Tài liệu Báo cáo tiểu luận quản lý chuyển phát thông thường bưu phẩm tại bưu điện thủ đức

Tiểu luận QUẢ N LÝ CHUY ỂN PHÁT THÔNG THƯỜNG BƯU PHẨ M TẠI BƯU ĐIỆ N TH Ủ ĐỨC Giảng viên: Th.S Ngô Cao Định Nhóm 8 – K11405B 1. 2. 3. 4. 5. Võ Thị Kim Nhung K114050894 Hoàng Lê Xuân Qúy K114050907 Vũ Thị Huyền Thanh K114050913 Phạm Văn Thông K114050927 Võ Thị Huyền Thương K114050931 TP Hồ Chí Minh 4/2013 1 BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CỦA TỪNG SINH VIÊN: 1. Hoàng Lê Xuân Quý, Phạm Văn Thông: Tìm tài liệu, mô tả hiện trạng nghiệp vụ, nhập dữ liệu thô. 2. Võ Thị Kim Nhung: Nhập, Chỉnh sửa dữ liệu bảng( có logic), Form trên Access, word và powerpoint phần form. 3. Vũ Thị Huyền Thanh: Nhập, Chỉnh sửa dữ liệu bảng( có logic), Word và Power point phần Tạo Bảng, tổng hợp powerpoint. 4. Võ Thị Huyền Thương: Querry, Report trên Access, Word và Power point phần Querry, Report, tổng hợp word. ( Phân công công việc chỉ có tính tương đối, các thành viên có sự giúp đỡ lẫn nhau) MỤ C L Ụ C: 1. MỞ ĐẦU................................................................................................................ 4 2. MÔ TẢ HIỆN TRẠNG NGHIỆP VỤ: ............................................................... 5 3. YÊU CẦU .............................................................................................................. 7 4. XÂY DỰNG MÔ HÌNH Ý NIỆM ....................................................................... 7 4.1 Xác định thực thể:............................................................................................ 7 4.2 Biểu đồ ERD( Entity Relationship Diagram) ................................................. 8 5. THIẾT KẾ LUÂN LÝ .............................................................................................. 5.1. Thiết kế, nhập dữ liệu cho các bảng: ................................................................ a. Phiếu gửi ....................................................................................................... 9 a. Phiếu nhận .................................................................................................. 10 b. Bảng khách hàng ....................................................................................... 11 c. Bảng Nhân Viên ......................................................................................... 12 d. Bảng Chức Vụ ............................................................................................ 13 e. Bảng loại Bưu Phẩm: ................................................................................ 13 f. Bảng Cước Bưu Phẩm............................................................................... 13 g. Bảng Bưu Phẩm:........................................................................................ 14 h. Bảng Kho .................................................................................................... 14 i. Phiếu Nhập Kho: ........................................................................................... k. 9 9 15 Phiếu Xuất Kho.......................................................................................... 15 l. Bảng Phiếu Phát sinh Và Cước phát sinh................................................... 15 5.2. Tạo liên kết cho các bảng .............................................................................. 16 2 6. THIẾT KẾ BIỂU MẪU – FORM ..................................................................... 17 6.1. Cơ sở lý luận .................................................................................................. 17 6.2. Một số Form trong ứng dụng....................................................................... 17 a. 7. Form cập nhật chi tiết phiếu gửi:............................................................. 17 Form PhieuNhan:.......................................................................................... 19 THIẾT KẾ QUERY: .......................................................................................... 20 7.1. Update query ................................................................................................. 20 7.2. Select query.................................................................................................... 20 7.3. Delete query ................................................................................................... 21 7.4. crosstab query ............................................................................................... 22 7.5. Append query ................................................................................................ 23 7.6. Maketable query ........................................................................................... 23 8. TẠO REPORT:.................................................................................................. 24 9. TỔNG KẾT ......................................................................................................... 24 3 Đề tài: QUẢN LÝ DỊCH VỤ CHUYỂN PHÁT THÔNG THƯỜNG BƯU PHẨM TRONG NƯỚC TẠI BƯU ĐIỆN THỦ ĐỨC. 1. MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài: Bưu điện là nơi diễn ra nhiều giao dịch giúp con người trao đổi thông tin, gởi nhận bưu phẩm,… Ngày nay cùng với sự phát triển của lĩnh vực bưu chính viễn thông, bưu điện ngày càng phổ biến tới tận các xã và ngày càng đóng một vai trò quan trọng trong việc chuyển thông tin, vật phẩm, tiền bạc,…giữa mọi người. Trong bưu điện có nhiều nhân viên, mỗi nhân viên có các thông tin riêng, có nhiều loại phiếu, có kho để chứa bưu phẩm, tiền thuế, … Vì vậy cần một chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dàng trong việc quản lý. Các hoạt động trong bưu điện là nhận bưu phẩm tư người gởi đưa vào kho, quản ly bưu phẩm, tư kho chuyển bưu phẩm đến người nhận, báp cáo có đưa được bưu phẩm cho người nhận chưa. Qua phân tích hiện trạng hệ thống của bưu điện thông qua nhiều giai đoạn, nhiều khâu. Công việc xảy ra liên tục không gián đoạn. Dữ liệu luôn biến động nên đòi hỏi tính chính xác cao. Việc quản lý tốt cần nhiều cần nhiều sổ sách, và lưu lại các phiếu gởi và nhận, khi đó se không tránh khỏi sự sai sót. Nếu có sai sót lớn se làm tổn thất đến khách hàng. Vì vậy, việc đưa máy tính và mạng máy tính vào trong bưu điện để quản lý bưu phẩm là nhu cầu rất cần thiết để khắc phục những nhược điểm ở trên. Đó cũng là lý do mà nhóm em chọn đề tài này. 4 2. MÔ TẢ HI ỆN TRẠNG NGHI ỆP VỤ: - - - Bưu điện là nơi phục vụ nhu cầu gửi, nhận bưu phẩm. Đối tượng phục vụ của bưu điện là những khách hàng có nhu cầu gửi bưu phẩm ở trong nước hoặc ra nước ngoài. Dịch vụ chuyển phát bưu phẩm trong nước là dịch v ụ nh ậ n g ử i, v ậ n chuyể n bưu phẩ m theo ch ỉ tiêu th ời gian được Công ty CP CPN Bưu điệ n công b ố trước. G ồ m các ho ạt động c ụ th ể là nhận bưu phẩm tư người gởi đưa vào kho, quản lý bưu phẩm, tư kho chuyển bưu phẩm đến người nhận, báo cáo có đưa được bưu phẩm cho người nhận chưa, và các dịch vụ phát sinh khác. Bưu phẩm gồm:  Thư: là bản chữ viết, sao hoặc in mang nội dung thông tin riêng giữa người gửi và người nhận. Thư được bỏ trong phong bì gián kín và được đảm bảo bí mật theo quy định của hiến pháp. Khối lượng tối đa 2kg và không được để vật phẩm, hàng hoá vào trong thư.  Ấn phẩm: là những tài liệu không có tính chất thông tin riêng. Khối lượng tối đa 2kg.  Học phẩm dùng cho người mù: là những bản in chữ nổi, hoặc viết bằng chữ nổi cho người mù để ngõ và bằng giấy đặc biệt dùng riêng cho người mù. Khối lượng tối đa 7kg.  Túi nhỏ: là gói đưng vật phẩm,hàng hoá nhưng có tính chất thông tin riêng. Khối lượng tối đa 2kg.  Túi M: là túi đặc biệt chứa báo, tạp chí, sách vở, ấn phẩm của 1 người gửi cho một người ở 1 địa chỉ. Khối lượng tối đa 30kg. - Dịch vụ chuyển phát thông thường bưu phẩm có cước phí thấp và thủ tục đơn giản. Chi phí mỗi bưu phẩm gửi theo hình thức thông thường, tính cước theo bảng cước ứng với mỗi mức trọng lượng và loại bưu phẩm được quy định cụ thể trong bảng đơn giá. Riêng học phẩm dùng cho người mù se không tính cước dịch vụ. - Việc quản lý Bưu Điện được phân cấp theo tưng chức năng và nhiệm vụ như giám đốc, kế toán, quản lý kho, tổ trưởng, nhân viên kỹ thuật, nhân viên chuyển phát… Trong một bưu điện có nhiều nhân viên, mỗi nhân viên có các thông tin riêng. Mỗi bưu phẩm se do 1 nhân viên nhận gửi chịu trách nhiệm về việc nhận bưu phẩm tư khách hàng, lưu trữ và nhập hóa đơn vào cơ sở dữ liệu, 1nhân viên kho chịu trách nhiệm quản lý bưu phẩm, các chứng tư xuất nhập kho và 1 nhân viên chịu trách nhiệm phân phối bưu phẩm tới địa chỉ người nhận. - 5 - Bưu điện có nhiều kho cho mỗi loại hình dịch vụ, hàng hóa. Trong bưu phẩm, mỗi loại bưu phẩm khác nhau se được cất giữ trong 1 kho riêng để quản lý. Quy trình g ử i ( nh ận) bưu phẩ m thông thường như sau: - - - - -     Để đảm bảo tính chính xác và tránh nhầm lẫn trong quá trình gửi và nhận bưu phẩm, khách hàng phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân và điền đầy đủ thông tin (họ tên, CMND, số điện thoại, loại bưu phẩm, địa chỉ,…) vào phiếu gửi (đối với người gửi) và phiếu nhận (đối với người nhận). Một khách hàng có thể gửi cho nhiều người nhận cùng một lúc nhưng phải thực hiện các giao dịch khác nhau ( tức là phải điền thông tin vào các phiếu gửi khác nhau). Nhân viên se lưu kho bưu phẩm của khách hàng, đến thời điểm se xuất kho gửi đến địa chỉ người nhận thông qua nhân viên chuyển phát và dịch vụ chuyển hàng của hàng không. Đối với bưu phẩm của người nhận được chuyển đến bưu cục chờ ngày người nhận đến lấy, bưu phẩm se được lưu kho, theo dõi thời gian tồn kho để có thông báo kịp thời tới khách hàng. Quản lý kho se theo dõi bưu phẩm dựa trên mã số, số lượng, thời gian và các báo cáo xuất nhập. Nhân viên bưu điện phải chịu trách nhiệm với bưu phẩm của khách hàng. Khi có thiệt hại xảy ra đối với thư, bưu phẩm, bưu điện như mất mát, hư hỏng hay phát nhầm trong quá trình vận chuyển mà do lỗi của nhân viên bưu điện thì bưu điện có trách nhiệm bồi thường cho người sử dụng dịch vụ theo quy định.Trong trường hợp này se có hình thức phạt tương ứng với nhân viên gây ra lỗi. Trường hợp phát sinh: nếu bưu phẩm chưa chuyển đến người nhận thì người sử dụng dịch vụ có thể : Thay đổi họ tên, địa chỉ người nhận nhưng phải đóng phí. Rút lại bưu phẩm đã gửi nhưng phải đóng phí. Nếu không chuyển đi được thì se gửi trả lại cho người gửi. …………………. Khi có phát sinh người gửi phải ghi lại thông tin vào phiếu phát sinh 6 3. YÊU CẦU  Tổng kết phí thu (chưa có phát sinh) của khách hàng chuyển bưu phẩm theo loại bưu phẩm.  Tổng kết phí thu được tư dịch vụ phát sinh.  Tổng kết phí thu được tư các loại bưu phẩm khác nhau (thư, ấn phẩm, …).  Cho biết loại bưu phẩm nào có tổng cước phí thu được lớn nhất.  Cho biết danh sách các bưu phẩn bị rút trả lại.  Giả sử có một nhân viên nghỉ việc, xóa tên nhân viên đó khỏi danh sách nhân viên hiện tại.  Thống kê tình trạng bưu phẩm xuất kho theo loại bưu phẩm.  Thống kê danh sách khách hàng là người gửi. …………………………….. 4. XÂY DỰNG MÔ HÌNH Ý NI ỆM 4.1 Xác định th ự c th ể : - PhieuGui ( MaPhieu , MaBuuCuc, MaNhanVien, MaKhachHang, NoiGui, NoiNhan, MaBuuPham, MaCuoc, VAT, ThanhTien, NgayThu). PhieuNhan (MaPhieu, MaBuuCuc, MaNhanVien, MaBuuPham, MaKhachHang,NgayNhan). PhieuXuatKho ( MaXuatKho, MaKho, MaBuuPham, NgayXuat, TinhTrang, MaNhanVien). PhieuNhapKho ( MaNhapKho, MaKho, MaBuuPham, NgayNhap, TinhTrang, MaNhanVien). BuuPham (Mabuupham, Maloai, Trongluong) LoaiBuuPham ( Maloai, TenBuuPham). ChucVu ( MaChucVu, ChucVu). NhanVien ( MaNhanVien, TenNhanVien,Phai,NgaySinh,MaChucVu, DiaChi, SDT, Email). KhachHang ( MaKhachHang, TenKhachHang, VaiTro, CMND, SDT, DiaChi). Trong đó vai trò là Người gửi hay Người nhận Kho ( MaKho, TenKho, ViTriKho).. CuocBuuPham (MaCuocBuuPham,MaLoai, NacKhoiLuong , DonGia) . CuocPhatSinh ( MaPhatSinh, TenDichVu,CuocPhatSinh, GhiChu) PhieuPhatSinh ( MaPhieu, MaNhanVien, MaPhatSinh, ngay, tong tien) 7 4.2 Biểu đồ ERD( Entity Relationship Diagram) CuocBuuPham 1 1 KhachHang 1 n PhieuNhan nn PhieuGui n 1 n NhanVien n 1 n 1 n n n 1 PhieuPhatsi nh ChucVu 1 LoaiBuuPham n 1 1 BuuPham CuocPhatSinh ∞ 1 1 n 1 1 n PhieuXuatKh n o n K1 h o PhieuNhapKho n 1 8 5. THIẾT KẾ LUÂN LÝ 5.1. Thi ế t k ế , nhập d ữ liệ u cho các b ả ng: a. Phiế u gử i PhieuGui ( MaSoPhieu, MaBuuCuc, MaNhanVien, MaKhachHang, NoiGui, NoiNhan, MaBuuPham, MaCuoc, VAT, ThanhTien, NgayThu). Tại Design View, thiết kế bảng như sau: Chọn khóa chính là MaSoPhieu. Trong Datasheet View, nhập dữ liệu cho cho các trường: Mã bưu cục ở Việt Nam gồm sáu chữ số, trong đó hai chữ số đầu tiên xác định tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; hai chữ số tiếp theo xác định mã quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh; số tiếp theo xác định phường, xã, thị trấn và số cuối cùng xác định thôn, ấp, phố hoặc đối tượng cụ thể. Mã số phiếu gồm 9 chữ số, mỗi phiếu se có một mã số phiếu riêng. 9 a. Phiế u nhậ n PhieuNhan (MaPhieu, MaBuuCuc, MaNhanVien, MaBuuPham, MaKhachHang, NgayNhan). 10 b. Bả ng khách hàng KhachHang ( MaKhachHang, TenKhachHang, VaiTro, CMND, SDT, DiaChi). Vai Trò: 0 là người gửi, -1 là người nhận. Chọn data type đặt Vai Trò kiểu Yes/No. Tại Fiel Properties, chọn look up=>display Control chọn Text Box. Sau đó vào tab General, mục Format gõ: ;"Người Nhận";"Người Gửi" 11 Khi đó Vai trò se được hiển thị là “ Người Gửi” và “ Người nhận” c. Bả ng Nhân Viên Tương tự như bảng “Khách hàng”, Phái : mã hóa 0 là Nam , -1 là Nữ 12 d. Bả ng Chứ c Vụ : e. Bả ng loạ i Bư u Phẩ m: f. Bả ng Cư ớ c Bư u Phẩ m: (Cước bưu phẩm đã bao gồm VAT). 13 g. Bả ng Bư u Phẩ m: h. Bả ng Kho 14 i. Phiế u Nhậ p Kho: k. Phiế u Xuấ t Kho Tình Trạng ( 0 là Nguyên Vẹn; -1 là Hư Hỏng) l. Bả ng Phiế u Phát sinh Và Cư ớ c phát sinh 15 5.2. Tạo liên k ế t cho các b ả ng Sau khi thiết kế cấu trúc bảng, chọn khóa chính, nhập dữ liệu, tiến hành thiết lập mối quan hệ trong thẻ Database Tools=> relationships 16 6. THI ẾT K Ế BI ỂU M ẪU – FORM 6.1. Cơ sở lý luận - Biểu mẫu (Form) là một công cụ thiết kế giao diện cho người sử dụng, là bộ phận giao tiếp giữa người dùng với ứng dụng, cung cấp một hình thức trình bày hết sức tiện nghi để xem, nhập và hiệu chỉnh các bản ghi trong cơ sở dữ liệu. - Với người dùng, Form là giao diện để sử dụng phần mềm, còn với những người phát triển phần mềm, Form là những cái phải thiết kế và tạo ra sao cho người sử dụng cảm thấy thoải mái, phù hợp và dễ sử dụng nhất. - Tại form người dùng có thể sử dụng một số chức năng minh hoạ trên form để thực hiện một số thao tác cập nhật, khi ta cập nhật trên form này thì dữ liệu se được lưu vào các bảng và chức năng của nó không khác với khi ta thao tác trên bảng. - Ưu điểm lớn nhất của Form là có thể tính toán trực tiếp bằng các phép toán thông dụng, chứa các biều đồ, có thể hiển thị dữ liệu tư nhiều bảng và hiển thị theo hình thức ta muốn, hoặc truy vấn và tự động hoá một số thao tác phải làm thường xuyên. 6.2. Một số Form trong ứng dụng a. Form cậ p nhậ t chi tiế t phiế u gử i: Nhấn nút Desgn Form trong thẻ Create của Ribbon. Làm như các bước sau ta có được màn hình thiết kế cho form. Tại Record Source ta chọn PhieuGui. 17 Thiết kế form theo nhu cầu (Đặt tên, điều chỉnh…). tiêu đề ở đầu form 18 Nhấp vào đây để thêm một form mới - Form PhieuNhan: - Form CuocPhatSinh: Các form khác cách làm tương tự như form phiếu gửi. 19 7. THI ẾT K Ế QUERY: 7.1.Update query Để tính thành tiền trong bảng phiếu gửi và tổng phát sinh trong phiếu phát sinh ta dùng update query. Thành tiền tương ứng với đơn giá ở tưng mức khối lượng( đơn giá đã bao gồm VAT nên thành tiền không cộng thêm VAT nữa) 7.2. Select query Đối với query tổng kết phí thu được (chưa gồm phát sinh) của khách hàng chuyển bưu phẩm theo loại bưu phẩm: Ta vào query design ( mặc định là select query) và thiết kế như trong hình: 20