Tài liệu Báo cáo thực tập-văn hoá doanh nghiệp tại công ty tem việt nam-thực trạng và giải pháp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH CHUYÊN NGÀNH KINH DOANH QUỐC TẾ -------***------- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài: Văn hoá doanh nghiệp tại Công ty Tem Việt Nam - Thực trạng và giải pháp Họ và tên sinh viên : Nguyễn Thị Minh Ngọc Lớp : Anh 6 Khóa : 45 Giáo viên hướng dẫn : ThS Đặng Thị Lan Hà Nội - 11/2010 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 5 CHƢƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP .. 8 I. KHÁI NIỆM VĂN HÓA DOANH NGHIỆP ................................................ 8 1. Văn hóa .............................................................................................................8 2. Văn hóa doanh nghiệp .....................................................................................9 II. CHỨC NĂNG CỦA VĂN HÓA DOANH NGHIỆP ................................... 10 1. Chức năng chỉ đạo.......................................................................................... 10 2. Chức năng ràng buộc ..................................................................................... 11 3. Chức năng liên kết ......................................................................................... 11 4. Chức năng khuyến khích ............................................................................... 11 5. Chức năng lan truyền .................................................................................... 12 III. CẤP ĐỘ VÀ CẤU TRÚC CỦA VĂN HÓA DOANH NGHIỆP ................ 12 1. Các giá trị hữu hình ....................................................................................... 13 2. Các giá trị đƣợc chấp nhận (Epoused valuses) ............................................. 16 3. Các giá trị nền tảng (Beliefs and assumptions) ............................................. 17 IV. CÁC MÔ HÌNH VĂN HÓA DOANH NGHIỆP ......................................... 18 1. Lƣới đánh cá (tên lửa điều khiển) .................................................................19 2. Đội bóng (Lò ấp trứng) .................................................................................. 20 3. Gia đình .......................................................................................................... 20 4. Tháp Eiffel ......................................................................................................21 V. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VĂN HÓA DOANH NGHIỆP...................................................................................... 22 1. Nhà lãnh đạo ..................................................................................................22 1.1. Sáng lập viên ..................................................................................................23 1.2. Các nhà lãnh đạo kế cận ................................................................................ 24 2. Những giá trị văn hóa học hỏi đƣợc .............................................................. 25 2.1. Những kinh nghiệm, giá trị tập thể .................................................................25 2.2. Những giá trị học hỏi được từ doanh nghiệp khác .......................................... 26 2.3. Những giá trị văn hóa được tiếp cận từ nền văn hóa khác, các xu hướng trào lưu xã hội mới ....................................................................................................... 26 -1- CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY TEM VIỆT NAM................................................................................................. 28 I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TEM .............................................. 28 1. Lịch sử hình thành và phát triển ...................................................................28 2. Các mốc lịch sử đánh dấu quá trình phát triển của công ty ........................ 29 3. Các lĩnh vực hoạt động chính của Công ty Tem ........................................... 30 4. Mô hình tổ chức của Công ty Tem ................................................................ 31 5. Hoạt động sản xuất của Công ty Tem ........................................................... 32 II. THỰC TRẠNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY TEM VIỆT NAM .......................................................................................................... 33 1. Những nét đặc trƣng Văn hóa doanh nghiệp trực quan .............................. 33 1.1. Kiến trúc ........................................................................................................ 33 1.2. Nghi lễ............................................................................................................ 36 1.3. Giai thoại ....................................................................................................... 45 1.4. Nhân vật quan trọng ....................................................................................... 46 1.5. Bài ca Công ty Tem: Con tem sáng ngời......................................................... 47 1.6. Ấn phẩm nội bộ .............................................................................................. 48 1.7. Đồng phục nhân viên...................................................................................... 49 1.8. Biểu tượng của công ty ................................................................................... 50 2. Những đặc trƣng văn hóa phi trực quan ...................................................... 51 2.1. Sứ mệnh và các mục tiêu cơ bản .....................................................................51 2.2. Hệ thống giá trị .............................................................................................. 51 2.3. Định hướng, tầm nhìn chiến lược ...................................................................53 2.4. Hệ thống văn bản quản lý ............................................................................... 54 2.5. Hành vi giao tiếp, ứng xử trong nội bộ doanh nghiệp .....................................55 2.6. Phong cách lãnh đạo ...................................................................................... 56 2.7. Tinh thần tương thân tương ái ........................................................................ 58 III. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ KẾT QUẢ VÀ TỒN TẠI TRONG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY TEM ........................................................... 59 1. Những kết quả mà Công ty Tem đã đạt đƣợc ............................................... 59 2. Những tồn tại trong hoạt động Văn hóa doanh nghiệp ở Công ty Tem ......62 3. Nguyên nhân...................................................................................................64 3.1. Từ phía doanh nghiệp..................................................................................... 64 -2- 3.2. Từ phía nhà nước ........................................................................................... 65 CHƢƠNG III: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP CỦA CÔNG TY TEM VIỆT NAM .................................................... 65 I. ĐỊNH HƢỚNG CHIẾN LƢỢC CỦA CÔNG TY TEM VIỆT NAM ........ 66 1. Các chỉ tiêu trọng tâm.................................................................................... 66 2. Mục tiêu trong giai đoạn 2010 ....................................................................... 66 II. ĐỀ XUẤT NHẰM XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY TEM VIỆT NAM .............................................................................. 68 1. Giải pháp từ phía doanh nghiệp ....................................................................68 1.1. Nâng cao sự nhận thức về Văn hóa doanh nghiệp .......................................... 69 1.2. Tăng cường đầu tư cho xây dựng Văn hóa doanh nghiệp ............................... 69 1.3. Chú ý xây dựng triết lý kinh doanh cho doanh nghiệp ....................................70 1.4. Nâng cao hình ảnh người lãnh đạo.................................................................72 1.5. Phát huy nhân tố con người trong việc xây dựng Văn hóa doanh nghiệp ........ 73 1.6. Tăng cường sự tham gia của nhân viên .......................................................... 75 1.7. Thiết kế khẩu hiệu .......................................................................................... 76 1.8. Quy định đồng phục ....................................................................................... 77 2. Đề xuất đối với Nhà nƣớc .............................................................................. 78 KẾT LUẬN .......................................................................................................... 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 83 -3- DANH MỤC BẢNG VÀ HÌNH Bảng1: Kết quả sản xuất – kinh doanh của Công ty Tem từ năm 2005 đến năm 2008 ...................................................................................................................... 32 Bảng 2: Chỉ tiêu kế hoạch doanh số và lợi nhuận của Công ty Tem ...................... 54 Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Tem .................................................... 31 Hình 2: Trụ sở công ty Tem tại 14 Trần Hưng Đạo................................................ 34 Hình 3: Thang máy tại tầng 1 công ty Tem ............................................................ 34 Hình 4: Văn phòng tại tầng 2 ................................................................................. 35 Hình 5: Văn phòng tại tầng 3 ................................................................................. 35 Hình 6: Hội thi bóng bàn tại Công ty Tem ............................................................. 38 Hình 7: Lễ tổng kết đề tài nghiên cứu khoa học ..................................................... 38 Hình 8, 9: Lễ trao bằng tốt nghiệp khóa đào tạo thiết kế đồ họa trên máy tính tại Hà Lan cho hai họa sỹ của Công ty Tem. ....................................................................40 Hình 10: Lễ tổng kết công tác, tuyên dương cá nhân xuất sắc tại Công ty Tem ......41 Hình 11: Lễ kỉ niệm ngày 8-3 cho chị em phụ nữ tại Công ty Tem ........................ 42 Hình 12: Ngày hội văn hóa đầu tiên tại tầng 4 trụ sở Công ty Tem ........................ 43 Hình 13: Ngày hội văn hóa Công ty Tem được tổ chức dại di tích Đá Chông ....... 44 Hình 14: Ngày hội văn hóa được tổ chức tại Rừng quốc gia Cúc Phương .............. 44 Hình 15: Các ấn phẩm nội bộ của Công ty Tem ..................................................... 49 Hình 16: Logo Công ty Tem. ................................................................................. 50 Hình 17: Lễ gặp mặt các cán bộ hưu trí của Công ty Tem nhân dịp đầu năm mới ..58 Hình 18, 19: Công ty Tem tới thăm Mẹ Việt Nam anh hung Trần thị Tâm tại tỉnh Trà Vinh ................................................................................................................ 59 -4- LỜI MỞ ĐẦU 1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Việt Nam gia nhập WTO đã được 2 năm, điều này mang lại cho chúng ta không chỉ những cơ hội là những thách thức không nhỏ. Một trong những thách thức đó là sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước ngày càng gay gắt, khốc liệt. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý phải có tư duy và cách tiếp cận mới để nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp. Văn hoá doanh nghiệp là một trong những cách tiếp cận đó, giúp doanh nghiệp có thể đáp ứng được những yêu cầu trong giai đoạn mới. Tuy nhiên, mặc dù đã thoát khỏi thời kì bao cấp nhưng cơ chế quan liêu bao cấp đã hằn sâu thậm chí trở thành nếp vận hành của toàn bộ đời sống xã hội khiến cho nhiều doanh nghiệp chưa xây dựng được một văn hoá phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mình. Công ty Tem Việt Nam là một doanh nghiệp nhà nước, kinh doanh trong các lĩnh vực cung ứng tem cước phí trên mạng, tem chơi, phong bì tem, bưu thiếp có tem, phong bì tiêu chuẩn. Doanh nghiệp này đã có sự quan tâm nhất định đến văn hoá doanh nghiệp Vậy thực trạng Văn hóa doanh nghiệp tại Công Ty Tem như thế nào? Và ảnh hưởng của Văn hóa doanh nghiệp đến hiệu quả hoạt động của Công Ty Tem ra sao? Với mong muốn tìm hiểu sâu vấn đề này tác giả xin mạnh dạn đề xuất đề tài: “Văn hoá doanh nghiệp tại Công ty Tem Việt Nam, thực trạng và giải pháp” Ngoài việc tìm thông tin làm cơ sở cho việc xây dựng và hoàn thiện Văn hóa doanh nghiệp của Công Ty Tem, đề tài còn góp phần giúp Ban giám đốc thể hiện sự quan tâm đến sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp thông qua Văn hóa doanh nghiệp. Đề tài cũng là cơ hội để cá nhân tôi áp dụng và củng cố những kiến thức được học ở trường. Từ việc khảo sát lần này tôi hy vọng việc -5- làm này được thực hiện định kì như là một phần công việc của chính sách quản lí doanh nghiệp. 2. MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI Đề tài nhằm tìm hiểu thực trạng Văn hóa doanh nghiệp tại Công Ty Tem, đồng thời làm rõ những điểm mạnh cũng như những điểm yếu còn tồn tại trong nền văn hóa công ty. Trên cơ sở đó đề tài đề suất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Công Ty Tem thông qua xây dựng Văn hóa doanh nghiệp 3. PHẠM VI CỦA ĐỀ TÀI Đề tài được thực hiện trong phạm vi Công Ty Tem tại trụ sở chính tại Hà Nội. Thời gian thực hiện từ ngày 16/2/2010 đến ngày 16/5/2010. Đề tài giới hạn ở việc tìm thông tin về Văn hóa doanh nghiệp và giải pháp nhằmm nâng cao Văn hóa doanh nghiệp tại Công Ty Tem. 4. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Để giải quyết những vấn đề có liên quan đến đề tài, khóa luận đã sử dụng kết hợp nhiều phương pháp như phương pháp thu thập thông tin (thông qua các nguồn giáo trình, sách báo, luận án, Internet…), phương pháp phân tích – tổng hợp, phương pháp đối chiếu – so sánh… 5. BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI Ngoài lời nói đầu, kết luận, phụ lục, bảng biểu và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của đề tài gồm 3 chương như sau: Chƣơng 1: Những vấn đề cơ bản về văn hóa doanh nghiệp. Chƣơng 2: Thực trạng văn hóa doanh nghiệp tại công ty Tem Việt Nam. -6- Chƣơng 3: Một số đề xuất nhằm nâng cao văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Tem. Tôi xin bày tỏ lời cảm ơn đặc biệt tới Thạc sỹ Đặng Thị Lan, cô đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình thực hiện đề tài khoá luận này. Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc cùng toàn thể nhân viên Công ty Tem Việt Nam đã tạo điều kiện cho tôi tiến hành nghiên cứu văn hoá doanh nghiệp của Văn phòng. Do có sự hạn chế về mặt thời gian, tài liệu và kiến thức nên trong quá trình thực hiện đề tài này chắc chắn không thể tránh khỏi những sai sót. Tôi rất mong nhận được sự cảm thông và góp ý của quý vị. Hà Nội, tháng 5 năm 2010 Ngƣời thực hiện đề tài Sinh viên Nguyễn thị Minh Ngọc Lớp A6 - K45 – QTKD Đại học Ngoại Thương Hà Nội -7- CHƢƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP I. KHÁI NIỆM VĂN HÓA DOANH NGHIỆP 1. Văn hóa Edgar H. Schein, một nhà quản trị nổi tiếng người Mỹ đã nói: “Văn hoá doanh nghiệp gắn với văn hoá xã hội, là một bước tiến của văn hoá xã hội, là tầng sâu nhất của văn hoá xã hội”. Vì vậy để có thể hiểu được thế nào là văn hoá doanh nghiệp một cách rõ ràng nhất, trước hết chúng ta tìm hiểu khái niệm về văn hoá xã hội. Văn hoá xã hội (văn hoá) gắn liền với sự ra đời của nhân loại và là một vấn đề đa dạng, phức tạp đã được các nhà nhân chủng học, các nhà xã hội học, các nhà lịch sử học và các triết gia thảo luận từ hàng nghìn năm nay, cho đến nay đã có rất nhiều định nghĩa được thừa nhận một cách rộng rãi như là: Định nghĩa văn hóa đầu tiên được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa do nhà nhân chủng học E.B Tylor đưa ra: “Văn hóa là một tổng thể phức tạp bao gồm các kiến thức, tín ngưỡng, nghệ thuật, đạo đức, luật lệ, phong tục và toàn bộ những kỹ năng thói quen mà con người đạt được với tư cách là thành viên của xã hội”1; Định nghĩa này nêu lên khá đầy đủ các khía cạnh của văn hóa tinh thần, nhưng lại ít quan tâm đến văn hóa vật chất, một bộ phận khá phong phú trong kho tàng văn hóa nhân loại. Có một định nghĩa khác dễ hiểu hơn và sát hơn với bản chất của văn hóa, ngày nay nhiều người tán thành với định nghĩa của Ferderico Mayor, nguyên tổng giám đốc UNESCO: “Văn hóa bao gồm tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân tộc khác, từ những sản phẩm tinh vi, hiện đại nhất cho đến 1 Edward. Tylor 1920[1871]. Primitive Culture. New York: J.P> Putnam‟s Sons. Pp1( Bản tiếng việt của Huyền Giang (2000), tạp chí văn hóa nghệ thuật. tr 13 -8- tín ngưỡng, phong tục, tập quán, lối sống và lao động”[1] Định nghĩa này đã được cộng đồng văn quốc tế chấp nhận tại hội nghị liên chính phủ về các chính sách văn hóa năm 1970 tại Venise. 2. Văn hóa doanh nghiệp Khái niệm về văn hoá trong một doanh nghiệp cũng tương tự như khái niệm về văn hoá trong xã hội, và cũng rất đa dạng, phong phú. Sau đây là một số khái niệm về văn hoá doanh nghiệp mang tính phổ biến: Theo Tổ chức lao động quốc tế ILO – International Labour Organization: “Văn hoá doanh nghiệp là một tập hợp các giá trị, các tiêu chuẩn, thói quen và truyền thống, những thái độ ứng xử và lễ nghi mà toàn bộ chúng là duy nhất đối với một tổ chức đã biết” [2]. Theo Denison (1990): “Văn hoá đề cập đến những niềm tin, giá trị, nguyên tắc ngầm định tạo thành cơ sở cho việc quản lý một tổ chức cũng như cho tập hợp các hành động quản lý, hành vi quản lý, cả hai điều đó làm gương điển hình và tăng cường các nguyên tắc cơ bản ấy”[3]. Theo Georges de Saite Marie, chuyên gia người Pháp về doanh nghiệp vừa và nhỏ: “Văn hoá doanh nghiệp là tổng hợp các giá trị, các biểu tượng, huyền thoại, nghi thức, các điều cấm kỵ, các quan điểm triết học, đạo đức tạo thành nền móng sâu xa của doanh nghiệp”[2]. Tóm lại, văn hoá doanh nghiệp hay văn hoá tổ chức được hiểu là một hệ thống hữu cơ các giá trị, các chuẩn mực, các quan niệm và hành vi do các thành viên trong doanh nghiệp đó sáng tạo và tích luỹ trong quá trình tương tác với môi trường bên ngoài và hội nhập bên trong tổ chức, nó đã có hiệu lực và được coi là đúng đắn, do đó, được chia sẻ và phổ biến rộng rãi giữa các thế hệ thành viên như một phương pháp chuẩn mực để nhận thức, tư duy và cảm nhận trong mối quan hệ với các vấn đề mà họ phải đối mặt [7]. -9- Văn hóa doanh nghiệp là một hệ thống những ý nghĩa, giá trị, niềm tin chủ đạo, nhận thức và phương pháp tư duy được mọi thành viên của một tổ chức đồng thuận và có ảnh hưởng ở phạm vi rộng đến cách thức hành động của các thành viên. Đó là tổng hợp những quan niệm chung mà các thành viên trong doanh nghiệp học được trong quá trình giải quyết các vấn đề nội bộ và xử lý các vấn đề với môi trường xung quanh. Những khái niệm trên có sự khác nhau nhất định về cách diễn đạt và phạm vi biểu hiện của văn hóa doanh nghiệp. Song điểm chung nhất, các khái niệm đều khẳng định Văn hóa doanh nghiệp thuộc phạm trù tinh thần, thể hiện sự phát triển ở bậc cao hơn của doanh nghiệp. II. CHỨC NĂNG CỦA VĂN HÓA DOANH NGHIỆP Văn hóa doanh nghiệp có vị trí rất quan trọng đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Vị trí quan trọng đó là do những chức năng vốn có của nó quyết định. Đó là năm chức năng sau đây: 1. Chức năng chỉ đạo Văn hóa doanh nghiệp được hình thành trong một quá trình, do chủ doanh nghiệp chủ trì, do đó nó phát huy tác dụng đối với hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp tự trở thành hệ thống quy phạm và giá trị tiêu chuẩn mà không cá nhân nào trong doanh nghiệp dám đi ngược lại. Đến lượt nó, khi đã hình thành, Văn hóa doanh nghiệp làm cho doanh nghiệp có hướng phát triển phù hợp với mục tiêu đã định. Chức năng chỉ đạo của Văn hóa doanh nghiệp được thể hiện ở chỗ, nó có tác dụng chỉ đạo đối với hành động và tư tưởng của từng cá nhân trong doanh nghiệp [18]. -10- 2. Chức năng ràng buộc Văn hóa doanh nghiệp có chức năng ràng buộc bởi lẽ nó phát huy tác dụng đối với tư tưởng, tâm lý và hành động của từng thành viên trong doanh nghiệp. Chức năng ràng buộc của Văn hóa doanh nghiệp không mang tính pháp lệnh như các quy định hành chính mà nó là cơ chế mềm, dựa trên tính tự giác. Chức năng ràng buộc của Văn hóa doanh nghiệp thể hiện ở chỗ, những nội dung văn hóa tinh thần như ý thức của tập thể; dư luận xã hội; phong tục, tập quán của cộng đồng trong doanh nghiệp… tạo nên áp lực và động lực mạnh mẽ đối với tâm lý và hành động của từng cá thể và tập thể doanh nghiệp. 3. Chức năng liên kết Văn hóa doanh nghiệp có chức năng liên kết vì, sau khi được cộng đồng trong doanh nghiệp tự giác chấp nhận, Văn hóa doanh nghiệp trở thành chất kết dính, tạo ra khối đoàn kết nhất trí trong doanh nghiệp. Nó trở thành động lực giúp từng cá nhân tham gia vào hoạt động của doanh nghiệp… Trên thực tế, Văn hóa doanh nghiệp là ý thức tập thể được tạo nên bởi sự sáng tạo của toàn bộ thành viên trong doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp đã đặt ra lý tưởng, hy vọng và yêu cầu đối với các thành viên trong doanh nghiệp. Nó cũng liên quan chặt chẽ tới vận mệnh và tương lai của từng thành viên trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, Văn hóa doanh nghiệp trở thành chất kết dính, tạo ra động lực giúp mọi thành viên trong doanh nghiệp tham gia vào các nhiệm vụ của doanh nghiệp, phát huy trí tuệ và trí thông minh của từng thành viên trong việc cống hiến cho doanh nghiệp. 4. Chức năng khuyến khích Văn hóa doanh nghiệp có chức năng khuyến khích là vì, coi trọng người tài, coi công việc quản lý là trọng điểm là nội dung trọng tâm của Văn hóa doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp không chỉ là động lực thúc đẩy bên ngoài mà -11- còn là nội lực mạnh mẽ để khuyến khích nhân viên. Điều đó, giúp cho nhân viên có tinh thần tự giác, chí tiến thủ; đáp ứng được nhiều nhu cầu và có khả năng điều chỉnh những nhu cầu không hợp lý của nhân viên. 5. Chức năng lan truyền Văn hóa doanh nghiệp có chức năng lan truyền vì: Khi một doanh nghiệp đã hình thành một nền văn hoá của mình, nó sẽ có ảnh hưởng lớn tới mọi cá nhân, tổ chức trong và ngoài doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp có ảnh hưởng tới xã hội qua nhiều kênh giao tiếp khác nhau, nhưng chủ yếu được chia thành hai loại: một là, tận dụng tuyên truyền bằng phương tiện thông tin đại chúng và hai là, bằng các mối quan hệ giao tiếp cá nhân. Thông qua phương tiện thông tin đại chúng và các quan hệ cá nhân, Văn hóa doanh nghiệp được truyền bá rộng rãi, là nhân tố quan trọng để xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp. Các chức năng của Văn hóa doanh nghiệp như đã trình bày trên cũng tồn tại một cách khách quan. Nhiệm vụ của các nhà quản trị doanh nghiệp là phải biết phát huy tác dụng đồng bộ của các chức năng nêu trên để cho Văn hóa doanh nghiệp thực sự trở thành một trong những công cụ quản lý có hiệu quả trong doanh nghiệp. III. CẤP ĐỘ VÀ CẤU TRÚC CỦA VĂN HÓA DOANH NGHIỆP Theo Edgar H. Schein, văn hoá doanh nghiệp có ba tầng giá trị: các giá trị hữu hình, các giá trị được chấp nhận và các giá trị/quan niệm nền tảng. Khái niệm “tầng” ở đây được hiểu là mức độ cảm nhận được các giá trị văn hoá trong tổ chức, hay nói cách khác là tính hữu hình của các giá trị văn hoá đó. -12- 1. Các giá trị hữu hình Đó là những quá trình, những yếu tố đầu tiên bắt gặp khi một người nhìn, nghe và cảm thấy được khi tiếp xúc với một tổ chức có nền văn hóa như kiến trúc môi trường làm việc, ngôn ngữ, công nghệ, hoặc các chuẩn mực hành vi. Lớp này cũng bao gồm cả những hành vi ứng xử của nhân viên và các nhóm trong tổ chức. Đặc trưng cơ bản của tầng bề mặt này là rất dễ nhận thấy nhưng lại khó phán đoán được ý nghĩa đích thực của nó. Các giá trị hữu hình này không tác động nhiều đến tư duy, hành vi của nhân viên và hiệu quả hoạt động kinh doanh. a) Logo và bài ca truyền thống của doanh nghiệp Logo là biểu tượng của doanh nghiệp, phô trương sức mạnh và giá trị của doanh nghiệp vượt qua cả rào cản ngôn ngữ. Logo là một tín hiệu thị giác hay là cách tạo hình tên một công ty, một tổ chức với những thuộc tính đặc trưng nhất, một hình ảnh tinh lọc đơn giản nhất để dễ nhận biết về một đơn vị, một cơ quan, một tổ chức xã hội nào đó khẳng định bản quyền của đơn vị, cơ quan tổ chức xã hội đối với sản phẩm biểu trưng của mình. Logo hay những tấm danh thiếp chính là những điểm tiếp xúc quan trọng của bạn với khách hàng hoặc đối tác, giúp bạn xây dựng những ấn tượng đầu tiên với họ. Do đó, nếu logo hay danh thiếp của bạn được thiết kế thiếu tính chuyên nghiệp khách hàng và đối tác sẽ không tin tưởng vào doanh nghiệp. Bài ca truyền thống của doanh nghiệp có thể do chính cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp đó sáng tác dựa trên những tình cảm, cảm xúc của mình dành cho doanh nghiệp đó. Bài ca truyền thống cũng là một nét văn hóa của công ty, nhằm thắt chặt tình đoàn kết giữa các nhân viên. -13- b) Khẩu hiệu thƣơng mại Khẩu hiệu thương mại luôn được coi là một vũ khí quảng cáo, tiếp thị, xây dựng thương hiệu vô cùng quan trọng. Nó là một tài sản vô hình song lại có giá trị rất lớn được bồi đắp qua thời gian. Nó không chỉ nhắc nhở khách hàng về sự tồn tại của doanh nghiệp, thúc đẩy khách hàng mua sản phẩm mà còn trở thành tôn chỉ hoạt động của doanh nghiệp. c) Nội quy, quy tắc, đồng phục Khi vào một doanh nghiệp, ta thường có cảm những cảm giác khác nhau: trang nghiêm, ấm cúng, vui vẻ hay nghiêm nghị….những cảm giác này thể hiện sức mạnh của nghững biểu tượng vật chất trong việc tạo tính cách của doanh nghiệp. Ví dụ như bảng nội quy, quy tắc của doanh nghiệp, cách ăn mặc của nhân viên (mặc đồng phục hay không) d) Kiến trúc của doanh nghiệp Đó là mặt bằng, cây cối, bàn ghế….tất cả được sử dụng nhằm tạo cảm giác thân quen với khách hàng, với nhân viên cũng như tạo một môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên. Kiến trúc trở thành biểu tượng cho sự phát triển của doanh nghiệp, là ngôi nhà chung của toàn thể cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp. e) Các hành vi giao tiếp Văn hóa ứng xử của cấp trên với cấp dưới: Văn hóa ứng xử của cấp trên đối với cấp dưới là hết sức quan trọng. nó quyết dịnh tính chất mối quan hệ giữa nhân viên với lãnh đạo: nếu xây dựng được mối quan hệ khăng khít, bền chặt thì sự hợp tác giữa hai bên là vô cùng thuận lợi; ngược lại nếu lãnh đạo chưa tạo được quan hệ bền vững với nhân viên thì sẽ tạo nên những rào cản trong -14- công việc ảnh hưởng xấu tới doanh nghiệp. Chính vì thế, lãnh đạo nên tôn trọng những nguyên tắc làm việc sau: Thứ nhất, người lãnh đạo dùng người đúng chỗ đúng việc sẽ phát huy được tài năng của họ tạo cho họ niềm say mê trong công việc. Thứ hai, chế độ thưởng phạt công minh. Khen thưởng sẽ tạo động lực làm việc cho nhân viên song cần dựa trên lợi ích chung, coi trọng công bằng. Khi khiển trách cũng nên dựa trên lợi ích chung làm như vậy cấp dưới sẽ nể phục, không chống đối và vui vẻ tiếp thu. Thứ ba, thu phục nhân viên dưới quyền, điều này đòi hỏi người lãnh đạo cần có “nghệ thuật” quản lý, am hiểu tâm lý con người. Thứ tư, lắng nghe phản hồi từ phía nhân viên, nếu lãnh đạo không lắng nghe phản hồi từ nhân viên sẽ tạo ra sự oán hận, tinh thần làm việc kém có thể dẫn đến bỏ việc. Văn hóa ứng xử của cấp dưới với cấp trên: cấp dưới cần thể hiện sự tôn trọng và cư xử đúng mực với cấp trên. Ngoài ra, nhân viên cần nỗ lực, nhiệt tình thực hiện tốt công việc được giao, thể hiện thái độ hợp tác với lãnh đạo. Văn hóa ứng xử giữa các đồng nghiệp Doanh nghiệp không chỉ là môi trường làm việc tốt mà còn là môi trường sống cho người lao động. Trong đó mối quan hệ giữa các thành viên cần hết sức cởi mở, thân thiện, đoàn kết giúp đỡ nhau cùng tiến bộ. Mối quan hệ tốt đẹp dần hình thành hệ thống tập quán, nề nếp, thói quen, chuẩn mực trong ứng xử trong công việc hàng ngày của nhân viên. Chăm sóc khách hàng: Theo nghĩa khái quát nhất, đó là tất cả những chuỗi hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu và mong đợi của khách hàng. Chăm sóc khách phải bắt rễ từ văn hóa và niềm tin của doanh nghiệp, trong đó hình tượng khách hàng là trung tâm để mỗi nhân viên cần hướng tới chăm sóc. Nét văn hóa này thể hiện trong mọi hoạt động như thông tin, giao dịch, đàm phán thái độ phục vụ…..và cần được thống nhất trong toàn bộ đội ngũ nhân viên. -15- f) Những nghi thức Nghi thức là những chuỗi hoạt động được lặp đi lặp lại nhằm thể hiện và củng cố những giá trị cốt lõi của tổ chức, những mục tiêu quan trọng, những con người quan trọng. Nghi thức bao gồm các kiểu sau: Nghi thức chuyển giao: bao gồm các hoạt động như giới thiệu thành viên mới hay ra mắt. Nghi thức củng cố: ví dụ như lễ phát phần thưởng củng cố bản sắc Văn hóa doanh nghiệp và tôn thêm vị thể của nhân viên trong doanh nghiệp. Nghi thức nhắc nhở: gồm các hoạt động sinh hoạt văn hóa, chuyên môn khoa học. mục đích của các hoạt động này là nhằm duy trì cơ câu xã hội và tăng năng lực tác nghiệp của nhân viên. Nghi thức liên kết: như lễ, tết, liên hoan, dã ngoại, mục đích nhằm chia sẻ tình cảm gắn bó giữa các nhân viên. g) Giai thoại Thường được thêu dệt từ những sự kiện có thật của tổ chức, được các thành viêc chia sẻ, ví dụ như những câu chuyện truyền thuyết, giai thoại về quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp. Thông qua các giai thoại lãnh đạo có thể truyền đạt thông tin, làm cho nhân viên cảm thấy gần gũi hơn, và cũng trong quá trình này, các gia trị niềm tin của lãnh đạo cũng được kiệm nghiệm, công nhận. 2. Các giá trị đƣợc chấp nhận (Epoused valuses) Các giá trị được chấp nhận (Epoused valuses) bao gồm những chiến lược, mục tiêu và triết lý kinh doanh của doanh nghiệp.…..được hình thành trong -16- quá trình giải quyết các vấn đề thích ứng với bên ngoài và phối hợp bên trong tổ chức. Ban đầu, các giá trị này đơn giản chỉ là những tư tưởng, những phương thức giả quyết vấn đề mới phát sinh của những người lãnh đạo. Trải qua một quá trình biến đổi, những giá trị này dần được các thành viên trong tổ chức chấp nhận, trở thành những chỉ dẫn và phương pháp áp dụng phổ biến cho những tình huống xảy ra tương tự. Các giá trị này mang tính ổn định tương đối. Triết lý kinh doanh là những tư tưởng triết học phản ánh thực tiễn kinh doanh thông qua con đường trải nghiệm, suy ngẫm, khái quát hóa của các chủ thể kinh doanh và chỉ dẫn cho hoạt động kinh doanh . Nói một cách đơn giản đó là tổng hợp các nguyên tắc chuẩn mực có tác dụng định hướng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và ứng xử của nhân viên trong doanh nghiệp. 3. Các giá trị nền tảng (Beliefs and assumptions) Các giá trị nền tảng (Beliefs and assumptions) là tầng sâu nhât của Văn hóa doanh nghiệp, là giá trị nền tảng của doanh nghiệp. Ngược lại với những giá trị hữu hình, giá trị chấp nhận, các giá trị nền tảng là những yếu tố gần như không thể thay đổi được. Một khi có sự thay đổi những giá trị nền tảng thì tất yếu sẽ dẫn đến sự khủng hoảng, xáo trộn tổ chức. Các giá trị này có tác dụng định hướng hành vi của các thành viên trong quá trình nhận thức, tư duy, cảm nhận về các vấn đề về quan hệ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp sẽ giúp mỗi nhân viên định hướng cách suy nghĩ và phương pháp hành động. Ví dụ trong một tổ chức mà quyền lực tập trung ở ban lãnh đạo không phân quyền thì một quyết định được đưa ra bởi những nhân viên cấp dưới sẽ không hợp lệ và không được thực hiện. Một doanh nghiệp lấy quan điểm này làm nền tảng sẽ làm giảm mức độ sáng tạo tự chủ của nhân viên và đôi khi sự chậm trễ trong việc mất thời gian giải trình sự cố thông qua các ban lãnh đạo sẽ dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. -17- Niềm tin: Nếu không có niềm tin vào sứ mệnh, chiến lược và cam kết của ban lãnh đạo, thì chắc chẳng có mấy nhân viên muốn đi theo doanh nghiệp để phấn đấu, chấp nhận thách thức và xây dựng doanh nghiệp. Cũng có nhóm người có xu thế coi làm việc cho doanh nghiệp đơn thuần là công việc, chỉ cần trả lương cao đầy đủ, còn nếu hết lương, thì đi làm cho nơi khác. Có thể điều này đúng với những người có tài và làm việc cho những doanh nghiệp lớn trên thế giới. Nhưng với đa số các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp làm các ngành nghề sáng tạo, nếu ban lãnh đạo và nhân viên không có niềm tin vào thành công trong tương lai, thì thật khó có sức mạnh trong hợp tác. Thiếu niềm tin, con người có thể mất phương hướng. Doanh nghiệp cũng vậy, không có niềm tin chung vào sứ mệnh theo đuổi, doanh nghiệp khó có thể tập hợp được lực lượng. Vậy có phải niềm tin và văn hóa là quan trọng nhất đối với doanh nghiệp và Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố quyết định khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Giữa các tầng văn hoá này có mối quan hệ tương tác chặt chẽ với nhau. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp muốn xác lập các giá trị văn hoá nền tảng cho doanh nghiệp mình thì trước hết phải làm cho các thành viên chấp nhận và phổ biến. Đến lượt mình, các giá trị văn hoá nền tảng sẽ quyết định việc lựa chọn các giá trị văn hoá ở các tầng bên ngoài và chỉ những giá trị nào phù hợp với các giá trị văn hoá nền tảng mới có thể được lựa chọn và phổ biến. IV. CÁC MÔ HÌNH VĂN HÓA DOANH NGHIỆP Mỗi nhà lý luận lại có cách gọi tên và mô tả bốn mô hình này khác nhau; trong mô hình văn hóa doanh nghiệp của Fons Trompenaars và Peter Woolliams Capstone cũng chỉ ra bốn kiểu văn hóa doanh nghiệp khác nhau, -18- chúng được phân chia theo hai phạm trù đối lập. Phạm trù 1: định hướng theo cá nhân hay định hướng theo công việc (sự nghi thức hóa thấp so với sự nghi thức hóa cao). Phạm trù 2: mang tính cấp bậc hay mang tính bình đẳng (sự tập trung hóa cao so với sự tập trung hóa thấp). Kết hợp các nhân tố này ta có bốn kiểu Văn hóa doanh nghiệp: 1. Lƣới đánh cá (tên lửa điều khiển) Kiểu văn hóa định hướng theo công việc hay định hướng theo nhiệm vụ này có mức độ tập trung hóa thấp và nghi thức cao. Mỗi cá nhân trong doanh nghiệp được ví như một mắt lưới. Lưới đánh cá chỉ tồn tại khi từng mắt lưới hoạt động. Mối quan hệ bên trong doanh nghiệp chủ yếu dựa trên kết quả của công việc, dựa trên việc xem xét các cách thức để hoàn thành tốt nhất công việc, chứ không phải dựa trên vai trò, vị trí, quyền lực của mỗi cá nhân có liên quan trong doanh nghiệp. Các khẩu hiệu như „Hoàn thành công việc là trên hết‟ với „Đúng người đúng việc‟ là các câu khẩu hiện được ưa thích. Quyền lực và trách nhiệm xuất hiện ở những người có khả năng thật sự, và đáo ứng được yêu cầu của công việc, và quyền lực của người ấy cũng có thể thay dổi khi xuất hiện công việc mới. Tất cả mọi thứ trong loại hình văn hóa theo kiểu này đều nhằm mục đích làm sao hoàn thiên tốt nhất các mục tiêu đề ra [2]. Các lãnh đạo trong – cầu nối, người liên kết các thành viên, hỗ trợ cho việc giải quyết thành công công việc. Giám đốc được coi là một người trưởng nhóm, người chỉ huy của một đơn vị đặc công, nơi mà mọi người đều có quyền bình đẳng. Kiểu văn hóa định hướng theo nhiệm vụ này do thích nghi với sự biến động của môi trường cao, nhưng cũng rất khó kiểm soát. Nó phát huy tác dụng trong trường hợp áp dụng cho các công việc cụ thể như: một dự án, một ca mổ, tổ chức một hội nghị cao cấp. Trong môi trường đòi hỏi chuyên môn hóa cao và tổ chức lớn thì không thể áp dụng kiểu văn hóa này. -19-