Tài liệu Báo cáo lập trình quản lý

/ TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP ************************* KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN -----o0o----- BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN LẬP TRÌNH QUẢN LÝ TÊN ĐỀ TÀI : QUẢN LÝ VẬT TƯ LỜI NÓI ĐẦU Hiện nay, do chính sách mở cửa cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trƣờng ở Việt nam xuất hiện ngày càng nhiều các loại hàng hóa đa dạng về mẫu mã, chủng loại, xuất xứ…Cùng với đó là sự phát triển của hệ thống các cửa hàng, siêu thị, đại lý bán buôn, bán lẻ cung cấp hàng hóa đến ngƣời tiêu dùng. Với các cửa hàng có nhiều loại mặt hàng với số lượng khách hàng và nhân viên lớn thì việc quản lý bán hàng bằng phƣơng pháp thủ công thực sự gây ra khó khăn trong việc quản lý (tốn nhiều thời gian, tiền bạc và thƣờng mắc phải nhiều sai sót). Đặc biệt nhu cầu tra cứu thông tin hàng hóa, nhân viên, hóa đơn, các thống kê báo cáo mất rất nhiều công sức với phương pháp này. Do vậy, một phần mềm giúp giảm bớt khó khăn trong việc quản lý bán hàng là một nhu cầu thiết yếu. Từ nhu cầu thực tế trên, em đã chọn đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng” làm đề tài của mình, với mong muốn sẽ đáp ứng được nhu cầu thực tế của các cửa hàng, giảm bớt đƣợc gánh nặng cho ngƣời quản lý cũng nhƣ các nhân viên bán hàng. Đề tài nghiên cứu hƣớng tới các mục tiêu sau: - Khắc phục những hạn chế của hệ thống quản lý bán hàng cũ mà vẫn tuân theo quy trình nghiệp vụ bán hàng của các cửa hàng, đại lý. - Phát triển thêm các chức năng quản lý, hỗ trợ tìm kiếm thông tin hàng hóa, nhân viên, khách hàng, hóa đơn, phiếu nhập… - Đưa ra các thống kê báo cáo với nhiều tiêu chí khác nhau giúp ngƣời quản lý dễ dàng đánh giá được tình hình kinh doanh của cửa hàng, từ đó đưa ra phương hướng kinh doanh phù hợp hơn. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu: - Các hệ thống bán hàng: cửa hàng, siêu thị tư nhân với quy mô vừa và nhỏ. - Đề tài có tính thực tế, có thể áp dụng tại các cửa hàng, siêu thị nhỏ. Trong thời gian thực hiện bài tập lớn, em xin gửi lời cám ơn tới thầy cô trong khoa công nghệ thông tin trường đại học kinh tế kỹ thuật công nghiệp đã tạo điều kiện cho em hoàn thành bài tập này. Em xin cám ơn thầy Vũ Văn Đốc – giảng viên khoa Công Nghệ Thông Tin đã trực tiếp hướng dẫn, góp ý, chỉ bảo giúp em có thể hoàn thành bài tập này. Do hiểu biết còn hạn chế, kinh nghiệm còn thiếu nên bài tập của em còn có nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô và các bạn để em có thể hoàn thiện chương trình hơn nữa. Em xin chân thành cám ơn ! Chƣơng I: PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ THIẾT BỊ MÁY TÍNH TRONG SIÊU THỊ 1.1 Giới thiệu về hệ thống quản lý thiết bị máy tính trong siêu thị Do xã hội phát triển bùng nổ của nền kinh tế thị trƣờng, các mặt hàng giờ đây trở nên đa dạng về mẫu mã và chủng loại. Việc quản lý bán hàng bằng phƣơng pháp thủ công sổ sách đã không còn đáp ứng được nhu cầu thực tế. Nó bộc lộ những hạn chế sau: - Thời gian dành cho việc lưu trữ và tìm kiếm quá lớn. - Số thao tác trùng lặp nhiều. - Bộ phận quản lí cần nhiều nhân lực. - Tốn nhiều thời gian cho việc tra cứu và lập báo cáo thống kê. - Gây nhiều bất lợi trong quản lí sổ sách. - Dữ liệu không đƣợc an toàn do chỉ lưu trữ bằng sổ sách. - Sai sót ở những công đoạn khác nhau khó phát hiện và xử lý kịp thời. Hệ thống quản lý bán hàng áp dụng tin học sẽ khắc phục những nhƣợc điểm của hệ thống cũ và có những ƣu điểm vƣợt trội: - Hệ thống bán hàng đƣợc thực hiện bằng phƣơng pháp tự động hóa. - Dễ dàng sử dụng, không xáo trộn hệ thống quản lý cũ. - Giảm tối đa công đoạn thủ công. - Việc tính toán số liệu, cập nhật, tìm kiếm thông tin đƣợc thực hiện trên máy tính có độ chính xác cao, nhanh chóng và thuận lợi. - Các mẫu hóa đơn, chứng từ, thống kê báo cáo đƣợc nhập sẵn trong máy. - Các dữ liệu trên máy đƣợc đảm bảo an toàn, duy trì đƣợc sự thống nhất dữ liệu. 1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý thiết bị máy tính trong siêu thị Hình 1.1: Mô hình cơ cấu tổ chức quản lý Người quản lý (quản trị hệ thống) : Là ngƣời có quyền hạn cao nhất trong hệ thống, theo dõi hoạt động của cửa hàng và có trách nhiệm mọi mặt về hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Tổ bán hàng: Là tổ có trách nhiệm duy trì hoạt động của cửa hàng, giúp đỡ khách hàng trong quá trình mua bán hàng hóa giới thiệu sản phẩm, thanh toán và lập hóa đơn cho khách hàng. Tổ kho hàng: Có trách nhiệm thống kê hàng hóa, phụ trách việc nhập hàng hóa trong cửa hàng. 1.3 Khảo sát nghiệp vụ của hệ thống quản lý bán hàng Nghiệp vụ của hệ thống bán hàng luôn theo một quy trình rõ ràng bao gồm các nghiệp vụ sau: - Nghiệp vụ nhập hàng hóa : Khi cửa hàng có nhu cầu nhập hàng hóa, ngƣời quản lý sẽ tìm hiểu xem các mặt hàng cần nhập và liên hệ tới các nhà cung cấp các mặt hàng đó. Nếu nhà cung cấp mới thì gọi điện liên hệ với họ để thỏa thuận và trao đổi về khả năng cung ứng hàng hóa, chất lượng hàng hóa, giá cả... rồi mới tiến hành đặt hàng. Đối với các nhà cung cấp quen thuộc thì liên hệ trao đổi và đặt hàng. Hàng trước khi cho nhập phải qua một bước kiểm định chất lượng sản phẩm và kiểm kê số lượng sản phẩm theo đơn đặt hàng. Nếu hàng hóa đủ tiêu chuẩn thì sẽ được nhập vào kho. Hàng hóa mới nhập về sẽ được nhân viên quản lý kho lƣu giữ các thông tin mặt hàng vào hệ thống quản lý. Các thông tin bao gồm : Mã vạch, giá bán, tên sản phẩm, loại sản phẩm, đơn vị tính, ảnh. Mỗi mặt hàng sẽ được đánh dấu một mã vạch biểu thị cho mã số hàng hóa. Mã vạch là hình ảnh tập hợp ký hiệu các vạch (đậm, nhạt, dài, ngắn) thành nhóm vạch và định dạng khác nhau để các máy đọc gắn đầu Laser (nhƣ máy quét Scanner) nhận và đọc đƣợc các ký hiệu đó. Bằng công nghệ thông tin, các mã vạch này đƣợc chuyển hóa và lƣu trữ vào cơ sở dữ liệu. Mã vạch sẽ được trình bày kèm theo mã số và tập hợp thành những hình ảnh và ký tự số tạo nên thang số được gọi mã số hàng hóa. Việc đánh mã vạch lên hàng hóa được thực hiện theo nguyên tắc: - Bộ mã bán hàng: là bộ mã mang tính pháp lý giữa bên bán (cửa hàng, siêu thị) và bên mua (khách hàng). Mỗi mặt hàng kinh doanh đều có một mã số riêng để phân biệt với các mặt hàng khác. - Một mã bán hàng có độ dài 13 ký tự theo cấu trúc của hệ thống mã vạch barcode quốc tế đối với những mặt hàng có in sẵn mã vạch của nhà sản xuất. Nếu một mặt hàng nào đó không có sẵn mã vạch, hay nếu có mã vạch không theo chuẩn thì mặt hàng đó sẽ được dùng mã nội bộ của siêu thị làm mã bán hàng. - Nghiệp vụ bán hàng: Xuất hiện khi khách đến mua hàng. Khi khách đến mua hàng, nhân viên bán hàng sẽ có nhiệm vụ giới thiệu sản phẩm, thực hiện chức năng bán hàng: tính tiền và lập hóa đơn bán hàng cho khách hàng. Người thực hiện: Nhân viên bán hàng. - Nghiệp vụ thống kê báo cáo: Xuất hiện khi cần kiểm tra tình hình kinh doanh của cửa hàng. Kiểm tra doanh số bán hàng, tổng doanh thu, lượng hàng còn trong kho, số lượng hàng hóa bán trong ngày, trong tháng hay trong một khoảng thời gian nào đó, số lượng hàng còn tồn đọng trong kho. - Chịu trách nhiệm : Ngƣời quản lý. - Nghiệp vụ nhập hàng: Xuất hiện khi nhập hàng hóa từ nhà cung cấp. Cách thực hiện: Lập phiếu nhập, lƣu thông tin hàng hóa vào cơ sở dữ liệu. Chịu trách nhiệm: Nhân viên tổ kho hàng 1.4 Tác nhân của hệ thống 1.4.1 Ngƣời quản lý hệ thống: Là ngƣời theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Người quản lý Tên tác nhân Mô tả Người theo dõi những hoạt động của cửa hàng đồng thời đưa ra những đánh giá về tình hình hoạt động kinh doanh Đặc trƣng Hiểu rõ hoạt động kinh doanh của cửa hàng Thao tác Xây dựng cấu trúc tổ chức và tình trạng hoạt động của cửa hàng Phần mềm hoạt động tốt góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh Quản trị hệ thống Yêu cầu của cửa hàng Vai trò Bảng 1.1: Ngƣời quản lý 1.4.2 Nhân viên bán hàng: Chịu trách nhiệm trong khâu bán hàng ở cửa hàng, duy trì hoạt động của cửa hàng. Tên tác nhân Nhân viên bán hàng Mô tả Người có trách nhiệm giới thiệu sản phẩm của cửa hàng cho khách,thu tiền hàng, lập hóa đơn bán hàng cho khách. Đặc trƣng Cần am hiểu nghiệp vụ bán hàng của cửa hàng Thao tác Giới thiệu sản phẩm cho khách hàng, sau khi khách hàng quyết định mua thì mời khách hàng tới quầy thu ngân để thanh toán và lập hóa đơn cho khách. Yêu cầu Phần mềm cần hoạt động tốt giúp nhân viên bán hàng có thể tra cứu thông tin hàng hóa một cách nhanh chóng nhằm có thể giải đáp những thắc mắc của khách về thông tin sản phẩm Vai trò User Bảng 1.2: Nhân viên quản lý thu ngân 1.4.3 Nhân viên kho hàng: Chịu trách nhiệm về nhập hàng hóa, kiểm kê mặt hàng, báo cáo tình trạng hàng hóa Tên tác nhân Nhân viên kho hàng Mô tả Người có trách nhiệm thực hiện nhập hàng, nghiệp vụ kiểm kê, báo cáo… Đặc trƣng Am hiểu nghiệp vụ nhập hàng, kiểm kê, báo cáo Thao tác Lập phiếu nhập hàng, kiểm kê, báo cáo Yêu cầu Phần mềm cần hoạt động hiệu quả, chính xác và nhanh chóng Vai trò User Bảng 1.3: Nhân viên kho hang 1.5 Các chức năng tổng quát 1.5.1 Đăng nhập:Ngƣời dùng phải thực hiện chức năng này mới có thể sử dụng các chức năng của hệ thống. Thông tin vào Người dùng muốn sử dụng đƣợc các chức năng của hệ thống thì cần phải đăng nhập vào hệ thống Thông tin vào Thông tin vào bao gồm: tên đăng nhập và mật khẩu Xử lý thông tin Sau khi người dùng nhập dữ liệu và tiến hành đăng nhập, hệ thống sẽ kiểm tra thông tin đăng nhập có hợp lệ hay không. Dữ liệu Tài khoản, mật khẩu đăng nhập Thông báo Thông báo khi đăng nhập thành công, không thành công. Đối tƣợng sử dụng Tất cả ngƣời dùng 1.5.2 Đổi mật khẩu: Thông tin vào Chức năng này cho phép người dùng có thể thay đổi mật khẩu đăng nhập vào hệ thống. Thông tin vào Mật khẩu cũ,mật khẩu mới Xử lý thông tin Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của mật khẩu cũ và mật khẩu mới. . Dữ liệu Mật khẩu cũ, mật khẩu mới Thông báo Thông báo khi thay đổi mật khẩu thành công, không thành công. Đối tƣợng sử dụng Tất cả các đối tượng 1.5.3 Quản lý thông tin nhân viên: Thông tin vào Cho phép ngườii dùng quản lý nhân viên làm việc trong cửa hàng: thêm mới, sửa, cập nhật thông tin của nhân viên, xóa nhân viên. Thông tin vào Các thông tin về nhân viên trong cửa hàng : họ tên, năm sinh, quê quán, địa chỉ, chứng minh thư, số điện thoại, tài khoản, mật khẩu, ảnh, quyền. Xử lý thông tin Kiểm tra tính hợp lệ của thông tin đƣa vào.. Dữ liệu Mã nhân viên, họ tên, năm sinh, quê quán, địa chỉ, số chứng minh nhân dân,điện thoại,tài khoản đăng nhập, mật khẩu, quyền, ảnh. Thông báo Đƣa ra thông báo thực hiện thành công, không thành công. Đối tƣợng sử dụng Chỉ có người quản lý mới có quyền sử dụng chức năng này. 1.5.4 Quản lý thông tin khách hàng: Thông tin vào Cho phép người dùng quản lý thông tin của khách hàng: thêm, sửa, xóa thông tin khách hàng Thông tin vào Các thông tin về khách hàng : Tên, địa chỉ, điện thoại, tên đơn vị, mã tài khoản, mã thuế. Xử lý thông tin Kiểm tra tính hợp lệ của thông tin vào : Nếu hợp lệ thì cho phép cập nhật vào cơ sở dữ liệu ngược lại thì yêu cầu nhập lại. Dữ liệu Mã khách hàng, Tên khách hàng, đơn vị , địa chỉ, điện thoại liên hệ, mã tài khoản, mã thuế Thông báo Đưa ra thông báo khi thực hiện thành công, không thành công. Đối tƣợng sử dụng Người quản lý và nhân viên bán hàng có thể sử dụng chức năng này. 1.5.5 Quản lý thông tin nhà cung cấp: Thông tin vào Chức năng này cho phép người dùng quản lý thông tin của các nhà cung cấp hàng hóa cho cửa hàng. Thông tin vào Các thông tin về nhà cung cấp : Tên, địa chỉ, điện thoại , mã tài khoản, mã thuế. Xử lý thông tin Kiểm tra tính hợp lệ của thông tin vào : Nếu hợp lệ thì cho phép cập nhật vào cơ sở dữ liệu ngƣợc lại thì yêu cầu nhập lại. Dữ liệu Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, đơn vị , địa chỉ, điện thoại liên hệ, mã tài khoản, mã thuế. Thông báo Đưa ra thông báo khi thực hiện thành công, không thành công. Đối tƣợng sử dụng Người quản lý 1.5.6 Quản lý thông tin hàng hóa: Thông tin vào Quản lý thông tin hàng hóa trong kho: Thêm, sửa, xóa thông tin của hàng hóa. Thông tin vào Các thông tin của hàng hóa: Mã vạch, tên sản phẩm, mô tả, loại sản phẩm, đơn vị tính, đơn giá, ảnh Kiểm tra tính hợp lệ của thông tin vào: Nếu đúng thì cập nhật thông tin mặt hàng vào cơ sở dữ liệu ngược lại thì yêu cầu nhập lại. Xử lý thông tin Dữ liệu Thông báo Đối tƣợng sử dụng Mã sản phẩm, mã vạch, tên sản phẩm, mô tả, mã loại sản phẩm, mã đơn vị tính, đơn giá, ảnh. Thông báo khi cập nhật thông tin thành công, không thành công. Nhân viên kho hàng. 1.5.7 Quản lý đơn vị tính: Thông tin vào Cho phép người quản trị thực hiện các thao tác thêm, sửa, xóa Thông tin vào Tên đơn vị tính Xử lý thông tin Kiểm tra tính hợp lệ của thông tin vào. Dữ liệu Mã đơn vị tính, mô tả đặc tính Thông báo Đưa ra thông báo khi thực hiện thành công, không thành công. Đối tƣợng sử dụng Nhân viên kho hàng. 1.5.8 Quản lý thông tin khuyến mại: Thông tin vào Người dùng quản lý các thông tin liên quan đến khuyến mại: thêm đợt khuyến mại, sửa thông tin, xóa khuyến mại. Thông tin vào Nội dung khuyến mại, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, mức khuyến mại, trạng thái. Xử lý thông tin Kiểm tra thông tin đƣa vào nếu hợp lệ thì cập nhật vào database ngƣợc lại thì yêu cầu làm lại. Dữ liệu Mã khuyến mại, nội dung khuyến mại, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, mức khuyến mại, trạng thái Đưa ra thông báo khi đã thực hiện thành công, không thành công. Thông báo Đối tƣợng sử dụng Người quản lý 1.5.9 Quản lý loại sản phẩm: Thông tin vào Quản lý thông tin các loại sản phẩm trong kho: Thêm, sửa, xóa thông tin của loại sản phẩm. Thông tin vào Tên loại sản phẩm Xử lý thông tin Kiểm tra tính hợp lệ của thông tin vào. Dữ liệu Mã loại sản phẩm, tên loại sản phẩm Thông báo Thông báo khi cập nhật thông tin thành công, không thành công. Đối tƣợng sử dụng Nhân viên kho hàng 1.5.10 Quản lý hóa đơn: Thông tin vào Người dùng quản lý thông tin hóa đơn : lập hóa đơn, xem, tra cứu hóa đơn, hủy hóa đơn. Thông tin vào Các thông tin của hóa đơn: mã hóa đơn, ngày, người lập, khách hang. Xử lý thông tin Kiểm tra tính hợp lệ của thông tin đƣa vào Dữ liệu Mã hóa đơn, ngày tháng, mã người lập, mã khách hang. Thông báo Đưa ra thông báo khi đã thực hiện thành công, không thành công. Đối tƣợng sử dụng Người quản lý, nhân viên bán hàng. 1.5.11 Quản lý phiếu nhập: Thông tin vào Người dùng quản lý phiếu nhập : lập phiếu, xem, tra cứu phiếu nhập, hủy phiếu nhập Thông tin vào Mã phiếu nhập, ngày nhập, nhà cung cấp, ngƣời lập Xử lý thông tin Kiểm tra tính hợp lệ của thông tin đƣa vào. Dữ liệu Mã phiếu nhập, ngày nhập, mã nhà cung cấp, mã người lập. Thông báo Đưa ra thông báo khi đã thực hiện thành công, không thành công. Đối tƣợng sử dụng Nhân viên kho hàng 1.5.12 Báo cáo kết quả kinh doanh