Tài liệu Báo cáo thực tập tổng hợp khoa hệ thống thông tin tại công ty châu á thái bình dương

MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ.........................................................iii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.......................................................................................iv A.LỜI MỞ ĐẦU............................................................................................................v B.NỘI DUNG................................................................................................................ 1 PHẦN 1 : THỰC TRẠNG CÔNG TY.......................................................................1 1.1. Thông tin chung về công ty..................................................................................1 1.1.1. Thông tin cơ bản.................................................................................................1 1.1.2. Bộ máy tổ chức....................................................................................................1 1.1.3. Ngành nghề kinh doanh.....................................................................................3 1.1.4. Sứ mệnh và tầm nhìn..........................................................................................3 1.1.5. Tình hình hoạt động kinh doanh.......................................................................4 1.2. Khảo sát và đánh giá tình hình ứng dụng CNTT, HTTT Cơ sở hạ tầng CNTT:.5 1.2.1. Phần cứng...........................................................................................................5 1.2.2. Phần mềm...........................................................................................................7 1.2.3. Cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng.........................................................................9 1.2.4. Con người...........................................................................................................9 PHẦN 2: PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TY..........................11 2.1. Ưu điểm................................................................................................................ 11 2.1.1. Về phần cứng....................................................................................................11 2.1.2. Về phần mềm....................................................................................................11 2.1.3. Về cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng...................................................................11 2.1.4. Con người.......................................................................................................... 12 2.2. Nhược điểm..........................................................................................................12 2.2.1. Về phần cứng....................................................................................................12 2.2.2. Về phần mềm....................................................................................................12 2.2.3. Về cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng...................................................................13 2.2.4. Về con người.....................................................................................................14 2.3. Nguyên nhân.......................................................................................................14 2.4. Giải pháp..............................................................................................................14 2.5. Đề xuất hướng đề tài khóa luận tốt nghiệp........................................................15 2.5.1. Phân tích, thiết kế HTTT quản lý nhân sự.....................................................15 i 2.5.2. Xây dựng website..............................................................................................15 2.6 Kết luận chung......................................................................................................15 TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................................17 PHỤ LỤC 1: MẪU PHIẾU ĐIỀU TRA...................................................................18 ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của công ty.........................................................................2 Bảng 1.1: Hoạt động kinh doanh.................................................................................4 Sơ đồ 1.2: Tình hình kinh doanh của CT....................................................................5 Bảng 1.2: Trang, thiết bị phần cứng............................................................................5 Bảng 1.3: Thông số phần cứng công ty.......................................................................6 Hình 1.1 Hình ảnh giao diện phần mềm kế toán Fast Accouting...................................8 iii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt CNTT CP CSDL CT HTTT KQCV TCKT ThS TTTH TTTN Giải nghĩa Công nghệ thông tin Cổ phần Cơ sở dữ liệu Công ty Hệ thống thông tin Kết quả công việc Tài chính kế toán Thạc sĩ Thực tập tổng hợp Thực tập tốt nghiệp iv A.LỜI MỞ ĐẦU Thực tập tốt nghiệp là một sự kiện quan trong trong suốt quá trình học tập, thực tập tốt nghiệp là quá trình kết thúc của chương trình đào tạo, trước khi sinh viên thi tốt nghiệp. Đây là khoảng thời gian rất hữu ích với sinh viên.Trong thời gian thực tập sinh viên được tiếp cận với các trang thiết bị thực tế, các vấn đề công nghệ đang được sử dụng trong các đơn vị công ty thuộc lĩnh vực mình học. Xuống cơ sở thực tập ngoài việc em được tiếp cận với công nghệ, còn là địa chỉ để em làm quen với môi trường công ty, điều kiện làm việc, tác phong và thái độ trong công việc. Vì vậy với những kiến thức đã học, em muốn vận dụng kiến thức đó để tiến hành phân tích, đánh giá các lĩnh vực hoạt động thực tiễn cơ bản của công ty và củng cố lại những kiến thức đã học, rút ngắn khoảng cách giữa lý thuyết và thực hành.Do đó để thuận lợi hơn cho công việc thực tập và làm báo cáo tốt nghiệp của mình, em đã lựa chọn cho mình cơ sở thực tập là Công ty Châu Á Thái Bình Dương. Tại đây được sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban giám đốc, các phòng ban chức năng em đã thu được số liệu cần thiết để hoàn thành TTTN và làm báo cáo TTTH Báo cáo TTTH gồm có 2 phần: Phần 1: Thực trạng công ty Phần 2: Phân tích, đánh giá thực trạng công ty. Bản báo cáo này được hoàn thành với sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của giảng viên Lê Việt Hà và các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học Thương Mại, các phòng ban tại công ty Châu Á Thái Bình Dương. Em xin chân thành cám ơn vì những giúp đỡ quý báu đó đã giúp em hoàn thành bản báo cáo này. Trong quá trình thực hiện mặc dù đã có cố gắng nhưng do thời gian và trình độ còn hạn chế nên bản báo cáo không tránh khỏi nhiều sai sót. Em rất mong các thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến để bổ sung cho báo cáo được hoàn thiện hơn. v B.NỘI DUNG PHẦN 1 : THỰC TRẠNG CÔNG TY 1.1. Thông tin chung về công ty 1.1.1. Thông tin cơ bản Tên đơn vị viết bằng Tiếng Việt: Công ty Châu Á Thái Bình Dương. Tên công đơn vị viết tắt bằng tiếng Anh: ASIA PACIFIC PRODUCT DEVELOPMENT CORPORATION. Tên viết tắt: A.P.P Địa chỉ trụ sở: Xã Ái Quốc, thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương Số điện thoại: Fax: Được sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Hải Dương cấp giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0410430000105 lần đầu vào ngày 28 tháng 6 năm 20011 và đăng kí thay đổi lần 2 ngày 06 tháng 9 năm 2012 với vốn điều lệ 46.800.000.000 VND ( bốn mươi sáu tỷ, tám trăm triệu đồng ). Công ty kinh doanh ngành nghề liên quan đến trồng rau quả, chế biến nông sản thực phẩm và hải sản xuất khẩu. 1.1.2. Bộ máy tổ chức  Nhân sự và phòng ban. Ban lãnh đạo: 1 tổng giám đốc và 1 giám đốc Tổng số nhân viên: khoảng 100 nhân viên đang làm việc trong 8 phòng ban. Các phòng ban bao gồm: + Phòng Kế toán + Phòng Nhân sự + Phòng Kế hoạch + Phòng Dự án + Phòng Kinh doanh 1 + Phòng Kinh doanh 2 1 Sơ dồ cấu trúc tổ chức TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC KHỐI QUẢN LÝ: KHỐI KINH DOANH: Phòng kế hoạch Phòng kinh doanh 1 Phòng nhân sự Phòng kinh doanh 2 Phòng kế toán Phong dư an Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của công ty Nguồn: Phòng Nhân sự  Chức năng các phòng ban - Ban giám đốc: Điều hành hoạt động công ty. Dựa vào tình hình hoạt động và phát triển của công ty để đưa ra chiến lược phát triển. Theo dõi và điều chỉnh hoạt động của các phòng ban trong công ty. - Phòng kinh doanh: Nghiên cứu, đánh giá thị trường địa phương, đề xuất phát triển, nghiên cứu các gói thầu phù hợp với công ty từ đó lập hồ sơ đấu thầu. Khai thác các nghiệp vụ, thực hiện các dịch vụ khách hàng, chăm sóc khách hàng. Thực hiện các chương trình xúc tiến bán hàng và chính sách bán hàng. Tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách hàng và cung cấp các phòng liên quan. Xây dựng và quản lý mạng lưới các nhà thầu phụ và các đối tác của phòng. Giải quyết bồi thường trong phân cấp, quyền hạn là đàm phán trực tiếp với khách hàng về các điều khoản hợp đồng. - Phòng kế hoạch: Dựa vào hợp đồng với khách hàng, lập kế hoạch hoàn thành cho các dự án mà công ty đang thực hiện. Dịch vụ hậu cần, vận chuyển, văn thư lưu 2 trữ, lễ tân, thi đua khen thưởng, hành chính quản trị, hệ thống thông tin. Quản lý về hiện vật tài sản, dụng cụ, công cụ, văn phòng phẩm, tài sản thu hồi sau bồi thường. Quan hệ chính quyền, địa phương. Quyền thay mặt công ty giao dịch với cơ quan chính quyền địa phương. - Phòng nhân sự: Thực thi chính sách nhân sự (cơ cấu tổ chức, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá KQCV, trả lương). Thực hiện các nghĩa vụ và chế độ chính sách người lao động. Quyền hạn quyền đề xuất tổ chức thực hiện các công tác nhân sự, hành chính. Quyền yêu cầu các phòng cung cấp thông tin về nhân sự. - Phòng kế toán: Vận hành bộ máy kế toán và quản lý chứng từ. Hướng dẫn thực hiện các văn bản quy định TCKT của Nhà nước và công ty. Kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành chế độ thu chi tài chính của các phòng. Thực hiện thu chi và hạch toán thu chi theo quy định. Xác nhận, đối chiếu, đôn đốc thu hồi công nợ. Lập báo cáo quyết toán. Quản lý giá trị trên sổ sách tài sản, quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, quản lý hóa đơn, ấn chỉ. Quyền hạn quyết định về nghiệp vụ tài chính kế toán theo chính sách của CT và quy định của Nhà nước. - Phòng dự án: Quản lý các dự án đang được thực hiện. Quản lý, cung ứng nguyên vật liệu cho các công trình. Đốc thúc các công trình hoàn thành an toàn, đúng thời hạn. 1.1.3. Ngành nghề kinh doanh Kể từ khi đi vào hoạt động đến nay, A.P.P đã đem đến cho khách hàng những sản phẩm nông sản và hải sản có chất lượng cao nhằm mang lại những lợi ích to lớn nhất đối với người tiêu dùng Việt Nam nói riêng và người tiêu dùng trên các nước nói chung. Ngành nghề kinh doanh chính của doanh nghiệp bao gồm 2 lĩnh vực chính đó là: - Trồng và chế biến các mặt hàng nông và hải sản tiêu dùng. - Xuất khẩu các mặt hàng nông và hải sản. 1.1.4. Sứ mệnh và tầm nhìn  Sứ mệnh: Là một công ty phát triển hoạt động trồng và chế biến các mặt hàng nông và hải sản, A.P.P luôn mong muốn được cung cấp các sản phẩm nông sản và hải sản tốt nhất, chất lượng nhất, nhằm làm hài lòng các nhu cầu của khách hàng, đó là sứ mệnh hàng đầu của A.P.P. Với tinh thần “ cùng hợp tác phát triển và chia sẻ sự thành công “, IDB đặc biệt tôn trọng các đối tác hợp tác và luôn dành sự ưu đãi cho đối tác của mình.  Tầm nhìn: 3 Các mặt hàng nông sản và hải sản có tầm quan trong rất lớn trong đời sống của người dân, chính vì vậy A.P.P luôn mong muốn có thể chế biến được những sản phầm nông và hải sản đạt chất lượng tố nhất để cung cấp đến cho người tiêu dùng, trở thành thương hiệu chuẩn mực trong ngành chế biến. Lấy khách hàng làm trọng tâm phục vụ. Lấy sự hài lòng của khách hàng làm mục tiêu và thước đo hiệu quả của tổ chức và từng thành viên. Lấy sự tin tưởng của khách hàng tạo dựng uy tín cho công ty.  Phát triển bền vững: Chế biến được những mặt hàng nông và hải sản đạt chất lượn quốc tế, đem lại sự tin tưởng cho người tiêu dùng. Bằng sự đoàn kết, nổ lực sáng tạo không ngừng của đội ngũ cán bộ công nhân viên chuyên nghiệp, giàu nhiệt huyết và giỏi chuyên môn, chia sẻ một phần trách nhiệm xã hội đối với cộng đồng vì mục tiêu Phát triển bền vững của công ty và đất nước. 1.1.5. Tình hình hoạt động kinh doanh Trong ba năm: 2010, 2011, 2012 hoạt động kinh doanh của công ty có sự tăng trưởng Bảng 1.1: Hoạt động kinh doanh Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Doanh thu 43.537.642.000 45.648.300.000 46.373.850.000 Chi phí 39.146.730.000 40.121.750.000 40.745.635.000 Lợi nhuận trước thuế 4.390.912.000 5.526.550.000 5.628.215.000 Nguồn: Phòng Kế toán 4 Sơ đồ 1.2: Tình hình kinh doanh của CT Nguồn: Phòng Kế toán Để có được những thành công trong 3 năm vừa qua, A.P.P luôn không ngừng phát huy và cải thiện những thành quả công ty đạt được. Bên cạnh đó việc chú trọng phát triển CNTT trong hoạt động kinh doanh của công ty đã mang lại những thành công vô cùng to lớn, giúp giảm thiểu chi phí, thời gian và tiền bạc trong các hoạt động của mình. Sắp tới công ty sẽ chú trọng hơn vào việc phát triển CNTT để tạo bước tiến vững vàng hơn cho công ty trong tương lai sắp tới. 1.2. Khảo sát và đánh giá tình hình ứng dụng CNTT, HTTT Cơ sở hạ tầng CNTT: 1.2.1. Phần cứng Sau đây là thông tin về các công cụ phần cứng bao gồm số lượng máy tính, máy in …. của công ty Bảng 1.2: Trang, thiết bị phần cứng Máy chủ May trạm 2 15 Máy in laser A415 4 Máy tính xách tay Máy scan A4 Switch 8 cổng 2 3 Nguồn: Phòng Kế hoạch 5 Do công ty là công ty nhỏ nên việc trang bị và sử dụng các thiết bị CNTT vẫn chưa được đầu tư mạnh. Công ty hiện tại có 2 máy chủ đặt tại phòng kinh doanh và phòng dự án. Tất cả mọi thông tin sẽ được tổng hợp ở đây để lên kế hoạch hoạt động của công ty. Công ty còn trang bị 15 máy tính bàn, 15 Laptop và 4 máy in máy scan với các thông số như sau : Bảng 1.3: Thông số phần cứng công ty STT Nhãn Cấu hình hiệu Loại máy Số lượng - Intel® Core™ i3-3110M 1 3 SamSung - Processor (3M Cache, 2.40 GHz) LG - 2GB DDR3 Bus 1600Mhz, 500GB - Core i3-2120 - 2GB, 500GB - Máy quét Scanner tốc độ cao khổ A4, Laptop 15 Máy bàn 15 Máy scan 2 - Độ phân giải 600x600dpi Optical. - Màu 24bit color. - Tốc độ quét 25 trang A4 đen/ phút, 13 6 Canon trang màu/phút. - Khay nạp bản gốc tự động ADF để được 50 tờ - Tự động quét 2 mặt. - Tương thích với Win 98/ME/2000/XP. 7 HP - Cổng giao tiếp: USB 2.0HS port Máy in - HP laserjet 1319NF - Kiểu Máy in: Laser đa chức năng. - Tốc độ 6 3 in: 27 trang /phút. - Độ phân giải: 1200 x 1200dpi - Bộ nhớ trong: 64 MB. - Chức năng: In, Scan, Copy, Fax. - Zoom : 25% 400% . - Tính năng: in mạng - Khay giấy tự động : 250 tờ - Kết nối: USB 2.0 High Speed. - In phun màu đơn năng 8 Epson - 37ppm A4 (Black/Draft), 38ppm A4 (Colour/Draft), 5760x1440dpi 7 Máy in 1 - Xeon 4C E5620 80W 9 System - 2.40GHz/1066MHz/12MB, 1x4 GB PC3- x3650 - 10600 DDR3-1333 LP/288GB, SR M1015 M3 Máy chủ 2 RAID 0, 1, 10,Optional RAID 5 - O/Bay HS 2.5in SATA/SAS Nguồn: Phòng kế toán 1.2.2. Phần mềm Cài đặt hệ điều hành : Window 2007. Tất cả các máy tính của công ty đều được trang bị hệ điều hành Window 2007 bản quyền của Microsoft. Chính việc đầu tư mua phần mềm bản quyền giúp cho các máy tính của công ty luôn được cập nhật thông tin và hỗ trợ bảo vệ tố nhất. Phần mềm tin học văn phòng : Microsoft office 2010. Cũng giống như hệ điều hành window 2007 tất cả các máy tính của công ty đều được trang bị phần mềm Microsoft office 2010 bản quyền nên được hỗ trợ tốt nhất từ nhà phát hành. Bên cạnh đó công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting trong công việc tính toán sử lý các tuyến trình lien quan đến các nghiệp vụ kế toán. - Giới thiệu sơ lược về phần mềm kế toán Fast Accounting như sau : Fast Accounting là phần mềm kế toán dành cho các công ty có quy mô vừa và nhỏ. Fast Accounting được phát triển và liên tục hoàn thiện từ năm 1997, hiện có hơn 8.500 khách hàng và đạt nhiều giải thưởng khác nhau như BIT CUP, Sản phẩm được nhiều người sử dụng, CUP CNTT… 8 Hình 1.1 Hình ảnh giao diện phần mềm kế toán Fast Accouting Nguồn : Phòng kế toán Phần mềm kế toán Fast Accounting có 16 phân hệ: 1. Hệ thống 2. Kế toán tổng hợp 3. Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay. 4. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu. 5. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả. 6. Kế toán hàng tồn kho. 7. Kế toán TSCĐ. 8. Kế toán CCLĐ 9. Báo cáo chi phí theo khoản mục. 10. Kế toán giá thành dự án, công trình xây lắp. 11. Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất liên tục. 12. Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng 13. Báo cáo thuế 14 Báo cáo quản trị các trường do người dùng tự định nghĩa 9 15. Quản lý hóa đơn 16. Thuế thu nhập cá nhân. Trong đó doanh nghiệp đã ứng dụng được các phân hệ bao gồm : Kế toán tổng hợp, kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay, kế toán bán hàng, kế toán hàng tồn kho, báo cáo thuế, kế toán giá thành sản phầm sản xuất theo đơn hàng vào trong lĩnh vực kinh doanh của mình. 1.2.3. Cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng Về cơ sở dữ liệu doanh nghiệp sử dụng phần mềm Microsoft SQL Server bản MSDE 2010 (bản quyền); Nền tảng phát triển: Microsoft Net Framework 1.1. Phương thức thu thập dữ liệu hoặc thông tin của công ty: thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau. Cụ thể như: Bên trong công ty: nguồn dữ liệu (thông tin) này được thu thập chủ yếu bên trong công ty từ các sổ sách, báo cáo kinh doanh thường kì của công ty hoặc được thu thập từ hồ sơ dữ liệu phòng hành chính, phòng kĩ thuật, phòng kinh doanh, phòng phát triển dự án…. Việc thu thập này thường bị trùng lặp và có thể bị xâm nhập và lấy đi một số thông tin quan trọng trong công ty (tính bảo mật kém) vì vậy việc quan tâm đến bảo mật thông tin tại công ty cần được chú trọng và đầu tư hơn trong thời gian tới. Bên ngoài công ty như trên mạng Internet, báo chí, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, các công ty có liên quan và các nguồn khác. Ngoài ra công ty còn sử dụng đường truyền của mạng Lan, wifi và Internet để truyền nhận dữ liệu (thông tin) giữa cấp trên và cấp dưới, giữa nhân viên các phòng ban với nhau. Về hệ thống mạng : Sử dụng mạng cục bộ (LAN). Hệ thống mạng bao gồm 3 Switch 8 cổng nhằm liên kết các máy tính trong mạng với nhau. Các máy tính trong mạng được liên kết với nhau theo kiểu hình sao, các máy tính chịu sự quản lý của 2 máy chủ. Toàn bộ máy trạm được kết nối internet băng thông rộng 1.5gbps Chương trình phòng chống bảo vệ cho mạng: Sử dụng FireWall ( cứng và mềm), phần mềm diệt virus kaspersky open space security. 1.2.4. Con người Đội ngũ cán bộ công nhân viên công ty: - Tổng số 50 10    Trình độ trên đại học: 5 Trình độ đại học: 25 Cơ cấu cán bộ công nhân viên: Quản lý: 4 Nhân viên kinh doanh, chăm sóc khách hàng: 6 Cán sự, nhân viên kế toán, hành chính, tổng hợp: 5 Ngoài ra công ty lien tục tiến hành mở các đợt cho nhân viên đi đào tạo các kiến thức về tin học văn phòng, nhằm nâng cao chất lượng nhân sự của công ty. 11 PHẦN 2: PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TY 2.1. Ưu điểm 2.1.1. Về phần cứng Trong 2 năm trở lại đây công ty có những đầu tư mạnh mẽ về trang thiết bị phần cứng cho nhân viên. Điển hình là việc đầu tư them Laptop cho các nhân viên văn phòng và việc đầu tư thêm 1 máy chủ nữa nhằm tạo điều kiện phát triển và quản lý các thiết bị và quản lý dữ liệu trong công ty. Nhìn chung so với quy mô công ty chỉ dừng lại là một công ty vừa và nhỏ thì việc đầu tư các trang thiết bị về phần cứng như vậy là đáp ứng được những nhu cầu mà công ty đặt ra, giải quyết nhanh các khó khăn vướng mắc trong công ty. 2.1.2. Về phần mềm Ưu điểm mạnh mẽ nhất của công ty đó là tất cả các phần mềm mà công ty đang sử dụng đều là các phần mềm có bản quyền, không phải là phần mềm lậu hay phần mềm crack. Chính nhờ điều này mà công ty luôn nhận được sự hỗ trợ tối ưu từ các công ty phát hành phần mềm, giảm thiểu tối đa rủi ro về bảo mật trong quá trình sử dụng phần mềm. Công ty đã ứng dụng được phần mềm Fast Accouting trong việc quản lý các công việc liên quan đến kế toán. Chính nhờ việc ứng dụng phần mềm này mà giảm thiểu những rủi ro, đẩy mạnh việc xử lý các công việc liên quan đến các hoạt động kế toán của công ty. Bên cạnh đó công ty còn trang bị bộ nhớ khủng cho các máy tính giúp cho dữ liệu lưu trữ lớn, thuận tiện cho việc quản lý thông tin của công ty 2.1.3. Về cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng Ưu điểm nổi bật của công ty về cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng đó là công ty đã đầu tư đường truyền internet tốc độ cao giúp cho việc tìm kiếm và xử lý thông tin của công ty vô cùng thuận lợi. Bên cạnh đó các phương thức thu thập và xử lý thông tin của công ty đều thông qua các phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu giúp cho công ty luôn có được nguồn dữ liệu đáng tin cậy và nhanh chóng. 12 2.1.4. Con người Ưu điểm của công ty đó là tỉ lệ nhân viên có bằng cử nhân và trên cử nhân đạt trên 75%, điều này đảm bảo được chất lượng về nguồn nhân sự của công ty. bên cạnh đó công ty luôn luôn chú trọng đến việc đào tạo đội ngũ công nhân viên của mình về kỹ năng tin học văn phòng, giúp nâng cao trình độ xử lý CNTT của công ty 2.2. Nhược điểm 2.2.1. Về phần cứng Nhược điểm về phần cứng đó là công ty chưa khai thác triệt để được tất cả các trang thiết bị 2.2.2. Về phần mềm Nhược điểm của công ty về phần mềm đó là vấn đề bảo mật và quản lý thông tin và dữ liệu của công ty. Các hoạt động truyền tải thông tin trong công ty chủ yếu là giữa các phòng ban với nhau nhưng mà công ty chưa có được sự bảo vệ tốt cho công tác truyền tin này, thông tin có thể dễ dàng lấy cắp từ trong nội bố công ty. Hiện tại công ty mới chỉ ứng dụng được công tác bảo mật bằng Fire Wall và phần mềm Kapersky, sắp tới để đảm bảo tính bảo mật của thông tin được tốt hơn công ty cần nâng cấp them các biện pháp bảo vệ tốt hơn nữa. Nhược điểm tiếp theo của công ty đó là vấn đề quản lý thông tin của các nhân sự làm việc trong công ty. Nguyên nhân chủ quan là công ty chưa hề ứng dụng bất kỳ một phần mềm quản lý nhân sự nào cho phòng nhân sự. Mọi công tác quản lý thông tin nhân viên đều được thực hiện bằng tay trên giấy tờ và sổ sách. Thông tin nhân viên đều được lưu trữ trong một bộ hồ sơ và cất trong tủ điều này đã gây ra những khó khăn vô cùng to lớn cho công ty đó là : + Chi phí lưu trữ thông tin lớn. + Thông tin dễ bị thất thoát và mất mát (Do lưu trữ thông tin bằng giấy tờ và hồ sơ dễ bị mất mát hồ sơ hay giấy tờ dễ bị rách nát) + Việc cập nhật hay sửa chữa thông tin của nhân viên gặp rất nhiều khó khăn + Quá trình quản lý thông tin và tuyển dụng thêm nhân viên mới gặp nhiều khó khăn hơn. 13 Nếu trong thời gian sắp tới công ty không tiến hành mua phần mềm quản lý nhân sự về thì các công tác trong việc quản lý nhân viên sẽ gặp vô vàn khó khăn, làm tăng thêm chi phí cho công ty, cản trở việc phát triển và mở rộng cơ sở mới cho công ty. Nhược điểm thứ ba của công ty đó là chưa có Website quảng bá thông tin cho công ty. Trong thời buổi kinh tế hiện nay nhất là đối với một công ty làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nông hải sản thì việc không có Website quảng bá thông hay giới thiệu về công ty là một thiệt thòi rất lớn. Điều này khiến cho các khách hàng cũng như các đối tác kinh doanh không có được các thông tin chi tiết cho về công ty. Việc xây dựng một Website mang lại những ưu thế vô cùng to lớn cho công ty như : + Cung cấp thông tin chi tiết về công ty đối với mọi người, cung cấp thông tin về các mặt hàng mà công ty đang quan tâm, các mặt hàng mà công ty đang có ý định cung ứng hay sản xuất + Cho người tiêu dung hay đối tác có được cái nhìn mới hơn về công ty. + Quảng bá hình ảnh của công ty, giới thiệu về những thành công công ty đã đạt được, từ đó nhằm tạo được long tin của công ty với mọi người. 2.2.3. Về cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng Hạ tầng kỹ thuật CNTT của đơn vị vẫn chưa đảm bảo được tính đồng bộ, chưa đáp ứng được yêu cầu trao đổi thông tin giữa các phòng ban với nhau, việc đầu tư cho mạng nội bộ được triển khai chậm, các cơ sở dữ liệu, các hệ thống bảo đảm an toàn, bảo mật đang trong quá trình hình thành. Hệ thống thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành, quản lý đang trong giai đoạn đầu áp dụng, mức độ, hiệu quả ứng dụng CNTT trong đơn vị còn thấp, các chức năng hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định quản lý, hỗ trợ nhân viên làm việc vẫn còn đang ở giai đoạn khởi động. Do các máy tính trong mạng được liến kết theo mạng hình sao tức là các máy tính hoạt động độc lập với nhau và đều thông qua một hệ thống máy chủ , nếu một máy tính trạn bị hỏng thì hệ thống vẫn hoạt động bt còn nếu máy chủ hỏng thì công tác truyền tải thông tin trong công ty bị ngừng trệ. Điều này bắt buộc công ty phải có phương án nâng cấp và bảo vệ máy chủ của mình nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh của mình. 14 2.2.4. Về con người Nhược điểm của công ty về con người đó là trình độ tin học văn phòng của các nhân viên làm việc trong công ty không đồng đều, hầu như trình đồ tin học của nhân viên vẫn còn thấp. Điều này tạo ra một rào cản rất lớn đối với công ty trong quá trình đầu tư, phát triển và ứng dụng CNTT trong công ty 2.3. Nguyên nhân Công ty chưa thực sự chú trọng đến vấn đề phát triển HTTT và đồng bộ HTTT. Công ty luôn phải đối mặt với thách thức về đổi mới tổ chức, phương thức quản lý, quy trình điều hành, đồng bộ với thực hiện ứng dụng CNTT để hoạt động hiệu lực, hiệu quả và minh bạch. Công ty cần tối ưu hóa nguồn lực (bao gồm nhân lực, tài lực) và yêu cầu phải gắn kết, phối hợp đồng bộ ứng dụng CNTT với chương trình hoạt động phát triển của công ty. Do trình độ CNTT trong công ty chưa thực sự tốt Do chưa chú trọng đầu tư cho CNTT, các phần mềm về quản lý của công ty chưa được đầu tư dẫn đến việc gia tăng chi phí và thơi gian cho các công tác quản lý Do đặc thù nên công ty chưa có bộ phận quản trị mạng và các HTTT riêng. Vấn đề này được xen kẽ trong công việc của các phòng ban có sử dụng HTTT, hệ mạng, phần mềm 2.4. Giải pháp - Nhằm nâng cao chất lượng nhân sự của công ty, cần phải nâng cao chât lượng nhân sự thông qua các chương trình đào tào trình độ tin học của nhân viên. - Công ty cần đầu tư cho các phần quản lý nhiều hơn. Trước mắt công ty cần đầu tư phần mềm quản lý nhân sự nhằm giải quyết các khó khăn đang xảy ra trong phòng nhân sự của công ty - Công ty cần phải tiến hành triển khai xây dựng một website để tiến hành quảng bá hình ảnh của mình đến với người tiêu dùng và các đối tác làm ăn. - Công ty cần phải thành lập một phòng ban chuyên trách về các vấn đề CNTT ví dụ như nâng cấp, quản lý, sửa chữa các chương trình phần mềm. Điều này sẽ tạo đà cho việc phát triển và mở rộng quy mô công ty. - Tiếp tục phát triển những thế mạnh mà công ty đã đạt được. 15