Bài toán quản lý quy trình (BPM) và ứng dụng trong thực tế

  • Số trang: 62 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 291 |
  • Lượt tải: 1
nhattuvisu

Đã đăng 26946 tài liệu

Mô tả:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ --------o0o--------- PHẠM THỊ THƢƠNG BÀI TOÁN QUẢN LÝ QUY TRÌNH ( BPM) VÀ ỨNG DỤNG TRONG THỰC TẾ LUẬN VĂN THẠC SĨ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Hà Nội - 2014 1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ --------o0o--------- PHẠM THỊ THƢƠNG BÀI TOÁN QUẢN LÝ QUY TRÌNH ( BPM) VÀ ỨNG DỤNG TRONG THỰC TẾ Ngành: Công nghệ thông tin Chuyên ngành: Kỹ thuật phần mềm Mã số: 60 48 01 03 LUẬN VĂN THẠC SĨ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS Trƣơng Ninh Thuận Hà Nội - 2014 2 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan những kết quả trong luận văn “Bài toán quản lý quy trình (BPM) và ứng dụng trong thực tế” là sự nghiên cứu của tôi, không sao chép của ai. Nội dung luận văn có tham khảo, sử dụng tài liệu, thông tin từ một số nguồn khác được trích dẫn trong phần tài liệu tham khảo và một số website. Nếu có gì giả dối tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. Tác giả luận văn Phạm Thị Thương 3 LỜI CAM ĐOAN 1 Danh mục viết tắt Danh mục bảng Danh mục hình 6 8 6 MỞ ĐẦU 9 Chƣơng 1. Tổng quan về quản lý quy trình (BPM) 12 1.1 Các khái niệm chung 1.2 Kiến trúc hệ thống BPM hiện đại 1.2.1 Hiện trạng vận hành quy trình và nhược điểm 1.2.2 Hệ thống BPM hiện đại và yêu cầu 1.2.2.1 Content Engine 1.2.2.2 Process Engine 1.2.2.3 Tầng trình diễn 12 14 14 14 15 16 16 Chƣơng 2. Quy trình mở LC 18 2.1 Các khái niệm về thanh toán quốc tế và LC 2.2 Quy trình mở LC tại Ngân hàng TMCP Quân đội 2.2.1 Các thông tin của một bộ hồ sơ 2.2.2 Các role 2.2.3 Các bước và trạng thái của hồ sơ 2.2.4 Các báo cáo cần cung cấp 18 21 22 24 24 28 Chƣơng 3. Cài đặt quy trình trên BPM Lormbardi 30 3.1 Giới thiệu về IBM BPM Lormbardi 8.5 3.1.1 Lịch sử phát triển 3.1.2 Các thành phần 3.1.2.1 Process Server (Process Engine-PE) 3.1.2.2 Process Center 3.1.2.3 Process Designer, Integrated Designer 3.1.2.4 Ngôn ngữ mô hình hóa nghiệp vụ BPMN 3.2 Cài đặt quy trình mở LC 3.2.1 Round 1 – Thiết kế sơ bộ quy trình 30 31 31 32 32 33 34 44 45 4 3.2.2 Round 2 – Làm mịn quy trình 3.2.3 Round 3 – Định nghĩa dữ liệu trên quy trình 3.2.4 Round 4 – Thiết kế và phát triển giao diện người dùng 3.2.5 Round 5 – Thiết kế phát triển các tính năng tích hợp 49 53 53 55 Kết luận 59 Tài liệu tham khảo 60 5 Danh mục viết tắt STT Từ viết tắt Ý nghĩa 1 BPM Business Process Management (Quản lý quy trình) 2 LC Letter Credit (Thư tín dụng) 3 BPMN Business Process Modeling Notation (Ký hiệu mô hình hóa nghiệp vụ) 4 BPMS Business Process Management System (Hệ thống quản lý quy trình) 5 VPN Virtual Private Network (Mạng riêng ảo) 6 PE Process Engine 7 ECM Enterprise Content Management system 8 TMCP Thương Mại Cổ Phần 9 COC Centralize Operation Central (Trung tâm xử lý tập trung) 10 CRM Customer relation management 11 UML Unified Modeling language 12 HRM Human Resource Management 13 OSB Oracle enterprise Service Bus 14 TSĐB Tài sản đảm bảo 15 CSDL Cơ sở dữ liệu 6 Danh mục các bảng Bảng Ý nghĩa Trang 2.1 Các trường thông tin chi nhánh Trường thông tin vùng Trường thông tin chuyên viên khách hàng Các trường thông tin khách hàng Các trường thông tin LC 22 22 22 23 23 Các trường thông tin tài sản đảm bảo Các tài liệu cần attach bản scan cùng hồ sơ 23 24 Các role tham gia xử lý quy trình Các trường cần nhập tại chuyên viên khách hàng Thông tin cần bổ sung tại bước phê duyệt Thông tin cần bổ sung tại bước Kiểm tra hồ sơ và soạn hợp đồng Thông tin cần bổ sung tại bước Phê duyệt nháp chứng từ Thông tin cần bổ sung tại bước ký hợp đồng Thông tin cần bổ sung tại bước Kiểm tra hợp đồng tại chi nhánh Thông tin cần bổ sung tại bước Kiểm tra hợp đồng tại COC Thông tin cần bổ sung tại bước Phê duyệt hợp đồng So sánh các ngôn ngữ mô hình hóa nghiệp vụ 24 25 26 26 26 27 27 27 27 44 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14 2.15 2.16 3.1 7 Danh mục hình Hình 1.1 1.2 2.1 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15 3.16 3.17 3.18 3.19 3.20 3.21 3.22 3.23 3.24 3.25 3.26 3.27 3.28 3.29 3.30 3.31 3.32 3.33 3.34 Ý nghĩa Trang Quy trình phê duyệt tín dụng Quy trình mở LC tại MB Bank Các bên liên quan trong nghiệp vụ thanh toán quốc tế Các thành phần IBM BPM 8.5 Liên kết giữa các thành phần trên BPM Định nghĩa quy trình trên Process Designer Giao diện Integrated Designer Các ký hiệu cơ bản của Petri Nets Ví dụ mô hình quy trình nghiệp vụ với Petri Nets Các ký hiệu cơ bản của EPCs Ví dụ mô hình quy trình nghiệp vụ với EPC Các thành phần cơ bản của ngôn ngữ hoạt động UML Ví dụ mô hình quy trình nghiệp vụ với UML Các thành phần cơ bản của BPMN Ví dụ mô hình quy trình nghiệp vụ với BPMN Tạo quy trình mới trên Process Center Mở quy trình trên Process Designer Khởi tạo các role tham gia xử lý Khởi tạo các bước trong quy trình Kết nối các bước Launch thử nghiệp quy trình Tạo snapshot Tạo nhóm user mới Tạo user mới Thêm user vào nhóm Cấu hình nhóm user cho Role Sale Man Cấu hình nhóm user cho Role Branch Approver Cấu hình nhóm user cho Role Document Officer Cấu hình nhóm user cho Role Document Approver Định nghĩa các trường thông tin của hồ sơ trên BPM Thêm giao diện người dụng cho bước Thiết kế giao diện người dùng Lập trình tích hợp trên Integrated Designer Danh sách các hồ sơ đang được nhập Nhập thông tin một bộ hồ sơ Danh sách hồ sơ chờ phê duyệt Màn hình phê duyệt yêu cầu mở tại chi nhánh 11 12 20 31 32 33 34 37 38 39 39 40 40 41 42 45 46 46 47 47 48 48 49 50 50 51 51 52 52 53 54 54 55 56 56 57 57 8 MỞ ĐẦU Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh đều được tổ chức thành các phòng, nhóm; mỗi phòng, nhóm có một chức năng nhiệm vụ nhất định trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp, tổ chức. Với doanh nghiệp có trình độ công nghệ thông tin thấp thì thông tin của nghiệp vụ kinh tế chuyển từ bộ phận này sang bộ phận kia dưới hình thức bản cứng (Giấy tờ ký tươi, thậm chí là viết tay); với các tổ chức hiện đại hơn (Phổ biến hiện nay) thì thông tin được trao đổi giữa các bộ phận dưới hình thức email hay file thông tin. Tuy nhiên với các tổ chức hành chính như xã, phường, cơ quan thuế,… hồ sơ được cá nhân, doanh nghiệp nộp và cơ quan là bản giấy. Với cơ quan một cửa thì thông tin di chuyển giữa các bộ phận vẫn là bản giấy. Các hình thức lưu trữ thông tin như đã nêu ở trên có các vấn đề sau: Vấn đề thứ nhất là khó quản lý: Hồ sơ đi từ bước này sang bước khác thường do bên thứ ba hoặc một cá nhân chịu trách nhiệm dẫn đến tính trạng đơn vị chủ quản của hồ sơ không kiểm soát được tình trạng hồ sơ trong quá trình vận chuyển dẫn đến khả năng mất mát thông tin gây thiệt hại cho tổ chức, cá nhân liên quan. Thứ hai là thời gian vận chuyển hồ sơ (đối với quy trình dùng hồ sơ bản cứng) và thời gian sắp xếp, tìm kiếm hồ sơ (với quy trình xử lý bằng email) là lớn làm tăng thời gian xử lý hồ sơ gây thiệt hại về kinh tế cho khách hàng và doanh nghiệp. Vấn đề thứ ba, khả năng thống kê, báo cáo thấp: Với cách vận hành quy trình thủ công và qua email, việc thống kê lại thông tin xử lý của hồ sơ là rất hạn chế và mất rất nhiều thời gian: Thông tin thời gian hồ sơ đến một bước hiện tại, thời gian hồ sơ ra khỏi bước đó, ý kiến của người thực hiện, … từ việc thống kế báo cáo kém sẽ dẫn đến việc lãnh đạo không có cái nhìn đúng về hiện trạng xử lý nghiệp vụ của đơn vì, khó đưa ra các quyết định quan trọng mang tính cạnh tranh. Và khả năng thống kê báo cáo thấp cũng dẫn đến vấn đề thứ tư: Khả năng cải tiến thấp: Nếu một doanh nghiệp, tổ chức có khả năng cải tiến thấp tức là tổ chức, doanh nghiệp đó sẽ bị tụt hậu so với các đối thủ và điều này rõ ràng là không tốt. Do vậy cần có một hệ thống quản lý việc thông tin quy trình kinh tế, hành chính luân chuyển giữa các nhóm chuyên trách. Hệ thống cần đảm bảo rằng: 9 Thời gian thông tin trên đường di chuyển giữa các bộ phận là ngắn nhất (Nhanh như chúng ta gửi một email). Các bước đều có giám sát và phê duyệt nếu cần: Tăng tính giám sát của hệ thống giảm thiệu rủi ro hoạt động đảm bảo nguyên tắc bốn mắt-luôn có người làm và người giám sát. Đáp ứng khả năng thống kê, báo cáo. Đảm bảo cơ chế một cửa: Khách hàng chỉ cần tiếp xúc với một đầu mối của quy trình và đầu mối đó có thể cập nhật trạng thái của hồ sơ cho khách hàng bất cứ lúc nào. Có khả năng mở rộng: Đáp ứng nhu cầu phát triển của tổ chức, doanh nghiệp trong tương lai: Mở rộng số user sử dụng, mở rộng cơ sở dữ liệu lưu trữ hồ sơ. Có khả năng kết nối với các hệ thống khác: Trong một tổ chức có thể có nhiều hệ thống phục vụ các mục đích chuyên trách khác nhau: Quản lý khách hàng (CRMCustomer Relation Management), Core Banking (Dành cho ngân hàng) hoặc ERP – Enterprise Resource Planning, HRM (Human Resource Management), ... Và hệ thống quản lý quy trình cần có sự liên kết với các hệ thống khác trong môi trường thông tin của doanh nghiệp, tổ chức. Mềm dẻo: Đặc tính này hết sức quan trọng và sẽ tạo nên khác biệt giữa hệ thống quản lý quy trình và các hệ thống phần mềm khác. Hệ thống cần thích nghi được với nhiều loại quy trình khác nhau, ví dụ trong ngân hàng có quy trình phê duyệt tín dụng, quy trình phát hành LC, bảo lãnh (là các nghiệp vụ chính), tuy nhiên trong ngân hàng cũng cần có quy trình tuyển dụng nhân sự, quy trình mua bán tài sản, … vì vậy hệ thống quản lý quy trình cần đáp ứng quản lý được tất cả các loại quy trình này. Ngoài ra mềm dẻo cũng có nghĩa là hệ thống cần đáp ứng được sự thay đổi liên tục của quy trình kinh doanh (thêm bước, cắt bước, …). Với nhu cầu cấp thiết của thị trường, nghiệp vụ kinh doanh như trên, vì vậy các đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ thông tin cần xây dựng quy trình phát triển, kiểm thử, triển khai, vận hành và bảo trì các quy trình trên các hệ thống quản lý quy trình. Nội dung của luận văn sẽ đề cập đến các khái niệm về quy trình và ví dụ về việc xây dựng một quy trình kinh doanh trên một Hệ thống quản lý quy trình (BPM Framework) sẵn có là IBM BPM Lombardi 8.5 Các đóng góp của luận văn: Đưa ra khái niệm về quy trình nghiệp vụ: Quy trình nghiệp vụ là gì? Quy trình nghiệp vụ xuất hiện ở đâu trong xã hội? 10 Các yêu cầu cần thiết cho một BPM Framework hiện đại: Yêu cầu về chức năng, yêu cầu về tính mở rộng, yêu cầu về khả năng tích hợp, yêu cầu về khả năng nâng cấp quy trình trong thời gian ngắn để đáp ứng yêu cầu kinh doanh. BPM Framework IBM BPM 8.5 Lombardi, ngôn ngữ BPMN 2.0 và so sánh với các ngôn ngữ khác. Ứng dụng các bước xây dựng quy trình nghiệp vụ xây dựng quy trình mở LC tại MB Bank: Xây dựng quy trình mở LC tại MB Bank theo mô hình Ring: Quá trình phát triển được chia thành các vòng lặp, kết quả là sau mỗi vòng lặp, quy trình Mở LC được làm mịn hơn, chi tiết hơn. Bắt đầu là danh sách role, quy trình được định nghĩa trên Process Designer, kết thúc là ứng dụng quản lý quy trình mở LC được triển khai trên Process Server. Cấu trúc của luận văn: Chương 1: Tổng quan về quản lý quy trình (BPM). Định nghĩa quy trình, hiện trạng các quy trình trong các doanh nghiệp, tổ chức hành chính, từ đó cho thấy sự cần thiết của hệ thống quản lý quy trình (BPM) và các yêu cầu cho một BPM hiện đại. Chương 2: Quy trình mở LC tại MB Bank. Các khái niệm về thanh toán quốc tế, quy trình mở LC tại MB Bank. Chương 3: Cài đặt quy trình trên IBM BPM 8.5 Lombardi Giới thiệu về IBM BPM 8.5, ngôn ngữ mô hình hóa quy trình BPMN 2.0 và so sánh với các ngôn ngữ khác. Cài đặt quy trình Mở LC trên IBM BPM 8.5 Lombardi. 11 Chương 1. Tổng quan về quản lý quy trình (BPM) 1.1 Các khái niệm chung Như chúng ta đã biết, mỗi sản phẩm, dịch vụ của một doanh nghiệp, công ty, tổ chức là kết quả của một loạt các hoạt động sản xuất, quản lý – các quy trình kinh doanh. “Các quy trình kinh doanh là mục tiêu và cũng là công cụ để tổ chức các hoạt động trong doanh nghiệp và cải thiện mối quan hệ giữa chúng nhằm tạo ra những quy trình kinh doanh khoa học, thống nhất. Thông qua việc quản lý các quy trình kinh doanh, người chủ doanh nghiệp có thể tiếp cận với việc giảm chi phí quản lý, cải thiện sự hài lòng của khách hàng, xây dựng các sản phẩm và dịch vụ mới trong thời gian nhanh nhất với chi phí hợp lý nhất và cuối cùng là chiếm lĩnh thị trường bằng các lợi thế cạnh tranh và gia tăng lợi nhuận” [11]. Mỗi quy trình kinh doanh, hay quy trình hành chính nhà nước bao gồm một tập hợp các hoạt động được phối hợp thực hiện trong một doanh nghiệp, tổ chức hay cơ quan nhằm đạt được một mục tiêu của đơn vị đó. “BPM là một phương pháp tiếp cận hệ thống bao gồm các khái niệm, phương pháp và các kỹ thuật nhằm hỗ trợ việc thiết kế, quản lý, cấu hình, thực thi và phân tích các quy trình kinh doanh. Một hệ quản lý quy trình kinh doanh (Business Process Management System - BPMS) là một hệ thống phần mềm có các chứa năng phân tích, xây dựng, quản lý các quy trình kinh doanh và các công cụ khai thác và sử dụng chúng” [1]. Ví dụ về quy trình phê duyệt tín dụng (Hình 1.1): 12 Hình 1.1: Quy trình phê duyệt tín dụng Hệ thống BPM có thể theo dõi chặt chẽ các quy trình xử lý đơn hàng, hồ sơ vay vốn hoặc hệ thống quản lý khách hàng, tiếp nhận các phản hồi, phát hiện các vấn đề xảy ra đối với các dữ liệu còn thiếu và hướng dẫn từng bước để khắc phục sự cố xảy ra với luồng thông tin. Với những hệ thống BPM hiện đại, người sử dụng được làm việc trên một mô hình chia sẻ, các thay đổi của quy trình trong quá trình thiết kế có thể được đưa vào thực tế rất nhanh. Những nền tảng này được gọi là bộ BPM (BPM Suite) bởi vì chúng cung cấp mô hình hóa quy trình tích hợp, theo dõi thời gian thực, các ứng dụng trên nền Web và quản lý báo cáo. Tất cả những chức năng này làm việc cùng nhau để hỗ trợ sự đổi mới quy trình một cách nhanh chóng. BPM có một số khác biệt với các hệ thống phần mềm khác: Hệ thống BPM là tập hợp các công cụ tích hợp để thiết kế, xây dựng và quản lý hoạt động doanh nghiệp dựa trên các quy trình kinh doanh tối ưu. Các ứng dụng doanh nghiệp khác như hệ thống quản lý bán hàng trực tuyến, quản lý kho hay quản lý nhân sự thường bao gồm các chức năng dựng sẵn, cố định với một số khả năng thay đổi cơ bản thông qua một số ít ỏi các tùy chọn. Điều này có nghĩa là một doanh nghiệp muốn triển khai một ứng dụng phải lựa chọn giữa việc chấp nhận quy trình kinh doanh dựng sẵn của nhà cung 13 cấp hoặc phải trả thêm chi phí tốn kém cho các nhà cung cấp để thực hiện những thay đổi cho phù hợp với doanh nghiệp mình. Sự khác biệt cơ bản là, BPM cho phép một công ty có thể tự mô hình hóa và thay đổi một cách hiệu quả và nhanh chóng các quy trình kinh doanh nhằm đáp ứng các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. BPM thường được sử dụng để tích hợp nhiều ứng dụng doanh nghiệp và nhiều loại người dùng nội bộ và bên ngoài thành một quy trình mới. Các sản phẩm tích hợp ứng dụng doanh nghiệp cho phép di chuyển dữ liệu giữa các ứng dụng, còn BPM bổ sung sự tương tác với con người và khả năng để hỗ trợ các quy trình, vốn là công việc yêu cầu nhiều thời gian. Nhiều hệ thống BPM cung cấp thông tin thời gian thực (real-time) vào hoạt động của quy trình. Mô hình dòng chảy (flow-process) của BPM cho phép việc quản lý khả năng dễ dàng xác định tắc nghẽn và không hiệu quả trong quá trình, và còn cho phép dễ dàng sửa đổi các quy trình để nâng cao năng suất. 1.2 Kiến trúc hệ thống BPM hiện đại Để để dễ dàng so sánh giữa quy trình truyền thống và quy trình sử dụng BPM hiện đại ta so sánh cùng một nghiệp vụ tại hai ngân hàng khác nhau, một sử dụng quy trình cổ điển và ngân hàng kia vận hành nghiệp vụ trên một BPM hiện đại. Quy trình mở LC (Hình 1.2): 14 Hình 1.2: Quy trình mở LC tại MB Bank 15 1.2.1 Hiện trạng vận hành quy trình và nhƣợc điểm + Bước 1, tiếp xúc khách: Chuyên viên khách hàng tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, cho khách hàng điền “Phiếu đề nghị mở LC” và thu thập bản sao các thông tin của khách hàng: Giấy đăng ký kinh doanh, giấy ủy nhiệm giao dịch, Giấy đăng ký con dấu, … + Bước 2, phê duyệt tại chi nhánh: Chuyên viên khách hàng chuyển toàn bộ hồ sơ bản cứng cho Lãnh đạo phụ trách chi nhánh phê duyệt. Tại bước này trong trường hợp lãnh đạo chi nhánh vắng mặt thì hồ sơ sẽ phải đợi đến khi nào lãnh đạo có mặt mới được duyệt dẫn đến khách hàng phải chờ đợi mất thời gian. + Bước 3, soạn hợp đồng, LC: Sau khi hồ sơ yêu cầu mở LC của khách hàng được duyệt, toàn bộ bản cứng được niêm phong và chuyển phát nhanh lên bộ phận soạn thảo tại hội sở hoặc trụ sở vùng. Tại bước này, ngân hàng đã không thể thao tác gì với bộ hồ sơ trong khoảng thời gian hồ sơ đang trên đường chuyển phát nhanh, đồng thời cũng tồn tại nguy cơ thất lạc hồ sơ và lộ thông tin khách hàng. + Bước 4, lãnh đạo bộ phận soạn thảo kiểm tra lại nội dung hợp đồng với khách hàng và nội dung LC và chấp thuận chuyển các tài liệu về chi nhánh để ký kết với khách hàng. Lại một lần nữa thời gian của ngân hàng bị lãng phí trong khi khách hàng đang rất cần phát hành nhanh LC để tiến hành các thủ tục xuất nhập khẩu. + Bước 5, ký kết hợp đồng: Chi nhánh nhận tài liệu về hợp đồng, LC chuyển khách hàng ký. + Bước 6, duyệt hợp đồng. Tình huống rủi ro tương tự với bước 2. + Bước 7, Kiểm tra hợp đồng. Tình huống rủi ro tương tự bước 3. + Bước 8, Phê duyệt phát hành LC Tại tất cả các bước 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 các thành viên tham gia quy trình đều có thể trả hồ sơ về bước trước đó (và điều này thường xuyên xảy ra) để cấp dưới bổ sung nội dung và trong trường hợp này, bước 3, 5, 7 có thể làm mất rất nhiều thời gian của ngân hàng và đặc biệt có thể gây thiệt hại nghiêm trọng cho khách hàng vì mất cơ hội làm ăn. Nhìn vào cách thực hiện quy trình trên ta có thể thấy mô hình quy trình nghiệp vụ sẽ tốn rất nhiều thời gian và phát sinh nhiều rủi do tại quá trình luân chuyển hồ sơ giữa các bước. 1.2.2 Hệ thống BPM hiện đại và yêu cầu Vẫn quy trình mở LC như trên tuy nhiên với một BPM hiện đại thì như sau: 14 + Bước 1: Chuyên viên khách hàng gặp gỡ khách hàng thu thập hồ sơ tại địa điểm của khách hàng sau đó dùng smartphone scan nội dung hồ sơ lên hệ thống BPM và thức hiện chuyển hồ sơ lên bước 2. + Bước 2: Ngay lập tức hệ thống gửi email hoặc nhắn tin báo lãnh đạo chi nhánh là có hồ sơ mới cần phê duyệt. Lãnh đạo có thể xem nội dung hồ sơ trên Ipad hoặc trên laptop thông qua giao diện Web, từ đây lãnh đạo chi nhánh có thể yêu cầu bổ sung thông tin ngay lập tức trong khi chuyên viên khách hàng vẫn ở tại địa điểm của khách hàng. Nếu hồ sơ đạt yêu cầu lãnh đạo nhấn nút phê duyệt trên giao diện lập tức hồ sơ được chuyển sang bước 3 cùng với các thông tin mà chuyên viên khách hàng của chi nhánh đã scan từ khách hàng. Tương tự tại các bước còn lại, hồ sơ không hề phải chuyển bất kỳ bản cứng nào, mọi thông tin đều di chuyển qua môi trường mạng giúp thời gian luân chuyển hồ sơ gần như bằng không và rùi ro giảm xuống mức thấp hơn (Chỉ còn rủi ro về an ninh mạng). Với các thông tin trên ta có thể hình dung một BPM cần các thành phần sau: + Một môi trường vật lý để triển khai hệ thống (Network-VPN). + Một thành phần có khả năng lưu trữ tập thông tin của hồ sơ và cho phép các user truy cập vào thông tin này (Bao gồm các file scan, các trường thông tin dưới dạng text, number, datetime,…). + Một thành phần lưu trạng thái của hồ sơ trên luồng và phân quyền xử lý hồ sơ (Đảm bảo tại một thời điểm chỉ có một người được xử lý hồ sơ). + Một thành phần hiển thị danh sách các hồ sơ cần xử lý của user và nội dung hồ sơ đang xử lý một cách thích hợp trên thiết bị của user; đồng thời cũng cung cấp khả năng báo cáo về các chỉ số của quy trình. Trong khuôn khổ đề tài này chúng ta tập trung vào 3 thành phần sau: 1.2.2.1 Content Engine Là thành phần chính phụ trách lưu trữ thông tin của hồ sơ bao gồm file đính kèm, các trường thông tin (Mã khách hàng, tên khách hàng, ngày tạo hồ sơ, số tiền, …) các trường thông tin này giúp việc tìm kiếm đến các file đính kèm của hồ sơ một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn. Tùy vào điều kiện, doanh nghiệp, tổ chức có thể trang bị các Content Engine khác nhau với tính năng và chi phí phù hợp. Ví dụ: 15 + IBM Filenet Content Engine phù hợp với các ngân hàng, tổ chức tín dụng lớn yêu cầu chặt chẽ về quản lý nội dung hồ sơ (Chúng tôi sẽ nhắc đến Filenet Content engine ở phần sau của luận văn). + Tuy nhiên với những doanh nghiệp vừa và nhỏ chúng ta hoàn toàn có thể sử dụng một hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông thường như Oracle, Microsoft SQL hay thậm chí là hệ quản trị mã nguồn mở My SQL để đóng vai trò như một Content Engine. 1.2.2.2 Process Engine Process Engine (PE) là trái tim của hệ thống BPM, PE có một số chức năng chính như sau: + Luân chuyển hồ sơ giữa các bước của quy trình. + Phân loại hồ sơ thuộc các bước khác nhau để tầng giao diện hiển thị cho user một cách phù hợp. + Phân quyền xử lý hồ sơ, đảm bảo không xảy ra tình huống hồ sơ đang được xử lý bởi user này bị user khác chiếm quyền. + Có thể gán giá trị cho một số trường trên hồ sơ. + Có thể tương tác với các hệ thống bên ngoài thông qua Web Serivce hay lời gọi RMI. + Process Engine cho phép các chuyên gia phát triến định nghĩa quy trình trên đó đồng thời triển khai nhanh quy trình đã được kiểm thử đến với người sử dụng một cách nhanh chóng. Hiện nay có rất nhiều hãng lớn cung cấp Process Engine trong bộ giải pháp quản trị nội dung doanh nghiệp (Enterprise Content Management – ECM) của mình: IBM, Oracle, SAP, Software AG, Pega System,… 1.2.2.3 Tầng trình diễn Về công nghệ trong một hệ thống BPM, Process Engine đóng vai trò quan trọng trong tính năng vận hành và khả năng đáp ứng của hệ thống. Tuy nhiên với người dùng nghiệp vụ, tất cả những gì họ thấy là tấng trình diễn, và tầng trình diễn sẽ quyết định khách hàng sẽ chọn nhà cung cấp BPM nào cho tổ chức của mình. Đối với một user giữ một vai trò xác định trong quy trình, họ muốn tầng trình diễn làm được một số việc như sau: + Hiển thị danh sách các hồ sơ mà user cần phải xử lý và cho phép user sắp xếp theo một hoặc vài tiêu chí nhất định, ví dụ: Hồ sơ VIP, hồ sơ sắp đến deadline, hồ sơ lớn, hồ sơ cần chú ý đặc biệt, … 16 + Cho phép ghi chú lên hồ sơ đang xử lý. + Tìm kiếm đến một hồ sơ xác định. + Đôi khi người dùng còn muốn biết được thông tin hồ sơ mình sắp phải xử lý (đang được xử lý ở bước trước đó) và tình trạng hồ sơ mình đã xử lý ở các bước tiếp theo. + Truy suất báo cáo để người dùng biết được thời gian xử lý trung bình tại bước của mình và các thông tin khác tuy yêu cầu của tổ chức. 17 Chương 2. Quy trình mở LC 2.1 Các khái niệm về thanh toán quốc tế và LC 2.1.1 Khái niệm thanh toán quốc tế Hiện nay trong bối cảnh kinh tế toàn cầu, việc giao lưu giữa các nước về kinh tế và chính trị ngày càng phát triển mạnh mẽ và kết quả của việc giao thương đó là hình thành nên các khoản thu chi tiền tệ quốc tế giữa các đối tác ở các nước khác nhau. Kinh tế ngoại thương càng phát triển thì các mối quan hệ này càng phong phú đa dạng với những quy mô ngày càng lớn góp phần tạo nên tình trạng tài chính của mỗi nước. Do là thanh toán ngoại thương có sự khác biệt về ngôn ngữ, xa nhau về địa lý nên không thể tiến hành trực tiếp mà phải thông qua các tổ chức trung gian là các ngân hàng thương mại cùng mạng lưới hoạt động rộng khắp thế giới. Thanh toán quốc tế hiện nay trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động của nền kinh tế của các quốc gia. Định nghĩa thanh toán quốc tế có nhiều định nghĩa như “thanh toán quốc tế là việc thanh toán các nghiã vụ tiền tệ phát sinh có liên quan tới các quan hệ kinh tế, thương mại và các mối quan hệ khác giữa các tổ chức, các công ty và các chủ thể khác nhau của các nước” [9] trang 301, hay “thanh toán quốc tế là quá trình thực hiện các khoản thu chi tiền tệ quốc tế thông qua hệ thống ngân hàng trên thế giới nhằm hục vụ cho các mối quan hệ trao đổi quốc tế phát sinh giữa các nước với nhau” - [10] trang 15. Từ định nghĩa trên ta thấy được đặc điểm của thanh toán quốc tế nó diễn ra trên phạm vi toàn cầu, phục vụ các giao dịch thương mại, đầu tư quốc tế thông qua mạng lưới ngân hàng trên toàn thế giới. Thanh toán quốc tế khác với thanh toán trong nước nó là thanh toán giữa hai đối tác thuộc hai quốc gia khác nhau về đồng tiền, cần thống nhất giao dịch theo đồng tiền của nước nào. Tiền tệ này thường không giao dịch bằng tiền mặt mà thông qua thư chuyển tiền, điện chuyển tiền hồi phiếu, kỳ phiếu hoặc sec ghi bằng ngoại tệ, Thanh toán quốc tế được thực hiện dựa trên nền tảng pháp luật và đặc điểm thương mại quốc tế, bị chi phối bởi pháp luật, chính sách kinh tế, ngoại thương, ngoại hối của các quốc gia tham gia trong thanh toán đó. Các phương thức thanh toán quốc tế phổ biến nhất hiện nay có 4 phương thức chủ yếu như phương thức chuyển tiền, ghi sổ, phương thức nhờ thu và phương thức tín dụng chứng từ. 18
- Xem thêm -