Tài liệu Báo cáo thực tập tổng hợp khoa thương mai quốc tế tại công ty cổ phần dịch vụ thương mại vận tải biển phương bắc

Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại Khoa Thƣơng Mại Quốc Tế Mục Lục Danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt ..............3 CHƢƠNG I : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ THƢƠNG MẠI VẬN TẢI BIỂN PHƢƠNG BẮC . .........................4 1.1 . Quá trình hình thành và phát triển của công ty . ................4 1.2 . Phạm vi hoạt động của công ty . ............................................5 1.2.1. Lĩnh vực thương mại . ............................................................5 1.2.2. Dịch vụ vận tải . ......................................................................5 1.2.3. Dịch vụ giao nhận . ................................................................5 1.3 . Cơ cấu tổ chức . .......................................................................5 1.3.1. Mô hình bộ máy công ty . ........................................................5 1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban ...............................6 1.3.3 . Bộ máy nhân sự . ....................................................................8 1.4 . Cơ sở vật chất ..........................................................................8 1 Đào Văn Hải – K45E4 Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại Khoa Thƣơng Mại Quốc Tế CHƢƠNG II : HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ THƢƠNG MẠI VẬN TẢI BIỂN PHƢƠNG BẮC . ......................................................................................................8 2.1. Khái quát các hoạt động kinh doanh của công ty ..................8 2.1.1. Các hoạt động kinh doanh cơ bản của công ty . ...................8 2.1.2. Thành tựu đạt được của công ty . ..........................................9 2.1.3. Tình hình hoạt động của công ty . .........................................9 2.2. Quy trình giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế bằng đƣờng biển tại công ty…………………………………………………………………… ……………….11 2.2.1. Thuê người vận chuyển hàng hóa . ......................................11 2.2.2. Nhận hàng từ người gửi hàng ( người xuất khẩu – shipper) 12 2.2.3. Vận chuyển container về bãi và tổ chức giao hàng lên tàu . 12 2 Đào Văn Hải – K45E4 Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại Khoa Thƣơng Mại Quốc Tế 2.2.4. Thiết lập bộ chứng từ . .........................................................13 CHƢƠNG III : MỘT SỐ VẤN ĐỀ TỒN TẠI VÀ ĐỀ XUẤT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU .............................................................................14 3.1. Một số vấn đề tồn tại . .............................................................14 3.1.1. Thị phần hạn chế..................................................................14 3.1.2. Chưa đủ phương tiện phục vụ cho giao nhận vận tải . .......14 3.1.3. Tính thời vụ của hoạt động giao nhận vận tải ....................15 3.1.4. Trình độ của đội ngũ nhân viên còn hạn chế . ....................15 3.2. Đề xuất vấn đề nghiên cứu . ...................................................16 Danh Mục Tham Khảo 3 Đào Văn Hải – K45E4 Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại Khoa Thƣơng Mại Quốc Tế 4 Đào Văn Hải – K45E4 Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại Khoa Thƣơng Mại Quốc Tế Danh mục bảng biểu Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2011 – 10/2012 Danh mục sơ đồ Sơ đồ 1.1: Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty Biểu đồ 2.1 : Kết quả hoạt động kinh doanh . Danh mục từ viết tắt tiếng Anh Từ viết Nghĩa tiếng nước ngoài Nghĩa tiếng việt Estimated Time of Ngày tàu rời cảng tắt ETD Departure ETA Estimated Time of Ngày tàu đến cảng đích Arrival Freight Prepaid Cước trả trước 5 Đào Văn Hải – K45E4 Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại Khoa Thƣơng Mại Quốc Tế CHƢƠNG I : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ THƢƠNG MẠI VẬN TẢI BIỂN PHƢƠNG BẮC . 1.1 . Quá trình hình thành và phát triển của công ty . 6 Đào Văn Hải – K45E4 Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại Khoa Thƣơng Mại Quốc Tế Nền kinh tế thế giới đang dần phát triển dẫn đến sự giao thương giữa các nước ngày càng tăng lên nên nhu cầu về dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu chuyên chở trên thị trường cũng không ngừng phát triển. Do hạn chế về chuyên môn nghiệp vụ giao nhận vận tải nên các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu không thể thực hiện đầy đủ và hiệu quả việc đưa hàng hóa của mình ra nước ngoài và ngược lại. Vì vậy Công ty cổ phần dịch vụ thương mại vận tải biển Phương Bắc ra đời để đáp ứng nhu cầu cần thiết của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Công ty cổ phần dịch vụ thương mại vận tải biển Phương Bắc là một công ty tư nhân với vốn 100% trong nước và được thành lập vào năm 2009 theo giấy phép kinh doanh do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Tên công ty: Công ty cổ phần dịch vụ thƣơng mại vận tải biển Phƣơng Bắc (N.O.C) 7 Đào Văn Hải – K45E4 Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại Khoa Thƣơng Mại Quốc Tế Địa chỉ: 34 Nghĩa Tân, Quận Cầu Giấy, Hà Nội Tel: 043.7916648 Fax: 043.7916647 Công ty cổ phần dịch vụ thương mại vận tải biển Phương Bắc là một công ty tư nhân, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và hạch toán độc lập. Mặc dù chỉ mới hoat 4 năm, nhưng công ty đang dần tạo dựng vị thế của mình trong ngành dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa ở trong nước và ngoài nước trên một thị trường đầy tiềm năng này. Hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm: đại lý vận tải hàng hóa quốc tế, vận tải nội đia, dịch vụ gom hàng, dịch vụ khai thuê hải quan, xuất nhập khẩu ủy thác… Ngoài văn phòng chính ở Hà Nội, công ty còn có chi nhánh ở Hải Phòng. Chi nhánh Hải Phòng Địa chỉ: Phòng 217, Khách sạn dầu khí, 427 Đà Nẵng, Hải Phòng Điện thoại: 0313. 262819 Fax: 0313. 262820 1.2 . Phạm vi hoạt động của công ty . 8 Đào Văn Hải – K45E4 Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại Khoa Thƣơng Mại Quốc Tế 1.2.1 . Lĩnh vực thương mại . - Nhập khẩu hàng hóa - Xuất khẩu hàng hóa - Ký kết hợp đồng thương mại 1.2.2 . Dịch vụ vận tải . - Vận tải hàng hóa nội địa - Đại lý vận tải hàng hóa quốc tế bằng đường biển và đường hàng không 1.2.3 . Dịch vụ giao nhận . - Giao nhận hàng hóa nội địa. - Đại lý giao nhận hàng hóa bằng đường biển, hàng không, đường sắt và đường bộ. - Dịch vụ gom hàng lẻ. - Dịch vụ khai báo hải quan xuất nhập khẩu, hàng chuyển cửa khẩu… - Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu. 1.3 . Cơ cấu tổ chức 9 Đào Văn Hải – K45E4 Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại Khoa Thƣơng Mại Quốc Tế 1.3.1.Mô hình bộ máy của công ty . Nguồn : Phòng kế toán 1.3.2.Chức năng nhiệm vụ phòng ban . Giám đốc: Là người có quyền hành cao nhất chịu trách nhiệm chung đối với hoạt động kinh doanh của công ty cũng như chăm sóc 10 Đào Văn Hải – K45E4 Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại Khoa Thƣơng Mại Quốc Tế đời sống nhân viên, trực tiếp quản lý các bộ phận; là người đưa ra phương án cuối cùng và chịu trách nhiệm trách nhiệm trước quyết định của mình. Phó giám đốc: là người giúp giám đốc điều hành một số hoạt động của công ty theo sự phân công ủy quyền của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc phân công; hỗ trợ giám đốc trong quản lý và hoạch định. Bộ phận chăm sóc khách hàng: phân tích yêu cầu khách hàng, tư vấn và cung cấp những thông tin cần thiết về dịch vụ vận tải của công ty cho khách hàng, giao dịch bằng thư điện tử với đại lý nước ngoài để xin giá vận tải, cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho bộ phận kinh doanh. Bộ phận kinh doanh: tổ chức và điều hành các hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời có nhiệm vụ khảo sát, nghiên cứu thị trường, chủ động tìm kiếm khách hàng mới; tư vấn cho khách hàng lựa chọn phương thức vận tải phù hợp với hàng hóa; thực hiện chuyên chở 11 Đào Văn Hải – K45E4 Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại Khoa Thƣơng Mại Quốc Tế và vận tải hàng hóa đến các cảng biển trong nước và quốc tế một cách hiệu quả, nhanh chóng và an toàn; Bộ phận chứng từ: thiết lập các chứng từ có liên quan đến việc vận chuyển, giao nhận hàng hóa; gửi chứng từ cần thiết của những lô hàng quốc tế cho đại lý bên cảng đích; nhận chứng từ từ bên đại lý quốc tề và chuyển cho những bộ phận có công việc liên quan; thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết về lô hàng; lưu giữ, bảo quản các chứng từ cẩn thận để dễ dàng cho việc kiểm tra, làm báo cáo. Bộ phận giao nhận: bộ phận này trực tiếp tham gia hoạt động giao nhận, chịu trách nhiệm hoàn thành mọi thủ tục từ soạn thảo chuẩn bị chứng từ để làm thủ tục khai báo hải quan cho từng lô hàng xuất nhập khẩu hàng hóa quốc tế cho đến việc chuẩn bị phương tiện vận tải để chuyên chở giao hàng hóa về kho của người nhận hàng hoặc lấy hàng từ kho của người xuất khẩu. Bộ phận kế toán: hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh; báo cáo chính xác các số liệu định kỳ; tổ chức hệ thống chứng từ 12 Đào Văn Hải – K45E4 Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại Khoa Thƣơng Mại Quốc Tế kế toán; kiểm tra chứng từ thu chi và thực hiện thu, chi tiền theo từng tháng; theo dõi công nợ và đòi tiền khách hàng, đại lý; đề xuất các biện pháp nâng cao hiểu quả kinh tế và quản lý tài sản. 1.3.3.Bộ máy nhân sự của công ty . Hiện nay đội ngũ nhân sự của công ty có hơn 30 nhân viên rất năng động, có chuyên môn, nghiệp vụ trong lĩnh vực giao nhận vận tải, thích ứng môi trường làm việc nhanh, có trình độ và có tinh thần trách nhiệm, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng để đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất. 1.4 . Cơ sở vật chất . Kể từ khi thành lập công ty cổ phần từ năm 2009, hàng năm công ty đều trích từ lợi nhuận hoạt động kinh doanh để tái đầu tư và mở rộng cơ sở hạ tầng, kỹ thuật nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ của 13 Đào Văn Hải – K45E4 Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại Khoa Thƣơng Mại Quốc Tế Công ty, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường tạo dựng uy tín trong lòng khách hàng CHƢƠNG II : HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ THƢƠNG MẠI VẬN TẢI BIỂN PHƢƠNG BẮC . 2.1. Khái quát các hoạt động kinh doanh của công ty 2.1.1.Các hoạt động kinh doanh cơ bản của công ty . Công ty thực hiện một số công việc liên quan đến quá trình giao nhận và vận tải hàng hóa bằng đường biển và hàng không, cụ thể như sau: Phối hợp và tổ chức cùng các công ty khác trong và ngoài nước để chuyên chở, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hội trợ, triển lãm, hàng ngoại giao, hàng quá cảnh, tư liệu, đồ dùng của cá nhân…. Nhận ủy thác về dịch vụ giao nhận, cho thuê kho hàng, các phương tiện vận tải bằng hợp đồng trọn gói với khách hàng “door to door” và thực hiện các dịch vụ khác liên quan đến hàng hóa như thu 14 Đào Văn Hải – K45E4 Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại Khoa Thƣơng Mại Quốc Tế gom và chia hàng lẻ, làm thủ tục khai báo hải quan xuất nhập khẩu, mua bảo hiểm hàng hóa, giao hàng đó cho người chuyên chở để vận chuyển tiếp đến điểm cuối cùng, làm chứng từ xác nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Làm đại lý cho các công ty vận chuyển ở nước ngoài, liên kết trong và ngoài nước để thực hiện việc giao nhận vận chuyển hàng hóa theo phương thức hiệu quả nhất. Nhận ủy thác xuất nhập khẩu hoặc kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa trực tiếp. 2.1.2.Thành tựu đạt được của công ty . Công ty cổ phần dịch vụ thương mại vận tải biển Phương Bắc là công ty tư nhân với 100 % vốn trong nước hoạt động trong lĩnh vực vận tải biển, giao nhận xuất nhập khẩu hàng hóa…. Mặc dù là một công ty mới còn non trẻ nhưng với hệ thống trang thiết bị hiện đại, đội ngũ cán bộ nhân viên trẻ, có chuyên môn, năng nổ và nhiệt tình, công ty Phương Bắc đang phát triển và dần khẳng định vị trí của mình trong 15 Đào Văn Hải – K45E4 Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại Khoa Thƣơng Mại Quốc Tế lĩnh vực vận tải hàng hóa bằng đường biển, hàng không, giao nhận xuất nhập khẩu. Công ty Phương Bắc có chi nhánh tại Hải Phòng. Ngoài ra, để cung cấp chất lượng dịch vụ vận tải tốt nhất công ty còn xây dựng hệ thống đại lý rộng khắp trên thế giới. Hơn thế nữa, công ty còn cung cấp dịch vụ logistics cho khách hàng. Với đội ngũ nhân viên có chuyên môn, năng động, công ty đã đảm bảo cho những lô hàng xuất nhập khẩu của khách hàng được làm thủ tục một cách nhanh gọn, đúng tiến độ và ít tốn chi phí nhất. Công ty có thể tư vấn cho khách hàng sử dụng một phần hoặc toàn bộ dịch vụ logistics tiên tiến, chất lượng của công ty. 2.1.3.Tình hình hoạt động của công ty . Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong hai năm 2011 – 10/2012. 16 Đào Văn Hải – K45E4 Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại Khoa Thƣơng Mại Quốc Tế Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2011 – 10/2012 Đơn vị tính: VND Năm 2011 10/2012 Doanh thu 786,460,325 1,103,786,513 Chi phí 362,730,462 497,356,480 Lợi nhuận trước thuế 423,729,863 606,430,033 Lợi nhuận sau thuế 317,797,397 454,822,525 Chỉ tiêu Nguồn: Phòng kế toán 17 Đào Văn Hải – K45E4 Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại Khoa Thƣơng Mại Quốc Tế Nguồn: Tác giả tổng hợp Qua bảng số liệu ta thấy doanh thu hoạt động của công ty trong vòng 2 năm đã tăng trưởng. Năm 2011 doanh thu của công ty đạt 786,460,325 VND thì đến tháng 10/2012 đã đạt được 1,103,786,513VND, tăng 317,326,188 VND. Nguyên nhân của việc doanh thu của năm 2011 chưa được cao vì sự cạnh tranh của các công ty giao nhận vận tải đã có vị trí trong thị trường này càng khiến cho môi trường cạnh tranh càng khốc liệt hơn. 18 Đào Văn Hải – K45E4 Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại Khoa Thƣơng Mại Quốc Tế Bên cạnh đó, chí phí đến tháng 10/2012 cũng tăng lên. Chi phí 10/2012 so với năm 2011 tăng lên 134,626,018 VND. Nguyên nhân là do giá chi phí nhiên liệu tăng lên nên giá cả cũng tăng, hơn nữa công ty đầu tư một khoản chi phí lớn để mở rộng phạm vi hoạt động và trang bị thêm một số máy móc thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng. Với nỗ lực của đội ngũ nhân viên cũng như ban lãnh đạo, lợi nhuận của công ty vẫn tăng ở mức an toàn. Lợi nhuận sau thuế của năm 2011 là 317,797,397 VND thì đến tháng 10/2012 đạt được 454,822,525 VND, tăng 137,025128 VND. Dù rằng chịu nhiều tác động của khủng hoảng kinh tế thế giời cũng như sự cạnh tranh của các công ty giao nhận vận tải khác song công ty vẫn đảm bảo được lợi nhuận cho hoạt động kinh doanh của mình. 2.2. Quy trình giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế bằng đƣờng biển tại công ty. Quy trình làm lô hàng xuất khẩu vải của Công ty vải sợi Nghĩa Hưng . 19 Đào Văn Hải – K45E4 Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp Trƣờng Đại Học Thƣơng Mại Khoa Thƣơng Mại Quốc Tế 2.2.1.Thuê người vận chuyển hàng hóa Khi nhận được thông tin cần xuất 02x40’DC hàng vải sợi của công ty Nghĩa Hưng từ Hải Phòng đi Busan, Hàn Quốc, nhân viên kinh doanh của công ty Phương Bắc sẽ tìm kiếm nhà vận chuyển có giá cả, lịch trình tàu hợp lý, phù hợp với yêu cầu của khách hàng đưa ra. Công ty Phương Bắc được ủy thác thuê tàu, đối với tuyến đường cũ, có hàng thường xuyên, công ty phải liên hệ với hãng tàu đã làm giá trước đó để xin container, lưu cước. Còn đối với tuyến đường mới, thì phải xin giá ở nhiều hãng tàu khác nhau, sau đó chọn giá tốt, có thời gian vận chuyển phù hợp để chào khách hàng. Sau khi tư vấn, báo giá và được sự chấp thuận của khách hàng, công ty Phương Bắc sẽ lấy booking 2x40’DC từ Hải Phòng đi Busan của nhà vận chuyển (hãng tàu). Với mối quan hệ tốt của ban lãnh đạo với các hãng tàu nên có thể hỗ trợ bộ phận kinh doanh trong việc có được giá cước tốt và book chỗ trên tàu một cách nhanh chóng. 2.2.2.Nhận hàng từ người gửi hàng ( người xuất khẩu – shipper). 20 Đào Văn Hải – K45E4 Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp