Tài liệu Báo cáo đề tài khoa học cấp bộ cơ sở khoa học xây dựng mô hình lưu trữ tư nhân ở việt nam

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI BÁO CÁO TỔNG HỢP KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI KHOA HỌC CẤP BỘ CƠ SỞ KHOA HỌC XÂY DỰNG MÔ HÌNH LƢU TRỮ TƢ NHÂN Ở VIỆT NAM MÃ SỐ: ĐT.24/16 CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI: ThS.TRẦN VĂN QUANG HÀ NỘI, NĂM 2019 NHỮNG NGƢỜI THAM GIA THỰC HIỆN ĐỀ TÀI Chủ nhiệm đề tài: ThS.Trần Văn Quang, Giảng viên Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Bộ Nội vụ Những ngƣời tham gia đề tài: 1. TS. Trần Hoàng, Nguyên Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ; 2. ThS. Vũ Thị Thanh Thủy, Phó Trưởng Phòng Nghiệp vụ địa phương, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ; 3. ThS. Trần Thị Loan, Quyền Trưởng Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Bộ Nội vụ; 4. ThS. Trần Việt Hà, Phó Trưởng Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Bộ Nội vụ; 5. ThS. Trịnh Thị Năm, Giảng viên Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Bộ Nội vụ. 6. ThS. Phạm Thị Ngân, Vụ Tổ chức - Cán bộ, Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh - Thư ký đề tài. DANH MỤC TRANH ẢNH Tên Nội dung Trang Ảnh 1.1 Giấy khai sinh của ông Phạm Trọng Châu, tỉnh Vĩnh Phúc, năm 1924 11 Ảnh 1.2 Thiếp cưới, kỷ vật của anh hùng liệt sỹ Nguyễn Văn Trỗi và bà Phan Thị Quyên năm 1964 19 Ảnh 1.3 Giấy khen của ông Trần Văn Tiếp 21 Ảnh 2.1 Gia phả Lê Tự Tộc tại tỉnh Quảng Nam hiện đang lưu giữ tại nơi thờ tự 34 Ảnh 2.2 Tủ đựng tài liệu của gia đình ông Tô Trọng Tạo tại Vĩnh Phúc 35 Ảnh 2.3 Tủ đựng tài liệu của gia đình ông Huỳnh Đức Nữa tại Quảng Nam 35 Ảnh 2.4 Trung tâm Di sản các nhà Khoa học Việt Nam thành lập 27/9/2008 39 Ảnh 2.5 Con trai nhà nghiên cứu văn học Hoài Thanh trao một số tài liệu gốc cho Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 44 Ảnh 2.6 Lễ tiếp nhận tài liệu của nguyên Phó thủ tướng Nguyễn Khánh 45 Ảnh 2.7 Lễ giao nhận tài liệu cá nhân của GS.TSKH.VS Nguyễn Duy Quý 45 Ảnh 2.8 Tài liệu lưu trữ cá nhân của GS.TSKH.VS Nguyễn Duy Quý 46 Ảnh 2.9 Kỉ niệm chương vì sự nghiệp Văn thư - Lưu trữ do Bộ Nội vụ tặng cho cụ Trần Thời Nhạ 49 MỤC LỤC MỞ ĐẦU .............................................................................................................. 1 1. Tính cấp thiết của đề tài ................................................................................. 1 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài ..................................................... 3 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ................................................. 4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.................................................................. 4 5. Phương pháp nghiên cứu................................................................................ 5 6. Kết cấu của đề tài ........................................................................................... 6 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TÀI LIỆU LƢU TRỮ TƢ NHÂN VÀ MÔ HÌNH LƢU TRỮ TƢ NHÂN ..................................................................... 7 1.1. Một số khái niệm......................................................................................... 7 1.1.1. Tư nhân .................................................................................................... 7 1.1.2. Tài liệu lưu trữ tư nhân ............................................................................ 7 1.1.3. Lưu trữ tư nhân ........................................................................................ 8 1.1.4. Mô hình lưu trữ tài liệu lưu trữ tư nhân ................................................... 9 1.2. Loại hình, nội dung của tài liệu lưu trữ tư nhân (tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ) ........................................................................................................... 10 1.2.1. Tài liệu giấy ............................................................................................ 10 1.2.2. Tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình ....................................................... 13 1.2.3. Tài liệu điện tử ....................................................................................... 14 1.3. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ tư nhân (tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ) ... 15 1.3.1. Đặc điểm về sở hữu ................................................................................ 15 1.3.2. Đặc điểm về hình thức ........................................................................... 16 1.3.3. Đặc điểm về nội dung............................................................................. 17 1.4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tư nhân (tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ) 21 1.4.1. Là cơ sở để giải quyết chế độ, chính sách và các quyền lợi khác cho cá nhân, gia đình, dòng họ .................................................................................... 21 1.4.2. Cung cấp tư liệu để nghiên cứu về cuộc đời, hoạt động của các cá nhân; sự phát triển của các gia đình, dòng họ ............................................................ 23 1.4.3. Cung cấp tư liệu để nghiên cứu sự phát triển ngành, lĩnh vực và quốc gia ... 24 1.4.4. Góp phần vào việc gìn giữ bản sắc văn hóa của dân tộc, giáo dục truyền thống cho các thế hệ sau .................................................................................. 25 Tiểu kết Chương 1............................................................................................ 28 CHƢƠNG 2. THỰC TIỄN TỔ CHỨC LƢU TRỮ TƢ NHÂN Ở VIỆT NAM VÀ MỘT SỐ NƢỚC ............................................................................... 30 2.1. Cơ sở pháp lý ............................................................................................ 30 2.1.1. Những nội dung đã được quy định ........................................................ 30 2.1.2. Những vấn đề chưa được quy định ........................................................ 32 2.2. Thực tiễn tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ tư nhân ở Việt Nam ............... 33 2.2.1. Lưu trữ tại gia ......................................................................................... 33 2.2.2. Lưu trữ tập trung tại các cơ sở lưu trữ tư nhân ...................................... 38 2.2.3. Hiến tặng bảo quản tại các Lưu trữ lịch sử ............................................ 42 2.2.4. Nhận xét, đánh giá ưu điểm, hạn chế trong tổ chức lưu trữ tư nhân ở Việt Nam .......................................................................................................... 47 2.3. Thực tiễn tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ tư nhân ở một số nước và những bài học kinh nghiệm .............................................................................. 51 2.3.1. Thực tiễn tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ tư nhân ở một số nước ......... 51 2.3.2.Một số mô hình tổ chức tài liệu lưu trữ tư nhân trên thế giới ................. 65 2.3.3. Những bài học kinh nghiệm ................................................................... 68 Tiểu kết chương 2 ............................................................................................ 69 CHƢƠNG 3. MÔ HÌNH LƢU TRỮ TƢ NHÂN Ở VIỆT NAM VÀ CÁC GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ ................................................................................ 71 3.1. Sự cần thiết xây dựng mô hình lưu trữ tư nhân ........................................ 71 3.2. Đề xuất mô hình lưu trữ tư nhân ............................................................... 73 3.2.1. Tổ chức lưu trữ tại gia ............................................................................ 74 3.2.2. Tổ chức lưu trữ tập trung tại các cơ sở lưu trữ tư nhân ......................... 75 3.2.3. Nhà nước hỗ trợ và quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ ............ 77 3.3. Những giải pháp và kiến nghị ................................................................... 81 3.3.1. Xây dựng và ban hành văn bản quy định về tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ ............................................................................................................. 81 3.3.2. Trách nhiệm của các cơ quan quản lý về lưu trữ ................................... 83 3.3.3. Tuyên truyền, giáo dục cho công dân hiểu về tài liệu, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ ........................................................................................................ 87 3.3.4. Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, nhân lực .............................................. 88 Tiểu kết Chương 3............................................................................................ 90 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 92 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 94 PHỤ LỤC ......................................................................................................... 100 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc; có ý nghĩa to lớn phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Với vai trò và ý nghĩa của mình, tài liệu lưu trữ đã được Đảng và Nhà nước ta đặc biệt quan tâm. Tuy nhiên, ở Việt Nam thời gian qua, công tác lưu trữ mới chỉ tập trung vào việc tổ chức thu thập, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước, các tổ chức Đảng, tổ chức chính trị xã hội. Hiện nay, tài liệu lưu trữ tư nhân và lưu trữ tư nhân chưa nhận được sự quan tâm đúng mức. Tiềm năng của lưu trữ tư nhân chưa được đánh giá đầy đủ. Về mặt lý luận, đến nay, trong một số công trình nghiên cứu, có đề cập đến khái niệm, thành phần, nội dung, đặc điểm và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ tư nhân cũng như việc tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ tư nhân. Tuy nhiên, việc nghiên cứu này còn chưa thống nhất, chưa làm sáng tỏ được các khái niệm (tài liệu tư, tài liệu cá nhân, tài liệu nhân dân…). Các khái niệm lưu trữ tư nhân, tài liệu lưu trữ tư nhân chưa được đưa vào các văn bản quy phạm pháp luật của ngành lưu trữ Việt Nam. Theo PGS,TS Dương Văn Khảm, lưu trữ tư là “lưu trữ thuộc sở hữu tư nhân của cá nhân, gia đình, dòng họ”1. Tuy nhiên, khái niệm được các nhà khoa học, các chuyên gia ngành lưu trữ Việt Nam sử dụng nhiều trong thời gian qua là tài liệu lưu trữ nhân dân, lưu trữ nhân dân. Về mặt pháp luật, thời gian qua, các cơ quan quản lý đã ban hành một số văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh về công tác lưu trữ nói chung, trong đó có quy định liên quan đến tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ (như: Luật Lưu trữ được Quốc hội thông qua năm 2011; Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011…). Những văn bản này ra đời đã tạo ra nhiều sự thay đổi, tạo hành lang pháp lý quan trọng trong việc quản lý, lưu giữ tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ. Tuy nhiên, các văn bản này mới chỉ đề cập đến quản lý tài liệu lưu trữ của cá nhân có ý nghĩa đối với quốc gia và xã hội với tư cách là cá nhân tiêu biểu; mà chưa có quy định đối với tài liệu của đại đa số nhân dân. Về mặt thực tiễn, tài liệu lưu trữ tư nhân (ở đề tài này chúng tôi chỉ nghiên cứu tài liệu lưu trữ tư nhân dưới góc độ là tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ) có Dương Văn Khảm, Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin, Hà Nội, 2011, tr.244. 1 1 khối lượng lớn, thành phần đa dạng, phong phú và có nhiều giá trị. Chúng phản ánh chân thực tâm tư tình cảm, đời sống, công việc, các mối quan hệ của mỗi cá nhân, sinh hoạt gia đình, sự hình thành, phát triển và truyền thống của mỗi dòng họ. Loại tài liệu này có giá trị thiết thực với đời sống thường ngày của mỗi cá nhân, gia đình. Bên cạnh đó, chúng còn chứa đựng nhiều giá trị đối với xã hội, cung cấp tài liệu phục vụ cho việc quản lý xã hội, giáo dục truyền thống, lưu giữ và bảo tồn các giá trị đạo đức gia đình, đạo đức xã hội qua các thời kỳ phát triển... Để có tư liệu phục vụ nghiên cứu lịch sử, sự phát triển của đất nước, bản sắc của dân tộc một cách đầy đủ, toàn diện và sinh động, bên cạnh việc bảo quản tốt tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, chúng ta cần lưu giữ, bảo quản tốt hơn tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ. Tuy nhiên, việc quản lý tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ chưa được thực hiện tốt. Tài liệu của một số ít cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu, xuất sắc đang được bảo quản tại trung tâm lưu trữ quốc gia. Tài liệu của một số nhà khoa học đang được lưu giữ tại trung tâm lưu trữ do tư nhân thành lập. Còn lại, phần lớn tài liệu của đông đảo các tầng lớp nhân dân thì đang được bảo quản trong các gia đình, dòng họ. Tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ có đặc điểm thuộc sở hữu tư nhân, nên các chủ sở hữu có quyền quyết định số phận của tài liệu. Do nhận thức của các chủ sở hữu tài liệu còn chưa đúng mức và đầy đủ nên nhiều tài liệu không được lưu giữ tốt. Khối tài liệu này, trong đó có nhiều tài liệu giá trị đang đứng trước nguy cơ mất mát, hư hỏng cao. Thấy rõ tầm quan trọng và nguy cơ hư hỏng của nguồn tài liệu này, ngày 31/5/2012, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định 644/QĐ-TTg phê duyệt nội dung Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam”; trong đó đã xác định một trong những mục tiêu của Đề án này là: “Trợ giúp các cá nhân, gia đình, dòng họ… trong việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ quý, hiếm - một bộ phận di sản quý giá của dân tộc trước nguy cơ ngày càng bị xuống cấp do không được bảo quản đúng chế độ”. Hiện tại, một số mô hình, cách thức lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ đang tồn tại (như lưu trữ tại gia, hiến tặng tài liệu cho nhà nước bảo quản…) nhưng còn chưa thực sự hiệu quả. Nếu tài liệu lưu trữ nhà nước được tổ chức dựa vào những định chế mang tính quyền lực của Nhà nước, thì tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ phải được tổ chức theo những định chế khác, quản lý theo những biện pháp khác, tổ chức theo những mô hình tương ứng với tính chất của loại tài liệu thuộc sở hữu tư nhân. 2 Bởi vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của ngành lưu trữ Việt Nam trong thời gian tới là phải làm rõ về mặt lý luận; pháp lý, cũng như khảo sát, đánh giá tình hình lưu giữ, bảo quản, sử dụng khối tài liệu này trong thực tiễn để đề xuất: cách thức tổ chức; biện pháp tiếp cận, quản lý, định hướng; phương pháp hướng dẫn, giúp đỡ các các nhân, gia đình, dòng họ trong việc lựa chọn, bảo quản và sử dụng tài liệu. Nói cách khác là cần phải nghiên cứu cơ sở khoa học xây dựng mô hình lưu trữ tư nhân. Xuất phát từ lý do về mặt lý luận, pháp lý và thực tiễn, chúng tôi đã lựa chọn đề tài nghiên cứu: “Cơ sở khoa học xây dựng mô hình lưu trữ tư nhân ở Việt Nam”. Đề tài này có ý nghĩa cấp thiết đối với việc tổ chức, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ tư nhân, nhất là tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ. Đề tài này không chỉ có ý nghĩa lý luận mà còn có ý nghĩa thực tiễn cao, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ nước ta; giúp gìn giữ và phát huy tốt hơn giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ cho các thế hệ mai sau. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Tài liệu lưu trữ tư nhân đã được nhiều người quan tâm, nghiên cứu. Các công trình nghiên cứu trước đó đã tập trung vào một số nội dung chính như sau: Thứ nhất là, lưu trữ tài liệu cá nhân (với các bài viết: “Một số nét về công tác lưu trữ tài liệu xuất xứ cá nhân trong thời gian qua” của tác giả Phạm Bích Hải, “Lưu trữ tài liệu văn học nghệ thuật qua chặng đường hình thành và phát triển” của tác giả Minh Văn...). Thứ hai là, tình hình lưu giữ tài liệu của các gia đình, dòng họ (với bài viết: “Lưu trữ tài liệu trong các gia đình ở Việt Nam qua khảo sát thực tiễn và các vấn đề cần nghiên cứu” của tác giả Vũ Thị Phụng, báo cáo khoa học: “Khảo sát ý thức của một số dòng họ tại huyện Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh trong việc lưu trữ các tài liệu thuộc sở hữu cá nhân” của tác giả Ngô Thị Thuyên…). Thứ ba là, vị trí, giá trị của tài liệu lưu trữ cá nhân (với các bài viết: “Lưu trữ gia đình, dòng họ - tư liệu tin cậy để nghiên cứu lịch sử địa phương” của tác giả Trần Hoàng; “Ảnh lưu trữ cá nhân, gia đình - nguồn tư liệu quý trong nhân dân cần được bảo tồn và phát huy giá trị” của tác giả Đào Xuân Chúc...). Thứ tư là, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân (với bài viết: “Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ nhân dân trong quá trình nghiên cứu lịch sử cân đo lường ở Việt Nam” của tác giả Sekimoto Noriko, luận văn thạc sỹ “Nghiên cứu giá trị và mục đích khai thác sử dụng tài liệu các phông lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” của tác giả Phạm Thị Ngân…). 3 Một trong những công trình tập hợp kết quả nghiên cứu của nhiều nhà khoa học tại một Hội thảo quốc tế được tổ chức tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2012, đã được xuất bản thành tập kỷ yếu: Tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, 2013. Tập kỷ yếu hội thảo này tập hợp hơn 30 bài viết có giá trị của các nhà khoa học về tài liệu lưu trữ nhân dân. Trong các bài viết, kỷ yếu hội thảo và các công trình nghiên cứu trước đó, các tác giả đã khái quát được các vấn đề: quá trình hình thành và phát triển của lưu trữ tài liệu cá nhân; tình hình, ý thức lưu giữ tài liệu cá nhân của các gia đình, dòng họ; giá trị của tài liệu cá nhân; tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân. Tuy nhiên, chưa có đề tài, bài viết về“Cơ sở khoa học xây dựng mô hình lưu trữ tư nhân ở Việt Nam”. Do vậy, việc nghiên cứu đề tài này vừa có tính kế thừa, vừa có sự phát triển để làm rõ và sâu hơn cơ sở khoa học xây dựng mô hình lưu trữ tư nhân ở Việt Nam. 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 3.1. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là tập trung làm rõ cơ sở khoa học để xây dựng mô hình lưu trữ tư nhân ở Việt Nam (gồm cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn) và đề xuất một số mô hình lưu trữ tư nhân. Đề tài không đi sâu vào việc xây dựng các mô hình lưu trữ tư nhân cụ thể. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Để đạt được mục tiêu đã nêu trên, đề tài thực hiện các nhiệm vụ sau đây: - Làm rõ khái niệm tài liệu lưu trữ tư nhân, lưu trữ tư nhân; - Tìm hiểu loại hình, nội dung, đặc điểm, giá trị của tài liệu lưu trữ tư nhân (tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ); - Tìm hiểu các quy định của pháp luật hiện hành về việc quản lý tài liệu lưu trữ tư nhân (tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ); - Đánh giá tình hình tổ chức lưu trữ tư nhân ở Việt Nam và một số nước; - Làm rõ sự cần thiết phải xây dựng mô hình lưu trữ tư nhân; - Đề xuất một số mô hình lưu trữ tư nhân ở Việt Nam và đưa ra các giải pháp, kiến nghị. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Tài liệu lưu trữ tư nhân và mô hình tổ chức loại tài liệu này ở Việt Nam. 4.2. Phạm vi nghiên cứu của đề tài: 4 - Về nội dung nghiên cứu: Lưu trữ tư nhân được hiểu là lưu trữ tài liệu có giá trị hình thành trong hoạt động của các cá nhân, gia đình, dòng họ và của các tổ chức tư nhân (gồm các doanh nghiệp tư nhân, các tổ chức phi chính phủ, các hội, hiệp hội, nhà chùa,…). Do lưu trữ tư nhân là một khái niệm có nội hàm rộng lớn, bao gồm tài liệu của rất nhiều các chủ thể khác nhau. Mặt khác, do khối lượng, loại hình, đặc điểm của tài liệu hình thành trong hoạt động của các chủ thể trên (chúng tôi phân chia làm hai chủ thể chính là: các cá nhân, gia đình, dòng họ và các tổ chức tư nhân) rất khác nhau nên cách thức lựa chọn, sử dụng tài liệu và mô hình lưu trữ tài liệu cũng sẽ khác nhau. Với thời gian thực hiện và kinh phí có hạn, đề tài không thể tiến hành nghiên cứu tài liệu và mô hình lưu trữ tài liệu cho tất cả tài liệu hình thành trong hoạt động của các chủ thể trên. Vì thế, đề tài chỉ giới hạn phạm vi nghiên cứu tài liệu lưu trữ tư nhân và mô hình lưu trữ tư nhân dưới góc độ là lưu trữ của các cá nhân, gia đình, dòng họ. Dưới góc độ này, đề tài cũng không đề cập đến tài liệu cá nhân và lưu trữ tài liệu cá nhân là lãnh đạo Đảng, Nhà nước. - Về không gian: Đề tài đã tiến hành khảo sát nghiên cứu thực tế gần 400 cá nhân, gia đình, dòng họ theo phương pháp chọn mẫu mang tính đại diện cho các chủ thể tài liệu khác nhau (trí thức, nông dân, công nhân, tiểu thương) tại một số tỉnh, thành phố như: Hà Nội, Nam Định, Thái Bình, Vĩnh Phúc, Đà Nẵng, Quảng Nam. Do điều kiện thời gian, kinh phí, chúng tôi chưa khảo sát được ở các tỉnh phía Nam. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Đề tài vận dụng cơ sở phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lênin và một số phương pháp nghiên cứu cụ thể sau: - Phương pháp nghiên cứu xã hội học như điều tra, khảo sát, phỏng vấn sâu: Đây là nhóm phương pháp quan trọng và thường xuyên mà chúng tôi sử dụng để thực hiện đề tài. Chúng tôi tiến hành điều tra, khảo sát kết hợp với phỏng vấn sâu lãnh đạo các tổ chức lưu trữ, các cá nhân, gia đình, dòng họ; - Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin: Đây là nhóm phương pháp được chúng tôi sử dụng xuyên suốt trong quá trình thực hiện đề tài. Do phạm vi khảo sát rộng, thực hiện trong thời gian khác nhau, lượng thông tin thu thập nhiều, nội dung phong phú. Vì vậy, đòi hỏi phải có sự phân tích, tổng hợp thông tin nhằm rút ra những nhận định, giải pháp đối với vấn đề này; - Phương pháp so sánh: Đây là phương pháp mà chúng tôi sử dụng khi xử lý các số liệu, thông tin thu được từ điều tra, khảo sát thực tế để từ đó rút ra 5 được các kết luận. Chúng tôi đã tiến hành điều tra, khảo sát ở nhiều loại hình gia đình, dòng họ tại một số địa phương nên cần thực hiện việc so sánh tổ chức lưu trữ của các loại hình gia đình, các địa phương với nhau để có thể đánh giá được thực trạng và đưa ra các giải pháp; - Phương pháp sử liệu học: Do trong số tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ có nhiều tài liệu cũ, nát, thiếu tính pháp lý, nên nhóm nghiên cứu đã sử dụng phương pháp sử liệu học để xác định tính xác thực và độ tin cậy của thông tin trong nguồn tài liệu; - Phương pháp chuyên gia được nhóm nghiên cứu áp dụng bằng việc tổ chức tọa đàm/hội thảo chuyên gia, từ đó nhóm nghiên cứu có được góc nhìn đa chiều và đầy đủ về các vấn đề đặt ra. Chúng tôi tham khảo ý kiến của các chuyên gia của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội; Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, một số nhà chuyên môn. Trong quá trình thực hiện đề tài, các phương pháp trên đã được vận dụng đan xen và kết hợp một cách linh hoạt tùy thuộc vào mỗi giai đoạn của đề tài. 6. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu, tài liệu tham khảo, phụ lục, Đề tài bao gồm những nội dung chính sau đây: Chương 1: Cơ sở lý luận về tài liệu lưu trữ tư nhân và mô hình lưu trữ tư nhân Chương 2: Thực tiễn tổ chức lưu trữ tư nhân ở Việt Nam và một số nước Chương 3: Mô hình lưu trữ tư nhân ở Việt Nam và các giải pháp, kiến nghị. 6 Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TÀI LIỆU LƢU TRỮ TƢ NHÂN VÀ MÔ HÌNH LƢU TRỮ TƢ NHÂN 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Tư nhân Tư nhân có thể là cá nhân, gia đình, dòng họ hoặc là tổ chức phi nhà nước. Tuy nhiên, do phạm vi giới hạn nghiên cứu nên đề tài chỉ làm rõ tư nhân dưới góc độ là cá nhân, gia đình, dòng họ. Theo Từ điển tiếng Việt của Nguyễn Quang và Minh Trí, Nhà xuất bản Hồng Đức, năm 2013, thì: Tư nhân là “một cá nhân nào đó (chứ không phải nhà nước hay hợp tác xã)”. Cá nhân là “người riêng lẻ, phân biệt với tập thể hoặc xã hội”. Gia đình là “tập hợp người cùng sống chung thành một đơn vị nhỏ nhất trong xã hội, gắn bó với nhau bằng quan hệ hôn nhân và dòng máu, thường gồm có vợ chồng, cha mẹ và con cái” Dòng họ là “toàn thể nói chung những người cùng huyết thống làm thành các thế hệ nối tiếp nhau”. 1.1.2. Tài liệu lưu trữ tư nhân a) Tài liệu lưu trữ Theo Luật Lưu trữ năm 2011, tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. b) Tài liệu lưu trữ tư nhân Cho đến nay, khái niệm tài liệu lưu trữ tư nhân chưa được giải thích trong các giáo trình hoặc các quy định của pháp luật hiện hành. Các nhà quản lý và các nhà nghiên cứu lưu trữ đã đưa ra nhiều khái niệm liên quan đến tài liệu lưu trữ tư nhân như: “tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ”, “tài liệu xuất xứ cá nhân”, “tài liệu lưu trữ cá nhân”; “tài liệu lưu trữ nhân dân”, cụ thể như sau: “Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ” được xuất hiện lần đầu tiên trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982. Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ Nhà nước xuất bản năm 1992 định nghĩa “tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một hoặc một nhóm người” là “tài liệu xuất xứ cá nhân”. 7 Theo Giáo trình Lý luận và Thực tiễn công tác lưu trữ, Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, năm 1990, “Phông lưu trữ cá nhân” là: “Toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một nhân vật riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định” và “Tài liệu lưu trữ cá nhân là một bộ phận của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Đó là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một cá nhân riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Phông lưu trữ cá nhân thường được thành lập đối với các nhân vật tiêu biểu, điển hình hoạt động trên các lĩnh vực của đời sống xã hội”. Có thể thấy khái niệm tài liệu lưu trữ tư nhân chưa được cá nhân hay tổ chức nào định nghĩa. Trong thời gian qua, khái niệm được các nhà khoa học, các chuyên gia ngành lưu trữ Việt Nam sử dụng nhiều là tài liệu lưu trữ nhân dân, lưu trữ nhân dân. Theo PGS.TS Vũ Thị Phụng, tài liệu lưu trữ nhân dân là “từ dùng để chỉ những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cá nhân, gia đình, dòng họ; các hiệp hội, các tổ chức phi chính phủ, các doanh nghiệp tư nhân (gọi chung là tổ chức tư nhân)…được các chủ sở hữu lựa chọn, tổ chức lưu giữ, bảo quản và sử dụng để phục vụ cho những nhu cầu, lợi ích của các cá nhân, tổ chức. Đây là những tài liệu không thuộc sở hữu nhà nước”2. Chúng tôi cho rằng nội hàm của khái niệm này gần với nội hàm của khái niệm tài liệu lưu trữ tư nhân nhất. Như vậy, theo chúng tôi, tài liệu lưu trữ tư nhân là tài liệu hình thành trong hoạt động của các cá nhân, gia đình, dòng họ và các tổ chức tư nhân, có giá trị và được các chủ sở hữu tài liệu lựa chọn để lưu trữ, phục vụ các nhu cầu của chủ sở hữu tài liệu. 1.1.3. Lưu trữ tư nhân Trong cuốn “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” năm 2011 của PGS.TS Dương Văn Khảm có 01 mục từ về “Lưu trữ gia đình, dòng họ” và 01 mục từ về “Lưu trữ tư”. Theo đó, Lưu trữ gia đình, dòng họ là “lưu trữ tư nhân bảo quản tài liệu lưu trữ có nguồn gốc của gia đình, dòng họ… Những tài liệu này thuộc sở hữu tư nhân của gia đình, dòng họ”; lưu trữ tư (Privat archives) là “lưu trữ thuộc sở hữu tư nhân của cá nhân, gia đình, dòng họ”. GS.TSKH. Nguyễn Văn Thâm trong bài viết “Lưu trữ nhân dân - tiềm năng 2 Vũ Thị Phụng, Tài liệu lưu trữ nhân dân - Kết quả nghiên cứu và những vấn đề đặt ra, in trong cuốn Tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, 2013, tr.17. 8 vô tận”3 hoặc các bài tham luận tại hội thảo khoa học quốc tế, tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân đều nhắc đến cụm từ “Lưu trữ nhân dân”. Ở đây tác giả phân biệt “Lưu trữ nhân dân” với “Lưu trữ nhà nước”, tuy nhiên về mặt sở hữu, thì sở hữu nhân dân và sở hữu tư có sự khác biệt. Với nội hàm là lưu trữ tư nhưng một số nhà lưu trữ lại gọi là “lưu trữ cá nhân”. Phó giáo sư Jin-Hee, Yim thuộc Đại học Myongji (Hàn Quốc) trong tham luận “Thiết lập các lưu trữ cá nhân trong kỷ nguyên số” tại Hội thảo khoa học quốc tế “Tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân” lại gọi lưu trữ tư là “Lưu trữ cá nhân”. Lưu trữ tư (Privat archives) bao gồm: - Lưu trữ cá nhân; - Lưu trữ gia đình; - Lưu trữ dòng họ; - Lưu trữ của các cơ sở tín ngưỡng khác như Đền, Chùa, nhà thờ…; - Lưu trữ của khu di sản, bảo tàng, nhà lưu niệm; - Lưu trữ của tổ chức phi chính phủ; - Lưu trữ của doanh nghiệp tư. Từ những quan niệm, cách hiểu như trên, chúng tôi hiểu lưu trữ tư nhân là lưu trữ không thuộc sở hữu công (của Đảng Cộng sản Việt Nam, của Nhà nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam), mà thuộc sở hữu tư (của các nhân, gia đình, dòng họ hoặc các tổ chức tư nhân). Lưu trữ tư nhân là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ nhằm thu thập, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu của tư nhân. 1.1.4. Mô hình lưu trữ tài liệu lưu trữ tư nhân a) Mô hình Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam, mô hình có hai nghĩa: - Theo nghĩa rộng, mô hình là hình ảnh (hình tượng, sơ đồ, sự mô tả,..) ước lệ của một khách thể (hay một hệ thống các khách thể, các quá trình hoặc hiện tượng). Khái niệm mô hình được sử dụng rộng rãi trong triết học, tin học, kinh tế học, toán học, ngôn ngữ học và các khoa học khác’’4. Theo nghĩa hẹp, mô hình là khuôn, mẫu, tiêu chuẩn theo đó để chế tạo ra sản phẩm hàng loạt, là thiết bị, cơ cấu tái hiện hoặc bắt chước cấu tạo và hoạt 3 GS,TSKH Nguyễn Văn Thâm “Lưu trữ nhân dân tiềm năng vô tận” Tạp chí Dấu ấn thời gian, số 1/2005, tr 24-26. 4 Từ điển Bách khoa Việt Nam tập 2, NXB Từ điển Bách khoa, Hà Nội, 2002, tr.932. 9 động của cơ cấu khác (của nguyên mẫu hay cái được mô hình hóa) vì mục đích khoa học và sản xuất. Trong phạm vi đề tài này, chúng tôi sử dụng định nghĩa mô hình theo nghĩa hẹp là các kiểu dạng, khuôn, tiêu chuẩn khi được lựa chọn sẽ trở thành mẫu để tuân thủ và thực hiện theo. b) Mô hình lưu trữ tư nhân Hiện tại chưa có khái niệm, định nghĩa về mô hình lưu trữ tư nhân. Theo cách hiểu của chúng tôi, mô hình lưu trữ tư nhân là các hình mẫu được đề xuất nhằm tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ tư nhân, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ nước ta; giúp gìn giữ và phát huy tốt hơn giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ cho các thế hệ mai sau. 1.2. Loại hình, nội dung của tài liệu lƣu trữ tƣ nhân (tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ) Tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ rất phong phú, đa dạng với nhiều loại hình tài liệu khác nhau. Theo lý luận của lưu trữ học, có nhiều tiêu chí để phân loại tài liệu như: phân loại tài liệu theo vật mang tin, phân loại tài liệu theo nội dung. Trong đề tài nghiên cứu này, chúng tôi phân chia tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ theo vật mang tin, gồm các nhóm tài liệu: tài liệu giấy, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử. 1.2.1. Tài liệu giấy 1.2.1.1. Tài liệu về tiểu sử Tài liệu về tiểu sử bao gồm các tài liệu như: giấy khai sinh, chứng minh thư, sơ yếu lý lịch, các loại thẻ (thẻ học sinh, sinh viên, thẻ hội người cao tuổi, thẻ hội cựu giáo chức), các giấy tờ tùy thân, căn cước công dân, giấy kết hôn; hồi kí, sổ ghi chép, thư từ trao đổi với bạn bè và người thân... Các tài liệu này thể hiện các thông tin của các cá nhân trong một giai đoạn, quá trình hay cuộc đời. Ví dụ: Trong khối tài liệu cá nhân của nhà nghiên cứu văn học Hoài Thanh có các tài liệu về tiểu sử như: giấy kết hôn, chứng minh thư, các loại thẻ được cấp khi ông tham gia các tổ chức, xã hội… Tài liệu tiểu sử có thời gian lâu đời nhất mà chúng tôi khảo sát được là Giấy khai sinh của ông Phạm Trọng Châu ở tỉnh Vĩnh Phúc, năm 1924, có cả bản bằng tiếng Hán, tiếng Việt với chất liệu bằng giấy dó. 10 Giấy khai sinh của ông Phạm Trọng Châu, tỉnh Vĩnh Phúc, năm 1924 1.2.1.2. Tài liệu về sở hữu Tài liệu sở hữu bao gồm các loại giấy tờ chứng nhận về quyền sở hữu tài sản của cá nhân, gia đình, dòng họ, được nhà nước chứng nhận và bảo vệ như: giấy đăng ký xe máy, ô tô, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ), sổ tiết kiệm, cổ phiếu, giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả, giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, bằng độc quyền sáng chế…Đây là những giấy tờ rất quan trọng, làm bằng chứng về quyền sở hữu trong quá trình giải quyết các tranh chấp phát sinh trong đời sống. 1.2.1.3. Tài liệu về quá trình hoạt động của họ Nhóm này hình thành trong quá trình lao động, làm việc của cá nhân bao gồm các tài liệu như: Sổ sách ghi chép, học bạ, hồ sơ xin đi học; các loại bằng cấp (bằng tốt nghiệp cấp I, II, III, trung cấp, cao đẳng, đại học, thạc sỹ, tiến sỹ); giấy chứng nhận trình độ (tin học, ngoại ngữ, hoàn thành các khóa bồi dưỡng), các loại giấy chứng nhận (giấy chứng nhận gia đình văn hóa, giấy chứng nhận đã tham gia hiến máu); sách, tạp chí, đề tài khoa học, các bài biết, công trình nghiên cứu; quyết định nhân sự (quyết định tuyển dụng, tiếp nhận, điều động, bổ nhiệm); giấy khen, bằng khen, huân huy chương, giải thưởng vinh dự… Các tài liệu này hình thành trong quá trình trong quá trình học tập, lao động, làm việc của các cá nhân. Chúng phản ánh quá trình đó, thể hiện các kết quả, thành tựu đạt được. Ví dụ: Trong khối tài liệu cá nhân của GS.VS. Phạm Huy Thông, nhóm tài 11 liệu về các công trình nghiên cứu, các bài viết chiếm một số lượng lớn. Nhóm này gồm các công trình nghiên cứu về lịch sử, khảo cổ học, văn học, nghệ thuật... Trong lĩnh vực lịch sử, những công trình, bài viết của Giáo sư tập trung nghiên cứu về thời kỳ Hùng Vương, về nền văn hóa văn minh của dân tộc như: “Từ giỗ tổ năm này đến năm khác”, “Ba mươi năm soi sáng thời các vua Hùng dựng nước”, “Thành tựu vĩ đại của tổ tiên ta trước đây”... Trong lĩnh vực khảo cổ học, Giáo sư đã có những bài nghiên cứu về văn hóa Hòa Bình, văn hóa Đông Sơn, di chỉ khảo cổ học Con Moong, di chỉ khảo cổ học thời đại đồ đá như bài viết: “Điểm những vấn đề mấu chốt của thời đại đồ đá ở Việt Nam đang chờ được gỡ mối”, “Trống Đông Sơn”... Trong lĩnh vực văn học, nghệ thuật, Giáo sư đã có nhiều bài viết về văn hóa dân gian Việt Nam, về Chủ tịch Hồ Chí Minh và công trình nghiên cứu về ngữ pháp tiếng Việt. 1.2.1.4. Tài liệu viết về cá nhân, gia đình, dòng họ Trong số tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ có cả các bài viết về cá nhân, dòng họ. Trong cuộc đời của mình, các cá nhân dù là tiêu biểu hay bình thường đều có những đóng góp cho xã hội, cho cơ quan, tổ chức mà mình công tác hay ngành, lĩnh vực mà mình hoạt động. Có nhiều các bài viết đánh giá, khẳng định những đóng góp, cống hiến của các cá nhân khi họ còn sống hay ngay cả khi họ đã qua đời. Ví dụ: PGS.NGƯT Vương Đình Quyền là người có rất nhiều đóng góp cho ngành lưu trữ học ở Việt Nam, là người góp phần mở đường và xây dựng ngành lưu trữ học. Ghi nhận những đóng của ông, PGS.TS.Vũ Thị Phụng đã có bài viết: “Người thầy hết lòng vì sự nghiệp đào tạo cán bộ lưu trữ ở Việt Nam” (nguồn www.ussh.vnu.edu.vn). Trong khối tài liệu cá nhân của GS.VS.Nguyễn Khánh Toàn hiện đang có hơn 100 bài viết của các cơ quan, cá nhân, nhà khoa học, bạn bè thể hiện những tình cảm, sự ghi nhận của họ về những đóng góp của ông đối với nền giáo dục và nền khoa học nhân văn nước nhà, cả khi ông còn sống và sau khi ông đã mất. Trong dịp kỷ niệm 100 năm ngày sinh của GS.VS.Nguyễn Khánh Toàn, tác giả Nhật Hồng đã có bài viết về đóng góp của ông và trong đó khẳng định: “Sự cống hiến của ông gắn liền với tên tuổi, tên Nguyễn Khánh Toàn nổi lên từ ngày Ban Khoa học Xã hội tách khỏi Ủy ban Khoa học nhà nước để thành Ủy ban Khoa học Xã hội Việt Nam. Trong những năm 1960 đến 1970 của thế kỷ trước, người ta gọi 12 ông là linh hồn của ngành Khoa học Xã hội”5. 1.2.1.5. Tài liệu do cá nhân sưu tầm được Là những tài liệu không phải do cá nhân sản sinh ra, mà do cá nhân sưu tầm được (mua, được tặng, cho và được sở hữu một cách hợp pháp) trong quá trình sinh sống, làm việc của mình như: sách, báo, văn khấn nôm, kinh phật,... Nó trở thành tài liệu tham khảo phục vụ cho công việc, để giải trí hay trở thành vật kỷ niệm của cá nhân. Ví dụ, nhóm tài liệu do GS, nhà nghiên cứu văn học Đặng Thai Mai sưu tầm bao gồm các tài liệu, báo, tạp chí tham khảo về các vấn đề văn học nghệ thuật nói chung; văn học, lịch sử, triết học nước ngoài; chính trị, xã hội văn hóa Việt Nam và nước ngoài. Nhóm này thể hiện việc sưu tầm, thu thập tài liệu phục vụ cho công việc nghiên cứu phê bình văn học của ông. 1.2.2. Tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình Bên cạnh khối tài liệu giấy rất lớn, tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ còn bao gồm cả tài liệu nghe nhìn. Tài liệu nghe nhìn là tài liệu hình ảnh và âm thanh được ghi trên ảnh, phim điện ảnh, băng đĩa ghi âm, băng đĩa ghi hình bằng các phương tiện kỹ thuật nhiếp ảnh, điện ảnh, ghi âm. Loại tài liệu này có đặc điểm chuyển tải, tái hiện sự kiện, hiện tượng một cách hấp dẫn, sinh động, thu hút sự chú ý bằng âm thanh, hình ảnh. Tài liệu nghe nhìn bao gồm: băng, đĩa ghi âm, ghi hình; các bức ảnh, cuộn phim. Trong quá trình sinh sống, các cá nhân, gia đình, dòng họ chụp ảnh để lưu lại những khoảnh khắc đáng nhớ trong cuộc sống như: ảnh cưới, ảnh tốt nghiệp đại học, ảnh đi du lịch, ảnh ngày tết sum vầy, ảnh dự lễ kỷ niệm. Tài liệu phim hay ghi âm được hình thành ra nhằm ghi lại hình ảnh, âm thanh về các sự kiện quan trọng trong cuộc đời của một cá nhân, sự kiện quan trọng đối với gia đình, dòng họ (quay phim, ghi âm ngày cưới, ngày mừng thọ). Loại hình tài liệu này đang xuất hiện ngày càng nhiều hơn. Ví dụ: Trong khối tài liệu cá nhân của nhà nghiên cứu văn học Hoài Thanh có 119 bức ảnh. Đặc biệt còn có 1 băng ghi âm “ bài nói về thơ Hồ Chủ Tịch” có thời lượng 01 giờ, với nội dung nói về tinh thần lạc quan trong thơ Bác, tinh thần chiến đấu trong thơ Bác, tinh thần nhân đạo trong thơ Bác, người trình bày là nhà văn Hoài Thanh và người minh họa thơ là Lài Tâm, Mai Biên, Tường Vi. 5 Nhật Hồng (2005), Nguyễn Khánh Toàn: Nhà khoa học xã hội lớn, Tạp chí Toàn cảnh dư luận, (số 181), tr.23. 13 Gia đình ông Phan Quang Tự, cán bộ đã nghỉ hưu ở xã Tây Tiến, huyện Tiền Hải, tỉnh Thái Bình, còn lưu các bức ảnh: ảnh chụp khi ông tham dự gặp mặt truyền thống Lễ kỷ niệm 60 năm Điện Biên Phủ, ảnh mừng thọ năm ông 70 tuổi, ảnh đi nghỉ ở Sầm Sơn, Đồ Sơn, ảnh chụp tại hội nghị gặp mặt các đồng chí huyện ủy viên đã nghỉ hưu qua các thời kỳ của huyện Tiền Hải, tỉnh Thái Bình lần thứ II (22/02/2008), ảnh chụp hình con, cháu, ảnh chụp cả gia đình. Loại tài liệu này minh họa cho mỗi bước đi trong cuộc đời con người, sinh hoạt gia đình, dòng họ mà nhiều khi tài liệu bằng giấy không nói hết. Có khi chỉ là một tấm ảnh có hình ảnh của cá nhân cũng cho biết người đó đã hoạt động như thế nào mà các tài liệu bằng giấy không hề nhắc đến. Người đó đang trình bày một báo cáo tại một cuộc hội thảo, đang lái xe trên một địa bàn hiểm trở, đang xem một cuộc triển lãm...đều là những hình ảnh cho thấy các khía cạnh khác nhau trong hoạt động của một con người. 1.2.3. Tài liệu điện tử Với sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, quá trình tin học hóa ngày càng sâu rộng, máy tính trở thành một phương tiện làm việc quan trọng, tài liệu điện tử đã được hình thành và phát triển. Trong đời sống sinh hoạt, học tập, làm việc, các cá nhân sử dụng máy tính để làm việc, giao dịch, trao đổi công việc, lưu giữ thư từ, tài liệu phục vụ cho các hoạt động của mình. Tài liệu điện tử của các cá nhân, gia đình, dòng họ bao gồm các file dữ liệu, thư điện tử được lưu giữ trong máy tính, điện thoại, usb… Tài liệu này hình thành nhiều hơn ở các cá nhân là trí thức, các nhà khoa học hơn là đối tượng là nông dân, công nhân. Phổ biến hơn với đối tượng còn trẻ tuổi, còn khả năng học hỏi, tiếp cận với công nghệ thông tin. Loại hình tài liệu này đang có xu thế ngày càng gia tăng trong tương lai. Ví dụ, khi chúng tôi khảo sát tài liệu của một giảng viên Khoa Văn thư Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, bên cạch tài liệu giấy (sách, báo, tạp chí), tài liệu nghe nhìn (ảnh, băng ghi âm), chúng tôi thấy có một khối lượng lớn tài liệu điện tử được lưu giữ trong máy tính, usb. Những tài liệu này hình thành trong quá trình học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học gồm: các silde bài giảng, các file bài viết gửi đăng tạp chí, các file công trình khoa học (luận văn thạc sỹ, đề tài khoa học), các file tài liệu tham khảo. 14 1.3. Đặc điểm của tài liệu lƣu trữ tƣ nhân (tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ) 1.3.1. Đặc điểm về sở hữu Hiện nay, cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường và quá trình hội nhập quốc tế mạnh mẽ của Việt Nam, vấn đề sở hữu đã trở nên rất quan trọng. Trong khi đó, vai trò và giá trị của tài liệu lưu trữ ngày càng được khẳng định. Đây là một nguồn tài nguyên thông tin quan trọng giúp xã hội phát triển. Vì thế, vấn đề sở hữu đối với tài liệu lưu trữ ngày càng được quan tâm hơn, nhất là đối với tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ. Chủ sở hữu tài liệu là chủ thể có quyền: Chiếm hữu, sử dụng, định đoạt đối với tài liệu đó. Trong đó 03 quyền được hiểu như sau: - Quyền chiếm hữu tài liệu là quyền chiếm hữu, quản lý tài liệu 6. Trong trường hợp chủ sở hữu chiếm hữu tài liệu thuộc sở hữu của mình thì chủ sở hữu được thực hiện mọi hành vi theo ý chí của mình để nắm giữ, quản lý tài liệu nhưng không được trái pháp luật, đạo đức xã hội7. Khi chủ sở hữu ủy quyền quản lý tài liệu cho người khác thì người được ủy quyền thực hiện quyền chiếm hữu tài liệu đó trong phạm vi, theo cách thức, thời gian do chủ sở hữu xác định8. - Quyền sử dụng tài liệu là quyền khai thác giá trị của tài liệu, hưởng các khoản lợi thu được từ việc khai thác tài liệu9. Trong trường hợp chủ sở hữu thực hiện quyền sử dụng tài liệu thuộc sở hữu của mình thì chủ sở hữu được khai thác giá trị của tài liệu, hưởng các khoản lợi thu được từ việc khai thác tài liệu theo ý chí của mình nhưng không được gây thiệt hại hoặc làm ảnh hưởng đến lợi ích của Nhà nước, lợi ích công cộng, quyền, lợi ích hợp pháp của người khác 10. Quyền sử dụng tài liệu có thể được chuyển giao cho người khác thông qua hợp đồng hoặc theo quy định của pháp luật. Người không phải là chủ sở hữu có quyền sử dụng tài liệu đúng tính năng, công dụng, đúng phương thức đã quy định trong hợp đồng chuyển giao quyền sử dụng tài liệu hoặc quy định có liên quan khác của pháp luật11. - Quyền định đoạt là quyền chuyển giao quyền sở hữu tài liệu hoặc từ bỏ 6 Điều 182 Bộ luật Dân sự năm 2005. Điều 184 Bộ luật Dân sự năm 2005. 8 Điều 185 Bộ luật Dân sự năm 2005. 9 Điều 192 Bộ luật Dân sự năm 2005. 10 Điều 193 Bộ luật Dân sự năm 2005. 11 Điều 194 Bộ luật Dân sự năm 2005. 7 15