Báo cáo phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn

  • Số trang: 24 |
  • Loại file: DOC |
  • Lượt xem: 10 |
  • Lượt tải: 0
hoanggiang80

Đã đăng 24000 tài liệu

Mô tả:

TRƯỜNG CAO ĐẲNG TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI ---------KHOA CÔNG NGHỆ THÔNH TIN BÁO CÁO Môn: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Hương Sinh viên thực hiện: 1. Trần Đức Doanh 2. Nguyễn Anh Hoàng 3. Nguyễn Văn Quy 4. Nhữ Thanh Tâm Lớp : CD7C2 Khóa : 2009 – 2011 Hà Nội, tháng 6 năm 2010 -1- I.Khảo sát...................................................................................................................3 1.Lời mở đầu:...........................................................................................................3 2.Nguồn khảo sát......................................................................................................3 3.Mục đích của việc khảo sát:..............................................................................3 4.Nội dung khảo sát:................................................................................................3 5.Đánh giá hệ thống:................................................................................................5 6.Đề xuất giải pháp cho hệ thống:........................................................................6 II.Phân tích thiết kế hệ thống...............................................................................7 1.Phân tích hệ thống về mặt chức năng..............................................................7 1.1 Xác định các UC..................................................................................................7 1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu.......................................................................................7 1.3 Mô tả chi tiết các UC.........................................................................................9 -2- I.Khảo sát 1.Lời mở đầu: Tại các nước phát triển ngành hoạt động kinh doanh khách sạn, nhà hàng phát triển rất mạnh mẽ và có lợi nhuận cao vì có sự hỗ trợ của CNTT.Ở nước ta những năm gần đây ngành du lịch mới thực sự phát triển về quy mô cũng như ảnh hưởng đối với các lĩnh vực KT -- XH. Tuy nhiên, việc áp dụng CNTT trong ngành vẫn còn hạn chế do đó việc áp dụng CNTT vào chương trình quản lý khách sạn cho ngành du lịch là vô cùng cần thiết để nâng cao hiệu quả kinh doanh và chất lượng 2.Nguồn khảo sát Việc khảo sát tiến hành tại khách sạn thông qua phỏng vấn một số người có nghiệp vụ liên quan đến qui trình cho thuê và trả phòng, cụ thể là: -Lễ tân -Phó giám đốc khách sạn (quản lí khối buồng phòng) -Trưởng phụ trách khối buồng phòng -Kế toán trưởng 3.Mục đích của việc khảo sát: Quản lý khách sạn là một khối nghiệp vụ hết sức phức tạp, đòi hỏi một hệ thống quản lý đồ sộ. Trong khuôn khổ bài tập lớn môn học này, chúng tôi sẽ đi sâu vào khảo sát hệ thống quản lý buồng phòng với các chức năng liên quan đến việc đặt phòng, cho thuê và trả phòng..., thông qua đó phân tích, xem xét những ưu nhược điểm của hệ thống này và đề xuất ra một hệ thống quản lý mới hiệu quả hơn, linh hoạt hơn. 4.Nội dung khảo sát: 4.1.Cơ cấu tổ chức của khách sạn: -3- Bộ phận có quyền lực cao nhất là ban giám đốc, ban giám đốc gồm nhiều người được phân chia theo 3 nhiệm vụ chính: quản lí khối buồng phòng và các dịch vụ khác, quản lí khối tài chính kế hoạch, quản lí khối bảo vệ và bảo dưỡng. Khối buồng phòng và các dịch vụ khác bao gồm các phòng ban sau: Lễ tân, bộ phận buồng phòng, bar, bếp, Các phòng dịch vụ khác (như giặt là, tắm hơi...).Khối tài chính kế hoạch bao gồm: phòng Tài chính-Kế hoạch, phòng Hành chính-Tổng hợp. Khối bảo vệ bảo dưỡng gồm có: phòng bảo vệ và phòng Bảo dưỡng. 4.2.Các khối chức năng liên quan đến việc cho thuê và trả phòng -Lễ tân: bộ phận này làm nhiệm vụ +Giao tiếp với khách thông qua các hoạt động như nhận đặt phòng, thuê phòng và trả phòng từ phía khách. +Đầu mỗi ngày gửi một list sắp xếp phòng đặt trước cho bộ phận buồng phòng,báo cho bộ phận buồng phòng khi có thuê và trả phòng +Thanh toán các hoá đơn trả phòng của khách cho bộ phận Tài chínhKế hoạch +Tiếp nhận khiếu nại cũng như giải đáp thắc mắc, hoặc đáp ứng yêu cầu của khác. -Bộ phận buồng phòng: +Thường xuyên kiểm tra các phòng, chịu trách nhiệm chuẩn bị trang thiết bị trong phòng khi có yêu cầu từ Lễ tân, nếu có trục trặc phải báo cho Lễ tân +Thông báo cho Lễ tân về tình trạng phòng trống để bán. -Bộ phận tài chính kế hoạch: +Kiểm soát chi phí buồng phòng.Nhà buồng phải có trách nhiệm báo cho TC-KH về vấn đề này vào mỗi tháng (chỉ xác định về số lượng) +Quản lí tài chính, thanh toán với Lễ tân các khoản tiền thuê phòn và các khoản dịch vụ khác. -Ban giám đốc: +Yêu cầu các bộ phận trên báo cáo số lượng phòng bán được, doanh thu... -4- +Thay đổi các dịch vụ theo yêu cầu của khách, điều chỉnh có cân nhắc. +Đưa ra các quyết định về thay đổi mức phí cũng như chất lượng dịch vụ. 5.Đánh giá hệ thống: Hệ thống quản lý này có thể đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của việc quản lý. Tuy nhiên trong tình hình đổi mới, các nhà nghỉ khách sạn cạnh tranh nhau khốc liệt về giá cả cũng như chất lượng dịch vụ. Khách sạn nào cũng cần phải cố gắng nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như giảm thiểu chi phí quản lý. Hệ thống quản lý cũ của khách sạn vẫn còn nhiều bất cập, điều này không những làm phát sinh những chi phí quản lý không cần thiết mà còn làm cho công việc quản lý trở nên nặng nề phức tạp, dễ dẫn đến sai phạm..., khó lòng giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ để cạnh tranh. Cụ thể hệ thống quản lý này có những nhược điểm sau: -Hầu hết các thông tin liên quan đến nghiệp vụ khách sạn đều được lưu trữ trên sổ sách, giấy tờ từ thông tin về khách hàng, các yêu cầu của khách đến sổ ghi thông tin phòng, thông tin đặt phòng. Điều này khiến cho việc cập nhật, tra cứu dữ liệu, lập báo cáo trở nên hết sức khó khăn. Công việc liên quan đến xử lý dữ liệu trở nên hết sức nặng nề, tốn nhiều công sức mà không hiệu quả, gặp nhiều sai sót nhầm lẫn. -Thông tin trùng lặp ở nhiều nơi không cần thiết (bộ phận lễ tân luôn phải lưu giữ thông tin về tình trạng buồng phòng, và mỗi khi có sự thay đổi, bộ phận lễ tân phải cập nhật trong sổ của mình đồng thời thông báo cho bộ phận buồng phòng biết để cập nhật sổ thông tin của bộ phận mình. -Mọi công việc cập nhật, lập báo cáo, tính tiền… đều được nhân viên làm thủ công, hệ thống vi tính hỗ trợ rất ít, nên rất tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót. -Với cách quản lý như trên thì sẽ khó lòng đưa ra các dự đoán chính xác, nhanh chóng để bộ phận quản lý có thể kịp thời điều chỉnh các chính sách của khách sạn. Vậy nên công việc này phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm cùa mỗi cán bộ trong khách sạn. -5- -Các bộ phận trao đổi thông tin với nhau tương đối khó khăn, với các công việc gấp thì phải cử người đi trực tiếp thông báo, còn với những việc khác thì thông thường là thống nhất một thời điểm trong ngày để trao đổi thông tin. Điều này khiến cho luồng thông tin lưu chuyển giữa các bộ phận không được thông suốt và cũng có thể phát sinh kẽ hở để kẻ gian (khách hàng và nhân viên) lợi dụng. Hệ thống quản lý này cũng có được một số ưu điểm sau: -Do hầu hết mọi công việc được thực hiện một cách thủ công, thế nên công việc được giải quyết một cách tương đối linh hoạt, mềm dẻo chứ không quá máy móc. Điều này là hết sức cần thiết bởi với một hệ thống quản lý khách sạn thì việc mềm dẻo, linh hoạt thay đổi với mỗi khách hàng để làm hài lòng khách là hết sức cần thiết. -Khách sạn có một đội ngũ quản lý lâu năm nhiều kinh nghiệm, cơ chế quản lý này có thể tận dụng tối đa kinh nghiệm của từng cán bộ, điều mà máy móc không thể làm nổi. 6.Đề xuất giải pháp cho hệ thống: Với mục đích khắc phục được nhưng nhược điểm của hệ thống cũ, chúng tôi xin đề xuất ra một số giải pháp như sau: -Xây dựng một hệ thống phần mềm quản lý đồng bộ, hiệu quả đồng thời thích hợp với những đặc thù riêng của khách sạn. +Với việc đưa hệ thống này vào hoạt động, mọi thông tin sẽ được lưu trong một cơ sở dữ liệu chung của hệ thống, mọi công việc cập nhật, tra cứu thông tin, lập báo cáo sẽ trở nên hết sức dễ dàng với sự trợ giúp của máy tính. +Thông tin lưu chuyển giữa các bộ phận trở nên nhất quán, thông suốt (do các máy tính trong hệ thống dùng chung một cơ sở dữ liệu thống nhất và được kết nối với nhau thông qua mạng nội bộ) +Các luồng thông tin trong hệ thống được lưu chuyển một các nhanh chóng, chính xác với độ an toàn cao. -Thực hiện đào tạo về nghiệp vụ, và kĩ năng sử dụng máy tính, kĩ năng sử dụng phần mềm. -6- II.Phân tích thiết kế hệ thống. 1.Phân tích hệ thống về mặt chức năng. 1.1 Xác định các UC Gói UC tổng quát Gói UC chi tiết 1: tạo mới thông tin đặt phòng 2: tìm thông tin đặt phòng Quản lý đặt phòng 3: xem thông tin đặt phòng 4: sửa thông tin đặt phòng 5: xóa thông tin đặt phòng 1: tạo báo cáo mới 2: sửa báo cáo Báo cáo 3: xem báo cáo 4: xóa báo cáo 5: tim kiếm báo cáo Quản lý thuê phòng Quản lý đổi phòng Quản lý trả phòng Quản lý sử dụng dịch vụ 1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 1.2.1 Mô hình UC chi tiết. Mô hình gói UC "quản lý đặt phòng: -7- tao moi khách hàng <> sua thông tin dat phong <> <> tim thông tin dat phong Nhân viên xem thong tin dat phong <> <> xóa thông tin dat phong ban quan lý Mô hình Uc " Báo cáo ": tao moi nhan vien <> sua bao cao <> <> tim bao cao <> xem bao cao Ban quan lý <> xoa bao cao 1.3 Mô tả chi tiết các UC. -8- 1.3.1 UC "Quản lý đặt phòng" a) Tạo thông tin đặt phòng mới Actor: khách hàng, nhân viên, ban quản lý. Mục đích: giúp cho khách đặt phòng tại khách sạn trước khi khách đến ở tại khách sạn. Biểu đồ hoạt động Khach NhanVien Y/c Dat Phong Dat phong HeThong Nhap thong tin phong dat Ktra thong tin dat phong Lay thong tin phong He thong ktra thong tin Tra thong tin cho khach Mo Form_Tao moi Y/c nhap thong tin khach va phong dat Nhap thong tin va y/c luu Luu va hien thi thong tin Luồng sự kiện: - Phòng đặt không đạt được y/c của khách hàng. - Khách không đặt phòng nữa b) Tìm thông tin đặt phòng. -9- Actor: Nhân viên Mô tả: tìm thông tin đặt phòng khi có yêu cầu "xem","xóa", "sửa" thông tin đặt phòng. Biểu đồ hoạt động NhanVien HeThong Y/c Tim va chon Form_Tim Hien thi Form_Tim Nhap thong tin Tim Tim va ktra thong tin Hien thi thong tin Luồng sự kiện: nếu thông tin tìm kiếm không tồn tại trong hệ thống thì thông báo và dừng lại. d) Xem thông tin đặt phòng Actor: khách hàng, nhân viên, ban quản lý Mục đích: xem chi tiết thông tin đặt phòng tại khách sạn. Mô tả khái quát: khi cần xem thông tin đặt phòng Actor tìm phòng sau đó hệ thống tìm kiếm và hiển thị thông tin Biểu đồ hoạt động - 10 - NhanVien & KhachHang HeThong Y/c xem thong tin Hien thi Form_Tim thong tin xem Chon thong tin xem Y/c chon thong tin can xem Tim thong tin Hien thi KQ Luồng sự kiên phụ: không tìm thấy thông tin cần xem(thông tin chưa được tạo) Hệ thống thông báo và dừng thao tác. 1.3.2 UC " Thuê phòng" a) Khách đặt phòng trước Actor: khách hàng, nhân viên Mục đích: sắp xếp phòng cho khách khi khách ở tại khách sạn Mô tả khái quát: khi có yêu cầu láy phòng của khách thì nhân viên lễ tân sẽ kiểm tra thông tin đặt phòng của khách sau đó sẽ cập nhật thông tin ngày, giò khách đến ở tại khách sạn. Biểu đồ hoạt động: - 11 - KhachHang NhanVien HeThong Y/c lay phong y/c mo Form_Dat Hien thi Form_Dat Nhap va y/c ktra thong tin Y/c nhap thong tin Khach Ktra thong tin Nhap ngay, gio & y/c luu Hien thi thong tin Luu va hien thi KQ b) Khách không đặt phòng trước Actor: khách sạn, nhân viên Mục đích: xếp phòng cho khách khi khách có yêu cầu thuê phòng tại khách sạn Mô tả khái quát: khi có yêu cầu thuê phòng của khách nhân viên sẽ kiêm tra thông tin phòng xem còn phòng phù hợp với yêu cầu của khách không. Nếu còn sẽ làm thủ tục thuê phòng cho khách. Biểu đồ hoạt động: - 12 - Khach Y/c thue phong NhanVien y/c mo Form_TT phong Nhap va y/c ktra thong tin HeThong Mo Form_TT phong Y/c nhap thong tin phong Ktra % hien thi thong tin Y/c mo Form_Thue phong Mo Form_Thue phong Nhap & luu Y/c nhap thong tin khach va phong Luu va hien thi KQ 1.3.3 UC " đổi phòng" Actor: khách hàng, nhân viên. Mục đích: ghi lai những thay đôỉ về thông tin thuê phòng của khách hàng. Mô tả khái quát: khi khách hàng có yêu cầu đổi phòng thì nhân viên khách sạn sẽ kiểm tra thông tin phòng xem có phòng phù hợp với yêu cầu của khách không nếu có thì yêu cầu hệ thống cập nhật thông tin khách và phòng mới. Biểu đồ hoạt động: - 13 - Khach NhanVien HeThong Y/c doi phong Y/c doi va mo he thong Form_Doi phong Mo Form_Doi Y/c nhap thong tin phog doi Nhap thong tin va y/c duyet Duyet Hien thi ket qua Luồng sự kiện phụ: không có phòng phù hợp với yêu cầu đổi của khách. 1.3.4 UC "trả phòng" Actor: nhân viên, khách hàng. Mục đích: điều khiển trả phòng cho khách Mô tả khái quát: khi có yêu cầu thanh toán của khách hàng thì nhân viên sẽ kiểm tra thông tin và lập hóa đơn thanh toán cho khách. luu lai thông tin thuê, tra phòng cua khách, tra 9: thông tin p hòng rôi DK_cap nhat : . 8: Y /c câp nhât : phong thông tin khách,phòng, dich vu khách hàng su dung 1: Y /c tra phò ng 2: Y /c tra cuu thông tin khách 7: tra hoa don cho khách F_thanh toan : khách hàng 3: tra cuu thông tin 4: hie n thi thong tin DK_tra cu u : khach 5: Y/c thanh toan 6: tao moi, in ,luu tru ho a don DK_thanh toan hoa don : , - 14 - 1.3.5 UC " quản lý sử dụng dịch vụ" Actor: khách hàng, nhân viên quản lý dịch vụ Mục đích: quản lý được tất cả các dịch vụ mà khách hàng đã sư dụng tại khách sạn hỗ trợ cho quá trình lập hóa đơn thanh toán. Mô tả khái quát: khách hàng yêu cẩu sử dụng dịch vụ nhân viên quản lý dịch vụ sẽ cung cáp các dịch vụ của khách sạn cho khách hàng. Sau khách hàng lựa chọn dịch vụ thì nhân viên có nhiệm vụ cập nhật vào hệ thống. Biểu đồ hoạt động: Khach Y/c su dung dich vu NhanVienQuanLyDichVu HeThong Y/c mo Form_DichVu Mo Form_DichVu Nhap thong tin dich vu Y/c nhap thong tin dich vu Hien thi thong tin ve dich vu Chon dich vu su dung Y/c chon dich vu Ghi lai dich vu khac su dung & y/c luu Luu va hien thi ket qua - 15 - 1.3.6 UC "báo cáo" Tuỳ theo yêu cầu của ban quản lý mà các bộ phận chức năng sẽ phải đưa ra các báo cáo. Báo cáo có thể chia làm nhiều loại khác nhau: báo cáo bất thường hay báo cáo định kì (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm) báo cáo về số phòng bán được, lượng khách hay doanh thu. Đây là một chức năng rất quan trọng của hệ thống, thông qua chức năng này, ban quản lý sẽ có được một cái nhìn bao quát, toàn diện về tình trạng của khách sạn và thông qua đó có thể đưa ra các chính sách, điều chỉnh phù hợp Bao gồm: - Báo cáo tài chính - Báo cáo tần suất sử dụng phòng - Báo cáo tình trạng phòng a) Chức năng : tạo báo cáo mới Actor: nhân viên Lóp thực thể: bản báo cáo lưu thông tin báo cáo của khách sạn Lớp giao diện: Form_tạo mới cho phép tạo mới bản báo cáo Lớp điều khiển: DK_tạo mới điều khiển tạo mói báo cáo Biểu đồ cộng tác 2: nhâp thông tin 1: Y/c tao moi : nhan vien Form_tao moi : bc 3: tao báo cáo moi DK_ tao moi : . ban báo cáo : , b) Chức năng: sửa báo cáo Actor: nhân viên Lóp thực thể: bản báo cáo lưu thông tin báo cáo của khách sạn Lớp giao diện: Form_sửa báo cáo cho phép sửa báo cáo Lớp điều khiển: DK_sửa báo cáo thực hiện để sửa báo cáo DK_tìm báo cáo thực hiện tìm báo cáo để sửa Biểu đồ cộng tác - 16 - 1: Y/c sua bao cao 5: sua de cuong Form_suadecuong : bc : nhan vien DK_suabaocao : . 6: luu 4: hien thi 2: Tìm 3: lây thong tin ban bao cao : , DK_timbaocao : . c) Chức năng: xem báo cáo Actor: ban quản lý, nhân viên Lóp thực thể: bản báo cáo lưu thông tin báo cáo của khách sạn Lớp giao diện: Form_ xem báo cáo cho phép xem thong tin báo cáo Lớp điều khiển: DK_tìm báo cáo thực hiện tìm báo cáo để xem Biểu đồ cộng tác 2: tim 1: Y/c xem bao cao : Actor Form_xem 4: hien thi 3: lay thong tin DK_tim bao cao : . ban bao cao : , d) Chức năng: xóa báo cáo Actor: nhân viên Lóp thực thể: bản báo cáo lưu thông tin báo cáo của khách sạn Lớp giao diện: Form_xóa báo cáo - 17 - Lớp điều khiển: - DK_tìm báo cáo thực hiện tìm báo cáo để xóa - DK_thực hiện xóa báo cáo Biểu đồ cộng tác 5: xoa bao cao 1: Y/c xoa bao cao Form_xoabaocao : nhan vien 4: hien thi 7: thông báo 2: tim DK_xoabaocao : . 6: xoa 3: lay thông tin DK_tim : . ban bao cao : , f) Chức năng : tim kiếm báo cáo Actor: nhân viên Lóp thực thể: bản báo cáo lưu thông tin báo cáo của khách sạn Lớp giao diện:Form_tim kiếm cho phép nhập thông tin tìm kiếm báo cáo. Lớp điều khiển: DK_tim báo cáo thực hiện tìm kiếm báo cáo Biểu đồ cộng tác 1: Y/c tim : nhan vien 2: tim ban bao cao Form_timbaocao 4: hien thi 3: lay thong tin DK_timbaocao ban bao cao : , 1.5 Thiết kế lớp - 18 - Phong LoaiPhong SoPhong MaLoaiPhong Gia MoTa TrangThai MaLoaiPhong TenLoaiPhong Gia MoTa Them() Sua() Xoa() TimKiem() 1 1..* HoaDon Tao() Them() Sua() Xoa() TimKiem() MaHoaDon MaKhach NgayLapHoaDon TienPhong TienDichVu TongSoTienKhachPhaiTra 1 1 PhongDat KhachDat MaKhachDat TenKhachDat GioiTinh SoDienThoai QuocTich DiaChi SoCMND Tao() Them() Sua() Xoa() TimKiem() 1 1..* MaPhongDat MaKhachDat SoPhong NgayDatPhong NgayKhachVao NgayKhachRa KieuDatPhong GhiChu TongSoPhongDat TongSoPhongDon TongSoPhongDa 1 TongSoKhach YeuCauThem Tao() Them() Sua() Xoa() TimKiem() Tao() Them() Sua() Xoa() Khach 1..* MaKhach TenKhach GioiTinh NgaySinh QuocTich DiaChi SoDienThoai MaPhongDat NgayKhachVao NgayKhachDi GhiChu TienPhong MaNhanVien SoCMND Tao() Them() Sua() Xoa() TimKiem() 1 DichVu MaDichVu TenDichVu Gia NgaySuDungDichVu MaKhach 1 1 1..* 1..* Tao() Them() Sua() Xoa() NhanVien 1 MaNhanVien TenNhanVien GioiTinh NgaySinh VaiTro Tao() Them() Sua() Xoa() Bảng 1: Thông tin về loại phòng - 19 - Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Mô tả Text 20 Là thuộc tính khóa Text 30 Cho biết tên loại phòng Giá Number 10 Mô tả Text 50 Mã Loại phòng Tên loại phòng Mô tả thông tin về phòng dựa trên loại phòng Các thao tác: Tạo mới():thực hiện tạo mới phòng mới Thêm():Thực hiên thêm phòng mới. Xóa();thực hiện xóa phòng. Tìm kiếm ():thực hiện tìm phòng. Bảng 2: Thông tin về phòng Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Mô tả Số phòng Number 10 Là thuộc tính khóa Mã Loại phòng Text 20 Cho biết loại phòng Giá Number 10 Mô tả Text 50 Mô tả thông tin về phòng dựa trên loại phòng Trạng thái Text 20 Rỗi,bận,đã được đặt Các thao tác: Tạo mới():thực hiện tạo mới phòng mới Thêm():Thực hiên thêm phòng mới. Xóa();thực hiện xóa phòng. Tìm kiếm ():thực hiện tìm phòng. Bảng 3: Thông tin về dịch vụ - 20 -
- Xem thêm -