Tổng tài sản của công ty năm 2004 tăng so với năm 2003 là hơn 53 tỷ đồng (tức là tăng 25%); năm 2005 tăng so với năm 2003 là hơn 55 tỷ đồng (tức là tăng 26%) điều đó chứng tỏ qui mô tài sản của doanh nghiệp tăng nhanh ở năm 2004 và 2005 so với năm 2003. Trong đó quy mô tài sản cố định năm 2004 tăng so với năm 2003 là hơn 12,6 tỷ đồng ( tức là tăng 122%), năm 2005 so với năm 2003 là hơn 10,2 tỷ ( tức là tăng 99%). Mặt khác ta lại thấy nguồn vốn chủ sở hữu năm 2004 tăng so với năm 2003 là hơn 18 tỷ đồng (tức là tăng 129%); năm 2005 tăng so với năm 2003 là hơn 21,5 tỷ đồng ( tức là tăng 151%) chứng tỏ quy mô vốn chủ sở hữu tăng cũng rất nhanh và hầu như các tài sản của doanh nghiệp( chủ yếu là tài sản cố định) tăng đều được đầu tư bằng vốn chủ sở hữu, điều đó làm tăng tính chủ động trong hoạt động tài chính của công ty. Doanh thu thuần năm 2004 tăng so với năm 2003 là hơn 67,3 tỷ đồng (tức là tăng 35%), năm 2005 tăng so với năm 2003 là hơn 86,4 tỷ đồng (tức là tăng 45%). Giá vốn hàng bán năm 2004 tăng so với năm 2003 là 52,4 tỷ đồng ( tức là tăng 29%), năm 2005 so với năm 2003 là tăng hơn 72 tỷ đồng (tức là tăng 39%). Cả doanh thu thuần và giá vốn hàng bán đều tăng nhanh tuy nhiên tốc độ tăng của doanh thu thuần nhanh hơn tốc độ tăng của giá vốn hàng bán. Đây là tín hiệu đáng mừng chứng tỏ công ty đã trúng thầu khối lượng công trình ngày càng lớn. Bên cạnh đó là sự tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý hiệu quả hơn đã tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng và tiến độ công trình, nâng cao uy tín và sức cạnh tranh của công ty trong ngành. Do đó lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2004 tăng so với năm 2003 là gần 1,8 tỷ đồng ( tức là tăng 137%), năm 2005 tăng so với năm 2003 là gần 2,4 tỷ đồng (tức là tăng 182%). Có thể thấy lợi nhuận của công ty tăng rất nhanh và tăng với tốc độ nhanh hơn nhiều so với tốc độ tăng của doanh 4 thu. Nhờ vậy mà mỗi năm công ty đóng góp vào ngân sách Nhà nước một số thuế thu nhập doanh nghiệp ngày càng lớn, năm 2004 tăng so với năm 2003 là gần 762 triệu đồng ( tăng 476%) và năm 2005 tăng so với năm 2003 là hơn 973 triệu đồng ( tăng 608%). Trong những năm qua công ty đã giải quyết công ăn việc làm cho gần 2000 người lao động với mức thu nhập bình quân tháng ngày một tăng, năm 2004 tăng so với năm 2003 là 319.303 đồng ( tăng 24%), năm 2005 tăng so với năm 2003 là 519.569 đồng (tăng 39%). Mức thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên công ty trong năm 2005 đạt gần 2 triệu đồng mỗi tháng, ở mức khá cao so với mặt bằng thu nhập bình quân chung ở nước ta hiện nay. Qua phân tích ở trên ta thấy trong những năm vừa qua công ty đã đạt được nhiều thành quả khá tốt, đó là kết quả của sự nỗ lực lớn của toàn bộ ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty. 3. Tổ chức bộ máy quản lý và các chính sách quản lý tài chính – kinh tế đang được áp dụng tại công ty Tây Hồ 3.1. Tổ chức bộ máy quản lý  Giám đốc công ty là người tổng điều hành công ty, có nhiệm vụ tổ chức, sắp xếp bộ máy, cơ chế quản lý phù hợp, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, lập kế hoạch và phương án tổ chức thực hiện kế hoạch, thường xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện để có biện pháp điều chỉnh hoặc thúc đẩy việc hoàn thành kế hoạch của công ty, giải quyết tốt các mối quan hệ, tạo môi trường uy tín cho công ty.  Phó giám đốc kỹ thuật và Phó giám đốc phụ trách thi công: chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác kỹ thuật, thiết kế thi công xây dựng và vận hành máy móc thiết bị, điều độ sản xuất toàn công ty nhằm tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị.  Phòng kế hoạch - kỹ thuật: là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu giúp giám đốc công ty có nhiệm vụ tổ chức, triển khai và chịu 5 trách nhiệm về công tác kế hoạch vật tư thiết bị kỹ thuật. (Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty).  Phòng Thiết kế - Dự án - Đấu thầu: là phòng kỹ thuật, quản lý thiết kế thi công, giúp Giám đốc công ty tổ chức, triển khai các công việc về công tác nghiệp vụ kỹ thuật trong thi công xây lắp, khảo sát, thiết kế quản lý công trình. (Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật thi công).  Phòng Tổ chức lao động – Hành chính: là phòng chuyên môn, tham mưu cho Đảng uỷ và Giám đốc về việc tổ chức sản xuất, tiếp nhận, quản lý và sử dụng lao động; thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động, đảm bảo các công việc về hành chính, quản trị, bảo vệ và y tế cơ quan, đảm bảo chăm sóc sức khoẻ và đời sống cán bộ công nhân viên. (Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty).  Phòng tài chính - Kế toán: có chức năng tham mưu cho Giám đốc công ty, tổ chức triển khai toàn bộ công tác tài chính, hạch toán kinh tế theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty, đồng thời kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động kinh tế tài chính của công ty theo pháp luật, giúp Giám đốc công ty tổ chức và chỉ đạo công tác tài chính phục vụ sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả. (Phòng Tài chính - Kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty).  Phòng Chính trị: có chức năng giúp giám đốc công ty và Đảng uỷ công ty về công tác Đảng, công tác chính trị tư tưởng, đồng thời cũng là cơ quan thực hiện công tác đó, theo các nhiệm vụ cụ thể. (Phòng Chính trị chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Bí thư Đảng uỷ, Phó Giám đốc chính trị).  Phòng kinh doanh - Xuất nhập khẩu: là phòng chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty trên cơ sở phạm vi giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu Bộ Thương Mại cấp. (Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ của các phòng ban chức năng).  Phòng Khai thác – Kinh doanh vật tư thanh xử lý: thực hiện chức năng khai thác kinh doanh máy, thiết bị vật tư thanh xử lý của công ty, chịu 6 trách nhiệm trước công ty về toàn bộ công tác tổ chức thực hiện. (Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ của Giám đốc phụ trách kinh doanh). ( Xem sơ đồ tổ chức điều hành công ty Tây Hồ trang 8) 7 Sơ đồ tổ chức điều hành công ty Tây Hồ : Giám đốc điều hành GIÁM ĐỐC CÔNG TY Bí thư đảng uỷ : Các phòng chức năng chỉ đạo CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng kế hoạch - kỹ thuật Phòng kinh doanh XNK Phòng Khai thác - KD vật tư thanh xử lý Chi nhánh phía Nam Phòng thiết kế - dự án đấu thầu XN XD CN dân dụng và hạ tầng 497 Phòng tài chính - kế toán XN lắp máy và XD công trình 597 8 Phòng tổ chức LĐ hành chính XN XD cầu đường và thủy lợi 797 Phòng chính trị XN XL CN và dân dụng 897 XN XL CN dân dụng và điện 997 Đội thi công cơ giới Các đội XD 1, 2, 3, 4, 5 3.2. Các chính sách quản lý tài chính – kinh tế đang được áp dụng tại công ty Tây Hồ Công ty Tây Hồ là doanh nghiệp Nhà nước do Quân đội quản lý nên phải tuân theo quy chế quản lý tài chính của Nhà nước và của quân đội đối với doanh nghiệp. Cụ thể có những quy định chung như sau:  Công tác tài chính của công ty được quản lý thống nhất từ công ty đến các đơn vị cơ sở.  Hệ thống tài chính của các đơn vị cơ sở nằm trong hệ thống tổ chức tài chính của công ty. Chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ, kiểm tra, hướng dẫn của phòng Tài chính - kế toán công ty.  Phòng Tài chính - kế toán công ty phải quản lý toàn diện và nắm vững tình hình tài chính của các đơn vị cơ sở.  Công tác quản lý tài chính phải đi đôi với công tác đảm bảo phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh. Về ứng tiền chi nghiệp vụ: Cá nhân ứng tiền chi tiêu phục vụ cho công tác nghiệp vụ và công tác phí phải có giấy ứng theo mẫu quy định của phòng Kế toán – tài chính và có chữ ký của chỉ huy đơn vị được Giám đốc duyệt. Về ứng tiền cho kinh doanh thương mại: + Việc ứng tiền phục vụ cho kinh doanh thương mại phải dựa trên cơ sở phương án kinh doanh đã được Giám đốc duyệt. Phòng kinh doanh lập kế hoạch sử dụng vốn, phòng Tài chính - kế toán có trách nhiệm đảm bảo. + Phòng Tài chính kế toán mở sổ chi tiết theo dõi - hạch toán dứt điểm từng nghiệp vụ. Mỗi lần xin ứng tiền nhất thiết phải có giấy ứng theo mẫu quy định, có xác nhận của chỉ huy đơn vị và được Giám đốc duyệt. Về ứng tiền cho xây lắp: + Việc đảm bảo vốn cho sản xuất, thi công dựa trên cơ sở khoán chi phí thể hiện trên văn bản giao nhiệm vụ, đơn vị cơ sở lập kế hoạch xin ứng được Giám đốc duyệt và phải thoả mãn các điều kiện: có khối lượng hoàn thành 9 được phòng Kế hoạch- kỹ thuật xác nhận, thực hiện hoàn chứng từ thấp nhất bằng 90% số tiền đã ứng, tiền ứng trong tỷ lệ quy định của công ty không quá 80% giá trị xây lắp hoàn thành sau khi đã trừ thuế GTGT và nghĩa vụ nộp công ty. + Đối với công trình đã bàn giao chờ quyết toán, công ty ứng vốn không quá 90% chi phí được khoán,. Sau khi có quyết toán AB thì công ty cho ứng đến 95%; những công trình có lý do đặc biệt cần ứng vượt tỷ lệ quy định trên thì Giám đốc sẽ quyết định cụ thể. + Việc ứng tiền cho công tác chuẩn bị thi công do Giám đốc công ty quyết định. + Nhà máy X18 và chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh là 2 đơn vị trực thuộc công ty do tính chất đặc thù hoạt động tương đối độc lập nên được chủ động tạo nguồn sử dụng vốn phục vụ cho sản xuất kinh doanh , khi cần thiết được công ty hỗ trợ về mặt pháp lý. Nhưng việc quản lý tài chính phải áp dụng như công ty quản lý các đơn vị cơ sở khác, hàng quý và hàng năm phải tổng hợp tình hình công tác tài chính báo cáo công ty qua phòng tài chính kế toán. Về quản lý chi tiêu tiền mặt: + Tiền mặt công ty đảm bảo vào các mục đích như: Trả lương, ăn ca, công tác phí, tiếp khách, trả tiền nhân công, mua bán vật tư phụ, vật rẻ tiền mau hỏng... Vì vậy, hàng tháng các đơn vị cơ sở, các phòng ban lập kế hoạch sử dụng tiền mặt gửi về phòng Tài chính - kế toán để có kế hoạch đảm bảo. + Việc sử dụng tiền mặt: cá nhân, đơn vị xin ứng phải báo cáo nhu cầu được Giám đốc công ty phê duyệt. Đối với các đơn vị cơ sở thì do chỉ huy đơn vị cơ sở duyệt và phải thông qua hệ thống sổ sách , phiếu chi của tài chính các cấp nghiêm cấm việc giao nhận tiền không có phiếu chi. Sau khi hoàn thành việc chi tiêu thì chỉ huy đơn vị đôn đốc việc hoàn ứng, hoàn chứng từ dứt điểm. 10 + Người được ứng tiền phải là cán bộ công nhân viên , hợp đồng dài hạn đang làm việc ở công ty do công ty quản lý và trả lương. + Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty, chỉ huy đơn vị mình về số tiền đã ứng, chi tiêu đúng mục đích, đúng nội dung và đúng phương án đã được phê duyệt. + Nhu cầu ứng tiền mặt đảm bảo cho sản xuất, thi công công ty thực hiện mỗi tuần một lần, các nhu cầu khác theo giấy phê duyệt của Giám đốc công ty. + Các cá nhân, đơn vị phải chịu sự giám sát, kiểm tra việc chi tiêu của phòng Tài chính - kế toán. Phòng Tài chính - kế toán chịu trách nhiệm trước Đảng uỷ và ban Giám đốc nội dung chi tiêu theo phương án, kế hoạch, mục đích đã được phê duyệt. + Trường hợp nhận tiền mặt của các chủ đầu tư hoặc các nơi có quan hệ hợp đồng kinh tế, các đơn vị phải báo cáo Giám đốc, phòng Tài chính - kế toán đề nghị cấp giấy giới thiệu nhận và chịu trách nhiệm theo dõi quản lý. Tiền nhận về phải nộp quỹ công ty, nghiêm cấm các đơn vị cơ sở tự nhận tiền của các đối tác có liên quan nhập quỹ đơn vị mình tự chi tiêu không báo cáo. + Tất cả các nguồn thu của các đơn vị cơ sở phải thể hiện qua sổ sách kế toán của đơn vị. Về tạm ứng và thanh toán tạm ứng: + Việc tạm ứng có thể là tiền mặt hoặc chuyển khoản, ngưòi nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm trước công ty về việc sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung chi tiêu, kế toán phải cập nhật sổ sách theo dõi kịp thời. Công ty thanh toán qua ngân hàng mỗi tháng 2 lần vào ngày 15 và 30 hàng tháng. + Việc thanh toán tạm ứng phải được thực hiện ngay sau khi công việc kết thúc, đối với cá nhân thời gian không quá 5 ngày, đối với đơn vị cơ sở thời gian không quá 30 ngày và phải đủ chứng từ hợp pháp hợp lệ, chứng từ quyết toán phải thông qua phòng Tài chính - kế toán để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ trước khi trình Giám đốc ký. 11 Về lãi vốn: + Tất cả các nguồn vốn công ty ứng cho sản xuất kinh doanh, mua sắm trang thiết bị, vật tư, xe máy...cho các đơn vị, các phòng kinh doanh trực thuộc công ty, công ty đều thu lãi và lãi suất ngân hàng quy định từng thời điểm. + Công ty thanh toán tiền lãi cho các đơn vị cơ sở theo lãi suất ngân hàng tại thời điểm tiền chủ đầu tư chuyển về sau khi trừ các nghĩa vụ thu nộp. + Đơn vị có trách nhiệm thu hồi công nợ và chịu lãi vốn tối đa không quá 1 năm sau khi có thẩm định quyết toán, trường hợp do nguyên nhân khách quan do việc thẩm định kéo dài sẽ được công ty xem xét giải quyết cụ thể. Về sử dụng hoá đơn chứng từ: + Hóa đơn chứng từ mua bán phải đầy đủ, kịp thời, hợp pháp, hợp lệ, đúng mục đích, chính xác về số liệu, chủng loại và giá cả đã được duyệt. + Các chỉ tiêu phục vụ chi phí chung, tiếp khách, chi phí văn phòng hậu cần doanh trại...nếu không thể có hoá đơn thì phải có giấy biên nhận ghi tên người bán địa chỉ rõ ràng. + Phòng Tài chính - kế toán không được thanh toán những chi phí mà hoá đơn chứng từ không hợp pháp, hợp lệ. Các khoản không được chấp nhận thanh toán cá nhân tự chịu trách nhiệm. + Toàn bộ chứng từ thanh toán tập hợp theo từng công trình xử lý sơ bộ tại đơn vị, một tháng hai lần voà ngày 15 và 30 hàng tháng chuyển phòng Tài chính - kế toán công ty xét duyệt. Nếu là chi phí chung thì lập bảng phân bổ cho từng công trình. Các chứng từ liên quan đến xuất nhập vật tư các đơn vị có thể sử dụng bảng kê kèm theo phiếu xuất nhập. + Các chứng từ chi phí cho thi công công trình sau khi xét duyệt thì lưu lại phòng Tài chính - kế toán công ty, các chứng từ nội bộ khác của đơn vị thì lưu tại đơn vị cơ sở. 12 Về quản lý tài sản : + Tài sản do công ty hoặc các đơn vị cơ sở quản lý đều là tài sản chung của công ty phải được quản lý, sử dụng và khấu hao theo quy định. + Tài sản là nhà cửa, văn phòng, trang thiết bị dụng cụ văn phòng, xe chỉ huy và tài sản ở các văn phòng phía Bắc phục vụ do phòng Hành chính quản lý, phòng Tài chính - kế toán trực tiếp tính khấu hao hàng năm. + Tài sản nhà cửa, văn phòng, trang thiết bị phục vụ cho sản xuất thi công và phục vụ đời sống của nhà máy X18 và của chi nhánh công ty tại thành phố Hồ Chí Minh do công ty giao, được quản lý và khấu hao theo quy định của công ty và hạch toán vào chi phí sản xuất hàng năm. + Tài sản, thiết bị văn phòng, trang thiết bị xe máy phục vụ cho sản xuất, xây lắp do công ty đầu tư giao cho đơn vị cơ sở sử dụng, các đơn vị cơ sở phải nộp khấu hao về công ty. + Tài sản cố định được khấu hao theo tỷ lệ Nhà nước quy định. + Trang thiết bị xe máy được khấu hao theo kế hoạch khấu hao trong báo cáo đầu tư của các đơn vị được Giám đốc duyệt. + Những trang thiết bị công ty điều chuyển dài hạn thì đơn vị giao phải bàn giao cho đơn vị nhận: Tình trạng kỹ thuật, chất lượng, giá trị còn lại để đơn vị tiếp nhận theo dõi quản lý, sử dụng được thuận lợi. Nếu điều chuyển thời vụ thì đơn vị giao vẫn phải quản lý thiết bị đó, 2 đơn vị thống nhất mức khấu hao, tiền thu được đơn vị quản lý phải nhập quỹ đơn vị. Trang thiết bị đơn vị cơ sở tự mua sắm là tài sản chung của đơn vị, nhưng vẫn phải chịu sự theo dõi quản lý của công ty. + Trong quá trình sử dụng tài sản của công ty đơn vị sử dụng làm mất phải đền, hỏng phải sửa chữa, kinh phí sửa chữa do đơn vị sử dụng chịu. Về hệ thống sổ sách - Chế độ báo cáo tài chính: + Hệ thống sổ sách kế toán các đơn vị phải thực hiện theo sự hướng dẫn và chỉ đạo thống nhất của phòng Tài chính - kế toán công ty. 13 + Thực hiện nghiêm các chế độ báo cáo nghiệp vụ tài chính, cuối tháng trước khi cộng sổ đơn vị phải đối chiếu sổ cấp với phòng Tài chính - kế toán. Cộng sổ xong phải lập bảng cân đối phát sinh số dư, diễn giải chi tiết số dư, báo cáo công nợ, báo cáo xuất nhập - tồn vật tư... + Cuối năm phòng Tài chính - kế toán tiến hành kiểm tra và duyệt quyết toán với các đơn vị cơ sở. Thời gian duyệt quyết toán do phòng Tài chính lập kế hoạch. Về quản lý lao động: + Việc tuyển dụng lao động dài hạn phải căn cứ vào nhu cầu sử dụng của các đơn vị cơ sở trong công ty, phòng Tổ chức lao động là cơ quan tiếp nhận hồ sơ, tổng hợp báo cáo hội đồng tuyển dụng lao động xét để Giám đốc ký hợp đồng lao động. Người lao động sau khi đã ký hợp đồng lao động phải chấp hành sự phân công công tác và điều động của công ty và được xếp lương theo thang bảng lương do Nhà nước quy định để thực hiện các chế độ chính sách, việc hưởng lương trong thời gian làm việc theo quy chế trả lương của công ty. + Người lao động làm việc lâu dài trong công ty được xét nâng bậc, nâng lương đề bạt theo quy định của Nhà nước, Bộ Quốc phòng và của Tổng cục công nghiệp Quốc phòng khi có đủ điều kiện. + Công ty Tây Hồ là doanh nghiệp Quân đội nên mọi cán bộ công nhân viên đều phải chấp hành kỷ luật, điều lệnh, điều lệ quân đội, thực hiện nghiêm chế độ báo cáo: Cấp dưới báo cáo cấp trên, chấp hành mọi chỉ thị mệnh lệnh của cấp trên. + Thời gian làm việc của người lao động trong công ty theo quy định là 8 giờ/1 ngày, 5 ngày/1 tuần; các ngày lễ tết nghỉ theo quy định. + Chế độ làm thêm giờ và bồi dưỡng ngoài giờ chỉ thực hiện khi người lao động thực tế đã làm việc đủ số giờ làm việc trong tháng theo quy định. Cụ thể: người lao động làm việc trên công trường (kể cả lao động quản lý, phục vụ quản lý và lao động trực tiếp sản xuất ) lái xe chỉ huy nếu trong tháng 14 có giờ làm thêm thì được thanh toán theo quy định của Nhà nước; bảo vệ cơ quan những ngày nghỉ mà phải đi làm việc thì được hưởng chế độ bồi dưỡng = 15.000đ/ca/người. + Chế độ nghỉ phép hàng năm của cán bộ, công nhân viên lao động hợp đồng dài hạn trong công ty thực hiện thống nhất theo quy định của Bộ Luật lao động. + Mức tiền lương tối thiểu mà doanh nghiệp áp dụng đối với cán bộ, công nhân viên, lao động hợp đồng là 450.000đ/tháng. 4. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm ở công ty 4.1. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ được giao, công ty Tây Hồ đã xây dựng cho mình một mô hình tổ chức từ công ty đến các phòng ban và các xí nghiệp thành viên. Trong đó, các xí nghiệp là bộ phận trực tiếp tham gia sản xuất được tổ chức thành các đội cụ thể. Các đội xây dựng này có thể trực thuộc xí nghiệp hoặc trực thuộc công ty. Để cụ thể hoá mô hình tổ chức cơ cấu của công ty, ta có thể phân ra như sau: - Bộ phận sản xuất chính: với nhiệm vụ tạo ra sản phẩm chính cho công ty như các công trình xây dựng và công trình giao thông bao gồm các bộ phận sau: + Xí nghiệp xây dựng công nghiệp dân dụng và hạ tầng 497 + Xí nghiệp lắp máy và xây dựng công trình 597 + Xí nghiệp xây dựng cầu đường và thuỷ lợi 797 + Xí nghiệp xây lắp công nghiệp và dân dụng 897 + Xí nghiệp xây lắp công nghiệp dân dụng và điện 997 + Các đội xây dựng số 1, 2, 3, 4, 5 + Đội thi công cơ giới + Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu 15 - Bộ phận sản xuất phụ trợ: với nhiệm vụ là phục vụ kịp thời theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất chính, bao gồm các bộ phận như các bộ phận phòng ban bổ trợ cho hoạt động sản xuất. - Bộ phận sản xuất phụ: + Phòng kinh doanh vật tư thanh xử lý + Xưởng sản xuất cát Từ Liêm - Bộ phận phục vụ sản xuất: + Hệ thống các kho bãi vật liệu xây dựng + Bộ phận vận chuyển vật liệu ở công trường + Đội xe cơ giới 4.2. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm ở công ty Quá trình xây dựng thường được chia làm nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại chia làm nhiều việc khác nhau. Cụ thể qui trình công nghệ sản xuất của công ty như sau: Mua vật tư, tổ chức nhân công Nhận thầu Tổ chức thi công Nghiệm thu bàn giao công trình Lập kế hoạch thi công Công ty Tây Hồ - Bộ Quốc Phòng do đặc thù ngành xây dựng nên sản phẩm của công ty là sản phẩm đơn chiếc, chu kỳ sản xuất lâu dài tập trung cần nhiều nguyên liệu, sản phẩm chỉ bán cho một khách hàng. 16 Phần 2: Tổ chức công tác kế toán tại công ty Tây Hồ 1. Tổ chức bộ máy kế toán 1.1. Phương thức tổ chức bộ máy kế toán Công ty Tây Hồ là một doanh nghiệp có quy mô vừa, các đơn vị trực thuộc như các xí nghiệp, các đội hoạt động tập trung trên một địa bàn. Tuy nhiên, công ty có một chi nhánh ở Thành phố Hồ Chí Minh nên công ty tổ chức công tác kế toán theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán. Đối với những đơn vị trực thuộc kinh doanh quy mô nhỏ, gần trung tâm điều hành; mặt bằng kinh doanh tập trung, chưa có đủ điều kiện nhận vốn, kinh doanh và tự chủ trong quản lý, thì đơn vị đó không được phân cấp quản lý, do vậy không cần tổ chức sổ sách và bộ máy kế toán; toàn bộ khối lượng kế toán thực hiện tại trung tâm kế toán đặt tại đơn vị cấp trên. Đối với những đơn vị có đủ điều kiện về tổ chức, quản lý và kinh doanh một cách tự chủ, hơn nữa kinh doanh ở quy mô lớn, trên diện không gian rộng, phân tán mặt bằng, thì cần được giao vốn, nhiệm vụ kinh doanh cũng như quyền quản lý điều hành. Khi đó, cần thiết phải tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị trực thuộc. Toàn bộ khối lượng kế toán được thực hiện ở dưới đơn vị trực thuộc, quan hệ giữa các đơn vị hạch toán phân tán là quan hệ kinh tế nội bộ. Cấp trên chỉ làm nhiệm vụ tổng hợp theo báo cáo của những đơn vị đó. 17 Mô hình kế toán kiểu hỗn hợp mô tả theo sơ đồ sau: Sơ đồ mô hình kế toán hỗn hợp Kế toán đơn vị cấp trên Kế toán trưởng Kế toán các hoạt động tại cấp trên Kế toán các đơn vị trực thuộc hạch toán tập trung Bộ phận tổng hợp báo cáo từ đơn vị trực thuộc Bộ phận kiểm tra kế toán Đơn vị kinh tế trực thuộc Nhân viên hạch toán ban đầu tại cơ sở trực thuộc Đơn vị kế toán phân tán tại đơn vị trực thuộc 1.2. Lao động kế toán và phân công lao động trong bộ máy kế toán Phòng Tài chính- kế toán công ty Tây Hồ - Bộ Quốc phòng có 11 người, trong đó mỗi người đều được phân công cụ thể công việc và được tổ chức theo sơ đồ sau: 18 Sơ đồ cơ cấu bộ máy kế toán công ty Tây Hồ Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng TCKT Bộ phận Tài chính Bộ phận Kiểm tra kế toán Bộ phận kế toán tiền lương Bộ phận kế toán KD bất động sản Bộ phận Kế toán tổng hợp Bộ phận KT chi phí, giá thành Bộ phận Kế toán thanh toán Trưởng ban TCKT chi nhánh Bộ phận kế toán VL, CCDC, TSCĐ Bộ phận kế toán tiền lương Bộ phận Quỹ Kế toán, thủ quỹ các xí nghiệp Bộ phận kế toán chi phí giá thành Bộ phận kế toán thanh toán 19 BP Hạch toán TSCĐ, VL, CCDC Bộ phận kế toán KD xuất nhập khẩu Bộ phận Kế toán – KD XNK Kế toán các đội xây dựng Bộ phận kế toán KD bất động sản 1.3. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán  Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tài chính - Kế toán: Phụ trách chung, điều hoà cấp phát vốn cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, phụ trách kế hoạch tài chính chung của công ty, phụ trách chế độ quản lý tài chính, chế độ về nghiệp vụ kế toán, tham gia xây dựng chế độ chinh sách, xử lý số liệu kế toán chung của công ty do kế toán tổng hợp báo cáo.  Bộ phận tài chính: Quản lý vốn, tài sản, theo dõi đảm bảo chế độ chính sách và toàn bộ phần bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho cán bộ công nhân viên.  Bộ phận kiểm tra kế toán: Đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán với nhau, giữa số liệu kế toán của doanh nghiệp với số liệu kế toán của các đơn vị kế toán có liên quan, giữa số liệu kế toán với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, với chế độ thể lệ kế toán hiện hành nhằm cung cấp cho các đối tượng sử dụng khác nhau những thông tin kế toán – tài chính của doanh nghiệp một cách trung thực, minh bạch, công khai, đảm bảo cho công tác kế toán thực hiện tốt các yêu cầu, nhiệm vụ và chức năng của mình trong công tác quản lý.  Bộ phận kế toán tổng hợp: Kiểm tra, xử lý chứng từ, lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, Báo cáo kết lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính, …  Bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Theo dõi tình hình thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên các khoản trừ vào lương gồm: BHXH, BHYT, KPCĐ, các khoản tiền phạt, tiền vay ứng lương, tạm ứng thừa chưa hoàn trả và các khoản BHXH, BHYT trả cho CNV theo chế độ ốm đau, thai sản.  Bộ phận kế toán TSCĐ, CCDC: Theo dõi tình hình tăng, giảm, tình hình nhập, xuất sử dụng công cụ dụng cụ và phân bổ giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng, phân bổ khấu hao TSCĐ cho các công trình, hạng mục công trình, 20