Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ áp dụng tin học vào chương trình quản lý nhân sự cho công ty phần mềm kế toán as...

Tài liệu áp dụng tin học vào chương trình quản lý nhân sự cho công ty phần mềm kế toán asia

.PDF
66
125
143

Mô tả:

Lêi nãi ®Çu ë n-íc ta trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, tin häc ®· trë nªn quen thuéc vµ trë thµnh c«ng cô h÷u Ých cho mäi lÜnh vùc, ngµnh nghÒ. Tin häc gióp con ng-êi cã t¸c phong lµm viÖc nhanh h¬n, khoa häc h¬n, chÝnh x¸c h¬n, hiÖu qu¶ h¬n vµ ®¹t n¨ng suÊt cao h¬n trong c«ng viÖc. Sù ph¸t triÓn cña c«ng nghÖ th«ng tin ®· nhanh chãng lµm thay ®æi diÖn m¹o cña c¸c ngµnh kinh tÕ, ®ãng vai trß lµ mét lùc trî gióp vµ lµ mét chÊt xóc t¸c trong viÖc n©ng cao tÇm quan träng cña th«ng tin. Nh÷ng kh¸i niÖm vÒ c¬ së d÷ liÖu, phÇn mÒm, vÖ tinh viÔn th«ng vµ tin häc, internet... lµ c«ng cô xö lý th«ng tin mµ c¸c tæ chøc hiÖn ®¹i ®ang cã trong tay. Giê ®©y hÖ thèng qu¶n lý d÷ liÖu ®· trë thµnh mét bé phËn kh«ng thÓ thiÕu cña bÊt cø mét c¬ quan hay mét doanh nghiÖp hiÖn ®¹i nµo. V× møc ®é quan träng cña nã mµ ng-êi ta ®· vÝ nã nh- hÖ thèng nhí hay mét bé nhí cña c¬ quan. Khi mµ c¬ quan bÞ mÊt trÝ nhí th× nã sÏ kh«ng thÓ tån t¹i ®-îc. Ngµy nay th«ng tin ®· trë thµnh vÊn ®Ò sèng cßn cña mäi lÜnh vùc ®êi sèng kinh tÕ x· héi, ®Æc biÖt trong vÊn ®Ò qu¶n lý kinh tÕ. Nã quyÕt ®Þnh sù thµnh b¹i cña doanh nghiÖp trªn th-¬ng tr-êng khi hä biÕt sö dông th«ng tin nh- thÕ nµo sao cho ®¹t hiÖu qu¶ nhÊt. V× vËy c¸c doanh nghiÖp dï lín hay nhá ®Òu cã riªng mét bé phËn xö lý chuyªn vÒ xö lý th«ng tin. Cã nh÷ng h·ng chuyªn vÒ cung cÊp dÞch vô th«ng tin ®¸p øng nh÷ng thay ®æi trªn ph¹m vi toµn cÇu. øng dông tin häc trong qu¶n lý nh©n sù lµ mét trong nh÷ng kÕt qu¶ cña tin häc. Nã lµm gi¶m tíi møc tèi thiÓu viÖc tham gia thùc hiÖn thñ c«ng b»ng søc ng-êi, tiÕt kiÖm thêi gian t×m kiÕm, lµm hÑp kh«ng gian l-u tr÷, hÖ thèng ho¸, cô thÓ ho¸ nh÷ng th«ng tin yªu cÇu cña ng-êi sö dông. NhiÒu c¬ quan xÝ nghiÖp ®· ®Æt kÕ ho¹ch tin häc ho¸ toµn bé c¸c kh©u qu¶n lý cña ®¬n vÞ m×nh, ®Æc biÖt lµ hÖ thèng qu¶n lý c¸n bé víi sù trî gióp cña m¸y tÝnh. Ngµy nay nhu cÇu th«ng tin cho c¸c c¸n bé qu¶n lý ®· trë nªn phøc t¹p, ®ßi hái møc ®é chi tiÕt vµ b¸o c¸o nhanh h¬n bao giê hÕt. §iÒu nµy lµ mét khã kh¨n trë ng¹i lín cho c¸c c¬ së vÉn duy tr× nh÷ng biÖn ph¸p l-u tr÷, thèng kª b¸o c¸o theo ph-¬ng ph¸p giÊy bót th«ng th-êng. §Æc biÖt mét lÜnh vùc quan träng nh- qu¶n lý kÕ to¸n - tµi chÝnh, qu¶n lý c¸n bé ... lu«n lu«n ®ßi hái chi tiÕt, chÝnh x¸c vµ cËp nhËt th-êng xuyªn. V× thÕ, ®èi víi c¸c ho¹t ®éng nµy, gi¶i ph¸p duy nhÊt thÝch hîp lµ sö dông phÇn mÒm tin häc, øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo qu¶n lý d÷ liÖu. §¸p øng nhu cÇu tin häc ho¸ tõng phÇn trong c«ng t¸c qu¶n lý nh©n sù cña c«ng ty ®Çu t- vµ ph¸t triÓn phÇn mÒm kÕ to¸n ASIA lµ mét vÊn ®Ò v« cïng quan träng, nã quyÕt ®Þnh sù thµnh c«ng hay thÊt b¹i cña c«ng ty, trªn c¬ së ®ã ®Ò tµi "¸p dông tin häc vµo ch-¬ng tr×nh qu¶n lý nh©n sù cho c«ng ty phÇn mÒm kÕ to¸n ASIA" nh»m trî gióp c«ng t¸c qu¶n lý nh©n sù trong c«ng ty ®¹t hiÖu qu¶ cao h¬n. §Ò tµi gåm c¸c phÇn: Ch-¬ng I: Giíi thiÖu ®¬n vÞ thùc tËp vµ ®Ò tµi nghiªn cøu. Ch-¬ng II: Ph-¬ng ph¸p luËn ph©n tÝch, thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin phôc vô qu¶n lý. Ch-¬ng III: Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý nh©n sù. Ch-¬ng I Giíi thiÖu ®¬n vÞ thùc tËp vµ ®Ò tµi nghiªn cøu I. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty ASIA - Tªn ®¬n vÞ thùc tËp: C«ng ty ®Çu t- vµ ph¸t triÓn phÇn mÒm kÕ to¸n ASIA - Trô së chÝnh cña c«ng ty ®Æt t¹i sè 6 Vò Ngäc Phan, §èng §a -Hµ Néi - C«ng ty ®Çu t- vµ ph¸t triÓn phÇn mÒm kÕ to¸n ASIA ®-îc thµnh lËp theo giÊy phÐp sè 978 /Q§UB do Uû ban nh©n d©n thµnh phè Hµ Néi cÊp ngµy 9-10-2001 C«ng ty do ba s¸ng lËp viªn lµ Phïng §¨ng Vò, Ph¹m V¨n Léc vµ NguyÔn V¨n H-ng lËp nªn víi sè vèn ®iÒu lÖ lµ 550 000 000® - H×nh thøc së h÷u cña c«ng ty lµ cæ phÇn. - C«ng ty víi mét ®éi ngò nh©n viªn trÎ, cã tr×nh ®é, n¨ng ®éng s¸ng t¹o trong ®ã cã h¬n 30 nh©n viªn t¹i Hµ Néi, 25 cö nh©n khoa häc vµ kinh tÕ chuyªn ngµnh to¸n tin, 4 cö nh©n kinh tÕ chuyªn ngµnh kÕ to¸n, 1 cö nh©n ngo¹i ng÷. - Ngµnh nghÒ kinh doanh cña c«ng ty khi míi thµnh lËp lµ: S¶n xuÊt phÇn mÒm. TriÓn khai øng dông trong lÜnh vùc tin häc ho¸ c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n vµ qu¶n trÞ kinh doanh - Sau mét thêi gian ®i vµo ho¹t ®éng c«ng ty cã bæ sung thªm ngµnh nghÒ kinh doanh: Cµi ®Æt vµ h-íng dÉn sö dông cho kh¸ch hµng. - DÞch vô: T- vÊn vµ triÓn khai x©y dùng hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh kÕ to¸n vµ qu¶n trÞ kinh doanh cho c¸c doanh nghiÖp. - Môc tiªu: §¹t ®-îc vµ gi÷ v÷ng vÞ trÝ sè mét trªn thÞ tr-êng ViÖt Nam trong lÜnh vùc cung cÊp c¸c gi¶i ph¸p phÇn mÒm tµi chÝnh kÕ to¸n vµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp - Ph-¬ng ch©m: ChÊt l-îng cao dÞch vô tèt. - Quan ®iÓm dÞch vô kh¸ch hµng: v× sù thµnh c«ng cña kh¸ch hµng. - ChiÕn l-îc ph¸t triÓn s¶n phÈm: Ph¸t triÓn liªn tôc II S¬ ®å tæ chøc bé m¸y cña c«ng ty ®Çu t- vµ ph¸t triÓn phÇn mÒm kÕ to¸n ASIA. Trong nhiÒu n¨m qua nhµ n-íc ta lu«n coi träng viÖc tin häc ho¸ tæ chøc qu¶n trÞ doanh nghiÖp vµ lu«n coi vÊn ®Ò nµy lµ mét trong nh÷ng néi dung chñ yÕu ®èi víi qu¶n trÞ doanh nghiÖp. Trong ph¹m vi tõng doanh nghiÖp viÖc tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ ph¶i ®¶m b¶o hoµn thµnh nh÷ng nhiÖm vô cña doanh nghiÖp thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c chøc n¨ng qu¶n lý cña doanh nghiÖp. S¬ ®å c¸c bé phËn cña c«ng ty Ban gi¸m ®èc HÖ thèng kinh doanh P.kinh doanh P. Market ing P. kÕ to¸n HÖ thèng kÜ thuËt P. tæ chøc P.kÜ thuËt P.TriÓn khai dù ¸n Phßng b¶o hµnh Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña c¸c phßng ban 1. Ban gi¸m ®èc: C«ng ty ®Çu t- vµ ph¸t triÓn phÇn mÒm kÕ to¸n ASIA lµ c«ng ty cæ phÇn ®øng ®Çu l·nh ®¹o c«ng ty lµ Gi¸m ®èc vµ hai Phã gi¸m ®èc gióp viÖc (mét Phã gi¸m ®èc gióp viÖc qu¶n lý ®iÒu hµnh kinh doanh vµ mét phã gi¸m ®èc phô tr¸ch kÜ thuËt) cã kÕ to¸n tr-ëng phô tr¸ch c«ng t¸c kÕ to¸n thèng kª - tµi chÝnh, cã bé m¸y gióp viÖc chuyªn m«n nghiÖp vô vµ cã lùc l-îng lao ®éng trùc tiÕp. Gi¸m ®èc lµ ng-êi ®¹i diÖn ph¸p nh©n ng-êi ®iÒu hµnh cao nhÊt, ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng cu¶ c«ng ty theo chøc n¨ng nhiÖm vô, theo dâi vµ chØ ®¹o cô thÓ c¸c ho¹t ®éng cña c«ng ty. Hai Phã gi¸m ®èc c«ng ty ®iÒu hµnh mét sè lÜnh vùc gi¸m ®èc ph©n c«ng, chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ c¸c c«ng viÖc ®ã, thay gi¸m ®èc ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý ®¬n vÞ khi gi¸m ®èc ®i v¾ng. 2. Phßng tæ chøc: NhiÖm vô cña phßng nµy lµ phô tr¸ch c«ng t¸c nh©n sù vµ néi vô c«ng ty (tuyÓn dông, ®µo t¹o nh©n viªn, theo dâi, tham m-u gióp Gi¸m ®èc s¾p xÕp tæ chøc, n©ng l-¬ng, khen th-ëng,...) 3. Phßng kÜ thuËt: Chøc n¨ng lËp vµ qu¶n lý c¸c ch-¬ng tr×nh phÇn mÒm theo nhiÖm vô ®-îc giao tu©n thñ theo qui tr×nh qui ®Þnh nghiÖp vô cña c«ng ty phÇn mÒm kÕ to¸n. c¸c ch-¬ng tr×nh do cÊp trªn giao, tham m-u cho gi¸m ®èc c«ng ty vÒ kÜ thuËt nghiÖp vô, b¶o d-ìng söa ch÷a c¸c ch-¬ng tr×nh phÇn mÒm kÕ to¸n. 4. Phßng kÕ to¸n Cã chøc n¨ng lµm tham m-u cho gi¸m ®èc trong lÜnh vùc tµi chÝnh kÕ to¸n thèng kª vµ thùc hiÖn ®óng nguyªn t¾c thÓ lÖ thñ tôc qu¶n lý tµi chÝnh kÕ to¸n cña ®¬n vÞ. 5. Phßng kinh doanh: Cã chøc n¨ng lµm tham m-u cho gi¸m ®èc qu¶n lý c¸c lÜnh vùc c«ng t¸c kÕ ho¹ch kinh doanh vËt t- vµ tµi s¶n trung t©m. 6. Phßng marketing: Chøc n¨ng phô tr¸ch lÜnh vùc kinh doanh th-¬ng m¹i, ph¸t triÓn thÞ tr-êng, t×m kiÕm b¹n hµng vµ ®èi t¸c, n¾m b¾t kÞp thêi th«ng tin thÞ tr-êng, dù b¸o biÕn ®éng thÞ tr-êng, tham m-u cho l·nh ®¹o nh÷ng vÉn ®Ò thuéc lÜnh vùc kinh doanh. 7. Phßng triÓn khai dù ¸n Chøc n¨ng chuyªn tr¸ch vÒ c¸c dù ¸n phÇn mÒm kÕ to¸n phï hîp yªu cÇu cña kh¸ch hµng. 8. Phßng b¶o hµnh Cã tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn b¶o hµnh cho kh¸ch hµng khi kh¸ch hµng cã yªu cÇu. III. sù cÇn thiÕt ph¶i x©y dùng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý nh©n sù Chóng ta ®ang trong kû nguyªn th«ng tin, h-íng ®Õn thÕ kû 21, ngµy nay kh«ng ai cßn nghi ngê g× vai trß cña tin häc trong ®êi sèng, trong khoa häc kÜ thuËt, kinh doanh còng nh- mäi mÆt vËn ®éng cña x· héi, d-íi mäi quy m« tõ xÝ nghiÖp, c«ng ty cho ®Õn quèc gia vµ toµn thÕ giíi. §óng vËy nhu cÇu th«ng tin cho c¸c c¸n bé qu¶n lý ®· trë nªn phøc t¹p, ®ßi hái møc ®é chi tiÕt vµ b¸o c¸o nhanh h¬n bao giê hÕt. §iÒu nµy lµ mét trë ng¹i lín cho c¸c c¬ së vÉn duy tr× nh÷ng biÖn ph¸p l-u tr÷, thèng kª b¸o c¸o theo ph-¬ng ph¸p giÊy bót th«ng th-êng ®Æc biÖt lµ lÜnh vùc qu¶n lý nh©n sù. C«ng ty ®Çu t- vµ ph¸t triÓn phÇn mÒm kÕ to¸n ASIA ®· øng dông tin häc vµo trong c«ng t¸c qu¶n lý kinh doanh. Nh-ng hiÖn t¹i phßng nh©n sù cña c«ng ty vÉn duy tr× biÖn ph¸p qu¶n lý nh©n sù thñ c«ng th«ng th-êng. V× vËy ®Ò tµi ®-a tin häc vµo qu¶n lý nh©n sù cña c«ng ty lµ mét trong nh÷ng vÊn ®Ò ®-îc c«ng ty quan t©m. C«ng ty ®Çu t- vµ ph¸t triÓn phÇn mÒm kÕ to¸n ASIA lµ mét c«ng ty míi thµnh lËp vÉn cßn non trÎ do vËy ®Ó cã thÓ ®øng v÷ng trªn thÞ tr-êng th× vÊn ®Ò cßn ng-êi lµ kh©u ®Çu tiªn c«ng ty quan t©m. Phßng nh©n sù cña c«ng ty phÇn mÒm kÕ to¸n ASIA ®ang thùc hiÖn qu¶n lý nh©n sù b»ng ph-¬ng ph¸p thñ c«ng th«ng qua c¸c b¶ng biÓu, hå s¬ nh©n viªn ®Ó theo dâi ngµy c«ng , tr×nh ®é chuyªn m«n, tr×nh ®é v¨n ho¸...víi thñ tôc thñ c«ng nµy, ng-êi qu¶n lý ph¶i lµm rÊt l©u, mÊt nhiÒu thêi gian mµ hiÖu qu¶ kh«ng cao, nhiÒu khi vÉn x¶y ra sai sãt trong c«ng t¸c qu¶n lý. Mçi lÇn nh©n viªn yªu cÇu lÜnh l-¬ng th× ng-êi qu¶n lý l¹i ph¶i gië sæ ra ®Ó tra xem nh©n viªn ®ã lµm viÖc ®-îc bao l©u, hÖ sè l-¬ng lµ bao nhiªu...tra cøu rÊt l©u. H¬n n÷a víi thñ tôc thñ c«ng nh- hiÖn nay, phßng nh©n sù kh«ng thÓ tËp trung ®-îc nh©n viªn. Khi ng-êi qu¶n lý muèn xem t×nh h×nh ngµy c«ng, phßng ban...nh- thÕ nµo ®Òu kh«ng thÓ cËp nhËt nhanh. Trªn c¬ së thùc tÕ ®ã cña c«ng ty vµ ®¸p øng yªu cÇu thùc tÕ cña c«ng t¸c qu¶n lý nh©n sù, c«ng ty ®· quyÕt ®Þnh ®-a tin häc vµo qu¶n lý nh©n sù. §©y lµ mét quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n phï hîp yªu cÇu thùc tÕ ®Æt ra cña c«ng t¸c qu¶n lý nh©n sù, ®-a tin häc vµo qu¶n lý nh©n sù th× hÖ thèng sÏ ®¸p øng ®-îc viÖc cung cÊp c¸c th«ng tin vÒ nh©n sù mét c¸ch chÝnh x¸c, kÞp thêi, gi¶m bít thêi gian tra cøu, ®¸p øng ®-îc yªu cÇu cña l·nh ®¹o trë nªn ®¬n gi¶n h¬n. HÖ thèng ®-îc viÕt trªn hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Visual Basic 6.0 nh»m gi¶i quyÕt 3 vÊn ®Ò:  Qu¶n lý th«ng tin c¬ b¶n nh©n sù  Qu¶n lý th«ng tin liªn quan nh©n sù  Qu¶n lý th«ng tin hÖ thèng Ch-¬ng II Ph-¬ng ph¸p luËn ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý nh©n sù I. HÖ thèng Th«ng tin Trong thêi ®¹i ngµy nay còng nh- tr-íc ®©y, c«ng t¸c qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh mét tæ chøc ph¶i n¾m b¾t chÝnh x¸c c¸c th«ng tin vµ xö lý chóng khi ra quyÕt ®Þnh. Nh-ng ngµy nay ®ßi hái cã nh÷ng quyÕt ®Þnh nhanh vµ chÝnh x¸c. NÕu quyÕt ®Þnh kh«ng chÝnh x¸c nã sÏ dÉn ®Õn nh÷ng hËu qu¶ rÊt to lín, v× vËy c«ng t¸c qu¶n lý ngµy nay kh«ng chØ dùa trªn nh÷ng kinh nghiÖm mµ cßn dùa vµo nh÷ng c«ng cô, ph-¬ng tiÖn hiÖn ®¹i ®Ó n¾m b¾t, xö lý nhanh, chÝnh x¸c c¸c luång th«ng tin ®Ó phôc vô ra c¸c quyÕt ®Þnh. HÖ thèng th«ng tin lµ mét tËp hîp nh÷ng con ng-êi, c¸c thiÕt bÞ phÇn cøng, phÇn mÒm d÷ liÖu... thùc hiÖn ho¹t ®éng thu thËp, l-u tr÷, xö lý vµ ph©n phèi th«ng tin trong mét tËp c¸c rµng buéc ®-îc gäi lµ m«i tr-êng. Nã ®-îc thÓ hiÖn bëi nh÷ng con ng-êi, c¸c thñ tôc d÷ liÖu vµ thiÕt bÞ tin häc. ®Çu vµo (input) cña hÖ thèng th«ng tin ®-îc lÊy tõ c¸c nguån (Sources) vµ ®-îc xö lý bëi hÖ thèng sö dông nã cïng víi c¸c d÷ liÖu ®· ®-îc l-u tr÷ tõ tr-íc. KÕt qu¶ xö lý (Output) ®-îc chuyÓn ®Õn c¸c ®Ých (Destination) hoÆc cËp nhËt vµo kho l-u tr÷ d÷ liÖu (Storage). 1. S¬ ®å hÖ thèng th«ng tin Nguån §Ých Xö lý vµ l-u tr÷ Thu thËp Ph©n ph¸t Kho d÷ liÖu M« h×nh hÖ thèng th«ng tin Nh- h×nh trªn minh ho¹, mäi hÖ thèng th«ng tin cã bèn bé phËn: bé phËn ®-a d÷ liÖu vµo, bé phËn xö lý, kho d÷ liÖu, vµ bé phËn ®-a d÷ liÖu ra. Tõ m« h×nh hÖ thèng th«ng tin tæng qu¸t ta cã m« h×nh hÖ thèng th«ng tin phôc vô qu¶n lý chung. 2. HÖ thèng th«ng tin phôc vô qu¶n lý S¬ ®å qu¶n lý hÖ thèng Ban l·nh ®¹o Th«ng tin ngoµi vµo Th«ng tin ®· ®-îc xö lý Th«ng tin ra HÖ thèng th«ng tin phôc vô qu¶n lý §Çu vµo Th«ng tin thu thËp §Çu ra CÊp d-íi  Ban l·nh ®¹o ban hµnh c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý.  CÊp d-íi thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý, biÕn c¸c yÕu tè ®Çu vµo cña hÖ thèng thµnh c¸c yÕu tè ®Çu ra.  HÖ thèng th«ng tin phôc vô qu¶n lý lµ trung gian cña hai hÖ thèng trªn cã chøc n¨ng thu thËp, l-u tr÷ vµ truyÒn th«ng tin trong hÖ thèng, ®-a th«ng tin vµo qu¸ tr×nh xö lý vµ truyÒn ®¹t th«ng tin ra mét c¸ch kÞp thêi. Ho¹t ®éng cña tæ chøc ®-îc ®¸nh gi¸ lµ tèt hay xÊu tuú thuéc vµo chÊt l-îng cña viÖc xö lý, sù phï hîp cña th«ng tin. Víi s¬ ®å qu¶n lý hÖ thèng trªn, ta cã thÓ øng dông vµo c«ng ty vµ cã s¬ ®å hÖ thèng qu¶n lý nh©n sù cña c«ng ty. Ph©n hÖ qu¶n lý nh©n sù QuyÕt ®Þnh qu¶n lý nh©n sù Th«ng tin ®· xö lý Hå s¬ nh©n viªn HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý nh©n sù KiÓm tra hå s¬ nhËn B¸o c¸o tæng hîp nh©n sù Hå s¬ ®-îc chÊp nhËn D÷ liÖu qu¶n lý Th«ng b¸o cña phßng nh©n sù Tra cøu th«ng Th«ng tin nh©n sù Bé phËn qu¶n lý nh©n sù tin nh©n viªn 3. M« h×nh biÓu diÔn hÖ thèng th«ng tin Cïng mét hÖ thèng th«ng tin cã thÓ ®-îc m« t¶ kh¸c nhau tuú theo quan ®iÓm cña ng-êi m« t¶. Cã ba m« h×nh ®· ®-îc ®Ò cËp tíi ®Ó m« t¶ cïng mét hÖ thèng th«ng tin: m« h×nh logic, m« h×nh vËt lý ngoµi vµ m« h×nh vËt lý trong. M« h×nh logic m« t¶ hÖ thèng lµm g×. M« h×nh nµy tr¶ lêi c©u hái “C¸i g×?“ vµ “§Ó lµm g×?“. Nã kh«ng quan t©m tíi ph-¬ng tiÖn ®-îc sö dông còng nh- ®Þa ®iÓm hoÆc thêi ®iÓm mµ d÷ liÖu ®-îc xö lý. M« h×nh vËt lý ngoµi chó ý tíi nh÷ng khÝa c¹nh nh×n thÊy ®-îc cña hÖ thèng. M« h×nh nµy còng chó ý tíi mÆt thêi gian cña hÖ thèng, nghÜa lµ nh÷ng thêi ®iÓm mµ c¸c ho¹t ®éng xö lý d÷ liÖu kh¸c nhau xÈy ra. Nã tr¶ lêi c©u hái: C¸i g×? Ai? ë ®©u? vµ Khi nµo? M« h×nh vËt lý trong liªn quan tíi nh÷ng khÝa c¹nh vËt lý cña hÖ thèng tuy nhiªn kh«ng ph¶i lµ c¸i nh×n cña ng-êi sö dông mµ lµ cña nh©n viªn kü thuËt. M« h×nh gi¶i ®¸p c©u hái: Nh- thÕ nµo? Mçi m« h×nh lµ kÕt qu¶ cña mét gãc nh×n kh¸c nhau, m« h×nh logic lµ kÕt qu¶ cña gãc nh×n qu¶n lý, m« h×nh vËt lý ngoµi lµ gãc nh×n sö dông, m« h×nh vËt lý trong lµ cña gãc nh×n kü thuËt. Ba m« h×nh trªn cã ®é æn ®Þnh kh¸c nhau, m« h×nh logic lµ æn ®Þnh nhÊt vµ m« h×nh vËt lý trong lµ hay biÕn ®æi nhÊt. Kh¸i niÖm m« h×nh nµy lµ rÊt quan träng, nã t¹o ra mét trong nh÷ng nÒn t¶ng cña ph-¬ng ph¸p ph©n tÝch, thiÕt kÕ vµ cµi ®Æt hÖ thèng th«ng tin sÏ ®-îc tr×nh bµy ë phÇn sau. 4. C¬ së d÷ liÖu 4.1 HÖ thèng qu¶n lý d÷ liÖu Trong hÖ thèng th«ng tin ng-êi ta l-u tr÷ vµ qu¶n lý d÷ liÖu trong nh÷ng kho d÷ liÖu, ®ã lµ n¬i cÊt gi÷ d÷ liÖu mét c¸ch cã tæ chøc sao cho cã thÓ t×m kiÕm nhanh chãng nh÷ng d÷ liÖu cÇn thiÕt. NÕu kho d÷ liÖu nµy ®-îc ®Æt trªn c¸c ph-¬ng tiÖn nhí cña m¸y tÝnh ®iÖn tö vµ ®-îc b¶o qu¶n nhê ch-¬ng tr×nh m¸y tÝnh th× nã cßn ®-îc gäi lµ ng©n hµng d÷ liÖu hay hÖ c¬ së d÷ liÖu. Ng©n hµng d÷ liÖu lµ mét hÖ thèng dïng m¸y tÝnh ®iÖn tö ®Ó l-u tr÷, qu¶n lý tËp trung d÷ liÖu nh»m phôc vô cho nhiÒu ng-êi vµ nhiÒu môc ®Ých qu¶n lý kh¸c nhau. B¶n th©n kho d÷ liÖu (hay ng©n hµng d÷ liÖu) cïng víi con ng-êi vµ c¸c ph-¬ng tiÖn ®Ó duy tr× sù ho¹t ®éng cña nã t¹o thµnh hÖ thèng qu¶n lý d÷ liÖu. ViÖc xö lý nghiÖp vô vµ viÖc ra quyÕt ®Þnh ®Òu ph¶i dùa vµo nh÷ng hÖ thèng qu¶n lý d÷ liÖu, v× vËy c¸c tæ chøc ph¶i duy tr× nh÷ng hÖ thèng qu¶n lý d÷ liÖu. 4.2 M« h×nh d÷ liÖu M« h×nh d÷ liÖu lµ mét b¶n ph¸c ho¹ chØ ra c¸c thùc thÓ, thuéc tÝnh vµ nh÷ng mèi quan hÖ gi÷a chóng víi nhau. HÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu th-êng sö dông 3 m« h×nh d-íi ®©y ®Ó g¾n kÕt c¸c thùc thÓ cã quan hÖ víi nhau trong mét c¬ së d÷ liÖu:  M« h×nh phÊn cÊp (Hierarchical Model) thÓ hiÖn mèi quan hÖ Cha - Con. Mét thùc thÓ cha cã thÓ cã nhiÒu thùc thÓ con, nh-ng mçi thùc thÓ con chØ cã thÓ cã mét thùc thÓ cha. Quan hÖ nµy cßn ®-îc gäi lµ quan hÖ Mét - NhiÒu.  M« h×nh m¹ng l-íi (Network Model) tá ra mÒm dÎo h¬n nhiÒu so víi m« h×nh ph©n cÊp. Theo s¬ ®å nµy thùc thÓ cha cã thÓ cã nhiÒu thùc thÓ con vµ ng-îc l¹i. Quan hÖ nµy cßn ®-îc gäi lµ quan hÖ NhiÒu - NhiÒu. M« h×nh nµy mÒm dÎo nh-ng còng cã ®iÓm yÕu cña nã. KÝch th-íc vµ sù phøc t¹p cña c¸c mèi quan hÖ sÏ lµm cho c¬ së d÷ liÖu trë thµnh rÊt lín, rÊt cång kÒnh vµ dÔ nhÇm lÉn. Hai m« h×nh trªn ®· lµ nÒn t¶ng cho hÇu hÕt c¸c hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu ph¸t triÓn vµo nh÷ng n¨m tõ 1960 ®Õn nh÷ng n¨m ®Çu 1980. Vµo n¨m 1970, khi nhËn thÊy nh÷ng nh-îc ®iÓm cña c¸c HQTCSDL ph©n cÊp vµ m¹ng l-íi, E.F. Codd ®· ®-a ra m« h×nh quan hÖ (relational model).  ViÖc nghiªn cøu ®Ó s¸ng lËp ra m« h×nh quan hÖ nh»m vµo ba môc tiªu. Môc tiªu thø nhÊt lµ v¹ch ra mét ®-êng ranh giíi râ rµng gi÷a c¸c ph-¬ng diÖn logic vµ vËt lý cña viÖc qu¶n trÞ CSDL. Khi ®ã c¸c nhµ lËp tr×nh øng dông kh«ng cÇn ph¶i ®Ó ý tíi c¸ch tr×nh bµy d÷ liÖu trªn c¸c ph-¬ng tiÖn vËt chÊt n÷a. Codd gäi môc tiªu nµy lµ môc tiªu ®éc lËp d÷ liÖu. Môc tiªu thø hai lµ t¹o ra mét m« h×nh ®¬n gi¶n mµ ®«ng ®¶o c¸c nhµ lËp tr×nh vµ nh÷ng ng-êi dïng cã thÓ hiÓu ®-îc ngay. §©y lµ môc tiªu truyÒn ®¹t nh»m t¨ng hiÖu suÊt vµ hiÖu qu¶ cña viÖc trao ®æi gi÷a ng-êi dïng vµ c¸c c¸n bé hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý. Môc tiªu thø ba ®-îc gäi lµ môc tiªu xö lý tËp hîp, nh´m t¨ng kh° n¨ng xö lý tõ “lÇn l­ît tõng b°n ghi” ®Õn “®ång thêi nhiÒu b°n ghi”. §³t ®­îc c²c môc tiªu n¯y nghÜa chØ cÇn viÕt mét sè Ýt dßng lÖnh cho c¸c ch-¬ng tr×nh øng dông ®ång thêi nh÷ng ng-êi dïng vµ nh÷ng c¸n bé ph©n tÝch sÏ Ýt hiÓu lÇm nhau h¬n trong giao tiÕp. Theo m« h×nh quan hÖ th× HQTCSDL xem xÐt vµ thÓ hiÖn c¸c thùc thÓ nhmét b¶ng hai chiÒu víi b¶n ghi lµ c¸c hµng vµ c¸c tr-êng lµ c¸c cét. Cã mét cét ®ãng vai trß tr-êng kho¸ hay cßn gäi lµ tr-êng ®Þnh danh. Mçi gi¸ trÞ cña nã x¸c ®Þnh mét b¶n ghi duy nhÊt. B¶ng cã thÓ chøa c¸c tr-êng liÕn kÕt, chóng kh«ng ph¶i lµ nh÷ng tr-êng m« t¶ vÒ thùc thÓ mµ lµ mãc xÝch liªn kÕt víi mét hoÆc nhiÒu b¶n ghi cña mét b¶ng kh¸c. CÊu tróc nh- vËy cã rÊt nhiÒu thuËn lîi cho viÖc thao t¸c víi d÷ liÖu trªn c¸c b¶ng. M« h×nh quan hÖ lµ m« h×nh ®-îc dïng phæ biÕn nhÊt hiÖn nay. C¬ së d÷ liÖu nh©n sù ®-îc tæ chøc theo m« h×nh quan hÖ. GÇn ®©y xuÊt hiÖn m« h×nh d÷ liÖu h-íng ®èi t-îng, m« h×nh nµy ®-îc dïng kÕt hîp víi m« h×nh quan hÖ. M« h×nh d÷ liÖu gióp chóng ta hiÓu ®-îc cÊu tróc, quan hÖ vµ ý nghÜa cña d÷ liÖu, ®©y lµ ®iÒu hÕt søc cÇn thiÕt tr-íc khi b¾t tay t¹o lËp mét c¬ së d÷ liÖu. LËp m« h×nh d÷ liÖu lµ phÇn viÖc chÝnh cña viÖc thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu. 5. C¸c giai ®o¹n cña viÖc ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin Mét hÖ thèng th«ng tin lµ mét ®èi t-îng phøc t¹p, vËn ®éng trong mét m«i tr-êng còng rÊt phøc t¹p. Do ®ã ph©n tÝch viªn cÇn ph¶i cã mét ph-¬ng ph¸p tiÕn hµnh nghiªm tóc. Mét ph-¬ng ph¸p ®-îc ®Þnh nghÜa nh- mét tËp hîp c¸c b-íc vµ c¸c c«ng cô cho phÐp tiÕn hµnh mét qu¸ tr×nh ph¸t triÓn hÖ thèng chÆt chÏ nh-ng dÔ qu¶n lý h¬n. Ph-¬ng ph¸p ®-îc ®Ò nghÞ ë ®©y dùa vµo ba nguyªn t¾c c¬ së chung cña nhiÒu ph-¬ng ph¸p hiÖn ®¹i cã cÊu tróc ®Ó ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin. Ba nguyªn t¾c ®ã lµ: - Nguyªn t¾c 1: Sö dông c¸c m« h×nh. Trong phÇn 3 ®· nªu ra ®Þnh nghÜa ba m« h×nh cña hÖ thèng th«ng tin, ®ã lµ m« h×nh logic, m« h×nh vËt lý ngoµi vµ m« h×nh vËt lý trong. B»ng c¸ch cïng m« t¶ vÒ mét ®èi t-îng chóng ta thÊy ba m« h×nh nµy ®-îc quan t©m tõ nh÷ng gãc ®é kh¸c nhau. Ph-¬ng ph¸p ph¸t triÓn hÖ thèng ®-îc thÓ hiÖn còng dïng tíi kh¸i niÖm cña nh÷ng m« h×nh nµy vµ do ®ã cÇn lu«n lu«n ph©n ®Þnh râ rµng ba møc. - Nguyªn t¾c 2: ChuyÓn tõ c¸i chung sang c¸i riªng. - Nguyªn t¾c 3: ChuyÓn tõ m« h×nh vËt lý sang m« h×nh l«gÝc khi ph©n tÝch vµ tõ m« h×nh l«gÝc sang m« h×nh vËt lý khi thiÕt kÕ C¸c giai ®o¹n cña ph¸t triÓn hÖ thèng Ph-¬ng ph¸p ®-îc ®-a ra ë ®©y cã 7 giai ®o¹n. Mçi giai ®o¹n bao gåm mét d·y c¸c c«ng ®o¹n. Ph¸t triÓn hÖ thèng lµ mét qu¸ tr×nh lÆp. Tuú theo kÕt qu¶ cña mét giai ®o¹n cã thÓ, vµ ®«i khi lµ cÇn thiÕt, ph¶i quay vÒ giai ®o¹n tr-íc ®Ó t×m c¸ch kh¾c phôc nh÷ng sai sãt. Ph-¬ng ph¸p cã c¸c giai ®o¹n sau. Giai ®o¹n 1: §¸nh gi¸ yªu cÇu Giai ®o¹n 2: Ph©n tÝch chi tiÕt Giai ®o¹n 3: ThiÕt kÕ l« gÝc Giai ®o¹n 4: §Ò xuÊt c¸c ph-¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p Giai ®o¹n 5: ThiÕt kÕ vËt lý ngoµi Giai ®o¹n 6: TriÓn khai kÜ thuËt hÖ thèng Giai ®o¹n 7: Cµi ®Æt vµ khai th¸c 5.1 Giai ®o¹n 1: §¸nh gi¸ yªu cÇu §¸nh gi¸ yªu cÇu cã môc ®Ých cung cÊp cho l·nh ®¹o tæ chøc nh÷ng d÷ liÖu ®Ých thùc ®Ó ra quyÕt ®Þnh vÒ thêi c¬, tÝnh kh¶ thi vµ hiÖu qu¶ cña mét dù ¸n ph¸t triÓn hÖ thèng. Giai ®o¹n nµy ®-îc thùc hiÖn t-¬ng ®èi nhanh vµ kh«ng ®ßi hái chi phÝ lín. Nã bao gåm c¸c c«ng ®o¹n sau:  LËp kÕ ho¹ch ®¸nh gi¸ yªu cÇu.  Lµm râ yªu cÇu.  §¸nh gi¸ kh¶ n¨ng thùc thi.  ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o ®¸nh gi¸ yªu cÇu. 5.2 Giai ®o¹n 2: Ph©n tÝch chi tiÕt Ph©n tÝch chi tiÕt ®-îc thùc hiÖn sau khi cã sù ®¸nh gi¸ thuËn lîi vÒ yªu cÇu. Môc ®Ých chÝnh cña giai ®o¹n nµy lµ hiÓu râ c¸c vÊn ®Ò cña hÖ thèng ®ang nghiªn cøu, x¸c ®Þnh nh÷ng nguyªn nh©n ®Ých thùc cña vÊn ®Ò, x¸c ®Þnh nh÷ng ®ßi hái vµ nh÷ng rµng buéc ¸p ®Æt ®èi víi hÖ thèng vµ x¸c ®Þnh môc tiªu mµ hÖ thèng th«ng tin míi ph¶i ®¹t ®-îc. Giai ®o¹n nµy bao gåm c¸c c«ng ®o¹n sau:  LËp kÕ ho¹ch ph©n tÝch chi tiÕt.  Nghiªn cøu m«i tr-êng cña hÖ thèng ®ang tån t¹i.  Nghiªn cøu hÖ thèng thùc t¹i.  §-a ra chuÈn ®o¸n vµ x¸c ®Þnh c¸c yÕu tè gi¶i ph¸p.  §¸nh gi¸ l¹i tÝnh kh¶ thi.  Thay ®æi ®Ò xuÊt cña dù ¸n.  ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o ph©n tÝch chi tiÕt. Mét sè kh¸i niÖm  S¬ ®å luång th«ng tin (IFD) ®-îc dïng ®Ó m« t¶ hÖ thèng th«ng tin theo c¸ch thøc ®éng. Tøc lµ m« t¶ sù di chuyÓn cña d÷ liÖu, viÖc xö lý, viÖc l-u tr÷ trong thÕ giíi vËt lý b»ng c¸c s¬ ®å.  C¸c ký ph¸p cña s¬ ®å luång th«ng tin nh- sau: - Xö lý Thñ c«ng - Giao t¸c ng-êi - m¸y Tin häc ho¸ hoµn toµn Kho l-u tr÷ d÷ liÖu Thñ c«ng - Dßng th«ng tin Tin häc ho¸ - §iÒu khiÓn Tµi liÖu  S¬ ®å luång d÷ liÖu (DFD) dïng ®Ó m« t¶ còng chÝnh hÖ thèng th«ng tin nh- s¬ ®å luång th«ng tin nh-ng trªn gãc ®é trõu t-îng. Trªn s¬ ®å chØ bao gåm c¸c luång d÷ liÖu, c¸c xö lý, c¸c l-u tr÷ d÷ liÖu, nguån vµ ®Ých nh-ng kh«ng hÒ quan t©m tíi n¬i, thêi ®iÓm vµ ®èi t-îng chÞu tr¸ch nhiÖm xö lý. S¬ ®å luång d÷ liÖu chØ m« t¶ ®¬n thuÇn hÖ thèng lµm g× vµ ®Ó lµm g×. Ký ph¸p dïng cho s¬ ®å luång d÷ liÖu Ng«n ng÷ s¬ ®å luång d÷ liÖu DFD sö dông 4 lo¹i ký ph¸p c¬ b¶n: thùc thÓ, tiÕn tr×nh, kho d÷ liÖu vµ dßng d÷ liÖu. Tªn ng-êi/bé phËn ph¸t/nhËn tin Tªn dßng d÷ liÖu Nguån hoÆc ®Ých Dßng d÷ liÖu Tªn tiÕn tr×nh xö lý TiÕn tr×nh xö lý TÖp d÷ liÖu Kho d÷ liÖu C¸c møc cña DFD S¬ ®å ng÷ c¶nh (Context Diagram) thÓ hiÖn rÊt kh¸i qu¸t néi dung chÝnh cña hÖ thèng th«ng tin. S¬ ®å nµy kh«ng ®i vµo chi tiÕt, mµ m« t¶ sao cho chØ cÇn mét lÇn nh×n lµ nhËn ra néi dung chÝnh cña hÖ thèng. §Ó cho s¬ ®å ng÷ c¶nh s¸ng sña, dÔ nh×n cã thÓ bá qua c¸c kho d÷ liÖu; bá qua c¸c xö lý cËp nhËt. S¬ ®å ng÷ c¶nh cßn ®-îc gäi lµ s¬ ®å møc 0. Ph©n r· s¬ ®å §Ó m« t¶ hÖ thèng chi tiÕt h¬n ng-êi ta dïng kü thuËt ph©n r· (Explosion) s¬ ®å. B¾t ®Çu tõ s¬ ®å ng÷ c¶nh, ng-êi ta ph©n ra thµnh s¬ ®å møc 1, tiÕp sau møc 1 lµ møc 2… 5.3 Giai ®o¹n 3: ThiÕt kÕ l« gÝc Giai ®o¹n nµy nh»m x¸c ®Þnh tÊt c¶ c¸c thµnh phÇn l« gÝc cña mét hÖ thèng th«ng tin, cho phÐp lo¹i bá ®-îc c¸c vÊn ®Ò cña hÖ thèng thùc tÕ vµ ®¹t ®-îc nh÷ng môc tiªu ®· ®-îc thiÕt lËp ë giai ®o¹n tr-íc. ThiÕt kÕ l« gÝc bao gåm c¸c c«ng ®o¹n sau:  ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu.  ThiÕt kÕ xö lý.  ThiÕt kÕ c¸c luång d÷ liÖu vµo.  ChØnh söa tµi liÖu cho møc logic.  Hîp thøc ho¸ m« h×nh logic. Cã hai ph-¬ng ph¸p thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu:  ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu logic ®i tõ c¸c th«ng tin ra.  ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu logic b»ng ph-¬ng ph¸p m« h×nh ho¸. Trong ®Ò tµi nµy lùa chän thiÕt kÕ b»ng ph-¬ng ph¸p m« h×nh ho¸. Kh¸i niÖm c¬ b¶n  Thùc thÓ qu¶n lý (Entity) Lµ tËp hîp c¸c ®èi t-îng cã cïng b¶n chÊt ®-îc nhµ qu¶n lý quan t©m tíi. Mét thùc thÓ cã thÓ lµ nh©n sù (c¸n bé nh©n viªn, gi¸o viªn, sinh viªn, ng-êi lµm dÞch vô); tæ chøc (ng©n hµng, kho b¹c); nguån lùc h÷u h×nh (tiÒn, ®å dïng v¨n phßng phÈm). Thùc thÓ ®-îc biÓu diÔn b»ng mét h×nh ch÷ nhËt cã ghi tªn thùc thÓ bªn trong. C¸n bé nh©n viªn  Quan hÖ Mét thùc thÓ trong thùc tÕ kh«ng tån t¹i ®éc lËp víi c¸c thùc thÓ kh¸c. Cã sù liªn hÖ qua l¹i gi÷a c¸c thùc thÓ kh¸c nhau. Kh¸i niÖm quan hÖ ®-îc dïng ®Ó tr×nh bµy, thÓ hiÖn mèi liªn hÖ tån t¹i gi÷a c¸c thùc thÓ. Nh©n viªn Cã Chøc vô Gi÷a thùc thÓ nh©n viªn vµ thùc thÓ chøc vô tån t¹i mèi quan hÖ: mét nh©n viªn cã thÓ cã nhiÒu chøc vô, mét chøc vô nhiÒu ng-êi n¾m gi÷.  Sè møc quan hÖ Ngoµi viÖc biÕt thùc thÓ nµy liªn kÕt víi thùc thÓ kh¸c ra sao cßn ph¶i biÕt cã bao nhiªu lÇn xuÊt cña thùc thÓ A t-¬ng øng víi mçi lÇn xuÊt cña thùc thÓ B vµ ng-îc l¹i.  1@1 Quan hÖ Mét-Mét Mét lÇn xuÊt cña thùc thÓ A ®-îc liªn kÕt víi chØ mét lÇn xuÊt cña thùc thÓ B vµ ng-îc l¹i. 1 1 L·nh Tr-ëng phßng Phßng c«ng t¸c ®¹o Mét tr-ëng phßng chØ cã thÓ l·nh ®¹o mét phßng c«ng t¸c vµ mét phßng c«ng t¸c chØ cã mét tr-ëng phßng.  1@N Quan hÖ Mét - NhiÒu Mçi lÇn xuÊt cña thùc thÓ A ®-îc liªn kÕt víi mét hoÆc nhiÒu lÇn xuÊt cña thùc thÓ B vµ mçi lÇn xuÊt cña thùc thÓ B chØ liªn kÕt víi duy nhÊt mét lÇn xuÊt cña thùc thÓ A. 1 Nh©n viªn N Cã L-¬ng Mét nh©n viªn cã nhiÒu kho¶n l-¬ng nh-ng l-¬ng ®ã chØ thuéc vÒ mét nh©n viªn  N@M Quan hÖ NhiÒu-NhiÒu Mét lÇn xuÊt cña thùc thÓ A ®-îc liªn kÕt víi mét hoÆc nhiÒu lÇn xuÊt cña thùc thÓ B vµ mçi lÇn xuÊt cña thùc thÓ B ®-îc liªn kÕt víi mét hoÆc nhiÒu lÇn xuÊt cña thùc thÓ A.
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan