Báo cáo kiến tập tại ủy ban nhân dân huyện ân thi, hưng yên

  • Số trang: 37 |
  • Loại file: DOC |
  • Lượt xem: 208 |
  • Lượt tải: 0
hoanggiang80

Đã đăng 24000 tài liệu

Mô tả:

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập LỜI MỞ ĐẦU Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan , đơn vị. Văn phòng là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị.Hiện nay nước ta đang bước vào thời kì Công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, nên công tác văn thư cũng đóng góp một phần rất lớn vào công tác xây dựng đất nước thêm giàu mạnh. Mỗi cơ quan, văn phòng đều phải thực hiện những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. Do đó văn phòng là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan. Văn phòng cũng là yếu tố được quan tâm như một trọng điểm quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng. Trường trung cấp văn thư lưu trữ được thành lập năm 1971, trải qua 41 năm, đổi nhiều tên gọi khác nhau và tới thờ điểm hiện tại có tên là trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tại ngôi trường này đã đào tạo ra các cán bộ chuyên nghành về lĩnh vực hành chính văn phòng, văn thư lưu trữ, quản lý nhân lực, quản trị văn phòng, …có đầy đủ trình độ chuyên môn nhằm cung ứng cho các bộ máy cơ quan cán bộ, nhân lực mà xã hội đang cần trong đó có nghành Quản Trị Văn Phòng. Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng lớn nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn của từng cơ quan, đơn vị. Nhằm đáp ứng yêu cầu chuyên môn, ngoài việc giảng dậy nhà trường còn tổ chức cho sinh viên đi kiến tập tại các cơ quan nhà nước nhằm mục đích cho các sinh viên học hỏi kinh nghiệm, kiến thức từ chuyến đi thực tế. Là sinh viên của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm thứ hai chuyên nghành Quản trị văn phòng, được sự quan tâm, chú ý nhà trường đã tạo điều kiện cho đi kiến tập tại Ủy Ban Nhân Dân huyện Ân Thi, Hưng Yên, đã giúp cho em biết nhận thức, tiếp cận được với môi trường làm việc thực tế, rèn luyện được kỹ năng, nâng cao hiểu biết,nhiệt tình, năng động trong nghề nghiệp cho nhà quản trị tương lai. Đặng Thị Phương 1 Lớp Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập Được sự giới thiệu của trường Đại học Nội vụ Hà Nội và sự hướng dẫn của thầy cô trong khoa cùng sự tận tình giúp đỡ của các cô chú, anh chị trong Ủy Ban huyện Ân thi em đã hoàn thành xong thời gian kiến tập ba tuần của mình. Trong khoảng thời gian đó em đã cố gắng học hỏi, rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ văn phòng của mình,xây dựng cho bản thân phong cách của một nhà quản trị trên cơ sở áp dụng lý thuyết đã học trên trường và sự hướng dẫn nhiệt tình của các giảng viên trong trường.Mặc dù trong thời gian kiến tập em vẫn còn lúng túng trong công việc anh chị giao nhưng không vì thế mà em cảm thấy nản lòng mà càng làm cho em thêm động lực cố gắng và sự hướng dẫn, chỉ đạo của cán bộ trong phòng ban, nhờ đó em đã hoàn thành công việc tốt như mình mong muốn. Qua đây em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, Khoa Quản Trị Văn phòng, cô giáo chủ nhiệm Hoàng Kim Oanh cùng toàn thể các cô, chú, anh chị cán bộ, chuyên viên trong Ủy Ban nhân dân huyện Ân Thi đã hướng dẫn,giúp đỡ, tạo điều kiện để em hoàn thành tốt thời gian kiến tập cũng như bài báo cáo thêm đầy đủ và hoàn chỉnh hơn. Mặc dù thời gian kiến tập không dài nhưng cũng giúp cho em học hỏi được không ít những kinh nghiệm thực tiễn của một nhà Quản trị Văn phòng. Mặc dù em đã cố gắng hết khả năng của mình nhưng bài báo cáo của em cũng không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Kính mong được sự đóng góp ý kiến từ các thầy cô và các cô chú cán bộ trong Ủy Ban nhân dân huyện Ân Thi để bài báo cáo của em hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Đặng Thị Phương 2 Lớp Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập PHẦN MỘT KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ÂN THI I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ÂN THI 1.Khái quát về Ủy Ban Nhân Dân huyện Ân Thi Ủy Ban nhân dân huyện ân thi là quan hành chính nhà nước được đặt trụ sở tại 1/3 thị trấn Ân thi, tỉnh Hưng Yên. Ủy ban nhân dân huyện Ân Thi do Hội đồng nhân dân bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính ở địa phương, chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân, chịu sự lãnh đạo toàn diện của Huyện Ủy, sự lãnh đạo và chỉ đạo của Ủy ban nhân dân Tỉnh. Ủy ban nhân dân huyện làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể bàn bạc, quyết định theo đa số, đảm bảo phát huy trách nhiệm và quyền hạn của mỗi thành viên Ủy ban nhân dân, của tập thể Ủy ban nhân dân, trách nhiệm và quyền hạn của chủ tịch Ủy ban nhân dân. 2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện 2.1 Chức năng của ủy ban nhân dân Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên. Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn. Uỷ ban nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa Đặng Thị Phương 3 Lớp Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở. 2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện thực hiện theo quy định tại mục 2 chương IV luật tổ chức Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 26/ 11/2003. Các vấn đề quy định ở mục 2 điều 97 đến điều 107 luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003 và các vấn đề sau nhất thiết Ủy ban nhân dân phải thảo luận tập thể và quyết định theo đa số. + Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm. Dự toán ngân quyết toán ngân sách hàng năm trình Hội đồng nhân quyết định. Quy hoạch dài, quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội, các xã, các thị trấn và quy hoạch phát triển thị trấn, thị tứ. Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn. Việc chuyển quyền, chuyển mục đích sử dụng đất. + Quyết định giải quyết khiếu nại + Các vấn đề khác khi chủ tịch thấy cần thiết. a. Trong lĩnh vực kinh tế, Ủy ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua để trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó. Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định và báo cáo Ủy ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Ủy ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật. Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn. b.Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Ủy ban nhân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Đặng Thị Phương 4 Lớp Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập Tham gia với Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện. Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ ở các xã, thị trấn. Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biến nông, lâm, thủy sản và cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh. c. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Ủy ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện, quản lý việc thực hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt. Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ sở theo sự phân cấp. Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn; Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh. d.Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Ủy ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn huyện. Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn. Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn. đ) Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao, Ủy ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Đặng Thị Phương 5 Lớp Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được cấp trên có thẩm quyền phê duyệt. Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề, tổ chức các trường mầm non, thực hiện chủ trương xã hội hóa giáo dục trên địa bàn, chỉ đạo việc xóa mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử. Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phong trào về văn hóa, hoạt động của các trung tâm văn hóa – thông tin, thể thao, bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hóa và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm y tế, trạm y tế, chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân, chống dịch bệnh, bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa, bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em, thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hóa gia đình. Kiểm tra việc chấp hành luật trong hoạt động của cơ sở hành nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm. Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động, tổ chức thực hiện phong trào xóa đói, giảm nghèo, hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo. e.Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Ủy ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ sau đây: Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương. Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt. Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chấ lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hóa trên địa bàn huyện, ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương. Đặng Thị Phương 6 Lớp Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập g. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Ủy ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vã trang và quốc phòng toàn dân, thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện, quản lý lực lượng dự bị động viêm, chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ. Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp phạm theo quy định của pháp luật. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước, thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương. Chỉ đạo và kiểm tra thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương. Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội. h.Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Ủy ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sác dân tộc, chính sách tôn giáo, quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công dân ở địa phương. Đặng Thị Phương 7 Lớp Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái nhừng quy định của pháp luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật. i. Trong việc thi hành pháp luật, Ủy ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên và của Hội đồng nhân dân huyện. Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Ủy ban nhân dân thị trấn, xã thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân. Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn. Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác hành án theo quy định của pháp luật. Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước, tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân, hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn. k.Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Ủy ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định của pháp luật. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân cấp trên. Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp trên. Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện. Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua để trình cấp trên xem xét, quyết định. Đặng Thị Phương 8 Lớp Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị của huyện trình Hội đồn nhân dân huyện thông qua để trình cấp trên phê duyệt. Thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân về quy hoạch tổng thể xây dựng và phát triển đô thị của huyện trên cơ sở quy hoạch chung, kế hoạch xây dựng kết cấu hạ tầng kỹ thuật đô thị, biện pháp bảo đảm trật tự công cộng, giao thông, phòng, chống cháy, nổ, bảo vệ môi trường và cảnh quan đô thị, biện pháp quản lý dân cư đô thị và tổ chức đời sống dân cư trên địa bàn. Thực hiện quản lý và kiểm tra sử dụng quỹ nhà nước thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn theo sự phân cấp của Chính phủ, tổ chức thực hiện các quyết định xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quy định của pháp luật. Quản lý các cơ sở văn hóa – thông tin, thể thao của thị xã, huyện thuộc tỉnh, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hóa và danh lam thắng cảnh do huyện quản lý. 2.3 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Ân Thi Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu cơ quan huyện , có trách nhiệm lãnh đạo và điều hành công việc của UBND, thực hiện phần việc được phân công, phân công công việc cho các thành viên của UBND. Chủ tịch phụ trách công tác tổ chức bộ máy cán bộ, nội chính, công tác quy hoạch, thi đua khen thưởng, chỉ đạo và quản lý các thành viên UBND, thủ trưởng các phòng, ban, ngành thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước và Chủ tịch UBND các xã, thị trấn. Chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND trước HĐND huyện và trước cơ quan nhà nước cấp trên. Chủ tịch UBND thay mặt UBDN giữ mối quan hệ với các cơ quan của Đảng, các đoàn thể quần chúng, HĐND, Viện kiểm sát nhân dân. Tòa án nhân dân theo quy định để đảm bảo sự lãnh đạo của Huyện ủy. quyền làm chủ của nhân dân, quyền lực Nhà nước ở địa phương, tôn trọng và chấp hành pháp luật, thực hiện các chủ trương chính sách ở địa phương. Các phó chủ tịch là người giúp chủ tịch trực tiếp công việc thuộc lĩnh vực công tác được Chủ tịch phân công. Phó chủ tịch có trách nhiệm chỉ đạo các Đặng Thị Phương 9 Lớp Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập nghành, UBND xã, thị trấn thực hiện công tác thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách, trình bầy trực tiếp hoặc bảo vệ phương án trước UBND hoặc chủ tịch xem xét quyết định. Phó chủ tịch được ủy nhiệm thay mặt Chủ tịch vắng mặt, tiếp chỉ đạo một số công việc được ủy quyền và chỉ đạo hoạt động văn phòng UBND huyện. Khi giải quyết công việc có liên quan đến công việc thuộc phó Chut tịch khác phụ trách thì phối hợp bàn bạc thống nhất, trường hợp chưa thống nhất thì báo cáo với Chủ tịch, khi giải quyết công việc cần nói rõ ý kiến và trách nhiệm thuộc chủ trương của tập thể, hay thuộc phạm vi mình phụ trách, trường hợp có ý kiến khác cũng phải nói rõ. Các ủy viên UBDN chịu trách nhiệm cá nhân về phần việc được phân công trước HĐND – UBND và các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND trước HĐND cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên. II. Khảo sát tình hình rổ chức, quản lí, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Uỷ ban nhân dân huyện Ân thi 1.Tổ chức và hoạt động của phòng Văn phòng HĐND – UBDN 1.1.Chức năng, nhiệm vụ của phòng văn thư văn phòng HĐND - UBDN a.Vị trí, chức năng Văn phòng HĐND – UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc HĐND – UBND huyện, trực tiếp tham mưu, tổng hợp và phục vụ sự lãnh đạo, điều hành công tác của Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân. Văn phòng HĐND – UBND là cơ quan tham mưu trực tiếp về các lĩnh vực kinh tế, xã hội, an ninh trật tự xã hội, quốc phòng của huyện. Văn phòng HĐND – UBND là bộ máy giúp việc cho thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch, các phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện để lãnh đạo, chỉ đạo điều hành toàn diện trên các lĩnh vực kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng của huyện. Giữ mối quan hệ phối hợp với các phòng, nghành và các xã, thị trấn trong huyện. Thực hiện chức năng tổ chức quản lý các lĩnh vực hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện và công tác văn phòng nói chung trên địa bàn toàn huyện. Văn phòng HĐND – UBND huyện có tư cách pháp nhân, con dấu riêng, trực tiếp là đơn vị dự toán được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước huyện. b.Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng văn thư văn phòng HĐND – UBND Đặng Thị Phương 10 Lớp Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập + Chánh văn phòng giải quyết các công việc: - Giúp Chủ tịch, các Phó Chủ tịch nắm tình hình tổ chức và hoạt động của UBND, của các thành viên ủy ban, các nghành và UBND các xã, thị trấn. - Xây dựng và thông qua Chủ tịch các chương trình công tác, dự thảo các báo cáo cảu UBND huyện. - Tổ chức thẩm định các đề án về mặt nhà nước, đảm bảo yêu cầu phạm vi đã quy định về pháp lý hành chính trước khi trình UBND. - Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bẩn của UBND và Chủ tịch UBND. - Tổ chức công bố, truyền đạt, theo dõi, kiểm tra các nghành, các cấp thực hiện các Quyết định, chỉ định, chỉ thị của UBND và Chủ tịch UBND. - Lãnh đạo và điều hành công tác văn phòng, thực hiện mối quan hệ giữa UBND, Huyện ủy và thường trực HĐND huyện, mặt trận tổ quốc, các nghành và các đoàn thể. - Giúp Chủ tịch điều hành công việc giao ban vào chiều thứ 2 hàng tuần gồm: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND và nghành có liên quan. Tiếp nhận, xử lý và báo cáo xử lý thông tin hàng ngày với Chủ tịch UBND. - Tổ chức làm việc giữa Chủ tịch, Phó Chủ tịch với các Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND các xã, thị trấn, thủ trưởng, các phòng, nghành khi có yêu cầu. - Xây dựng chương trình công tác của Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, các thành viên Ủy viên Ủy ban nhân dân huyện và tổ chức thực hiện các chương trình công tác đó. - Tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng toàn huyện để báo cáo định kỳ, hàng tháng, quý, sáu tháng, năm theo quy định, các báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất với tỉnh. - Tham mưu giúp cho Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện xử lý toàn diện trên các lĩnh vực kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng của huyện. Giữ mối quan hệ phối hợp với các phòng, nghành và các xã, thị trấn tham mưu giúp việc cho Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện. Đặng Thị Phương 11 Lớp Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập - Tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo, điều hành và cong tác giao ban của Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện. - Thẩm tra các đề án, chương trình, các văn bản do các phòng, ban, nghành tham mưu trình Ủy ban nhân dân huyện ký ban hành. - Được ủy quyền của Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện, tổng hợp và thông báo kết luận cảu Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện đến phòng, ban, nghành và các xã, thị trấn thực hiện. - Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị, nghị quyết của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân. Giúp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại phòng, nghành, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn thuộc huyện. Giúp Ủy ban nhân dân huyện trong mối quan hệ cấp ủy Đảng, Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể trong huyện, hướng dẫn công dân đến liên hệ công việc tại các cơ quan có thẩm quyền giải quyết. - Hướng dẫn Văn phòng các cơ quan, các xã, thị trấn về nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hóa quản lý Nhà nước theo quy định cảu pháp luật. Đảm bảo các điều kiện cần thiết cho Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện hoạt động. Làm việc công tác tổ chức các Hội nghị do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện triệu tập, tổ chức đón khách và công dân đến làm việc, làm tốt công tác bảo vệ cơ quan. - Xây dựng quy hoạch, bồi dưỡng cán bộ công chức cơ quan. Quản lý tổ chức bộ máy biên chế cán bộ, công chức, viên chức và tài sản trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật. - Tổ chức thực hiện cơ chế “ một cửa “, là chủ tài khoản của đơn vị dự toán - Văn phòng được Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giao. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện giao hoặc theo quy định của pháp luật. c.Cơ cấu tổ chức - Lãnh đạo Văn phòng gồm: Chánh Văn phòng và các phó Văn phòng: - Chánh Văn phòng : Là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm trước thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân Đặng Thị Phương 12 Lớp Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập dân huyện và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng, thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. - Phó chánh Văn phòng : Là người giúp Chánh Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn Phòng. - Việc bổ nhiệm đối với Chánh Văn phòng, phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định theo tiêu chuẩn, chức danh được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và theo quy định của pháp luật, việc miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện các chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, phó Chánh Văn phòng được thực hiện. 1.2 Số nhân sự hiện có của phòng và việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong phòng Văn thư Văn phòng HĐND - UBND a. Số nhân sự hiện có của phòng + Đồng chí Dương Tuấn Doan: Chánh Văn phòng HĐND – UBND + Đồng chí Vũ Minh Chiến: Phó Chánh Văn phòng + Đồng chí Nguyễn Kim Quyên: Phó Chánh Văn phòng + Nguyễn Ngọc Hưng: Chuyên viên + Phí Thị Tuyết Đan: Nhân viên + Ngô Thị Thanh Hoa: Nhân viên + Cáp Thị Hương: Kế toán + Nguyễn Trung Nam: Nhân viên + Vũ Xuân Cường: Lái xe b. Phân công nhiệm vụ cho các cá nhân trong Văn phòng HĐND - UBND 1.Đồng chí Dương Tuấn Doan – Chánh Văn phòng HĐND – UBND: - Chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành và quản lý chung toàn diện mọi hoạt động, nhiệm vụ công tác của cơ quan Văn phòng, thực hiện chức năng giúp ủy ban Đặng Thị Phương 13 Lớp Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập nhân dân huyện điều hành các hoạt động chung của các sở, ban, nghành, UBND các xã, thị trấn, tham mưu giúp việc UBND huyện, Chủ tịch huyện trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động của địa phương, đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện. - Phụ trách chung, trực tiếp phụ trách công tác tổ chức nhân sự, pháp chế, đối ngoại, lao động, tiền lương, nhiệm vụ cụ thể như sau: + Tiếp nhận xử ký văn bản, phân công và điều phối công việc thuộc văn phòng, tham gia điều phối công việc toàn cơ quan theo thẩm quyền được giao. + Soát xét, hiệu chỉnh các văn bản do Văn phòng soạn thảo và các văn bản do phòng, ban khác tham gia mưu thuộc thẩm quyền soát xét của Văn phòng trước khi trình lãnh đạo sở ký ban hành. + Chủ trì hoặc trực tiếp soạn thảo văn bản tham mưu về quy hoạch, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, nghỉ việc, kỷ luật đối với cán bộ công chức và lãnh đạo các đơn vị trực thuộc. + Tham mưu đánh giá cán bộ công chức, lưu trữ, bổ sung hồ sơ, lý lịch cán bộ công chức hàng năm. + Chủ trì tham mưu xây dựng các đề án về tổ chức, sử đổi, bổ sung quy chế làm việc của cơ quan. - Chương trình công tác cua Chủ tịch, các Phó Chủ tịch huyện và UBND huyện, tham gia thành viên các ban chỉ đạo của tỉnh theo lĩnh vực phụ trách các lĩnh vực. + Công tác tổ chức - hành chính, công tác quản trị - tài vụ ( lĩnh vực thu chi tài chính, đầu tư cơ sở vật chất, mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho công tác cơ quan văn phòng UBND huyện ) + Công tác kế hoạch đầu tư, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, công tác quy hoạch, Quốc phòng, An ninh, công tác tổng hợp. + Theo dõi tình hình chính trị nội bộ cơ quan, thành viên ban phòng chống lụt bão của sở. 2. Đồng chí Vũ Minh Chiến – Phó Chánh Văn phòng: - Giúp Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực quản trị hành chính văn phòng, thi đua khen thưởng và chế độ chính sách đối với người có công, thay Chánh văn phòng điều hành công việc khi Chánh văn phòng đi vắng, nhiệm vụ cụ thể: Đặng Thị Phương 14 Lớp Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập + Theo dõi, quản lý tình hình an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động, phòng cháy nô toàn khu vực cơ quan. + Quản lý đất đai, tài sản cơ quan, lập và triển khai kế hoạch xây dựng, mua sắm, sửa chữa tài sản, thiết bị, phương tiện làm việc của cơ quan, trang thiết bị phòng chống lụt bão hàng năm. + Chủ trì việc chỉ đạo phụ trách kế toán văn phòng thành lập hội đồng kiểm kê đánh giá tài sản hàng năm và tham mưu xử lý kết quả kiểm kê đánh giá tài sản. + Theo dõi lịch công tác của lãnh đạo, của văn phòng để điều động xe, bố trí phòng họp, tổ chức tiếp khách, phục vụ hội họp, khởi công, khánh thành, hiếu hỷ…, trực tiếp điều hành bộ phận phục vụ, lái xe, bảo vệ. + Tham mưu chương trình, tổ chức phát động và sơ kết phong trào thi đua. + Tham mưu giải quyết chế độ đối với người có công (thương binh, liệt sỹ, kỷ niệm chương,…) + Xây dựng kế hoạch, tổ chức diễn tập, theo dõi và báo cáo công tác huấn luyện quân sự, dân quân tự vệ, bảo vệ cơ quan. - Trực tiếp phụ trách công tác văn thư lưu trữ, hướng dẫn các đơn vị trên địa bàn chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư lưu trữ, các nghiệp vụ liên quan. - Thực hiện nhiệm vụ thanh tra, kiểm tra giải quyết đơn thư khiếu nại liên quan đến lĩnh vực theo thẩm quyền. - Phối hợp hoạt động với các cơ quan theo khối công việc có liên quan. - Theo dõi hoạt động các sở: Xây dựng, Giao thông Vận tải, Nông nghiệp và PTNT, lĩnh vực công nghiệp thuộc Sở Công thương, Tài nguyên môi trường, Khoa công nghệ, Ban dân tộc. - Phụ trách tổ hợp hậu cần thuộc Ban phòng chống lụt bão sở. 3. Đồng chí Nguyễn Kim Quyên – Phó Chánh Văn phòng: - Giúp Chánh Văn phòng điều hành công tác Văn phòng chỉ đạo, thực hiện các công việc chuyên môn theo phân công của Chánh Văn phòng. - Triển khai việc lập và đôn đốc các phòng, ban thực hiện kế hoạch soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật, trình sở tư pháp thẩm định văn bản và dự thảo tham gia ý kiến xây dựng luật, văn bản quy phạm pháp luật. - Lập kế hoạch va tổ chức tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật, tham mưu các văn bản xây dựng triển khai thực hiện các văn bản luật, tham mưu soạn thảo Đặng Thị Phương 15 Lớp Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập các văn bản có chứa đựng quy phạm pháp luật, đề án tổ chức, quy chế làm việc, cải cách hành chính. - Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực tham mưu giúp UBND huyện: + Công tác phòng chống tham nhũng, công tác Tin học – Công báo. + Công tác tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo của công dân. - Tham mưu việc quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã, Thị trấn về công tác văn phòng và các lĩnh vực công tác khác trên cơ sở hướng dẫn và quy định của pháp luật. - Các công tác Văn hóa – Xã hội. theo dõi và chỉ đạo hoạt động phòng Văn hóa – Xã hội. - Làm tốt nhiệm vụ cơ quan thường trực của Hội đồng thi đua khen thưởng huyện. - Theo dõi, chỉ đạo hoạt động các Sở: Giáo dục và đào tạo, Lao động thương binh – Xã hội, Y tế, Văn hóa thể thao – du lịch, Bảo hiểm xã hội huyện. - Tổng hợp, xây dựng các báo cáo của cơ quan. 4.Đồng chí Nguyễn Ngọc Hưng – Chuyên viên: - Phụ trách việc ứng dụng và quản trị mạng công nghệ thông tin toàn cơ quan, kiểm kê tổng hợp, nhiệm vụ cụ thể như sau: + Tham mưu xây dựng kế hoạch triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và tổ chức triể khai theo kế hoạch tháng, quý, năm. + Tiếp nhận và triển khai các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý. + Tham mưu ban hành các văn bản quản lý và xây dựng đề án đầu tư phát triển công nghệ thông tin. + Chủ trì tham mưu và tổ chức biên tập Webside của sở. + Chủ trì tổng hợp các thông tin của nghành để xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung toàn cơ quan, cung cấp thông tin xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung của huyện, theo dõi, tổng hợp và lập báo cáo thống kê nhân sự. + Phối hợp với văn thư ứng dụng phần mềm quản lý văn bản, tiếp nhận và phát hành văn bản qua mạng. + Trực tiếp quản lý sử dụng thiết bị công nghệ thông tin dùng chung cho toàn cơ quan, tham mưu việc mua sắm, trang thiết bị, sửa chữa các thiết bị và phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin. Đặng Thị Phương 16 Lớp Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập + Làm một số nhiệm vụ khác do Chánh, Phó chánh văn phòng phân công. 5.Đồng chí Phí Thị Tuyết Đan – Nhân viên: - Phụ trách công tác văn thư – lưu trữ - Quản lý, sử dụng con dấu, tiếp nhận công văn đi, đến, sao văn bản, đóng dấu, vào sổ, vào máy, theo dõi, phát hành và lưu văn bản. - Đóng dấu văn bản đi, đóng dấu thẩm định, sổ nhật trình, phù hiệu, … - Trực giao dịch, hướng dẫn khách, tiếp nhận và phát hành điện thoại fax, bưu phẩm, bưu kiện. - Quản lý mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm, các loại giấy phép. - Lưu trữ hồ sơ và khai thác tài liệu lưu trữ: Phân loại, chỉnh lý tài liệu, tổ chức lưu trữ theo phòng, hướng dẫ lập hồ sơ công việc và hồ sơ lưu trữ cho các phòng, ban đơn vị trực thuộc, lamg thủ tục hủy hồ sơ hết hạn và chuyên giao hồ sơ về kho lưu trữ tỉnh, quản lý bảo quản tài liệu lưu trữ. 6.Đồng chí Ngô Thị Thanh Hoa – Nhân viên: - Làm công tác thủ quỹ, Văn thư, hành chính của cơ quan, trực tiếp tham gia những công việc do đồng chí Phí Thị Tuyết Đan đản nhiệm. - Giúp lãnh phòng theo dõi công tác xây dựng và củng cố chính quyền cơ sở, quản lý hồ sơ, định biên và tiền lương cán bộ. - Theo dõi đôn đốc việc đảm bảo vệ sinh toàn khu ự cơ quan, trực tiếp đảm bảo khu vực Nhà văn phòng. - Phục vụ nước uống cho cơ quan, hội họp, Lãnh đạo. - Mua sắm, quản lý, sử dụng các đồ dùng phục vụ cho nhiệm vụ và trang bị tại phòng họp, phòng Lãnh đạo. - Tiếp khách và làm nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chánh, Phó Chánh Văn phòng. 7.Đồng chí Cáp Thị Hương – Kế toán: - Phụ trách công tác kết toán khối hành chính văn phòng và chế độ bảo hiểm xã hội: - Quản lý tài chính, tài sản cơ quan theo thẩm quyền được luật định và tham mưu ban hành các vưn bản quản lý có liên quan. - Lập kế hoạch và theo dõi, làm nghiệp vụ kế toán thống kê, thu, chi quyết toán chi phí phát sinh hàng ngày theo chế độ kế toán. -Theo dõi, kiểm tra, đối chiếu thành quyết toán công nợ, ấn chỉ, tiền thu phí, văn phòng phẩm và kinh phí cấp phát hàng tháng, lập báo cáo tài chính quý và cả năm. Đặng Thị Phương 17 Lớp Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập - Làm thủ tục cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể, theo dõi, đôn đốc việc trích nộp kinh phí bảo hiểm xã hội, tham mưu Chánh văn phòng giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội cho các đơn vị thuộc cơ quan. - Phòng điều hành công việc của Văn phòng khi Chánh Văn phòng đi vắng. 8.Nguyễn Trung Nam – Nhân viên; - Phụ trách công tác quản lý nhân sự, lao động tiền lương, kiêm quỹ - Làm nghiệp vụ và tham mưu các văn bản về tuyển dụng, nâng lương, chuyên ngạch, xác nhận quỹ tiền lương cho cán bộ công chức, viên chức. - Theo dõi hoạt động của bộ phận giao dịch, trực tiếp thu phí và lệ phí tại bộ phận giao dịch, tổng hợp quyết toán phí và lệ phí hàng ngày vớ kế toán, quyết toán ấn chỉ thuế hàng tháng với cục thuế, tổng hợp báo cáo kết quả giao dịch hàng quý. - Làm nghiệp vụ quỹ: Giao dịch thành quyết toán với kho bạc, thu, chi, vào sổ nhật ký, xử lý chứng từ cà quyết toán với kế toán. - Tham gia công tác quản trị hành chính căn phòng theo nhiệm vụ chung của Văn 9.Vũ Xuân Cường – Lái xe; - Thực hiện nhiêm vụ theo quy chế làm việc của cơ quan, hợp đồng làm việc và sự điều động trực tiếp của Phó Văn phòng. 1.3. Tên các văn bản quản lý về công tác văn thư lưu trữ do cơ quan ban hành. ( Phụ lục 3 ) 2.Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Ân thi. 2.1.Căn cứ vào sổ đăng ký công văn đi, thống kê các hình thức văn bản và số lượng ban hành văn bản trong 6 năm trở lại đây của Ủy ban nhân dân huyện Ân thi. STT Tên loại văn bản Ban hành Đặng Thị Phương Số lượng Năm Năm 18 Năm Năm Năm Năm Lớp Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập 2007 2008 2009 2010 2011 2012 1 Kế hoạch 13 13 14 21 25 38 2 Quyết định 1778 5706 3930 4344 4484 4486 3 Thông báo 105 32 140 59 99 156 4 Công văn 295 372 320 404 458 447 5 Báo cáo 99 92 90 83 85 126 6 Giấy mời 72 10 30 112 123 145 7 Tờ trình 82 62 100 132 100 89 2.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bầy văn bản quản lý của Ủy ban nhân dân huyện Ân thi ban hành Thể thức của văn bản là thành phần chủ yếu cấu tạo nên văn bản. Nội dung văn bản phải đảm bảo phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng, phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, phù hợp với quy định của pháp luật. Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu…Vì vậy, văn bản ban khi ban hành phải được đảm bảo độ chính xác, đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định của Nhà nước. Nếu thiếu một trong các thành phần sẽ làm ảnh hưởng đến hiệu lực pháp lý và độ tin cậy của văn bản. Trong thời gian kiến tập tại Ủy ban nhân dân huyện Ân thi và được tiếp xúc với nhiều văn bản do ủy ban nhân dân ban hành em có một vài nhận xét về thể thức và lỹ thuật trình bày văn bản như sau: Nhìn chung các văn bản do Ủy ban ban hành đã đảm bảo được thể thức và thành phần của văn bản theo đúng chính sách của Đảng và quy định của pháp luật. + Ưu điểm:Về cơ bản thì văn bản do Ủy ban nhân dân huyện Ân thi ban hành đã đảm bảo được kỹ thuật trình bày văn bản, tính thẩm mỹ khi trình bày văn bản. Đặng Thị Phương 19 Lớp Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập + Nhược điểm: Cách trình bày các thành phần thể thức của văn bản còn vài chỗ chưa đúng quy định như: - Cách diễn đạt văn bản ban hành sủ dụng từ ngữ chưa phù hợp với đặc trưng văn phong hành chính, câu chữ vẫn còn rườm rà, không đủ thành phần ngữ pháp. - Viết tắt , viết hoa trong văn bản tùy tiện, không theo quy tắc chính tả, bố cục văn bản chưa hợp lý. - Căn lề còn chưa đúng quy định. (xem phụ lục số 04) 2.3. Mô tả các bước tring quy trình soạn thảo văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Ân thi Ủy ban nhân dân huyện Ân thi nói chung và Văn phòng HĐND – UBND nói riêng thục hiện theo quy trình soạn thảo va ban hành văn bản được thực hiện theo các bước sau: + Bước 1: Tùy thuộc vào tính chất phức tạp, tầm quan trọng của văn bản thì cán bộ cấp trên sẽ chỉ định một cá nhân phối hợp phòng liên quan soạn thảo, hoặc phát sinh từ nhu cầu công việc của phòng cần phải có văn bản thì phòng tiến hành rà soát lại văn bản, các thông tin thực tiễn, tình hình thực tế tại phòng cải tiến hoặc quy định mới để phân tích, chọn lọc thông tin áp dụng vào dự thảo cho phù hợp, đúng quy định, đầy đu thông tin. + Bước 2: Sau khi đã xác định loại văn bản, chuẩn bị tài liệu, số liệu liên quan và thống nhất hướng xây dựng dự thảo, người được phòng phân công dự thảo tiến hành dự thảo văn bản theo các thể thức văn bản quy định kiểm tài liệu (quy định, quy chế, quy trình,…) và bố cục, cách hành văn, hình thức phải phù hợp với nội dung văn bản. Đối với văn bản thông thường: Trình lãnh đạo phòng soát xét, điều chỉnh nội dung, hình thức. Sau đó, người dự thảo chỉnh sửa và trình lãnh đạo phòng kí chuyển các phòng liên quan góp ý. + Bước 3: Lãnh đạo phòng được chuyển góp ý phải phân công người nghiên cứu, góp ý toàn bộ nội dung văn bản cần góp ý, trong đó chú trọng các nội dung thuộc lĩnh vực chuyên môn đơn vị phụ trách. Các nội dung góp ý phải cụ thể, nếu được thì gợi ý chỉnh sửa chuyên văn của cụm từ, đoạn văn cho đúng hơn. Trường họp phát hiện được những bất cập mà không thuộc phạm vi chuyên môn của phàng thì gợi ý cụ thể để phòng soạn thảo tham khảo ý kiến của phòng chuyên môn hoặc Đặng Thị Phương 20 Lớp Quản trị văn phòng K7B
- Xem thêm -