Bài giảng hệ thống thông tin quản lý

  • Số trang: 179 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 66 |
  • Lượt tải: 0
thuvientrithuc1102

Đã đăng 15337 tài liệu

Mô tả:

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG PT IT BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Biên soạn: ThS. Lê Thị Ngọc Diệp Khoa Quản trị Kinh doanh 1 Hà Nội, Năm 2013 Bài giảng HTTTQL LỜI NÓI ĐẦU Trong những năm gần đây, các tổ chức ngày càng chú ý đến việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ nói chung và công nghệ thông tin nói riêng vào mọi hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh. Các hệ thống thông tin quản lý được tin học hóa và ngày càng đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động quản lý của các tổ chức. Ban đầu, các hệ thống thông tin chủ yếu được xây dựng để hỗ trợ một số hoạt động kế toán, văn phòng, đến nay, các hệ thống này có mặt hầu hết ở tất cả lĩnh vực quản lý theo chức năng của mọi tổ chức. Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” giới thiệu các khái niệm cơ bản liên quan đến hệ thống thông tin quản lý, quy trình tổng quát để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý cho một tổ chức. Bài giảng này được viết cho sinh viên khối ngành kinh tế và quản trị kinh doanh nên cách tiếp cận các vấn đề đặt ra phù hợp với vai trò của các nhà quản lý, các nhà quản trị kinh doanh trong các tổ chức. Nội dung bài giảng được trình bày trong 7 chương: Chương 1. Một số vấn đề chung về Hệ thống thông tin quản lý PT IT Chương 2. Các thành phần của Hệ thống thông tin quản lý Chương 3. Phân tích Hệ thống thông tin quản lý Chương 4. Thiết kế Hệ thống thông tin quản lý Chương 5. Cài đặt và khai thác Hệ thống thông tin quản lý Chương 6. Các Hệ thống thông tin quản lý cấp chuyên gia và các Hệ thống thông tin quản lý chức năng Chương 7. Các Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định và các Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành. Các chương trên tương ứng với ba nhóm nội dung lớn: - Chương 1 và chương 2 tập trung giới thiệu khái quát về các Hệ thống thông tin quản lý. - Chương 3, chương 4 và chương 5 tương ứng với ba bước tổng quát cần triển khai khi các tổ chức muốn tiến hành xây dựng một Hệ thống thông tin quản lý mới cho tổ chức. - Hai chương cuối cùng giới thiệu các Hệ thống thông tin quản lý cụ thể đã và đang được các tổ chức sử dụng khá phổ biến. Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” được tác giả biên soạn lại dựa trên các bài giảng đã được một số thầy cô biên soạn trước đây. Tuy tác giả rất cố gắng tổng hợp, chọn lọc, sắp xếp các nội dung cho phù hợp với đề cương môn học, cập nhật thêm thông tin… nhưng chắc chắn không thể tránh khỏi sơ suất, tác giả rất mong được sự góp ý của các thầy cô, các bạn sinh viên để tiếp tục hoàn thiện bài giảng này. Hà Nội, tháng 11 năm 2013 ThS. Lê Thị Ngọc Diệp ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 1 Bài giảng HTTTQL MỤC LỤC CHƯƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ .......6 THÔNG TIN .............................................................................................6 1.1.1 Thông tin và vai trò của thông tin .....................................................6 1.1.2 Các dạng thông tin trong các tổ chức ................................................6 1.1.3 Các nguồn thông tin của tổ chức .......................................................8 1.2 HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN ...............................................9 1.2.1 Hệ thống ...........................................................................................9 1.2.2 Hệ thống thông tin ............................................................................9 1.2.3 Quy trình xử lý thông tin ................................................................10 1.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ.......................................................13 1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý .............................................13 1.3.2 Phân loại các hệ thống thông tin quản lý .........................................13 1.3.3 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý ................................19 1.3.4 Xu hướng phát triển của hệ thống thông tin quản lý ........................20 PT IT 1.1 CHƯƠNG 2. CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ......23 2.1 2.2 TÀI NGUYÊN VỀ PHẦN CỨNG .............................................................23 2.1.1 Cấu trúc của máy tính .....................................................................23 2.1.2 Các dạng máy tính ..........................................................................26 2.1.3 Lựa chọn phần cứng .......................................................................27 HỆ THỐNG TRUYỀN THÔNG ...............................................................27 2.2.1 Phương thức truyền thông và các kênh truyền thông .......................28 2.2.2 Các thiết bị và phần mềm truyền thông ...........................................29 2.2.3 Phân loại mạng máy tính ................................................................29 2.3 TÀI NGUYÊN VỀ PHẦN MỀM ...............................................................32 2.3.1 Phần mềm hệ thống ........................................................................32 2.3.2 Phần mềm ứng dụng .......................................................................33 2.4 TÀI NGUYÊN VỀ NHÂN LỰC ................................................................33 2.4.1 Các nhóm tài nguyên nhân lực ........................................................33 2.4.2 Yêu cầu đối với tài nguyên nhân lực ...............................................34 2.5 TÀI NGUYÊN VỀ DỮ LIỆU....................................................................34 2.5.1 Hệ quản trị CSDL ...........................................................................34 2.5.2 Mô hình CSDL ...............................................................................35 2.5.3 Thiết kế CSDL ...............................................................................38 ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 2 Bài giảng HTTTQL CHƯƠNG 3. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN ...............................................40 3.1 KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN .....40 3.2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN TRONG PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN40 3.2.1 Phương pháp tiếp cận hệ thống .......................................................40 3.2.2 Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa................41 3.2.3 Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc ...................................41 3.3 QUY TRÌNH PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN ..............................41 3.3.1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích ......................................42 3.3.2 Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagram - BFD)46 3.3.3 Lập sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) .....................49 3.3.4 Lập báo cáo phân tích hệ thống thông tin ........................................58 CHƯƠNG 4. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ................................61 QUY TRÌNH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ................61 4.2 MÔ HÌNH HÓA THỰC THỂ ..................................................................61 4.2.1 Xây dựng các thực thể ....................................................................62 4.2.2 Xác định mối quan hệ giữa các thực thể ..........................................66 4.3 4.4 4.5 4.6 PT IT 4.1 XÂY DỰNG SƠ ĐỒ QUAN HỆ-THỰC THỂ VÀ THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU ...............................................................................................................73 4.3.1 Sơ đồ Quan hệ - Thực thể (Entity Relation Diagram - ERD) ...........73 4.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu từ sơ đồ Quan hệ - Thực thể .........................75 CHUẨN HÓA DỮ LIỆU .........................................................................80 4.4.1 Khái niệm chuẩn hóa dữ liệu ..........................................................80 4.4.2 Khái niệm phụ thuộc hàm ...............................................................81 4.4.3 Các dạng chuẩn và quá trình chuẩn hóa ..........................................82 4.4.4 Trộn các bảng thực thể ...................................................................87 XÂY DỰNG PHẦN MỀM TRONG HTTT QUẢN LÝ ...............................88 4.5.1 Thiết kế phần mềm mới ..................................................................88 4.5.2 Lựa chọn phần mềm trên thị trường ................................................93 THIẾT KẾ GIAO DIỆN NGƯỜI – MÁY ..................................................95 4.6.1 Nội dung thông tin của các giao diện ..............................................96 4.6.2 Các kiểu thiết kế giao diện người - máy ..........................................99 CHƯƠNG 5. CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ .. 104 5.1 CÀI ĐẶT HỆ THỐNG ........................................................................... 104 5.2 CHUYỂN ĐỔI HỆ THỐNG .................................................................. 104 5.2.1 Nội dung của quá trình chuyển đổi hệ thống ................................. 104 5.2.2 Các phương pháp chuyển đổi hệ thống ......................................... 107 5.3 HUẤN LUYỆN NGƯỜI SỬ DỤNG ....................................................... 110 ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 3 Bài giảng HTTTQL 5.3.1 5.3.2 Mục tiêu và sự cần thiết của công tác huấn luyện .......................... 110 Nội dung và phương pháp huấn luyện ........................................... 110 5.4 HỖ TRỢ SỬ DỤNG .............................................................................. 111 5.5 CẢI TIẾN HỆ THỐNG .......................................................................... 111 5.6 BIÊN SOẠN TÀI LIỆU HỆ THỐNG VÀ QUẢN LÝ CẤU HÌNH ............ 112 5.6.1 Biên soạn tài liệu hệ thống ............................................................ 112 5.6.2 Quản lý cấu hình........................................................................... 113 CHƯƠNG 6. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CẤP CHUYÊN GIA VÀ CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHỨC NĂNG .................................... 115 6.2 6.3 6.4 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN PHÒNG .............................. 115 6.1.1 Khái niệm ..................................................................................... 115 6.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra .......................................................... 116 6.1.3 Các chức năng cơ bản ................................................................... 117 6.1.4 Công nghệ văn phòng ................................................................... 119 6.1.5 Các phần mềm quản lý văn phòng ................................................ 121 PT IT 6.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH ..................................... 123 6.2.1 Khái niệm ..................................................................................... 123 6.2.2 Quy trình xử lý giao dịch .............................................................. 124 6.2.3 Một số HTTT xử lý giao dịch phổ biến ......................................... 127 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ SẢN XUẤT .................................. 128 6.3.1 Khái niệm ..................................................................................... 128 6.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra .......................................................... 130 6.3.3 Phân loại HTTT quản lý sản xuất.................................................. 130 6.3.4 Các phần mềm quản lý sản xuất .................................................... 136 HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN............................... 137 6.4.1 Khái niệm ..................................................................................... 137 6.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra .......................................................... 137 6.4.3 Phân loại HTTT Tài chính - Kế toán ............................................. 140 6.4.4 Các phần mềm tài chính – kế toán ................................................ 145 6.5 HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING ............................................... 149 6.5.1 Khái niệm ..................................................................................... 149 6.5.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra .......................................................... 150 6.5.3 Phân loại HTTT Marketing ........................................................... 151 6.5.4 Các phần mềm Marketing ............................................................. 156 6.6 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC ............................... 157 6.6.1 Khái niệm ..................................................................................... 157 6.6.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra .......................................................... 158 6.6.3 Phân loại HTTT quản trị nhân lực................................................. 159 6.6.4 Các phần mềm quản trị nhân lực ................................................... 163 ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 4 Bài giảng HTTTQL CHƯƠNG 7. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH VÀ HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH ............................................................................................ 169 7.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH ......................... 169 7.1.1 Quá trình ra quyết định trong các tổ chức...................................... 169 7.1.2 HTTT hỗ trợ ra quyết định ............................................................ 170 7.1.3 HTTT hỗ trợ ra quyết định theo nhóm .......................................... 173 7.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH ................................. 174 7.2.1 Khái niệm ..................................................................................... 174 7.2.2 Mô hình hệ thống ......................................................................... 175 PT IT TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................... 178 ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 5 Bài giảng HTTTQL Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL CHƯƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Thông tin có vai trò vô cùng to lớn trong các hoạt động của con người. Thông tin và các hệ thống thông tin quản lý là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong các tổ chức. Chương này trình bày một số khái niệm cơ bản về thông tin và vai trò của thông tin trong kinh tế - xã hội, các khái niệm hệ thống , hệ thống thông tin nói chung và các khái niệm liên quan đến HTTTQL nói riêng. 1.1 THÔNG TIN 1.1.1 Thông tin và vai trò của thông tin Trong cuộc sống hàng ngày, khái niệm thông tin phản ánh các tri thức, hiểu biết của chúng ta về một đối tượng nào đó. Ở dạng chung nhất, thông tin luôn được hiểu như các thông báo nhằm mang lại một sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin. PT IT Thông tin có tính chất phản ánh và liên quan đến hai chủ thể: chủ thể phản ánh (truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh đó (tiếp nhận thông tin). Để chuyển tải được thông tin cần có “vật mang thông tin”, ví dụ như ngôn ngữ, chữ cái, chữ số, các ký hiệu, bảng biểu… Khối lượng tri thức mà một thông tin mang lại gọi là nội dung thông tin. Tuy nhiên, ý nghĩa mà nội dung thông tin mang lại sẽ phụ thuộc rất nhiều vào đối tượng tiếp nhận thông tin. Có những thông tin chỉ có ý nghĩa đối với một nhóm người nhưng có những thông tin có ý nghĩa với cả xã hội. Thông tin có vai trò vô cùng to lớn trong các hoạt động của con người. Không có thông tin, con người không có sự dẫn dắt cho các hoạt động của mình và hoàn toàn bất định trong môi trường. Thông tin là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong tổ chức; người quản lý cần thông tin để hoạch định và điều khiển tất cả các tiến trình trong tổ chức, giúp cho tổ chức tồn tại và phát triển trong môi trường hoạt động của nó. Thông tin trợ giúp người quản lý tổ chức hiểu rõ thị trường, định hướng cho sản phẩm mới, cải tiến tổ chức và các hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức. Các hệ thống thông tin dựa trên máy tính với ưu thế tự động hóa xử lý công việc dựa trên khoa học quản lý, khoa học tổ chức và công nghệ thông tin (xử lý và truyền thông) đã ngày càng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức trong mọi hoạt động, từ các công việc đơn giản lặp lại hàng ngày cho đến công việc phát hiện vấn đề và giải quyết vấn đề. 1.1.2 Các dạng thông tin trong các tổ chức Bên cạnh khái niệm tổng quát về thông tin, có một phạm trù thông tin có vai trò vô cùng quan trọng đối với các tổ chức, đó là thông tin kinh tế và thông tin quản lý. Thông tin kinh tế là thông tin vận động trong các thiết chế kinh tế, các tổ chức và doanh nghiệp (gọi chung là tổ chức) nhằm phản ánh tình trạng kinh tế của các chủ thể đó. Thông tin kinh tế có thể coi như huyết mạch của các tổ chức kinh tế. Nhờ có chúng, chúng ta có thể đánh giá về nhịp sống kinh tế, quy mô phát triển, triển vọng và nguy cơ tiềm ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 6 Bài giảng HTTTQL Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL ẩn… của các tổ chức. Ở đây, tổ chức được hiểu theo nghĩa là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể nhằm đạt mục tiêu của nó bằng hợp tác và phân công lao động. Một tổ chức bao gồm một nhóm các nguồn lực được thiết lập cho các hoạt động vì một mục đích cụ thể. Hầu hết các loại nguồn lực của tổ chức như nhân lực, tài lực, vật lực… và sự liên kết các nguồn lực này để phục vụ cho tổ chức đều là đối tượng quản lý (hoạch định, điều khiển, giám sát, đo lường) của những người quản lý trong tổ chức. Mỗi tổ chức thường có ba cấp có chức năng quản lý và một cấp có chức năng thực hiện các giao dịch cụ thể (cấp này không có trách nhiệm quản lý, ví dụ như nhân viên kế toán, nhân viên kiểm kê, công nhân sản xuất...). Trên thực tế, tất cả các cấp của tổ chức đều sử dụng và tạo ra thông tin. Cán bộ quản lý ở các cấp quản lý khác nhau cần thông tin phục vụ mục đích quản lý khác nhau, từ đó, xuất hiện khái niệm thông tin quản lý như sau: Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Các quyết định quản lý được chia thành 3 loại: PT IT - Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức; thiết lập các chính sách và những đường lối chung; xây dựng nguồn lực cho tổ chức… Trong một tổ chức sản xuất kinh doanh thông thường thì đỉnh chiến lược do Chủ tịch Hội đồng quản trị hay Tổng Giám đốc phụ trách. - Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực. Những người chịu trách nhiệm ban hành các quyết định chiến thuật có nhiệm vụ kiểm soát quản lý, có nghĩa là dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược. Việc tìm kiếm để có được những nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu chiến lược, thiết lập các chiến thuật kinh doanh, tung ra các sản phẩm mới, thiết lập và theo dõi ngân sách… là trách nhiệm ở mức kiểm soát quản lý này. Trong tổ chức thông thường thì các nhà quản lý như trưởng phòng Tài vụ, trưởng phòng Tổ chức, phòng Cung ứng... nằm ở mức quản lý này. - Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ. Những người chịu trách nhiệm ban hành các quyết định tác nghiệp có trách nhiệm sử dụng sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức nhưng phải tuân thủ những ràng buộc về tài chính, thời gian và kỹ thuật. Những người trông coi kho dự trữ, trưởng nhóm, đốc công của những đội sản xuất... thuộc mức quản lý này. Trong các tổ chức, có ba dạng thông tin chủ yếu liên quan đến việc ban hành ba nhóm quyết định nêu trên, đó là: - Thông tin chiến lược liên quan chính đến những chính sách lâu dài của tổ chức và là mối quan tâm chủ yếu của các nhà lãnh đạo cấp cao. Đó là những thông tin liên quan đến việc lập kế hoạch chiến lược, xây dựng các dự án lớn hoặc đưa ra những dự báo cho sự phát triển trong tương lai. Đối với mỗi chính phủ, đó là những thông tin về dân cư, GDP, GDP bình quân đầu người, số liệu thống kê về đầu tư nước ngoài, cán cân thu chi… Đối với mỗi doanh nghiệp, nó có thể là thông tin về thị trường; mặt bằng chi phí nhân công, nguyên vật liệu; các ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 7 Bài giảng HTTTQL Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL chính sách của Nhà nước có liên quan mới được ban hành; các công nghệ mới… Phần lớn các thông tin chiến lược không thu được sau quá trình xử lý thông tin trên máy tính. - Thông tin chiến thuật là những thông tin được sử dụng cho các mục tiêu ngắn hạn (như một tháng, một quý, một năm), liên quan đến việc lập kế hoạch chiến thuật và là mối quan tâm của các phòng ban quản lý. Đó là các thông tin thu được từ việc tổng hợp, phân tích số liệu bán hàng, thu tiền học phí; phân tích các báo cáo tài chính hàng quí, hàng năm… Dạng thông tin này từ những dữ liệu của các hoạt động giao dịch hàng ngày, do đó nó đòi hỏi một quá trình xử lý thông tin hợp lý và chính xác. - Thông tin tác nghiệp (thông tin điều hành) thường được sử dụng cho những công việc cụ thể hàng ngày ở các bộ phận của tổ chức. Ví dụ như thông tin về số lượng từng loại mặt hàng bán được trong ngày, lượng đơn đặt hàng, tiến độ thực hiện các hợp đồng… Thông tin này có thể được rút ra một cách nhanh chóng từ dữ liệu hoạt động của tổ chức và thường đòi hỏi thu thập dữ liệu một cách khẩn trương và xử lý dữ liệu kịp thời. Bảng 1.1. Tính chất của các dạng thông tin trong tổ chức Tần suất Thông tin tác nghiệp Đều đặn, lặp lại Thông tin chiến thuật Thông tin chiến lược Phần lớn là thường kỳ, Sau từng thời kỳ dài, đều đặn hoặc trong trường hợp đặc biệt PT IT Đặc trưng Tính độc lập Dự đoán trước được của kết quả Dự đoán sơ bộ; một số Chủ yếu là không dự không dự đoán được đoán trước được Mức chi tiết Rất chi tiết Tổng hợp, thống kê Tổng hợp, khái quát Nguồn Trong tổ chức Trong và ngoài tổ chức Chủ yếu từ bên ngoài tổ chức Tính cấu trúc Cấu trúc cao Chủ yếu là có cấu trúc, Phi cấu trúc cao một số phi cấu trúc Độ chính xác Rất chính xác Một số có tính chủ quan Tính chủ quan cao Thời điểm Quá khứ và hiện tại Hiện tại và tương lai Dự đoán cho tương lai là chính 1.1.3 Các nguồn thông tin của tổ chức Thông tin được sử dụng trong các tổ chức được thu thập từ hai nguồn: nguồn thông tin bên ngoài và nguồn thông tin bên trong tổ chức. - Nguồn thông tin bên ngoài: + Các tổ chức Chính phủ: cung cấp các thông tin chính thức về mặt pháp chế. Mọi thông tin như luật thuế, luật môi trường, các quy định về tiền lương, quy chế về giáo dục và đào tạo,… là những thông tin mà các tổ chức phải lưu trữ và sử dụng thường xuyên. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 8 Bài giảng HTTTQL Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL + Khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp,… là nguồn cung cấp các thông tin về thị trường. Trong môi trường cạnh tranh hiện nay, các thông tin này đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạch định chính sách của các tổ chức. Nguồn thông tin bên ngoài thường được thu thập qua báo chí, hệ thống văn bản cấp trên gửi đến tổ chức hoặc từ tài liệu nghiên cứu của các tổ chức cung cấp thông tin chuyên nghiệp. - Nguồn thông tin bên trong: đây chính là thông tin thu được từ chính hệ thống tài liệu, sổ sách, báo cáo tổng hợp… của chính các tổ chức. 1.2 HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.2.1 Hệ thống Hệ thống có thể định nghĩa một cách tổng quát như một tập hợp các phần tử có liên hệ với nhau để tạo thành một tổng thể chung. Ngoài ra có thể dùng định nghĩa hẹp hơn, phù hợp hơn với nhu cầu mô tả hệ thống thông tin: PT IT Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong một quá trình xử lý có tổ chức. Như vậy, hệ thống có ba thành phần cơ bản tương tác với nhau: - Các yếu tố đầu vào (Inputs) - Xử lý, chế biến (Processing) - Các yếu tố đầu ra (Outputs) Khi xem xét một hệ thống, người ta còn có thể đề cập đến các yếu tố và các khái niệm khác liên quan đến hệ thống như: - Môi trường mà hệ thống tồn tại (bao gồm môi trường bên ngoài và bên trong); - Hệ thống con của hệ thống; - Hệ thống đóng nếu nó không quan hệ với môi trường và ngược lại – hệ thống mở, nếu nó có quan hệ với môi trường… 1.2.2 Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin (HTTT) là hệ thống có nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền thông tin đến các đối tượng cần sử dụng thông tin. Hoạt động của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp với những tiêu chuẩn chất lượng như sau: - Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. - Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế. - Tính thích hợp và dễ hiểu: thông tin cần mạch lạc, thích ứng với người nhận, không nên sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa... tránh tổn phí do việc tạo ra những thông tin ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 9 Bài giảng HTTTQL Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL không dùng hoặc là ra quyết định sai vì thiếu thông tin cần thiết. - Tính được bảo vệ. Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức. Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức. - Tính kịp thời. Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết. Ngày nay, HTTT sử dụng các công cụ tính toán điện tử và các phương pháp chuyên dụng để biến đổi các dòng thông tin nguyên liệu ban đầu thành các dòng thông tin kết quả. Khi nghiên cứu các HTTT cần phân biệt hai khái niệm: dữ liệu và thông tin. PT IT - Dữ liệu là các số liệu hoặc các tài liệu thu thập được chưa qua xử lý, chưa được biến đổi cho bất cứ một mục đích nào khác. Ví dụ, các cuộc điều tra dân số sẽ cung cấp nhiều dữ liệu về số nhân khẩu của từng hộ gia đình, họ tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp… của từng thành viên trong mỗi hộ… Khi một doanh nghiệp bán được một lô hàng nào đó sẽ sinh ra các dữ liệu về số lượng hàng hoá đã bán, giá bán, địa điểm bán hàng, thời gian bán hàng, hình thức thanh toán, giao nhận hàng… Các dữ liệu này sẽ được lưu trữ trên các thiết bị tin học và chịu sự quản lý của một chương trình máy tính phục vụ cho nhiều người dùng với các mục đích khác nhau. - Khác với dữ liệu được xem là nguyên liệu ban đầu, thông tin có dạng như sản phẩm hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ liệu, là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng. Ví dụ như Bộ Lao động – Thương binh – Xã hội có thể dựa vào dữ liệu điều tra dân số để thống kê số người theo độ tuổi, theo giới tính… Các doanh nghiệp dựa vào dữ liệu bán hàng để tính tổng doanh thu, số lượng hàng đã bán trong một giai đoạn nào đó (ngày, tuần, tháng, …). Các HTTT có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý kinh tế. Làm thế nào để có một HTTT hoạt động có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào. 1.2.3 Quy trình xử lý thông tin Quy trình xử lý thông tin là quy trình biến đổi các dòng dữ liệu đầu vào thành các dòng thông tin kết quả. Trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ của khoa học và kỹ thuật, quy trình này gắn liền với các phương pháp chuyên dụng và các công cụ tính toán điện tử, từ đó việc xử lý khối lượng thông tin khổng lồ, đa dạng ngày càng nhanh chóng và hiệu quả. Quy trình xử lý thông tin bao gồm bốn công đoạn, đó là: thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin. a/ Thu thập thông tin - Có vai trò quan trọng vì chỉ có thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết mới đảm bảo cho ta những số liệu chính xác, phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của tổ chức. - Liên kết trực tiếp với nguồn phát sinh dữ liệu như khách hàng (đơn đặt hàng, tiền thanh toán hoá đơn), quầy bán hàng (số lượng giao dịch, tiền thu mỗi ngày)… ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 10 Bài giảng HTTTQL Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL - Mục tiêu thu thập thông tin phải được đặt ra rõ ràng và cụ thể (bao nhiêu chỉ tiêu cần thu thập, bao nhiêu chỉ tiêu cần xử lý…). Trên cơ sở đó người ta mới quyết định nên thu thập các loại thông tin nào, khối lượng bao nhiêu, thời gian thu thập, các phương pháp thu thập (thủ công, bán thủ công hay tự động hoá)… b/ Xử lý thông tin - Là công đoạn trung tâm, có vai trò quyết định, bao gồm tất cả các công việc như sắp xếp thông tin, tập hợp hoặc phân chia thông tin thành nhóm, tiến hành tính toán theo các chỉ tiêu… Kết quả cho ta các bảng số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá hiện trạng và quá trình phát triển của tổ chức. - Bao gồm 2 bộ phận: + Bộ phận kết xuất thông tin: liên kết với nơi sử dụng thông tin như người quản lý (nhận báo cáo thống kê doanh thu, báo cáo tiến độ thực hiện), các hệ thống khác (hệ thống quản lý đơn đặt hàng cung cấp các đơn đặt hàng hợp lệ cho hệ thống quản lý kho để lập phiếu xuất kho). Các thông tin kết xuất từ hệ thống là những thông tin mang ý nghĩa thiết thực giúp cho người quản lý ra quyết định đúng. PT IT + Bộ phận xử lý: có thể là con người (tiến hành công việc), máy tính (thực thi phần mềm). Các hoạt động xử lý đều dựa trên chuẩn, quy trình và quy tắc quản lý của tổ chức. c/ Lưu trữ thông tin - Kết quả của quá trình xử lý thông tin được lưu trữ để sử dụng lâu dài. - Các thông tin được lưu trữ dưới dạng các file, các cơ sở dữ liệu. - Nơi lưu trữ thông tin thường là đĩa từ, băng từ, trống từ, đĩa CD… Ngoài ra có thể lưu thông tin dạng hard – copy tại các tủ chứa hồ sơ, công văn. d/ Truyền đạt thông tin: Các kết quả xử lý thông tin được truyền đạt đến các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin ở phạm vi trong nội bộ tổ chức hoặc ra bên ngoài (thường để báo cáo cấp trên hoặc thông báo). Quy trình xử lý thông tin có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý và quản trị kinh doanh. Nó cung cấp các thông tin cần thiết, kịp thời và chính xác cho các cấp lãnh đạo và cán bộ quản lý để họ có thể đưa ra được các quyết sách kinh tế hiệu quả. Lịch sử phát triển của quy trình xử lý thông tin đã qua 6 giai đoạn tương ứng với việc ứng dụng CNTT từ thấp đến cao. Giai đoạn I: Giai đoạn khởi đầu Trong giai đoạn này máy tính được đưa vào tổ chức. Công việc xử lý dữ liệu được thực hiện bởi cán bộ trông coi máy tính, cán bộ lập trình và nhân viên nhập dữ liệu. Xử lý dữ liệu thường gắn liền với những nghiệp vụ được xác định rõ ràng, làm việc với một tập hợp các quy tắc nhất định, các lao động giản đơn, đơn điệu và lặp lại. Đây là tiền đề cho tự động hoá và những bài toán trong kế toán tài chính thường được áp dụng máy tính đầu tiên. Giai đoạn này đã kết thúc. Giai đoạn II: Giai đoạn lan rộng ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 11 Bài giảng HTTTQL Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL Các thao tác để xử lý dữ liệu đã dễ dàng hơn và dễ tiếp cận hơn, người sử dụng đã thấy hứng thú hơn với công nghệ mới. Yêu cầu ứng dụng của máy tính tăng nhanh. Giai đoạn này cán bộ xử lý dữ liệu tự động đánh giá các khả năng của máy tính. Các nhà quản lý chấp nhận sự phát triển chung của ứng dụng CNTT trong quản lý. Tuy nhiên cũng có nhiều người sử dụng ngộ nhận tính năng ưu việt tuyệt đối của hệ thống dẫn tới thời kỳ tăng trưởng không có kiểm soát những ứng dụng trong xử lý dữ liệu tự động. Giai đoạn III: Giai đoạn kiểm soát ứng dụng Việc có quá nhiều yêu cầu tin học hoá, sự thiếu hiểu biết thấu đáo về CNTT và thiếu kinh nghiệm đã làm cho nhiều ứng dụng vượt chi phí cho phép và hệ thống xử lý làm việc không tốt. Chúng không đáp ứng được sự mong đợi của các nhà quản lý cấp cao khi họ xem xét về lượng tiền đã chi ra và lợi nhuận thu được. Do đó các nhà quản lý dữ liệu tự động bắt đầu xem xét kỹ lưỡng các yêu cầu về tự động hoá xử lý dữ liệu và bắt đầu suy nghĩ theo nghĩa kinh doanh. Trách nhiệm của người sử dụng các nguồn lực thông tin đã được đặt ra trong tổ chức. PT IT Một loại nhân viên mới ra đời - cán bộ có khả năng về CNTT. Vì nhân viên xử lý dữ liệu và người yêu cầu phải tiến hành phân tích chi phí/ lợi nhuận cho các ứng dụng, do đó cán bộ xử lý dữ liệu tự động phải học về kinh doanh còn người sử dụng phải học thêm về CNTT. Điều này có ảnh hưởng rất mạnh tới các hoạt động kinh doanh và các dự án mà họ đề xuất. Giai đoạn IV: Giai đoạn tích hợp Trong những năm 90, công nghệ máy tính tăng trưởng nhanh. Một số người cho rằng công nghệ mới đưa vào có thể đủ thay thế cho 10 năm sử dụng có hiệu quả những gì đã có. Công nghệ phần mềm mới và các ngôn ngữ thế hệ 4 đã cho phép tạo ra sự tích hợp chức năng quản lý kinh doanh và xử lý dữ liệu tự động, kết quả trực tiếp là sự tập trung quản lý thông tin trong một cấu trúc đơn giản. Trong giai đoạn này người sử dụng không còn phải chờ đợi để đề nghị ưu tiên cho vấn đề của họ. Họ tự làm những công việc của chính họ trên máy tính. Giá cả của máy tính và phần mềm giảm xuống thấp phù hợp với nguồn lực tài chính của người sử dụng. Bộ phận chuyên trách về xử lý dữ liệu tự động tập trung những hoạt động của mình vào những công việc dịch vụ, cung cấp các tiện ích và trợ giúp kỹ thuật cho những người sử dụng. Giai đoạn V: Giai đoạn quản trị dữ liệu Đây là giai đoạn hiện nay của các HTTT. Bộ phận quản lý HTTT đã nhận ra rằng thông tin là nguồn lực và mọi người phải được sử dụng nguồn lực ấy dễ dàng. Chính vì thế thông tin phải được quản lý một cách thích hợp. Dữ liệu phải được lưu trữ và duy trì sao cho mọi người sử dụng có thể tiếp cận chúng như một tài nguyên dùng chung và vì vậy mô hình dữ liệu phải được xây dựng độc lập với các ứng dụng. Tư tưởng này cho phép người sử dụng phát triển ứng dụng của mình để sử dụng dữ liệu chung đó. Giai đoạn này đặc trưng bằng uy lực của người sử dụng, người mà bây giờ có trách nhiệm chính đối với sự tích hợp và sử dụng riêng tài nguyên thông tin của tổ chức. Giai đoạn VI: Giai đoạn chín muồi Ở giai đoạn này có sự đan kết hoàn toàn nguồn lực thông tin vào toàn bộ các hoạt động của tổ chức từ cấp chiến lược trở xuống. Các bộ thông tin cấp cao là thành viên của đội ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 12 Bài giảng HTTTQL Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL ngũ quản lý cao cấp, đóng góp phần chính cho các quyết định kinh doanh và khai thác CNTT cho việc dành lợi thế cạnh tranh. 1.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là hệ thống có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng trong bộ máy quản lý để hỗ trợ ra quyết định, phối hợp hoạt động và điều khiển các tiến trình trong tổ chức. Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật nói chung và công nghệ thông tin nói riêng, các tổ chức ngày càng đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý và chú trọng triển khai đưa vào sử dụng các HTTTQL tin học hóa. Do đó, chúng ta sẽ tập trung nghiên cứu các HTTTQL có ứng dụng CNTT để thực hiện các hoạt động quản lý của các tổ chức, doanh nghiệp. 1.3.2 Phân loại các hệ thống thông tin quản lý PT IT Do mục đích quản lý khác nhau, các đặc tính và cấp độ quản lý khác nhau nên có rất nhiều dạng HTTTQL tồn tại trong một tổ chức. Có ba cách phổ biến dùng để phân loại các HTTTQL trong các tổ chức: phân loại theo cấp ứng dụng, theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và phân loại theo chức năng nghiệp vụ của hệ thống. 1.3.2.1 Phân loại theo cấp ứng dụng Các HTTTQL trong mỗi tổ chức phục vụ các cấp: chiến lược, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp. Hình 1.1. Các dạng HTTTQL theo cấp ứng dụng HTTTQL cấp tác nghiệp trợ giúp các cấp quản lý bậc thấp như trưởng nhóm, quản đốc, các chuyên viên thuộc các phòng ban quản lý… trong việc theo dõi các giao dịch và hoạt động cơ bản của tổ chức như bán hàng, hoá đơn, tiền mặt, tiền lương, hàng tồn kho… Mục đích chính của các hệ thống này là để trả lời các câu hỏi thông thường và giám sát lưu lượng giao dịch của tổ chức. Các hệ thống này đòi hỏi thông tin phải được cập nhật thường xuyên, đầy đủ, chính xác và dễ sử dụng. Ví dụ về một số HTTT cấp tác nghiệp: HTTT theo dõi giờ ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 13 Bài giảng HTTTQL Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL làm việc của công nhân; HTTT quản lý các khoản tiền rút từ một máy rút tiền tự động ATM; HTTT tính lương của CBCNV; HTTT quản lý thu học phí của sinh viên… HTTTQL cấp chuyên gia cung cấp kiến thức và dữ liệu cho những người nghiên cứu và các lao động dữ liệu trong một tổ chức. Mục đích của hệ thống này là hỗ trợ các tổ chức phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin và xử lý các công việc hàng ngày trong tổ chức. HTTTQL cấp chiến thuật được thiết kế hỗ trợ điều khiển, quản lý, tạo quyết định và tiến hành các hoạt động quản lý của các nhà quản lý cấp trung gian. Các hệ thống này thường cung cấp các báo cáo định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quí hoặc hàng năm) hơn là thông tin chi tiết về các hoạt động, giúp các nhà quản lý đánh giá được tình trạng làm việc có tốt hay không? Ví dụ hệ thống quản lý công tác phí cung cấp thông tin về công tác phí của nhân viên các phòng ban trong một khoảng thời gian nào đó, từ đó nhà quản lý nắm được các trường hợp chi phí thực vượt quá mức cho phép. PT IT HTTTQL cấp chiến lược giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý các vấn đề và đưa ra các quyết định chiến lược và các xu hướng phát triển dài hạn. Mục tiêu của HTTT là giúp tổ chức có khả năng thích ứng tốt nhất với những thay đổi từ môi trường. HTTT hỗ trợ các nhà quản lý trả lời các câu hỏi như: Tổ chức cần tuyển thêm bao nhiêu lao động trong 5 năm tới? Nên sản xuất sản phẩm gì sau 5 năm nữa?... 1.3.2.2 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Theo cách này có năm loại: HTTT xử lý giao dịch, HTTT phục vụ quản lý, Hệ thống trợ giúp ra quyết định, HTTT hỗ trợ điều hành và Hệ thống chuyên gia. a) Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems, TPS) Hệ thống TPS xử lý các giao dịch, các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng… Các công việc chính của TPS là nhận dữ liệu (nhập dữ liệu hoặc nhận từ hệ thống xử lý tự động khác), lưu dữ liệu vào CSDL, tính toán hoặc thao tác trên dữ liệu theo các quy tắc quản lý và phát sinh các báo cáo thống kê. Các công việc nhập dữ liệu được thực hiện ngay khi có một giao dịch phát sinh (bất kỳ lúc nào), và các báo cáo thống kê được phát hành theo định kỳ (mỗi ngày, mỗi tháng,…). Mục đích chính của các TPS là thực hiện tự động các công việc xử lý dữ liệu thường lặp lại nhiều lần, và duy trì tính đúng đắn và tức thời (up-to-date) cho các hồ sơ (hoặc cơ sở dữ liệu) về các tác vụ đã thực hiện. Chúng giữ vai trò quan trọng trong việc cung cấp dữ liệu cho các hệ thống quản lý khác như HTTT phục vụ quản lý, hệ thống hỗ trợ ra quyết định. Hệ thống TPS đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Sự cố của TPS trong vài giờ đồng hồ có thể gây thiệt hại nặng nề cho tổ chức và ảnh hưởng tiêu cực đến các tổ chức có liên quan. Hình 1.2 mô tả một hệ thống phân phối – bán hàng là một hệ thống TPS. Dữ liệu từ khách hàng như yêu cầu đặt hàng (tên, địa chỉ, tên hàng, số lượng, ngày) được kiểm tra tính ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 14 Bài giảng HTTTQL Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL hợp lệ và làm cơ sở cho các hoạt động xuất kho, lập hóa đơn và thu tiền. Dữ liệu phát sinh ở các xử lý quan trọng (xuất kho, thu tiền) được đưa vào CSDL tương ứng (công nợ, tồn kho) để lập báo cáo quản lý. Hóa đơn (Hàng) Yêu cầu hợp lệ Hóa đơn (Hàng) Dữ liệu hàng xuất 3.0 Lập (Hàng) hóa đơn 2.0 Xuất kho Số lượng hàng xuất Tiền nợ, tiền trả Doanh thu bán hàng 5.0 Lập báo cáo Trị giá hàng xuất PT IT Công nợ (Hàng) Tiền trả 4.0 Thu tiền Nhà kho Dữ liệu hàng xuất Yêu cầu bị từ chối 1.0 Nhận yêu cầu Yêu cầu xuất kho Yêu cầu đặt hàng Khách hàng Tồn kho Báo cáo bán hàng Người quản lý Hình 1.2. Hệ thống phân phối bán hàng Các hệ thống TPS dựa trên máy tính có các đặc tính chung như sau: - Liên kết chặt chẽ với các chuẩn và quy trình chuẩn. Các xử lý tự động của TPS chỉ thực sự hiệu quả khi chúng đã được tối ưu hóa và thống nhất trong tổ chức. Do đó, các xử lý này cần phải dựa trên quy tắc và quy trình đã ban hành trong tổ chức, hoặc ngược lại, các quy tắc và quy trình phải được thiết kế để tối ưu hóa cho các xử lý này. - Thao tác trên dữ liệu chi tiết. Các mẩu tin được tạo ra từ TPS cần phải mô tả các hoạt động của tổ chức một cách chi tiết để giúp tổ chức nhận thức được đầy đủ những gì đã diễn ra và qua đó tổ chức có thể phát hiện và xác định vấn đề đang tồn tại. - Dữ liệu trong TPS diễn tả đúng những gì đã xảy ra, không dự báo hoặc khuyến nghị. - Chỉ cung cấp một vài thông tin quản lý đơn giản, như tổng doanh thu trong tháng, mức tăng/giảm doanh thu tháng hiện tại so với tháng truớc. Các thông tin này được tạo ra từ các công thức biến đổi dữ liệu đơn giản để tất cả mọi người dễ dàng hiểu và sử dụng đúng. b) Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (Management Information Systems, MIS) HTTT phục vụ quản lý nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển chiến thuật hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các CSDL được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 15 Bài giảng HTTTQL Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL kỳ hoặc theo yêu cầu, tóm lược tình hình về một mặt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử. Vì các HTTT phục vụ quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sinh ra từ các hệ xử lý giao dịch, do đó chất lượng thông tin mà chúng cho phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường... là các HTTT phục vụ quản lý. MIS hướng đến hỗ trợ thông tin toàn diện cho tất cả những ai cần và được phép sử dụng thông tin của tổ chức. Hình 1.3 mô tả một hệ thống MIS tổng hợp và lập báo cáo về các hoạt động cơ bản trong tổ chức dựa trên các kênh thông tin hình thức. Nguồn cung cấp dữ liệu nội bộ cho MIS là từ các hệ thống TPS. Các loại dữ liệu bán hàng, sản phẩm, thu chi từ các TPS được đưa vào CSDL của MIS, và được chuyển đổi (phân tích, tổng hợp) thành thông tin cần thiết cho người quản lý bằng các phần mềm cung cấp các chức năng báo cáo hoặc truy vấn. Hệ thống MIS Hồ sơ yêu cầu Hệ TPS bán hàng Hồ sơ sản phẩm Hệ TPS kho vật tư Dữ liệu sản phẩm Hồ sơ chứng từ Hệ TPS thu chi Dữ liệu thu chi Dữ liệu bán hàng Phân tích, tổng hợp thông tin PT IT Các hệ thống TPS Báo cáo Truy vấn Hình 1.3. Mô hình cấu trúc HTTT phục vụ quản lý trong nội bộ tổ chức c) Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support Systems, DSS) DSS là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết, lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ban hành. Thêm vào đó, nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều CSDL và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. Tuy DSS và MIS đều hướng đến việc hỗ trợ cho người quản lý ra quyết định, nhưng giữa MIS và DSS có nhiều điểm khác biệt như sau: ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 16 Bài giảng HTTTQL Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL - DSS hỗ trợ giải quyết vấn đề của mỗi cá nhân (hoặc một nhóm), trong khi MIS hỗ trợ thông tin cho mỗi vai trò (chức danh, nhiệm vụ) trong hệ thống quản lý. Vấn đề mà DSS giải quyết là trợ giúp cho mỗi người quản lý ra quyết định theo tình huống (bổ nhiệm cho một chức vụ, chọn dự án để đầu tư, quyết định khuyến mãi,…), còn các vấn đề mà MIS giải quyết là trợ giúp chung cho mỗi vai trò quản lý (phòng nhân sự, phòng tài chính, phòng tiếp thị,..). - DSS trợ giúp trực tiếp giải quyết vấn đề, MIS chỉ trợ giúp gián tiếp cho việc giải quyết vấn đề; kết xuất của DSS là giải pháp, kết xuất của MIS là thông tin để tìm phương án. - DSS hỗ trợ người quản lý trong suốt quá trình giải quyết vấn đề, từ khi nhận thức vấn đề cho đến khi có giải pháp hoàn chỉnh. - DSS tập trung hỗ trợ giải quyết các bài toán bán cấu trúc, còn MIS giải quyết nhu cầu sử dụng thông tin cho tất cả các loại bài toán. d) Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support Systems, ESS) PT IT Hệ thống ESS tạo ra một môi trường khai thác thông tin chung chứ không cung cấp bất cứ ứng dụng hay chức năng cụ thể nào. ESS được thiết kế để tổng hợp dữ liệu bên ngoài (như các quy định mới về thuế, động thái của các đối thủ cạnh tranh…) và các thông tin tổng hợp từ hệ thống nội bộ MIS và DSS của tổ chức. Hệ thống sàng lọc, đúc kết và chỉ ra những dữ liệu chủ chốt, giúp các nhà lãnh đạo nắm bắt các thông tin hữu ích một cách nhanh nhất. ESS được thiết kế chủ yếu cho các cấp lãnh đạo cao nhất. Chúng thường sử dụng các phần mềm đồ hoạ tiên tiến và có thể chuyển tải đồng thời nhiều biểu đồ và dữ liệu từ các nguồn khác nhau đến các cấp lãnh đạo của tổ chức. ESS giúp trả lời các câu hỏi như: Doanh nghiệp nên phát triển lĩnh vực kinh doanh nào? Các đối thủ cạnh tranh đang làm gì?... ESS không những cung cấp thông tin toàn diện về hiệu quả và năng lực của tổ chức mà còn phản ánh các hoạt động của các đối thủ cạnh tranh, thị hiếu của khách hàng và năng lực của các nhà cung cấp. ESS thực hiện bằng cách theo dõi các sự kiện và diễn biến bên trong và bên ngoài tổ chức và chuyển các thông tin này đến nhà điều hành dưới dạng thông tin tổng quát. Ví dụ: CEO sử dụng ESS để xem lướt qua các hoạt động buôn bán theo sản phẩm, khu vực, tháng, thị trường của tổ chức lẫn các đối thủ cạnh tranh. Nếu phát hiện có vấn đề, CEO sẽ dùng công cụ “Data drill down” (khai khoáng dữ liệu) để tìm hiểu chi tiết hơn. Dựa vào phương tiện này, các vấn đề phát hiện ở mức khái quát sẽ được làm sáng tỏ dần ở từng mức quản lý thấp hơn, giúp CEO xác định chính xác những vấn đề cụ thể nào cần phải giải quyết ở từng mức quản lý. Khác với DSS, ESS chỉ cung cấp thông tin trợ giúp CEO định vị chính xác những vấn đề cần giải quyết ở mỗi mức quản lý cấp thấp hơn mà không cần đưa ra giải pháp chi tiết cho vấn đề. Các đặc điểm chung của các hệ thống ESS là: - Được sử dụng trực tiếp bởi các CEO. - Diễn tả thông tin dạng đồ họa, bảng, hoặc văn bản tóm tắt (tính khái quát cao). - Truy xuất thông tin trong phạm vi rộng cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức. - Cung cấp công cụ chọn, trích lọc và lần theo vết các vấn đề quan trọng từ mức quản lý cao xuống mức quản lý thấp. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 17 Bài giảng HTTTQL Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL e) Hệ thống chuyên gia (Expert Systems, ES) ES hay hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo. Đó là kết quả những cố gắng nhằm biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. ES là một dạng DSS đặc biệt chuyên dùng để phân tích thông tin quan trọng đối với hoạt động của tổ chức và cung cấp các phương tiện hỗ trợ ra quyết định chiến lược cho những nhà điều hành cấp cao nhất (CEO). Một số hệ thống chuyên gia như: - Hệ thống cung cấp tri thức (Knowledge Working System – KWS) hỗ trợ lao động tri thức (là những nhân công có trình độ cao với nhiệm vụ là tạo ra những thông tin và kiến thức mới). Các hệ thống KWS có thể kể đến là hệ thống hỗ trợ thiết kế kiến trúc hay cơ khí (AutoCAD), hệ thống phân tích chứng khoán, hệ thống phát triển phần mềm… PT IT - Hệ thống tự động hoá văn phòng (Office Automated System - OAS) giúp ích cho lao động dữ liệu. Các hệ thống OAS là những hệ thống ứng dụng được thiết kế nhằm hỗ trợ các công việc phối hợp và liên lạc trong văn phòng, liên kết các lao động tri thức, các đơn vị và bộ phận chức năng. Chúng giúp quản lý văn bản thông qua các chức năng xử lý văn bản, chế bản điện tử, quản lý tập tin; quản lý thời gian biểu qua chức năng lịch điện tử và giúp liên lạc thông qua thư điện tử hay các chức năng truyền giọng nói và hình ảnh qua mạng… - Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh (Information System for Competitive Advantage, ISCA) được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp... Khác với các hệ thống khác có mục đích trợ giúp những hoạt động quản lý của tổ chức, hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh cung cấp những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược (vì vậy có thể gọi là HTTT chiến lược). Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng ngành. ESS MIS DSS KWS, OAS, ISCA ISCA TPS Hình 1.4. Mối liên hệ giữa các hệ thống. ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 18 Bài giảng HTTTQL Chương 1. Một số vấn đề chung về HTTTQL Toàn bộ các khái niệm, phương pháp phát triển HTTT trình bày trong bài giảng tập trung vào HTTT phục vụ quản lý nhưng chúng cũng thường được dùng trong việc nghiên cứu các HTTT khác như hệ xử lý giao dịch, hệ thống trợ giúp ra quyết định. Riêng đối với hệ chuyên gia vì những đặc trưng riêng có nó cần phải có những lý luận thích ứng riêng. 1.3.2.3 Phân loại theo chức năng, nghiệp vụ Các thông tin trong một tổ chức chia theo cấp quản lý và trong cấp quản lý chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Các HTTT theo cách phân loại này sẽ được gọi tên theo chức năng nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ trong cả cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật và cấp chiến lược. Bảng 1.2. Ví dụ về các HTTTQL trong một doanh nghiệp HTTT Tài chính Kế toán chiến lược Marketing chiến lược HTTT HTTT HTTT Quản trị Sản xuất Nhân lực Kinh doanh chiến lược chiến lược HTTT HTTT PT IT HTTT HTTT Tài chính Kế toán chiến thuật HTTT Tài chính Kế toán tác nghiệp Marketing chiến thuật HTTT Marketing tác nghiệp Quản trị Sản xuất Nhân lực Kinh doanh chiến thuật chiến thuật HTTT HTTT Quản trị Sản xuất Nhân lực Kinh doanh tác nghiệp tác nghiệp HTTT Văn phòng HTTT xử lý giao dịch 1.3.3 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý Sự phát triển nhanh của mạng máy tính (mạng Internet) và năng lực tính toán (phần cứng và phần mềm) giúp cho HTTTQL dựa trên máy tính ngày càng có những ứng dụng mạnh hơn và mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho công tác quản lý tổ chức. HTTT quản lý giúp tổ chức có được những lợi thế cạnh tranh nhất định. Nó giúp quá trình điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của các tổ chức trở nên hiệu quả hơn, thông qua đó, tổ chức có khả năng giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm, hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm hàng hoá hay dịch vụ của mình. Một số lợi ích cụ thể có thể kể đến như: - Tách rời công việc với vị trí làm việc. Với sự trợ giúp của mạng máy tính, các công việc quản lý không còn bị lệ thuộc vào nơi ở hoặc làm việc của người nhân viên. Làm việc từ xa là một điển hình: chi phí di chuyển sẽ không còn và phạm vi tuyển dụng nhân sự là khắp ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT 19
- Xem thêm -