Tài liệu Báo cáo thực tập tổng hợp khoa quản trị doanh nghiệp tại công ty tnhh sx-dv-tm hóa chất hoàng long

PHẦN 1: KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH SX-DV-TM HÓA CHẤT HOÀNG LONG 1. Giới thiệu khái quát về doanh nghiệp 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp Công ty TNHH SX-DV-TM Hóa chất Hoàng Long tiền thân là một đại lý kinh doanh các sản phẩm hóa chất trên địa bàn Hà Nội và các khu vực lân cận. Ngày 31/03/2008, Công ty TNHH SX-DV-TM Hóa Chất Hoàng Long (tên giao dịch quốc tế: Hoang Long Chemical Trading Production Service Company Limited) đã ra đời theo quyết định số QĐ số 010400910 - do Sở Kế hoạch & Đầu tư Tp. Hà Nội về việc thành lập công ty TNHH kinh doanh hóa chất. Tên viết tắt tiếng Anh: Hoang Long Chemical Co., Ltd Trụ sở giao dịch chính: Số 2 Phạm Ngũ Lão – Hoàn Kiếm – Hà Nội Văn phòng giao dịch: Ngõ 1 A – Tràng Tiền – Hoàn Kiếm – Hà Nội Quá trình phát triển công ty Công ty TNHH hóa chất Hoàng Long được thành lập năm 2008 bởi ông Nguyễn Duy Dũng - chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám 1 đốc. Tiền thân của công ty là một đại lý kinh doanh hóa chất trên địa bàn Hà Nội. Sau một thời gian ngắn không ngừng nỗ lực trong kinh doah, công ty đã đạt được những thành tích đáng kể. Quá trình phát triển của công ty kinh doanh hóa chất Hoàng Long trải qua 4 năm như sau: Năm 2008 : Hình thành đại lý hóa chất Hoàng Long, số 2 Phạm Ngũ Lão, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Năm 2009: Thành lập công ty TNHH Sản xuất – Thương mạidịch vụ hóa chất Hoàng Long. Năm 2010: Mở văn phòng giao dịch tại số 2 Tràng Tiền, Hoàn Kiếm , Hà Nội. Năm 2011: Phát triển hệ thống phân phối, mở rộng nhà kho tại Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội. Hiện nay Hoàng Long còn là đối tác và nhận được sự bảo trợ của nhiều tổ chức uy tín. 1.2 Chức năng và nhiệm vụ - Chức năng của công ty: o Tổ chức và sản xuất kinh doanh chủ yếu là sản xuất hóa chất 2 o Thực hiện theo đúng quy định của Bộ, Ngành về việc ký kết các hợp đồng lao động, ưu tiên sử dụng lao động. o Ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đối tác trong nước và nước ngoài.  Nhiệm vụ của công ty: o Xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. Làm tốt nghĩa vụ với nhà nước, nộp thuế thu nhập doanh nghiệp. o Thực hiện tốt chính sách cán bộ, tiền lương, làm tốt công tác quản lý lao động, đảm bảo công bằng trong thu nhập, bồi dưỡng để không ngừng nâng cao nghiệp vụ, tay nghề 1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Sơ đồ 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH Hóa chất Hoàng Long Giám đốc Phó giám đốc Tài Chính – Kế Toán Phòng Tổ Chức Hành Chính Phòng Kinh Doanh 3 Phòng Nhân Sự (Nguồn: Phòng Tỏ Chức Hành Chính) Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng: Giám đốc: là người đại diện pháp nhân của công ty trong mọi giao dịch, Là người chịu trách nhiệm trong mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Là người trực tiếp điều hành bộ máy công ty Phó giám đốc: Chỉ đạo công tác kế hoạch, vật tư phục vụ sản xuất kinh doanh. Trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc thực hiện kế hoạch vật tư – thị trường. Phòng kinh doanh: Tham mưu kế hoạch về các hoạt động sản xuất, hỗ trợ giám đốc trong việc thiết lập chiến lược kinh doanh;tìm kiếm, khai thác thị trường mới, phát triển thị trường; tổ chức các công tác phân phối, tiêu thụ sản phẩm;… Phòng tài chính kế toán: Chức năng chính của phòng tài chính kế toán là quản lý sử dụng vốn, tài sản, quản lý chi phí sản xuất và 4 doanh thu bán hàng, phân phối lợi nhuận, mở sổ sách, theo dõi chính xác toàn bộ tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp. Phòng tổ chức hành chính: Chịu trách nhiệm về công tác văn thư, soạn thảo công văn, hợp đồng, thực hiện công tác chuẩn bị hội họp, hội thảo…. Phòng nhân sự: quản lý nhân sự, quản lý tiền lương, quản lý ngày công của công nhân viên; làm công tác tuyển dụng và thực hiện đúng các chế độ cho người lao động 1.4 Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp Công ty TNHH SX, DV, TM Hóa Chất Hoàng Long là một trong những công ty TNHH hoạt động có uy tín trong lĩnh vực hóa chất. Nổi bật là những hóa chất công nghệ xanh rất được ưa chuộng như hóa phẩm : E.M () xử lý rác thải, phân gia súc gia cầm. Xử lý phế thải nông nghiệp làm phân bón hữu cơ. Làm giảm mùi hôi của rác thải, diệt mầm bệnh ….. Tổng số mặt hàng sản phẩm toàn công ty là 27 loại mặt hàng: phân bón, clorine Nhật, Cloramin B, Phèn, NaOH, HCl,các mặt hàng hóa chất tinh khiết … và các hóa chất công nghiệp khác…. 2. Tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp 5 2.1 Số lượng, chất lượng lao động của doanh nghiệp Số lượng, chất lượng lao động của Công ty qua các năm (20112013) nhìn chung không có thay đổi nhiều, thể hiện ở bảng dưới đây Bảng 1.1: Bảng số lượng – Chất lượng lao động giai đoạn 2011 – 2013 (Đơn vị: Người) 2011 2012 2013 Năm Số Tỷ lệ Số Tỷ lệ Số Tỷ lệ lượng (%) lượng (%) lượng (%) Trên đại học 7 10,0 9 11,84 13 14,77 Đại học 29 41,43 34 44,73 39 44,32 Cao đẳng 23 32,86 21 27,63 21 23,86 Khác 11 15,71 11 19,74 15 17,05 Tổng số 70 Trình độ 76 88 (Nguồn: Phòng Tỏ Chức Hành Chính ) Nhận xét: Qua bảng số liệu trên cho thấy: công ty TNHH hóa chất Hoàng Long là công ty có số lượng lao đông dồi dào và đang phát triển theo thời gian về cả số lượng và chất lượng. Về số lượng lao 6 động, năm 2011 công ty có 70 nhân viên, năm 2012 tăng 8.6% và tới năm 2013 tăng 25.7% so với năm 2011. Về chất lượng lao động, có thể thấy số lượng lao động có trình độ trên đại học tăng 1,84% năm 2012 và 4.77% năm 2013 so với năm 2011. Tỉ lệ lao động có trình độ đại học cũng tăng: 3.3% năm 2012 và 2.89% năm 2013 so với năm 2011. Cùng với đó là tỉ lệ lao động có trình độ cao đằng giảm 5.23% năm 2011 và 9% năm 2013 so với năm 2011. Với số lượng lao động tăng, nhưng lao động trình độ cao đẳng và trình độ khác giảm, cho thấy lực lượng lao động của công ty đang được hoàn thiện về cả số lượng và chất lượng 2.2 Cơ cấu lao động của doanh nghiệp Công ty bao gồm 4 phòng ban với cơ cấu lao động hợp lý, được thể hiện ở bảng dưới đây: Bảng 1.2: Bảng cơ cấu lao động của công ty (Đơn vị: Người) Trình độ Giới tính Độ tuổi Trên Đại Cao Khác Nam Nữ Dưới Trên đại học đẳng Phòng ban 7 35 35 học tuổi tuổi Tài chính-kế 4 11 6 3 8 16 13 11 2 13 4 2 13 8 14 7 1 8 6 5 11 9 12 8 3 7 6 5 9 12 10 11 toán Kinh doanh Tổchức-hành chính Nhân sự (Nguồn: Phòng Nhân Sự) Nhận xét: Qua bảng số liệu trên có thể thấy: lực lượng lao động của công ty được phân bổ đồng đều qua các phòng ban.Trình độ lao động khá cao, tuy nhiên, trình độ trên đại học tại phòng tổ chức hành chính còn hạn chế. Tỉ lệ lao động nam – nữ phân bổ chưa đều. Tại phòng tài chính kế toán, tỉ lệ lao động nữ gấp 2 lần lao động nam. Trong khi đó, tại phòng kinh doanh, tỉ lệ lao động nam gấp 1.6 lần lao động nữ. Chủ yếu trong công ty, lao động với tuổi đời còn trẻ chiếm phần lớn, tỉ lệ lao động dưới 35 tuổi chiếm 55.68%;lao động trẻ nhiệt tình, năng động, sáng tạo. 8 3. Quy mô vốn kinh doanh của doanh nghiệp 3.1 Tổng mức và cơ cấu vốn kinh doanh của doanh nghiệp Bảng 1.3. Cơ cấu vốn kinh doanh của Công ty (Đơn vị: Triệu Đồng) Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm Giá Tỷ Chỉ trị trọng trọng trọng (%) (%) (%) tiêu Vốn Giá trị Tỷ Giá trị Tỷ cố 1.958 34 2.387 26 2.453 24 lưu 3.866 66 6.917 74 7.747 76 5.824 100 9.304 100 10.200 100 định Vốn động Tổng cộng (Nguồn: Phòng Tài Chính – Kế Toán) Nhận xét: Qua bảng số liệu trên, có thể thấy tỷ trọng giữa vốn cố định và vốn lưu động chênh lệch nhau lớn cụ thể là trong năm 2011 vốn lưu động gấp 1,97 lần (1.908 triệu đồng) vốn cố định, năm 2012 vốn lưu động ngày càng tăng lên và gấp gần 2,9 lần (4.530 triệu đồng) vốn cố định, năm 2013 vốn lưu động gấp gần 3.15 lần(5.294 triệu 9 đồng) vốn cố định. Có thể thấy tỷ trọng vốn cố định trong tổng số vốn kinh doanh là thấp và chưa hợp lý. Công ty nên đầu tư những thiết bị hiện đại, có công suất lớn,… đảm bảo nâng cao tiến độ, chất lượng của công việc. 3.2 Tổng mức và cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp Cơ cấu nguồn vốn của Công ty bao gồm vốn chủ sở hữu và nợ phải trả. Trong 3 năm, cơ cấu nguồn vốn có sự biến đổi như bảng dưới đây 10 Bảng 1.4. Cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của Công ty ( Đơn vị: Triệu đồng) Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Vốn chủ sở hữu 2.879 5.266 7.170 - Vốn kinh doanh 1.354 3.791 3.935 - Các quỹ 1.525 2.475 3.235 Nợ phải trả 2.945 4.038 3.030 - Nợ dài hạn 875 1.562 1.654 - Nợ ngắn hạn 1221 2.109 936 - Nợ khác 849 367 440 5.824 9.304 10.200 Tổng (Nguồn: Phòng Tài Chính – Kế Toán) Nhận xét: Nhìn chung năm 2011 và năm 2012 cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của Công ty không có biến động lớn.Vốn chủ sở hữu của Công ty năm 2012 tăng 82% so với năm 2011, năm 2013 tăng rất lớn cụ thể là 149 % so với năm 2011, cho thấy tình hình tài chính của Công ty ngày càng lớn và vững mạnh do Công ty tăng thêm thành viên cổ đông và liên kết làm ăn với nhiều công ty nước ngoài có tiềm lực tài chính mạnh. 11 Trong khi đó, số nợ phải trả của Công ty cũng tăng lên, năm 2012 với tình hình kinh tế khó khăn số nợ phải trả của Công ty tăng lên 37% so với năm 2011, năm 2013, Công ty ngày càng phát triển thì số nợ phải trả của Công ty bằng 29% so với năm 2011. Tình hình cơ cấu vốn của Công ty năm 2012 có thể nói là có sự biến đổi rõ ràng theo xu hướng tăng lên, nhưng Công ty nên giảm nợ phải trả. 4. Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 20112013 được thể hiện ở bảng dưới đây: 12 Bảng1.5 Bảng kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011 2013 (Đơn vị:Triệu Đồng). Chỉ tiêu 2011 2012 2013 10.478 12.454 15.214 % tăng so với năm trước 17.15 18.86 22.16 2. Doanh thu toàn công ty 12.986 15.328 18.966 % tăng so với năm trước 15,35 18.03 23.73 1. Giá trị tổng sản lượng toàn công ty Chi phí tài chính (lãi 757,392 812,124 925,211 3.612,12 4.164,2 vay) 3.Chi phí Chi phí quản lý doanh 3.921,69 nghiệp Chi phí khác 9 52 973,593 721,131 799,573 2.514,88 3.262,05 3.359,9 Chi phí thuế TNDN Tổng chi phí % tăng so với năm 13 6 5 64 7.858 8.717 9.249 12.152 10.93 6.102 trước 4. Lợi nhuận % tăng so với năm trước 5,1275 6,6102 9,141 21.84 28.92 38.29 (Nguồn: Phòng Kinh Doanh) Nhận xét: Như vậy, kể từ khi thành lập đến nay, công ty luôn đạt mức tăng trưởng tương đối cao ở các chỉ tiêu chủ yếu. Doanh thu tăng gắn liền với tăng việc thực hiện nghĩa vụ với nhà nước. Riêng trong năm 2013, các chỉ tiêu có tăng so với 2012 với một tỉ lệ đáng kể (tăng 38,29%). Nguyên nhân của nó là do mặt hàng hóa chất tại doanh nghiệp đã được đông đảo khách hàng ủng hộ, và công ty đang dần xây dựng được hình ảnh thương hiệu. Tổng chi phí của doanh nghiệp có xu hướng tăng, tuy nhiên tỷ trọng tăng đang giảm. Nguyên nhân là do việc áp dụng các chiến lược tiết kiệm tối đa chi phí và cân bằng thu chi trong doanh nghiệp. Tóm lại, tuy mới thành lập được 5 năm, nhưng công ty TNHH Hoàng Long đã và đang đạt được những thành tích đáng kể trong kinh doanh hóa chất nói riêng và kinh doanh thương mại nói chung. 14 PHẦN 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG VẤN ĐỀ TỒN TẠI CHÍNH CẦN GIẢI QUYẾT TRONG CÁC LĨNH VỰC QUẢN TRỊ CHỦ YẾU TẠI CÔNG TY TNHH SX-DV-TM HÓA CHẤT HOÀNG LONG 1. Tình hình thực hiện các chức năng quản trị và hoạt động quản trị chung của doanh nghiệp 1.1 Chức năng hoạch định Nhà quản trị thực hiện chức năng hoạch định bởi việc xác định mục tiêu dài hạn, mục tiêu ngắn hạn từ đó xây dựng chiến lược kinh doanh của công ty. Trong quá trình thực hiện chức năng hoạch định, công ty đã vạch ra mục tiêu 5 năm, giai đoạn 2014 – 2019, đó là, tăng 10% thị phần. Tuy nhiên, nhà quản trị chưa vạch ra được mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận, mục tiêu ngắn hạn chỉ dừng lại ở chỉ tiêu cho từng năm. Do đó, chưa có động cơ cụ thể để nhà quản trị thực hiện mục tiêu dài hạn, chưa có động lực cũng như chỉ dẫn để các bộ phận thực hiện nhiệm vụ. 1.2 Chức năng tổ chức Công ty xây dựng cơ cấu tổ chức theo chức năng, bao gồm 4 phòng ban, mỗi phòng ban đều có chức năng nhiệm vụ riêng, đặt dưới 15 sự lãnh đạo thống nhất của giám đốc công ty TNHH Hoàng Long. Việc xây dựng cơ cấu tổ chức theo chức năng giúp các bộ phận khác nhau thực hiện nhiệm vụ theo hướng chuyên môn hóa sâu, nhưng đều phục vụ mục tiêu chung của công ty. Tuy nhiên, việc thực hiện chức năng tổ chức của nhà quản trị còn gặp khó khăn trong việc phối hợp hoạt động giữa các phòng ban. Các bộ phận trong công ty hoạt động độc lập, ít có sự hỗ trợ lẫn trong trong quá trình thực hiện mục tiêu chung. 1.3 Chức năng lãnh đạo Các nhà lãnh đạo có sức ảnh hưởng lớn tới sự thành công của công ty. Mức độ ảnh hưởng tùy thuộc vào vị trí của nhà lãnh đạo. Nhà lãnh đạo có sức ảnh hưởng lớn nhất trong công ty là Giám Đốc. Nhà quản trị sử dụng phong cách chuyên quyền trong lãnh đạo nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu đặt ra nhanh chóng, hiệu quả. Tuy nhiên, việc sử dụng phong cách lãnh đạo này hạn chế phát huy tính sáng tạo của nhân viên cấp dưới, tạo ra sự căng thẳng, áp lực đối với nhân viên, giảm nhiệt huyết với công việc và đôi khi dẫn tới sự chống đối của cấp dưới. 16 1.4 Chức năng kiểm soát Công ty đã chú trọng đến quá trình kiểm soát đặc biệt là kiểm soát tài chính, kiểm soát các hoạt động tác nghiệp như kiểm soát mua hàng, kiểm soát bán hàng, kiểm soát dự trữ. Với doanh nghiệp sản xuất – dịch vụ - thương mại hoạt động kiểm soát rất quan trọng, tuy nhiên tại công ty chưa có một ban kiểm soát nội bộ nào chính thức được thành lập. Hoạt động kiểm soát chủ yếu diễn ra tự phát. Đôi khi hoạt động kiểm soát chỉ mang tính hình thức hoặc quá chậm trễ gây ra một số hậu quả khôn lường. Các tiêu chuẩn kiểm soát cũng chưa được thiết lập rõ ràng, mới chỉ xây dựng được tiêu chuẩn định tính, chưa có tiêu chuẩn định lượng nên khó phát hiện sai lệch và xây dựng biện pháp khắc phục. 1.5 Vấn đề thu thập thông tin và ra quyết định quản trị Việc thu thập thông tin không do một bộ phận chuyên biệt nào đảm nhận. Trong mỗi phòng ban, một bộ phận nhỏ được giao nhiệm vụ thu thập thông tin. Từ đó, nhà quản trị cấp cơ sở tổng hợp thông tin, đưa ra hệ thống quyết định, sau trình lên trên chờ xét duyệt của nhà quản trị cấp cao nhất. Trước khi ra quyết định, nhà quản trị cấp cao nhất sẽ đưa ý kiến sau khi tổng hợp các thông tin thảo luận cùng 17 các nhà quản trị cấp cở sở. Từ đó, tổng hợp và ra quyết định chiến lược. Điều này tạo điều kiện để các nhà quản trị có cơ hội trao đổi, trình bày ý kiến, quan điểm bản thân. Hình thức thu thập thông tin và đưa ra quyết định như vậy, giúp nhà quản trị phân loại thông tin, tuy nhiên, lại mất thời gian tổng hợp, đánh giá nguồn thông tin gây chậm trễ trong quá trình đưa ra quyết định. 2. Công tác quản trị chiến lược của doanh nghiệp 2.1 Tình thế môi trường chiến lược Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty chịu áp lực từ môi trường bên ngoài cũng như môi trường bên trong của doanh nghiệp. Đối với môi trường bên trong, trình độ tay nghề cùng với lòng đam mê công việc của nhân viên công ty còn bị hạn chế. Bên cạnh đó, do quy mô nguồn vốn chỉ ở mức trung, cơ sở hạ tầng kỹ thuật còn hạn chế ảnh hưởng tới công tác xử lý hóa chất trước và sau sản xuất. Ngoài ra, do là một công ty nhỏ, văn hóa doanh nghiệp chưa được quan tâm đúng mức, do vậy chưa có sự gắn kết các thành viên trong công ty, việc tạo động lực trong công việc còn nhỏ lẻ, chưa có hệ thống. 18 Đối với môi trường bên ngoài, nền kinh tế chuyển hướng hoạt động theo cơ chế thị trường cùng với tốc độ phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật hiện đại đã làm thay đổi hoạt động sản xuất của công ty. Kỹ thuật trở thành một trong những yếu tố quyết định sự tồn tại của công ty trên thị trường. Công ty đã mạnh dạn đầu tư mua sắm thêm máy móc thiết bị mới đưa vào sản xuất nhưng do hạn chế về kinh nghiệm nên máy móc thiết bị Công ty mua về hầu hết đã được sử dụng qua một thời gian Việc cải tiến, thiết kế khuôn mẫu gặp không ít khó khăn nhất là về công nghệ. Ngoài ra, đối với sản phẩm hóa chất, điều được quan tâm nhất đó là thái độ với môi trường. Sản phẩm hóa chất là sản phẩm tác động nhiều tới môi trường, do đó, một sản phẩm phù hợp với văn hóa phải là sản phẩm dung hòa được công dụng và tác động tới môi trường. Đây là thách thức đặt ra cho nhà quản trị của công ty trong quá trình xử lí sau sản xuất. 2.2 Hoạch định và triển khai chiến lược cạnh tranh và chiến lược phát triển thị trường Xác định trên thị trường khu vực phía Bắc hiện nay, có hơn 100 cơ sở kinh doanh hóa chất, trong đó, đối thủ cạnh tranh chính của công 19 ty có thể kể đến là công ty TNHH Văn Minh, công ty TNHH An Hòa, công ty TNHH hóa chất Đức Giang….Do đó, việc hoạch định xác định mục tiêu trong ngắn hạn, dài hạn của công ty rất quan trọng. Trong hoạch định chiến lược cạnh tranh của công ty, mục tiêu chiến lược 5 năm giai đoạn 2014 -2019, tăng 10% thị phần. Mục tiêu chiến lược Công ty đưa ra có định hướng tốt, khả thi. Hiện tại, Công ty đang triển khai chiến lược phát triển, mở rộng thị trường. Quá trình triển khai chiến lược gặp phải những hạn chế nhất định và cần phải khắc phục. Chính sách Marketing là một trong những thế mạnh mà công ty xây dựng.. Tuy nhiên, chính sách Marketing còn gặp hạn chế trong vấn đề sử dụng vốn đầu tư. Việc sử dụng kênh truyền thông chưa hiệu quả. Bên cạnh đó, để thực hiện chiến lược phát triển, mở rộng thị trường và nâng cao khả năng cạnh tranh, Công ty đã đưa ra các chính sách tuyển dụng nhân lực hiệu quả nhưng chưa có chương trình đào tạo cho nhân viên trong công ty. Điều này làm hạn chế kiến thức, khả năng phát triển trong công việc của nhân viên trong công ty. Nguồn lực của công ty được phân bổ dựa trên trình độ chuyên môn, phân bổ vào các phòng ban có chức năng nhiệm vụ riêng biệt, dó đó, trong quá trình triển khai. 20