Tài liệu Báo cáo thực tập tổng hợp khoa hệ thống thông tin tại công ty cổ phần ô tô vận tải hà tây

Trường Đại học Thương Mại LỜI MỞ ĐẦU Thực tập tổng hợp là một sự kiện quan trọng trong quá trình học tập, bên cạnh đó thực tập tổng hợp giúp cho sinh viên có cơ hội được tiếp xúc với các vấn đề thực tế bên ngoài so với lý thuyết đã học. Do vậy, với những kiến thức đã học, tôi muốn vận dụng kiến thức,kĩ năng đã được trang bị để tiến hành phân tích, đánh giá các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp về xây dựng và quản trị hệ thống thông tin, và củng cố lại những kiến thức đã học về chuyên ngành của mình. Vì vậy, để thuận lợi hơn cho công việc thực tập và làm báo cáo tốt nghiệp của mình, tôi đã lựa chọn cho mình cơ sở thực tập là Công Ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây. Tại đây được sự giúp đỡ của Ban Giám Đốc công ty, các phòng ban chức năng nên việc thu thập các số liệu của tôi được thuận lợi, giúp cho việc thực tập, phân tích, đánh giá các hoạt động thu thập xử lý thông tin, thu thập và sử dụng hệ thống thông tin, CNTT tại Công ty được thực hiện một cách thuận lợi và nhanh chóng. Giúp tôi hoàn thành tốt quá trình thực tập tốt nghiệp và hoàn thiện báo cáo thực tập tổng hợp của mình. Hướng tới đề tài cho khóa luận tốt nghiệp. Báo cáo thực tập tổng hợp này gồm có 2 phần: Phần I : bao gồm các nội dung như các vấn đề cơ bản về sự hình thành và phát triển của đơn vị, các chức năng nhiệm vụ triết lý kinh doanh của đơn vị, chức năng các phòng ban, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Phần II : Phân tích các hoạt động, thực trạng thu thập, xử lý thông tin. Thực tế sử dụng hệ thống thông tin như khai thác thông tin từ hệ thống, đánh giá hiệu quả của hệ thống mang lại cho đơn vị. Một số vấn đề về quản trị hệ thống thông tin của Công ty. Báo cáo thực tập tổng hợp này được hoàn thành với sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của Ban Giám Đốc,các phòng ban tại Công ty cổ phần vận tải ô tô Hà Tây, giảng viên Thạc Sĩ. Cù Nguyên Giáp và các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế Trường Đại học Thương Mại, cùng các bạn bè. Tôi xin trân thành cảm ơn vì nhưng giúp đỡ quý báu đó đã giúp tôi hoàn thành bản báo cáo này. Trong quá trình thực hiện mặc dù đã có cố gắng nhưng do thời gian và trình độ còn hạn chế nên báo cáo thực tập tổng hợp của tôi không tránh khỏi nhiều sai xót. Rất mong nhận được sự quan tâm và ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để bổ sung cho báo cáo được hoàn thiện hơn. Nguyễn Thị Hải Yến 1 MSV: 09D190043 Trường Đại học Thương Mại Phần I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ VẬN TẢI HÀ TÂY 1. Thông tin chung về đơn vị 1.1. Giới thiệu khái quát về công ty Tên công ty: Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây. Địa chỉ: số 112 phố Trần Phú - phường Văn Mỗ - Quận Hà Đông - Hà Tây Số điện thoại: 04-33824441. 1.2. Quá trình hình thành và phát triển Cùng với đà phát triển chung của nền kinh tế và để đáp ứng nhu cầu của thị trường, ngày 22/9/1992 UBND tỉnh Hà Tây đã có quyết định số 307/QĐ - UB thành lập Công ty ô tô vận tải Hà Tây từ sự hợp nhất của 2 xí nghiệp ô tô số I và số II. Xí nghiệp ô tô số I là đơn vị vận tải hàng hóa có trên 30 năm hoạt động kinh doanh, và trải qua nhiều thời kỳ chuyển đổi từ Công ty hợp danh đến xí nghiệp quốc doanh. Xí nghiệp ô tô số III là đơn vị trẻ nhất trong ngành vận tải Hà Tây, đơn vị thành lập năm 1997. Đây là đơn vị vận tải hỗn hợp, có nhiệm vụ vận chuyển người và hàng hóa của tỉnh đi vào các vùng kinh tế mới. Khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, xí nghiệp đã năng động thích nghi với cơ chế mới. Với sự kết hợp của 2 xí nghiệp trên, Công ty ô tô vận tải Hà Tây ra đời và có những điều kiện ban đầu như sau: - Về đất đai: có 109.000 m², trong đó có 100.000 m² là bến và xưởng, 9.000m² là khu nhà làm việc. - Phương tiện tham gia sản xuất có 39 xe khách, 30 xe tải. - Tổng số tài sản cố định của công ty trên 1,8 tỷ đồng. Đến đầu năm 1999, thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước, được sự chỉ đạo của UBND tỉnh, Sở GTVT Hà Tây, CBCNV công ty bắt tay vào việc cổ phần hóa. Ngày 19/5/1999 UBND tỉnh có quyết định số 437/1999/QĐ-UB quyết định chuyển công ty ô tô vận tải Hà Tây thành Công ty cổ phần. Tổng số vốn điều lệ thời điểm thành lập là 4.079.264.920 đồng, được chia làm 40792 cổ phần, giá trị mỗi cổ phần là 100.000 đồng.Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây bắt đầu đi vào hoạt động từ tháng 9/1997. Nguyễn Thị Hải Yến 2 MSV: 09D190043 Trường Đại học Thương Mại 2. Đặc điểm về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 2.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty ô tô vận tải Hà Tây SƠ ĐỒ 1. SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC CÔNG TY Ô TÔ VẬN TẢI HÀ TÂY. Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây là một doanh nghiệp, được Nhà nước đầu tư vốn, trực thuộc sở giao thông vận tải Hà Tây, là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập có tư cách pháp nhân. Hoạt động trong cơ chế thị trường nên công ty phải tuân thủ 3 Nguyễn Thị Hải Yến MSV: 09D190043 Trường Đại học Thương Mại theo luật và nguyên tắc tự chủ tài chính. Nhà nước và các cổ đông được quyền quản lí với tư cách là chủ sở hữu. Bộ máy của công ty hiện nay gồm ĐHCĐ, HĐQT, Ban kiểm soát, Ban giám đốc, các phòng ban. 2.2. Chức năng của các bộ phận 2.2.1. Đại hội cổ đông Đại hội cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty, quyết định mọi vấn đề liên quan tới sự tồn tại và nhiệm vụ phát triển của Công ty. Cũng như quyết định gia hạn hoạt động hay giải thể công ty và các vấn đề khác. 2.2.2. Hội đồng quản trị HĐQT của công ty gồm 5 người được ĐHCĐ bầu chọn theo thể thức bỏ phiếu kín. Trong đó HĐQT có 1 thành viên đại diện cho vốn sở hữu của Nhà nước, chức năng cụ thể cho từng thành viên: - Chủ tịch HĐQT là giám đốc công ty, đồng thời là người quản lí phần vốn của Nhà nước tại công ty. - Phó chủ tịch HĐQT nguyên là phó giám đốc kinh doanh. - Thư kí HĐQT nguyên là phó giám đốc nội chính. - Thành viên HĐQT nguyên là kế toán trưởng. - Thành viên HĐQT là thành viên của phòng kinh doanh. 2.2.3. Ban giám đốc Giám đốc điều hành là người đại diện cho pháp nhân của công ty trong mọi giao dịch, và có quyền quyết định cao nhất về quản lí, điều hành công ty. Phó giám đốc kinh doanh thay mặt Giám Đốc giải quyết công việc khi Giám đốc đi công tác,ủy quyền chủ tài khoản tại Ngân hàng. Đồng thời trực tiếp lãnh đạo và điều hành phòng kinh doanh, tổ chức phương án sản xuất kinh doanh, thu hồi sản phẩm. Khai thác thị trường và bảo vệ luồng tuyến đang hoạt động. Chỉ đạo công tác kỹ thuật vật tư, xưởng sửa chữa. Ngoài ra, nếu có phát sinh nhiệm vụ mới sẽ có sự phân công cụ thể của Giám đốc. Phó giám đốc nội chính phụ trách công tác nội chính, bảo vệ chính trị nội bộ, xây dựng cơ bản, mua sắm và quản lí thiết bị văn phòng,...Đồng thời trực tiếp phụ trách phòng tổ chức hành chính. Nguyễn Thị Hải Yến 4 MSV: 09D190043 Trường Đại học Thương Mại 2.2.4. Ban kiểm soát Có trách nhiệm kiểm tra giám sát các hoạt động của công ty, kiểm tra sổ sách, tài sản, các báo cáo quyết toán…Ban kiểm soát có 3 người: Trưởng phòng nghiệp vụ I, cục quản lí vốn và tài sản Nhà nước tại công ty. Chuyên viên sở giao thông vận tải Hà Tây. Xưởng trưởng xưởng sửa chữa. 2.2.5. Các phòng ban 2.2.5.1. Phòng kế toán - tài vụ Thành viên gồm 5 người, có chức năng lập, thực hiện kế hoạch tài chính hàng năm trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh, phối hợp với phòng kinh doanh điều chỉnh kế hoạch, đồng thời quản lí các loại vốn, hạch toán thu chi theo đúng chế độ. Phân tích các hoạt động kinh doanh trong việc quản lý và thực hiện giá thành, tham gia cho Giám đốc chủ động sử dụng nguồn vốn để phát triển sản xuất kinh doanh. 2.2.5.2. Phòng tổ chức hành chính Tổng số có 5 thành viên, có chức năng giúp việc cho Giám đốc thực hiện tốt công việc quản lí nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng và kỷ luật, bảo vệ nội bộ, sắp xếp nơi ăn chốn ở, công tác hội họp, quan hệ đối ngoại, đảm bảo công tác văn thư, bí mật về hồ sơ tài liệu. 2.2.5.3. Phòng kinh doanh Tổng số cán bộ trong phòng có 4 người với chức năng tham mưu cho Giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, đồng thời xây dựng phương án sản xuất, ký kết hợp đồng, tổ chức giám sát và trực tiếp quản lí diều hành các phương tiện vận tải của công ty. 2.2.5.4. Bộ phận dịch vụ Tổng số có 16 người,trong đó có 1 cán bộ quản lí và 15 công nhân có nhiệm vụ cung cấp xăng dầu cho toàn công ty và cho bên ngoài. 2.2.5.5. Xưởng sửa chữa Tổng số có 23 người, trong đó có 1 cán bộ quản lí, 22 công nhân. Xưởng sửa chữa là một bộ phân trực thuộc quản lí của PGĐ kinh doanh.Đảm nhiệm toàn bộ việc bảo dưỡng phương tiện từ cấp II đến đại tu máy móc và thùng bệ nhằm thu lao động Nguyễn Thị Hải Yến 5 MSV: 09D190043 Trường Đại học Thương Mại có tay nghề, nâng cấp xưởng, quản lí tốt chi phí sửa chữa lớn trong công ty, phục vụ kế hoạch của toàn Công ty. 2.2.5.6. Lực lượng xe Tổng số có 141 người chịu trách nhiệm điều hành của phòng kinh doanh trong việc thực hiện các kế hoạch sản xuất vận tải của công ty. 2.3. Tình hình lao động của công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây BẢNG 1. TÌNH HÌNH LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ VẬN TẢI HÀ TÂY TRONG 3 NĂM 2009, 2010, 2011. Năm Chỉ tiêu 2009 2010 2011 Tổng số lao động 186 197 198 1.Lao động trực tiếp 18 17 17 -Trình độ đại học 15 15 13 -Trình độ trung cấp 3 2 4 2.Lao động trực tiếp 168 180 181 Nhìn chung cơ cấu lao động của công ty qua 3 năm không có biến động lớn, điều đó cho thấy quy mô sản xuất, thị trường hoạt động của công ty không có sự biến chuyển đáng kể. Trong công ty cũng có lao động thời vụ, chủ yếu là phụ xe, nhưng họ không thuộc quyền quản lí của công ty. Những người này do lái xe khi thấy cần thiết thì thuê thêm. 2.4. Kết quả kinh doanh của công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây trong 3 năm gần nhất. Qua tài liệu được công ty cung cấp. Có bảng thống kê tình hình kinh doanh của công ty qua 3 năm 2009, 2010, 2011 dưới đây. Nhận thấy rằng, việc tăng giảm lợi nhuận trong hoạt động tài chính và lợi nhuận hoạt động bất thường trong 3 năm là do nhiều nguyên nhân gây nên. Tuy nhiên, xét tổng lợi nhuận trước thuế năm 2011 so với năm 2010 tăng 366.636.564 đồng (186,9%) và lợi nhận sau thuế năm 2011 so với năm 2010 là 188.463.686 đồng. Nhìn chung năm 2011 công ty kinh doanh ổn định, tạo ra lợi nhuận. Nguyễn Thị Hải Yến 6 MSV: 09D190043 Trường Đại học Thương Mại BẢNG 2. THỐNG KÊ TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ VẬN TẢI HÀ TÂY TRONG 3 NĂM 2009, 2010, 2011. Chỉ tiêu 2009 2010 2011 Tổng doanh thu 7.245.295.700 7.229.735.600 9.546.325.300 Doanh thu thuần 6.913.354.000 7.355.046.540 8.944.656.550 Giá vốn bán hàng 5.863.935.571 6.334.703.104 7.912.514.495 Lợi nhuận gộp 1.049.418.438 1.020.343.436 1.032.142.055 Chi phí quản lí + bán hàng 585.419.218 669.166.391 617.181.150 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 463.927.265 351.177.045 398.143.338 Lợi nhuận từ hoạt động tài chính 32.552.459 -40.110.889 -16.817.567 Lợi nhuận bất thường 89.639.700 111.845.300 391.404.682 Tổng lợi nhuận trước thuế 586.119.424 422.911.456 789.548.020 Tổng lợi nhuận sau thuế 512.854.496 348.429.034 536.892.720 Từ bảng thống kê trên ta thấy doanh thu của công ty năm 2010 so với năm 2009 tăng 484.439.900 đồng với tỷ lệ tăng 6,69%. Mức tăng như vậy không lớn nhưng trong điều kiện khó khăn chung của cả nền kinh tế và toàn ngành giao thông vận tải, sự cạnh tranh của các loại phương tiện vận tải ngày càng gay gắt gây nên lưu lượng vận chuyển hành khách giảm sút. Kết quả kinh doanh đạt được trên đây là sự cố gắng của toàn công ty trong thời gian qua. Giá vốn bán hàng của công ty năm 2010 tăng 8,03% so với năm 2009. Công ty đã thực hiện nghị định 92 của Chính phủ về việc quy định thời hạn sử dụng của phương tiện giao thông nên công ty phải thay thế một số xe có từ năm 1977, đây là một trong những lí do làm cho giá vốn bán của công ty tăng hơn so với năm 2009. Nguyễn Thị Hải Yến 7 MSV: 09D190043 Trường Đại học Thương Mại 3. Ngành nghề kinh doanh Đến tháng 9/1992, sau khi có nghị định 338 – HĐBT, Sở Giao thông vận tải Hà Tây ra quyết định sát nhập hai xí nghiệp trên thành Công ty ô tô vận tải Hà Tây với các nhiệm vụ là: + Vận tải hành khách + Vận tải hàng hoá + Xưởng bảo dưỡng sửa chữa phương tiện vận tải 4. Định hướng phát triển Bắt đầu từ ngày 1/7/1997, Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây chính thức đi vào hoạt động, đặt trụ sở tại 112 đường Trần Phú, phường Văn Mỗ, thị xã Hà Đông, tỉnh Hà Tây ( nay là Quận Hà Đông, TP. Hà Nội).Từ một xí nghiệp công tư hợp doanh vận tải với 20 phương tiện và hơn 50 lao động, dưới sự lãnh đạo của UBND và Sở Giao thông vận tải tỉnh Hà Tây, Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây đã cố gắng phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ vận tải của tỉnh, góp phần cải tạo XHCN ở miền Bắc. Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây đề cao tinh thần phát huy truyền thống đoàn kết của công nhân viên, sáng tạo trong lao động sản xuất, học tập kinh nghiệm trong quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh để đảm bảo cho Công ty luôn đứng vững trên thị trường, đi lên trong sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp vận tải hiện nay, thực hiện được các mục tiêu đặt ra. Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây định hướng trong những năm tới mở rộng thêm tuyến xe đi các tỉnh. Tiếp tục duy trì hoạt động kinh doanh của công ty. Nâng cấp cơ sở vật chất các xưởng sửa chữa, nâng cao tay nghề cho thợ sửa chữa nhằm đáp ứng cho nhu cầu hoạt động các phương tiện của công ty. Nguyễn Thị Hải Yến 8 MSV: 09D190043 Trường Đại học Thương Mại PHẦN II. PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG VÀ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI Ô TÔ HÀ TÂY. 1. Một số vấn đề về thông tin thị trường, thương mại vĩ mô và hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Thông tin là những tin tức phản ánh về các hiện tượng kinh tế diễn ra trên thị trường và các hoạt động thương mại vĩ mô. Hệ thống thông tin là tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tái tạo, phân phối và chia sẻ dữ liệu. Hiện tại, Công ty cổ phần vận tải ô tô Hà Tây sử dụng phương thức thu thập thông tin từ điện thoại, đường truyền Internet, báo chí, báo cáo thống kê từ các phòng ban và các nguồn khác. Sự trao đổi thông tin giữa cấp trên với cấp dưới và các phòng ban trong công ty với nhau được tiếp nhận trực tiếp. Hệ thống thông tin của công ty còn rời rạc, chưa có sự liên kết, truyền nhận dữ liệu thông suốt giữa các phòng ban. Do điều kiện kinh doanh cũng như chính sách đầu tư cho hệ thống thông tin của công ty chưa được chú trọng. Phương thức xử lí, lưu trữ, truyền nhận thông tin trong nội bộ công ty được tiến hành tùy theo từng phòng ban. Các dữ liệu về chấm công, lương thưởng,thu-chi cho kinh doanh,…được tính toán và lưu trữ tại phòng kế toán - tài vụ. Có thể thấy một vài phương thức thu thập thông tin tại phòng kế toán - tài vụ như nhân viên phòng kế toán - tài vụ thu thập số liệu ngay tại phòng ban, muốn vậy phải sử dụng những thông tin sẵn có từ các nguồn khác nhau. Thứ nhất là nguồn thông tin trong doanh nghiệp đó là bảng chấm công, hệ số lương, tài sản cố định, tài sản lưu động,…của công ty. Thứ hai là nguồn thông tin ngoài doanh nghiệp đó là các thông tin về luật kế toán doanh nghiệp, chế độ lương thưởng, phụ cấp theo quy định Nhà nước,… Hay ở phòng kinh doanh nguồn thông tin nội bộ công ty được thu thập từ báo cáo tài chính của phòng kế toán – tài vụ chuyển sang, số lượng chuyến xe vận tải hành khách,hàng hóa trong tháng hoặc quý được thống kê, công văn và tài liệu từ Ban Giám Đốc hay nguồn thông tin từ bên ngoài như lãi suất cho vay của ngân hàng, niên giám thống kê, sách báo hoặc tạp chí kinh tế, hợp đồng từ khách hàng,…Dữ liệu về các chính sách ra quyết định kinh doanh chỉ được lưu trữ ở phòng kinh doanh và Ban giám đốc.Công ty có chưa có phòng công nghệ thông tin riêng. Những nhân viên đảm nhiệm về hệ thống mạng, máy tính trong công ty được phân bổ vào phòng tổ chức hành chính. Nguyễn Thị Hải Yến 9 MSV: 09D190043 Trường Đại học Thương Mại 2. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống thông tin trong công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây. Qua khảo sát,thu được số liệu về thiết bị phần cứng như sau: - Số máy tính trong toàn công ty: 11 máy - Các phòng ban được trang bị máy tính và kết nối đường truyền Internet với số lượng như sau: Phòng Giám đốc: 1 máy Phòng kế toán - tài vụ: 4 máy Phòng tổ chức hành chính: 3 máy Phòng kinh doanh: 2 máy Hệ điều hành được sử dụng: window xp. ● Cấu hình của máy chủ như sau: Dell powerEdge R210 II Sever Thông số: Dell 1U Chassis R210 II Main: R210-II PerC S100 support RAID 0,1 CPU: Intel xeon Quard core E3-1270 3.4ghz 4x8 gb DDRAM3-1333mhz(PC3-10600) only ECC RDIMMs/UDIMMs 4xHitachi Ultrastar 2TB Enterprise 3.5" SAta 6.0gb/s 64mb cache DVD+/-RW,SLIM,SATA,INternal 1xdell R210 Heatsink 4xtray dell r210 ● Về các phần mềm ứng dụng bao gồm các phần mềm quản lý văn phòng cơ bản như Microsoft word 2007, Excel, Power Point. ● Phần mềm chuyên dụng của công ty được cài đặt cho mỗi máy tính để quản lý các báo cáo từ kế toán, tình hình hoạt động kinh doanh,… Phần mềm kế toán MISA tự động hóa quy trình tính lương. Phần mềm kế toán hỗ trợ đắc lực trong nghiệp vụ kế toán cũng như quản lý doanh nghiệp, phần mềm này tuân thủ theo đúng chế độ kế toán, tự động hóa toàn bộ các khâu kế toán từ khâu lập 10 Nguyễn Thị Hải Yến MSV: 09D190043 Trường Đại học Thương Mại chứng từ, hạch toán, báo cáo. Ngoài ra, phần mềm có tính an toàn và bảo mật tốt, đơn giản, dễ sử dụng. Công ty bắt đầu triển khai cài đặt phần mềm cho phòng kế toán - tài vụ vào năm 2011. Sản phẩm của kế toán tài chính là các báo cáo tài chính. Ngoài việc sử dụng cho ban lãnh đạo công ty còn để cung cấp cho các đối tượng khác như: nhà đầu tư, cơ quan thuế, ngân hàng, cơ quan tài chính, cơ quan thống kê… Phần mềm này cho phép thiết lập từng kỳ tính lương và tính các khoản lương sản phẩm, lương hiệu quả công việc, các khoản phụ cấp, trợ cấp linh hoạt theo chính sách lương của doanh nghiệp. Các khoản khấu trừ lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) và thuế TNCN được tính theo đúng quy định của Nhà nước. Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại lợi ích lớn cho công tác quản lý tài chính- kế toán, giúp Ban Giám đốc nắm bắt thông tin về tài chính, ngân sách, quỹ tổ chức… một cách chính xác và kịp thời. Từ đó bộ phận kế toán có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động nhờ dự đoán được hướng sản xuất kinh doanh. ● Phần mềm bảo mật: Sử dụng FireWall( cứng và mềm), antivirut( BKAV Pro), Web antivirut (PC tools doctor ASD.Net) để đảm bảo an toàn cho hệ thống máy tính khỏi những tấn công hoặc xâm nhập bất hợp pháp. 3. Quản trị hệ thống thông tin tại Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây 3.1. Phần cứng Việc chọn lựa cấu hình phần cứng dòng máy tính để bàn dành cho người dùng văn phòng tùy thuộc vào nhu cầu công việc và quy mô doanh nghiệp. Do các nhân viên văn phòng của công ty cổ phần vận tải ô tô Hà Tây chỉ thường làm việc với những ứng dụng văn phòng thông thường, lưu trữ dữ liệu hoặc truy cập Internet nên máy tính sử dụng BXL Intel Pentium E 2xxx hoặc AMD Athlon X2 BE-2xxx, đồ họa tích hợp, dung lượng RAM 512MB. Riêng phòng kế toán - tài vụ nhân viên cần khả năng xử lý, tính toán mạnh hơn của máy tính do dùng các phần mềm ứng dụng và thường xuyên làm việc với nhiều ứng dụng cùng lúc, khối lượng dữ liệu lớn nên máy tính của phòng sử dụng AMD Athlon 64 X2. Các máy trạm trong công ty được lắp đặt đồng bộ với dòng máy tính của hãng Asus. Việc sửa chữa, kiểm tra tình trạng phần cứng của thiết bị hiện tại công ty chưa có bộ phận chức năng riêng biệt. Do vậy, khi có hỏng hóc về phần cứng công ty phải điều động 3 nhân sự của phòng kinh doanh. Nguyễn Thị Hải Yến 11 MSV: 09D190043 Trường Đại học Thương Mại 3.2. Phần mềm Các phần mềm ứng dụng trong quản lí văn phòng được sử dụng như Microsoft Word, Excel. Những phần mềm này giúp các nhân viên soạn thảo hợp đồng, lưu trữ tài liệu, in báo cáo kinh doanh,... Ngoài ra, công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây đã tiến hành lắp đặt phần mềm kế toán cho phòng kế toán - tài vụ nhằm hỗ trợ cho công tác tính tiền lương, thưởng, phụ cấp cho nhân viên với việc sử dụng phần mềm MISA và sự hỗ trợ của công cụ tính lương MISA Sala.NET. MISA Sala.NET là phần mềm tự động hóa quy trình tính lương. Được kết nối trực tiếp với phần mềm quản trị nguồn nhân lực MISA HRM.NET để lấy dữ liệu cho từng kỳ tính lương, và tải ngược lại bảng lương hoàn chỉnh. Đồng thời MISA HRM.NET cho phép xem và in các báo cáo động liên quan đến tiền lương như: Bảng lương, Phiếu lương, Bảng yêu cầu chuyển khoản, Danh sách nhận lương bằng tiền mặt,… Phần mềm quản lý các chức năng như: ● Thu Chi : - Lập các phiếu thu chi tiền. - Đối tác ( nhà cung cấp, khách hàng) được phân nhóm quản lý theo mã số, số điện thoại, địa chỉ,… - Theo dõi tồn quỹ bất kỳ lúc nào, bất kỳ thời gian nào. - Thu chi tiền mặt ( số xe được kí hợp đồng, qua ngân hàng, tạm ứng và các khoản khác ) - Thu chi theo công nợ - Chiết khấu dịch vụ ● Dịch vụ : - Quản lý danh sách xe - Nhận hợp đồng (từ khách hàng, doanh nghiệp khác,…) Nhằm giúp lãnh đạo tiết kiệm thời gian, dễ dàng nắm bắt các hoạt động tài chính, doanh số, lợi nhuận của doanh nghiệp, công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc đưa ra những chính sách phát triển kinh doanh hợp lý và kịp thời. Thông qua các báo cáo, Nguyễn Thị Hải Yến 12 MSV: 09D190043 Trường Đại học Thương Mại phân tích tài chính lãnh đạo có thể dễ dàng nắm bắt tình hình tài chính của doanh nghiệp mà không phải mất quá nhiều thời gian. Bên cạnh đó, phần mềm MISA cũng có những nhược điểm mà các nhân viên phản ánh như: Tốc độ xử lý dữ liệu chậm, đặc biệt là khi cập nhật giá hoặc bảo trì dữ liệu, các báo cáo khi kết xuất ra excell sắp xếp không theo thứ tự, nhược điểm này làm cho các nhân viên phải chỉnh sửa lại báo cáo,… 3.3. Nguồn nhân lực công nghệ thông tin Các nhân viên ở phòng ban trực tiếp tham gia vào hệ thống như nhân viên phòng kinh doanh, nhân viên phòng kế toán - tài vụ,... đều được đào tạo về kĩ năng tin học. Tuy nhiên, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin của các nhân viên còn gặp nhiều hạn chế. Ví dụ như một số nhân viên phòng kế toán - tài vụ còn gặp khó khăn trong quá trình làm việc như: khi xuất hóa đơn cho khách hàng, muốn đưa số Tài Khoản của công ty vào trong hóa đơn thì phải làm thế nào? Do nhu cầu sử dụng công nghệ thông tin của công ty còn hạn chế nên hiện tại công ty cổ phần vận tải ô tô Hà Tây chưa lập phòng công nghệ thông tin chuyên biệt, mà phải sử dụng kết hợp nhân viên của phòng kinh doanh. Đây là những nhân sự trẻ, được đào tạo về công nghệ thông tin cơ bản và vẫn làm nhiệm vụ riêng của phòng kinh doanh. Khi có sự cố lớn về hỏng hóc thì công ty phải thuê nhân viên bên ngoài về sửa chữa. Do đó, đây có thể coi là hạn chế trong ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty. 3.4. Dữ liệu Tại công ty cổ phần vận tải ô tô Hà Tây, việc quản lí hồ sơ nhân viên như: hồ sơ xin việc, quyết định tăng lương, chuyển vị trí công tác,…được lưu trữ trên giấy tờ. Phòng kế toán – tài vụ tính lương, phụ cấp,... và lưu trữ những kết quả tính được trên máy tính của phòng và những kết quả kinh doanh theo quý hoặc khóa sổ cuối năm được gửi lên phòng kinh doanh và Ban Giám Đốc. Dữ liệu được lưu trữ phân tán. Các tài liệu, thông tin hợp đồng, các loại hồ sơ về đối tác, khách hàng được phòng kinh doanh lưu trữ. Các tài liệu trên được trưởng phòng kinh doanh kiểm soát chặt chẽ. Những thông tin thuộc về tình hình kinh doanh, thuế,… chỉ được lưu trữ tại phòng kinh doanh. Còn lương thưởng,chế độ hưu trí,… của công ty là những dữ liệu thuộc về phòng kế toán - tài vụ quản lí. Ban Giám Đốc là bộ phận có thể truy nhập dữ liệu của tất cả các phòng ban trong công ty. Các phòng ban có trách nhiệm thống kê, báo cáo thông tin về kinh doanh của công ty cho Ban Giám Đốc định kì hoặc theo yêu cầu. Việc phân quyền truy cập dữ liệu của các nhân viên tại các phòng ban được quy định rõ ràng. Những dữ liệu của phòng kế toán - tài vụ không thể được tùy tiện cung cấp ra bên ngoài hoặc chia sẻ cho cá nhân, tổ chức, phòng ban khác. Nguyễn Thị Hải Yến 13 MSV: 09D190043 Trường Đại học Thương Mại 3.5. Hệ thống mạng Hiện tại công ty đã kết nối mạng Internet cho tất cả các máy tính tại các phòng ban. Đáp ứng nhu cầu chia sẻ dữ liệu, truy cập đường truyền Internet. Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây đang sử dụng mạng của tập đoàn viễn thông VNPT. Tuy nhiên, mạng cục bộ như mạng LAN chưa được triển khai lắp đặt tại đây. Hệ thống mạng của Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây được thiết kế với 3 tầng. Và hệ thống mạng này hoạt động theo mô hình Domain. Mỗi nhân viên đều có quyền tương ứng trên File Server. Hệ thống File Server chứa tài nguyên phải được chia sẻ. Mỗi nhân viên khi đăng nhập vào hệ thống sẽ có 2 ổ đĩa mạng (dùng chung và dùng riêng ). Khi làm việc dữ liệu phải được lưu trên File Server, không cho phép nhân viên lưu trữ dữ liệu trên máy riêng. Với mô tả vật lí tương tự như sau : SƠ ĐỒ 2. SƠ ĐỒ THIẾT KẾ HỆ THỐNG MẠNG INTERNET. Nguyễn Thị Hải Yến 14 MSV: 09D190043 Trường Đại học Thương Mại 4. Đánh giá cá nhân về thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống thông tin, bảo mật thông tin tại Công ty cổ phần vận tải ô tô Hà Tây. 4.1. Đánh giá cá nhân về thực trạng ứng dụng CNTT, HTTT, an toàn bảo mật thông tin tại công ty Sau 4 tuần thực tập thực tế tại công ty cổ phần vận tải ô tô Hà Tây. Với những số liệu thu được và quan sát thực tế thấy rằng công ty cổ phần vận tải ô tô Hà Tây có cơ sở hạ tầng lâu năm. Với sự chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước thành công ty cổ phần vận tải ô tô Hà Tây đã có những chuyển mình mạnh mẽ trong kinh doanh. Với tính chất và ngành nghề kinh doanh, hiện tại công ty cổ phần ô tô Hà Tây chưa có phòng công nghệ thông tin chuyên biệt. Hệ thống thông tin trong công ty còn có nhiều hạn chế, như phần mềm chuyên dụng ít. Chỉ có phần mềm kế toán cho phòng kế toán-tài vụ. Được kết nối với phần mềm quản trị nguồn nhân lực. Còn lại các phòng ban khác mới chỉ dừng lại ở các phần mềm ứng dụng cơ bản của Microsoft như Word, Excel dùng cho hoạt động văn phòng, lập hồ sơ khách hàng, làm hợp đồng,… Việc quản lí dữ liệu trên giấy tờ, bảng chấm công, hồ sơ nhân viên,…vẫn phải thông qua giấy tờ lưu trữ. Nguồn nhân lực công nghệ thông tin còn hạn chế do thực tiễn công việc tại công ty. Là những nhân viên của phòng kinh doanh được đào tạo cơ bản về công nghệ. Nên không tránh được việc phải đi thuê ngoài khi có sự cố lớn xảy ra với máy tính hoặc hệ thống mạng. An toàn bảo mật thông tin, dữ liệu của công ty được chịu trách nhiệm bởi những lãnh đạo cấp cao và nhà quản trị cấp trung như: Ban giám đốc, Trưởng phòng kinh doanh, Trưởng phòng kế toán. Đây là những người nắm bắt thông tin về tình hình kinh doanh, hồ sơ,… của công ty. Hệ thống bảo mật đã sử dụng như: FireWall( cứng và mềm), antivirut( BKAV Pro), Web antivirut (PC tools doctor ASD.Net). Như vây, Công ty đã có những phần mềm cơ bản để bảo vệ nguồn thông tin, dữ liệu của mình. Hiện tại, Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây chưa có website riêng. Do vậy, việc triển khai chiến lược, kế hoạch marketing online của doanh nghiệp chưa có. Hoạt động thương mại điện tử chưa được triển khai tại công ty. Nguyễn Thị Hải Yến 15 MSV: 09D190043 Trường Đại học Thương Mại 4.2. Thuận lợi và khó khăn trong ứng dụng CNTT, quản trị HTTT, an toàn bảo mật thông tin của công ty 4.2.1. Thuận lợi trong ứng dụng CNTT, quản trị HTTT, an toàn bảo mật thông tin của công ty Trong nền kinh tế thị trường, thông tin và thiết bị công nghệ đã mang lại những lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp. Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây hiện tại có cơ sở hạ tầng lâu đời, các dữ liệu kinh doanh còn ở dạng giấy tờ hoặc lưu trữ đơn giản. Do vậy, sau khi triển khai lắp đặt thiết bị công nghệ, mạng,…các dữ liệu được chuyển sang lưu trữ trên máy tính đồng bộ với dung lượng chưa lớn do vậy những vấn đề như dữ liệu quá lớn hay mất mát thông tin ít xảy ra trong công ty. Hoạt động kinh doanh của công ty là vận chuyển hành khách, hàng hóa đi các tỉnh hiện tại Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây chưa có phần mềm nào hỗ trợ quản lí số lượng xe, nhập xuất thiết bị sửa chữa xe ô tô nên mới chỉ ứng dụng phần mềm kế toán MISA. Do vậy, công tác quản trị hệ thống còn đơn giản, kĩ năng chưa phức tạp phù hợp với trình độ tin học hiện tại của nhân viên. Phần mềm kế toán đã hỗ trợ đắc lực cho nhân viên phòng kế toán – tài vụ trong các nghiệp vụ kế toán, quy trình hạch toán,…phù hợp với quy mô hoạt động của công ty. Mặc dù có những bước thay đổi khá chậm trong việc áp dụng CNTT trong quản lí, kế toán do khối lượng công việc và lĩnh vực kinh doanh thương mại của công ty nhưng trong những năm gần đây nhận thấy được tầm quan trọng của CNTT, mạng máy tính ban lãnh đạo công ty đã tăng kinh phí đầu tư cho các thiết bị công nghệ, nâng cấp máy tính, hệ thống mạng trong toàn công ty. Tiến tới triển khai lắp đặt mạng không dây, wifi,…phục vụ cho hoạt động kinh doanh, dịch vụ của công ty. Đây có thể coi như là chuyển biến để tạo điều kiện cho sự phát triển của dữ liệu điện tử. Hiện nay, cơ sở dữ liệu của Công ty được lưu trữ phân tán không có sự xuyên suốt giữa các dữ liệu của các phòng kế toán – tài vụ với phòng kinh doanh hay giữa các phòng ban khác có công việc lưu trữ, sử dụng dữ liệu trên máy tính, do vậy nó mang lại thuận lợi cho việc đầu tư vào các bộ phận là nhỏ, có thể vừa vận hành vừa đầu tư thêm. Xử lí công việc đơn giản, không đòi hỏi nhiều năng lực ( trình độ, cơ sở hạ tầng ) phù hợp với điều kiện nguồn nhân lực hiện có của công ty. Nguyễn Thị Hải Yến 16 MSV: 09D190043 Trường Đại học Thương Mại 4.2.2. Khó khăn trong ứng dụng CNTT, quản trị HTTT, an toàn bảo mật thông tin trong công ty. Bên cạnh những thuận lợi của Công ty trong việc ứng dụng CNTT thì công ty còn gặp rất nhiều khó khăn trong vấn đề nguồn nhân lực. Các nhân viên trực tiếp làm việc với hệ thống máy tính trong Công ty cổ phần vân tải ô tô Hà Tây nói chung đã qua đào tạo về kĩ năng tin học văn phòng riêng nhân viên phòng kế toán - tài vụ ngoài kĩ năng tin học văn phòng cũng đã được đào tạo kĩ năng chuyên môn để sử dụng phần mềm trong quá trình làm việc. Theo phỏng vấn trực tiếp, nhận thấy những nhân viên phòng kế toán đã từng gặp những khó khăn trong làm việc với phần mềm kế toán MISA như: sau khi nhập phiếu thu, phiếu xuất xe đi tỉnh,...nghiệp vụ khác như kết chuyển thuế GTGT thì vào mục nào hạch toán? Những bút toán kết chuyển chi phí có cần làm không? Sau khi kết chuyển lãi lỗ, khóa sổ rồi nhưng khi mở bảng cân đối số phát sinh thì những mục chi phí lại không được kết chuyển và thể hiện trên bảng cân đối? Đó là một trong những khó khăn đã gặp phải của các nhân viên phòng kế toán trong thời gian đầu mới sử dụng phần mềm này. Hiện nay, theo các nhân viên phòng kế toán - tài vụ của Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây, đa phần họ đã hài lòng với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán mà công ty đang sử dụng. Từ số liệu khảo sát được qua phiếu điều tra 5 nhân viên phòng kế toán – tài vụ thì có 4 nhân viên hài lòng với phần mềm kế toán mà doanh nghiệp đang sử dụng. Ngoài ra, Công ty chưa có ý định lập ra phòng công nghệ thông tin riêng biệt do vậy nhân sự cho công nghệ của công ty còn hạn chế về kĩ thuật, kĩ năng tin học chưa cao. Khi gặp sự cố phải thuê sửa chữa từ bên ngoài. Qua việc xử lí kết quả điều tra có khoảng 90 % lãnh đạo được hỏi trả lời rằng công ty chưa có ý định thành lập bộ phận quản trị HTTT chuyên biệt. Do vậy, hệ thống thông tin hiện nay của công ty còn nhiều hạn chế, ví dụ như cơ sở dữ liệu được lưu trữ phân tán, do đó dữ liệu thiếu nhất quán, tính chuẩn hóa thấp. Ngoài ra, có thể xảy ra trường hợp thông tin từ các bộ phận không khớp nhau hoặc nhiều bộ phận cùng làm một việc và bị thừa, trùng lặp. Nguyễn Thị Hải Yến 17 MSV: 09D190043 Trường Đại học Thương Mại 5. Đề xuất hướng đề tài khóa luận tốt nghiệp Đề tài 1: Phân tích, đánh giá chu trình nghiệp vụ kế toán tiền lương trong điều kiện tin học hóa tại Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây. Trong thời giân thực tập, được sự giúp đỡ, hướng dẫn của các cán bộ phòng kế toán – tài vụ tại Công ty và bản thân tôi thấy rằng đề tài này đi vào thực tiễn về nghiệp vụ kế toán tiền lương trong điều kiện tin học hóa tại Công ty. Do vậy, đây là hướng đề tài trọng tâm mà em dự định sẽ làm cho khóa luận tốt nghiệp. Đề tài 2: Giải pháp đảm bảo an toàn thông tin kế toán cho Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây. Hiện tại, Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây với việc áp dụng phần mềm kế toán MISA và đã cài đặt các phần mềm bảo vệ dữ liệu cơ bản. Tuy nhiên, việc xảy ra những vấn đề gây ảnh hưởng tới dữ liệu kế toán trong Công ty vẫn có thể xảy ra. Do vậy, đề tài này đưa ra nhằm mục đích hướng tới công tác quản trị HTTT nói chung và an toàn bảo mật thông tin kế toán nói riêng tại Công ty chuyên sâu hơn, có hệ thống hơn. Đây có thể là một đề tài cần thiết cho thực tiễn về an toàn bảo mật thông tin tại Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây. Nguyễn Thị Hải Yến 18 MSV: 09D190043 Trường Đại học Thương Mại TÀI LIỆU THAM KHẢO - Bài giảng Tổ chức hệ thống thông tin thị trường và thương mại vĩ mô, Bộ môn kinh tế doanh nghiệp, Trường Đại học Thương Mại và Bài giảng Quản trị hệ thống thông tin doanh nghiệp, Bộ môn CNTT, Trường Đại học Thương Mại. - Mẫu phiếu điều tra khảo sát, phỏng vấn tại Công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây. - Một số website: www.lecuong.info www.misa.com.vn Nguyễn Thị Hải Yến 19 MSV: 09D190043 Trường Đại học Thương Mại PHỤ LỤC 1. MẪU PHIẾU ĐIỀU TRA PHIẾU ĐIỀU TRA TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CNTT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ VẬN TẢI HÀ TÂY Lưu ý: Phiếu điều tra này nhằm mục đích khảo sát tổng hợp tình hình ứng dụng CNTT tại công ty để viết báo cáo thực tập và khóa luận. Đối tượng khảo sát: nhân viên các phòng kế toán – tài vụ, phòng kinh doanh và Ban Giám Đốc. Phiếu điều tra dưới đây có 2 dạng: thứ nhất là điền vào các câu hỏi có sẵn, thứ 2 là khoanh vào các câu hỏi trắc nghiệm. Nội dung khảo sát 1. Chi phí chi cho hoạt động ựng dụng CNTT trong công ty mỗi năm………….chiếm khoảng………% tổng chi phí toàn công ty. 2. Khối lượng công việc cần dùng tới mạng và máy tính của anh ( chị ) có thường xuyên không? A. Có B. Không 3.Mạng và máy tính được sử dụng vào công việc gì tại phòng,ban anh (chị) làm việc? A. Tin học văn phòng B. Tìm kiếm khách hàng C. Trao đổi thư điện tử và tìm kiếm thông tin D. Mục đích khác 4. Tổng số nhân viên trong công ty là………người. Tỷ lệ CBCNV sử dụng thành thạo tin học? A. 30 % B. 50 % C. < 50 % Nguyễn Thị Hải Yến 20 MSV: 09D190043