Tài liệu 53

Lời cảm ơn Sau quá trình học tập và nghiên cứu, tôi đã hoàn thành khóa luận với sự nỗ lực của bản thân, sự giúp đỡ của các thầy cô, các tổ chức, cá nhân, gia đình và bạn bè, đến nay tôi đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình. Qua đây, tôi xin chân thành cảm ơn tới Ban giám hiệu nhà trường, các thầy cô giáo, đặc biệt là các thầy cô giáo trong khoa Kế toán & Quản trị kinh doanh đã nhiệt tình dạy bảo và truyền đạt những kiến thức bổ ích cho tôi trong quá trình học tập và rèn luyện tại trường. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới thầy giáo hướng dẫn TS. Bùi Bằng Đoàn –ThS Nguyễn Thị Thủy Giảng viên khoa Kế toán & QTKD – đã dành nhiều thời gian, tâm huyết, tận tình hướng dẫn, chỉ bảo tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài này. Tôi xin chân thành cảm ơn tới Ban giám đốc Chi nhánh Cty CP dược TW Medipharco-Tenamyd tại Hà Nội đã tạo mọi điều kiện thuận lợi, giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực hiện đề tài này. Đặc biệt, là phòng kế toán đã nhiệt tình giúp đỡ tôi tiếp xúc thực tế công việc và cung cấp những thông tin trung thực nhất cho nghiên cứu này. Cuối cùng, tôi xin cảm ơn sự quan tâm, động viên, giúp đỡ của gia đình, người thân và bạn bè trong suốt thời gian qua. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày….tháng….năm 2010 Tác giả khóa luận Biện Thị Lan i ii PHẦN 1 MỞ ĐẦU 1.1 Tính cấp thiết của đề tài Trong những năm qua, cùng với xu thế phát triển toàn cầu, Việt Nam đang thực sự có bước chuyển về mọi mặt, đặc biệt là sự đổi mới của nền kinh tế đã tạo điều kiện cho các thành phần kinh tế phát triển và đạt được những thành tựu đáng trân trọng. Bên cạnh đó, các thành phần kinh tế nói chung và các DN nói riêng đang phải đối mặt với nhiều thách thức mới. Vì vậy để tồn tại và phát triển góp phần vào sự phát triển chung của đất nước thì mỗi DN cần tìm cho mình hướng đi đúng đắn trong hoạt động SXKD, đặc biệt là trong quản lý tài chính. Tài chính của DN vững mạnh thì tạo điều kiện cho sự phát triển ổn định và bền vững của chính DN. Có thể nói vấn đề hạch toán và quản lý công nợ là yếu tố quan trọng trong quản lý tài chính. Mặt khác công tác hạch toán và quản lý công nợ còn có ý nghĩa quyết định sự tồn tại và phát triển của các DN, nó còn thể hiện khả năng và trình độ quản lý của các nhà quản trị. Trên thực tế hiện nay các DN muốn duy trì và phát triển tốt thì cần tạo mối quan hệ cho chính DN mình, hệ thống mối quan hệ càng lớn thì nợ phải thu, nợ phải trả phát sinh càng nhiều, đòi hỏi DN cần có sự quản lý chặt chẽ và giải quyết hài hoà vấn đề công nợ. Nếu không làm tốt vấn đề này thì có thể dẫn đến mất khả năng thanh toán, tình trạng vốn bị chiếm dụng và gây mất ổn định về tài chính. Vì vậy việc hạch toán và quản lý công nợ là điều kiện cần thiết để đảm bảo ổn định về tài chính và khả năng thanh toán cho DN. CN Công ty cổ phần dược TW Medipharco-Tenamyd tại Hà Nội là một DN chuyên kinh doanh các loại dược phẩm, đối tượng khách hàng nhiều, địa bàn rộng vì vậy quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp là chủ yếu và thường 1 xuyên nhất. Mặt khác việc phát sinh công nợ của công ty trong thời gian gần đây ngày càng tăng nhanh. Do đó công tác hạch toán và quản lý công nợ luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị và nhà quản lý. Xuất phát từ thực tế đó, chúng tôi tiến hành nghiên cứu đề tài: Hạch toán và quản lý công nợ tại Chi nhánh công ty Cổ phần dược TW Medipharco-Tenamyd tại Hà Nội. 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1 Mục tiêu chung Mục tiêu tổng quát của đề tài là tìm hiểu về công tác hạch toán và quản lý công nợ tại CN dược TW Medipharco-Tenamyd tại Hà Nội, từ đó đưa ra kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác hạch toán và quản lý công nợ của công ty. 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác hạch toán và quản lý công nợ trong DN. - Phản ánh và đánh giá thực trạng công tác hạch toán và quản lý công nợ tại CN dược phẩm TW Medipharco-Tenamyd tại Hà Nội. - Đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán và quản lý công nợ tại CN Công ty dược TW Medipharco-Tenamyd tại Hà Nội 1.3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu Nghiên cứu công tác hạch toán và quản lý công nợ của CN Cty CP dược TW Medipharco-Tenamyd tại Hà Nội. 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu 2 Phạm vi về nội dung: đề tài tập trung chủ yếu nghiên cứu công tác hạch toán và quản lý công nợ tại CN từ 01/01/2007 đến 31/12/2009. Phạm vi thời gian: do đề tài được thực hiện trong thời gian từ 01/01/2010 đến ngày 18/05/2010 cho nên số liệu được sử dụng trong đề tài là 3 năm gần đây năm 2007-2009. 3 PHẦN 2 TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 Tổng quan tài liệu 2.1.1 Công tác hạch toán và công nợ trong Doanh nghiệp 2.1.1.1 Mối quan hệ c a các bên liên quan với công nợ Bất kỳ một DN nào trong quá trình HĐSXKD đều hình thành nên các mối quan hệ về kinh tế với nhau, quan hệ giữa DN với khách hàng, nhà cung cấp, nhà nước…và phát sinh các khoản công nợ với nhau. Công nợ liên quan đến lợi ích kinh tế của mỗi bên nên các DN cần phải tổ chức hạch toán và quản lý tốt công nợ để tránh rủi ro cho DN và đảm bảo uy tín của DN. Mối quan hệ giữa công nợ giữa DN với các bên rất đa dạng, sau đây là các mối quan hệ phát sinh chủ yếu liên quan đến công nợ trong DN: - Quan hệ công nợ giữa Doanh nghiệp với nhà cung cấp Đây là mối quan hệ phát sinh trong quá trình mua sắm vật tư, tài sản, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ. Thuộc nhóm này bao gồm các khoản phải trả tiền hàng cho người bán vật tư, tài sản, hàng hóa; phải trả người cung cấp lao vụ, dịch vụ, với người nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sữa chữa lớn…Quan hệ này bắt đầu khi hai bên ký kết hợp đồng kinh tế với nhau, thỏa thuận các điều khoản có ràng buộc về khối lượng, giá trị và phẩm chất vật tư, hàng hóa và thời hạn thanh toán hợp đồng. Và yêu cầu các hai bên phải thực hiện những quy định đã ký kết, tạo điều kiện để đôi bên hoạt động kinh doanh có hiệu quả. - Quan hệ công nợ giữa Doanh nghiệp với Khách hàng Mối quan hệ phát sinh trong quá trình DN tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ bán ra bên ngoài, mà DN chưa thu tiền hàng ngay mà có chính sách nợ 4 với đối tượng khách hàng này. Thuộc mối quan hệ này bao gồm quan hệ công nợ giữa DN với người mua, với người đặt hàng. Trong quan hệ công nợ này khả năng tài chính của khách hàng mua chịu có ảnh hưởng lớn tới độ chắc chắn thu hồi số tiền nợ phải thu của khách hàng. Vì vậy, trước khi đi đến ký kết hợp đồng DN cần nghiên cứu kỹ khách hàng để tránh rủi ro trong việc đòi nợ. - Quan hệ công nợ giữa Doanh nghiệp với Nhà nước Tất cả các loại hình DN dù là DN Nhà nước, DN tư nhân, công ty cổ phần hay công ty trách nhiệm hữu hạn…đều thực hiện nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước bằng việc nộp thuế (thuế GTGT, thuế thu nhập DN, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu…), lệ phí kinh doanh theo pháp luật quy định vào ngân sách nhà nước. Ngược lại Nhà nước có thể là khách hàng của DN thông qua việc mua hàng hóa, dịch vụ, lao vụ của các DN phục vụ cho lợi ích quốc gia, xã hội. Vì vậy, trong quá trình đó đã hình thành nên công nợ giữa DN với nhà nước. Trong công tác hạch toán và quản lý cần ghi chép và theo dõi đầy đủ các chứng từ liên quan đến công nợ với nhà nước, để DN thực hiện tốt nghĩa vụ với nhà nước và hưởng quyền lợi chính đáng của mình, đồng thời tránh những sai phạm đáng tiếc có thể xẩy ra gây thiệt hại cho DN. - Quan hệ công nợ giữa Doanh nghiệp với Ngân hàng Đối với các DN từ khi thành lập cho đến khi đi vào hoạt động thì vốn đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Thật vậy, khi mới thành lập DN ngoài nguồn vốn tự có của mình, và nguồn vốn huy động từ các nguồn tài trợ khác, thì nguồn vốn vay ngân hàng là cần thiết để bổ sung vào nguồn vốn của mình.Và trong quá trình hoạt động SXKD để mở rộng quy mô phát triển thị trường thì DN cũng phải có một nguồn vốn lưu động nhất định để bổ sung vào hoạt động SXKD. Ngân hàng với chức năng là trung tâm thanh toán và quản lý tiền mặt, đồng thời ngân hàng là nơi huy động vốn cho các DN phục vụ các hoạt động thanh toán, chuyển khoản khi có yêu cầu của các DN. Và trong quá trình giữ tiền của DN thì ngân hàng phải trả tiền lãi tiền gửi cho DN. Do đó, tạo mối quan hệ giữa DN với 5 ngân hàng rất quan trọng khi DN có nhu cầu vay vốn và thực hiện các nghiệp vụ thanh toán bằng chuyển khoản. - Quan hệ công nợ giữa Doanh nghiệp và nội bộ Quan hệ công nợ nội bộ là phát sinh trong nội bộ DN. Thuộc loại quan hệ này gồm: công nợ nội bộ giữa DN với công nhân viên chức (thanh toán lương), thưởng, trợ cấp, phụ cấp, tạm ứng, bồi thường vật chất…và quan hệ phải thu, phải trả giữa DN với DN hay giữa đơn vị với đơn vị quản lý cấp trên, hay giữa các đơn vị thành viên trực thuộc với nhau (về phân phối, về các khoản thu hộ, trả hộ, nhận hộ, giữ hộ, về mua bán nội bộ…). Quan hệ công nợ nội bộ phát sinh thường xuyên vì vậy DN cần phải có hình thức quản lý khoa học để mang lại hiệu quả cao, đảm bảo lợi ích hài hòa giữa người lao động với DN, giữa các DN nội bộ với nhau. 2.1.1.2 Công nợ trong Doanh nghiệp - Khái niệm về công nợ trong Doanh nghiệp Trong quá trình hoạt động, một DN muốn tồn tại và phát triển thì việc tạo mối quan hệ với các đối tác là điều kiện cần thiết nhất bên cạnh đó phải giải quyết tốt vấn đề công nợ - tức là phải tăng cường khả năng thu hồi vốn (các khoản phải thu); khả năng huy động vốn, huy động các nguồn tài trợ từ bên ngoài (các khoản phải trả). Mặt khác trong bất kỳ một DN hay một tổ chức kinh tế nào bao giờ cũng tồn tại những khoản phải thu đối với con nợ và những khoản phải trả đối với chủ nợ của mình. Công nợ không bao giờ tách khỏi quá trình SXKD của DN, dù DN ở bờ vực phá sản hay đang trên đà tăng trưởng vững mạnh. Tuy nhiên, tình hình công nợ của các DN là không giống nhau, nó phản ánh tình hình tài chính của các DN thông qua các tỷ suất và con số tuyệt đối. Liệu DN có phải đối đầu với các khoản nợ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn không. DN có tự chủ trong quá trình SXKD không? Vấn đề công nợ thực sự cần đến sự chú 6 tâm của các nhà quản trị tài chính bởi nó có ý nghĩa quan trọng với sự sống còn của DN. Vậy công nợ là gì mà nó liên quan chặt chẽ đến tình hình tài chính của DN như vậy? Như vậy, công nợ phản ánh nghĩa vụ thanh toán của khách nợ với người hưởng thụ (chủ nợ). Công nợ trong DN bao gồm hai loại: công nợ phải thu và công nợ phải trả. Đây là vấn đề trái ngược nhau nhưng tồn tại song song cùng ảnh hưởng thực trạng an ninh tài chính của DN. - Cơ sở hình thành công nợ Quá trình hình thành và phát triển của các DN luôn phát sinh các khoản nợ phải trả, nợ phải thu. Thật vậy, ngay từ khi bước vào hoạt động SXKD, các DN luôn phải có trong tay một số vốn nhất định phù hợp với ngành nghề mà DN đã đăng ký theo quy định thành lập DN của nhà nước. Số vốn mà DN nắm giữ không phải hoàn toàn là vốn tự có mà bao gồm cả nguồn vốn tín dụng. Chính vì huy động vốn từ bên ngoài cho nên DN có trách nhiệm hoàn trả cả vốn lẫn lãi cho các tổ chức tính dụng, các chủ nợ của DN tại thời điểm đã được hai bên thỏa thuận. Và để tồn tại và duy trì hoạt động SXKD thì DN phải tạo mối quan hệ với nhiều đối tác từ đó phát sinh các phương thức thanh toán, chính sách tín dụng của DN đã trực tiếp hình thành nên các khoản phải thu của DN với bạn hàng hay khoản phải trả đối với chủ nợ. Tuy rằng nguồn vốn của DN đi chiếm dụng hoặc bị chiếm dụng chỉ là tạm thời, mang tính chất thời điểm nhưng nó ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình SXKD của DN. Đặc biệt trong nhiều trường hợp, chính từ các khoản nợ đến hạn chuyển sang công nợ khó đòi đã buộc DN phải đi đến tình trạng phá sản một cách nhanh chóng nếu DN là chủ nợ nhưng không thu hồi được vốn hay con nợ không có khả năng thanh toán. Tóm lại, chính các chính sách tín dụng, các giải pháp huy động vốn mà các DN áp dụng, đã làm nảy sinh công nợ trong DN, buộc các DN phải có kế hoạch 7 quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn vốn, theo dõi sát sao tình hình thanh toán công nợ và chi tiết theo từng đối tượng. * Nội dung của nợ phải thu Nợ phải thu là số vốn mà DN bị các đơn vị, tổ chức cá nhân khác chiếm dụng trong quá trình HĐSXKD và DN có trách nhiệm thu hồi các khoản nợ đó. Số vốn của DN đang bị các đơn vị hoặc cá nhân khác chiếm dụng mà DN có trách nhiệm thu hồi ở đây có thể là tiền, tài sản, các loại hình vật chất có thể quy đổi ra tiền, các khoản thiệt hại mà các cá nhân hoặc tổ chức gây ra và có trách nhiệm phải bồi thường. Các khoản nợ đó bao gồm: - Các khoản phải thu của khách hàng là khoản thu do DN bán chịu hàng hóa, lao vụ, dịch vụ cho khách hàng. Trong nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, khối lượng hàng hóa sản xuất nhiều việc tiêu thụ hàng hóa cũng gặp nhiều khó khăn do đó để đẩy nhanh quá trình lưu thông hàng hóa, phát triển sản xuất thì các DN phải có chính sách ưu đãi trong việc thanh toán tiền hàng là trả tiền sau khi mua hàng, chính vì chính sách này đã hình thành nên các khoản phải thu khách hàng của DN. - Tạm ứng: Tạm ứng là số tiền DN ứng trước cho cán bộ công nhân viên của DN có trách nhiệm chi tiêu cho những mục đích nhất định của DN. Tạm ứng có thể là các khoản: chi cho các công việc thuộc về hành chính quản trị (tiếp khách, mua văn phòng phẩm, tổ chức hội nghị…), tạm ứng tiền tàu xe, phụ cấp lưu trú, tiền công tác phí của công nhân khi đi công tác, tạm ứng cho người đi mua nguyên vật liệu, hàng hóa, trả tiền vận chuyển. - Phải thu nội bộ là các khoản phải thu của DN với đơn vị cấp trên, giữa các đơn vị trực thuộc, hoặc các đơn vị phụ thuộc trong một DN độc lập, các DN độc lập trong tổng công ty về các khoản vay mượn, chi hộ, trả hộ, thu hộ hoặc các khoản mà DN cấp dưới có nghĩa vụ nộp lên đơn vị cấp trên hoặc cấp trên phải cấp cho cấp dưới. 8 - Phải thu khác là các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở các tài khoản phải thu (TK 131,133, 136) và tình hình thanh toán các khoản phải thu này. - Các khoản trả trước người bán là những khoản chi thực tế đã phát sinh nhưng số chi trả tương đối lớn và có liên quan đến nhiều chu kỳ kinh doanh nên không thể tính hết vào chi phí SXKD của chu kỳ phát sinh mà phải phân bổ cho nhiều kỳ tiếp theo với mục đích điều hòa chi phí để giá thành sản phẩm và chi phí kinh doanh trong kỳ không có sự đột biến. - Các khoản thế chấp ký quỹ, ký cược. Trong quan hệ vay vốn thường phát sinh điều kiện thế chấp. Khi vay vốn, người vay vốn thường phải mang tài sản của mình như: vàng, bạc, kim khí, đá quý, tín phiếu, trái phiếu,… hoặc những tài sản khác giao cho người vay cầm giữ trong thời gian vay vốn. Ký cược là số tiền DN dùng vào đặt cược khi thuê, mượn tài sản theo yêu cầu của người cho thuê nhằm mục đích ràng buộc trách nhiệm của người đi thuê phải quản lý sử dụng tốt tài sản đi thuê và hoàn trả đúng hạn. Số tiền ký cược do bên cho thuê quy định có thể bằng hoặc lớn hơn giá trị tài sản cho thuê. Ký quỹ là số tiền hoặc tài sản gửi trước để làm tin trong quan hệ mua bán, nhận làm đại lý bán hàng hoặc tham gia đấu thầu…nhằm đảm bảo sự tin cậy giữa đôi bên và ràng buộc trách nhiệm của các bên có liên quan trong việc thực hiện đúng hợp đồng đã đăng ký. Trong trường hợp bên ký quỹ không thực hiện đúng hợp đồng sẽ bị phạt trừ vào tiền ký quỹ. * Nội dung nợ phải trả Nợ phải trả là số vốn mà DN đi vay, đi chiếm dụng của các đơn vị, tổ chức cá nhân nên DN có trách nhiệm phải trả. Quá trình phát triển SXKD và lớn mạnh về quy mô của DN đòi hỏi phải có lượng vốn ngày càng nhiều. Vì vậy để đáp ứng nhu cầu vốn cho SXKD thì ngoài 9 nguồn vốn tự có DN còn phải huy động vốn từ bên ngoài. Do đó hình thành nên các khoản phải trả trong các DN. Nợ phải trả bao gồm: - Phải trả cho người bán là toàn bộ giá trị hàng hoá, nguyên vật liệu, dịch vụ mà DN nhận được, nhưng chưa trả tiền và có trách nhiệm thanh toán với người bán trong thời gian mua chịu. - Các khoản phải nộp ngân sách nhà nước: Trong nền kinh tế thị trường các DN HĐKD và có quyền tự chủ về tài chính và phương thức hoạt động của mình nhưng phải trong khuôn khổ pháp luật dưới sự quản lý và định hướng của Nhà nước. Nhà nước với vai trò điều tiết các hoạt động kinh tế đi vào quỹ đạo chung, phù hợp với lợi ích của xã hội, tạo môi trường kinh doanh lành mạnh cho các thành phần kinh tế. Vì vậy, các DN hoạt động trong môi trường đó bên cạnh được hưởng quyền lợi do Nhà nước đem lại thì phải có nghĩa vụ với Nhà nước trong việc xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Các DN đã và đang góp phần xây dựng Nhà nước bằng nhiều hình thức nhưng hình thức manh tính bắt buộc nhất đó là nộp thuế. Và thuế được đánh giá là nguồn thu chủ yếu của ngân sách quốc gia. Thuế mà các DN phải nộp gồm các loại sau: Thuế GTGT (giá trị gia tăng) là loại thuế gián thu được tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng. Thuế tiêu thụ đặc biệt là loại thuế gián thu đánh vào một số hàng hóa dịch vụ đặc biệt nằm trong danh mục Nhà nước quy định. Thông thường đây là những hàng hóa, dịch vụ cao cấp vượt trên nhu cầu phổ thông của đời sống xã hội, tiêu dùng không có lợi cho sức khỏe, môi trường, gây lãng phí cho xã hội và có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống văn hóa xã hội… Thuế thu nhập DN là loại thuế trực thu tính trên thu nhập chịu thuế của các DN trong kỳ tính thuế. Thuế TNDN (thu nhập doanh nghiệp) là một trong các nguồn 10 thu quan trọng của Ngân sách Nhà nước và có xu hướng tăng lên cùng với sự tăng trưởng của nền kinh tế. Thuế xuất khẩu, nhập khẩu là sắc thuế đánh vào hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu trong quan hệ thương mại quốc tế. Đây là công cụ quan trọng của Nhà nước để kiểm soát hoạt động ngoại thương. - Vay ngắn hạn là các khoản tiền vay mà DN có trách nhiệm phải trả trong một chu kỳ SXKD, trong vòng 1 năm. Vay ngắn hạn, được sử dụng cho mục đích đầu tư vốn lưu động, các khoản vay ngắn hạn thường được trả bằng TSLĐ và các khoản nợ ngắn hạn mới phát sinh. Có 6 hình thức cho vay ngắn hạn: cho vay thanh toán, cho vay theo hạn mức tín dụng, cho vay theo hợp đồng, cho vay theo từng lần, mua nợ, chiết khấu thương mại. - Vay dài hạn là khoản vay có thời hạn 1 năm trở lên hoặc sau một chu kỳ kinh doanh bình thường. Các khoản vay dài hạn thường được thanh toán bằng KQSXKD của DN. Vay dài hạn thường được sử dụng cho mục đích mua sắm TSCĐ, xây dựng cơ bản, cải tiến kỷ thuật, mở rộng quy mô SXKD và một số trường hợp tài trợ cho cả nguồn vốn lưu động tạm thời. - Phải trả công nhân viên: để tiến hành SXKD, các DN sử dụng lao động trực tiếp và gián tiếp cho SXKD. Hao phí lao động của DN đã góp phần tạo ra sản phẩm hàng hóa, dịch vụ, vì vậy DN phải trả cho người lao động dưới hình thức tiền lương. Ngoài ra DN còn phải trả cho người lao động các khoản phụ cấp khác như độc hại, phụ cấp trách nhiệm, BHXH khi ốm đau, tai nạn lao động. - Các khoản phải trả trong nội bộ Doanh nghiệp Là khoản phải trả giữa các đơn vị cấp trên là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập với các đơn vị cấp dưới, là những đơn vị phụ thuộc hoặc giữa các đơn vị phụ thuộc lẫn nhau mà các đơn vị đều có tổ chức kế toán riêng. - Phải trả phải nộp khác: là các khoản mà DN phải trả, phải nộp chưa được phản ánh vào các tài khoản trên. Nội dung bao gồm: Các loại vật tư, tài sản thừa trong kiểm kê 11 Các khoản phải nộp cho cơ quan pháp luật Các khoản phải nộp cho các tổ chức xã hội và cấp trên về kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT… 2.1.2 Hạch toán công nợ trong Doanh nghiệp 2.1.2.1 Khái niệm về hạch toán Từ khi hình thành, xã hội loài người luôn phải đương đầu vượt qua thử thách của giới tự nhiên nhiều bất trắc để tồn tại và phát triển. Nhằm đo lường hiệu quả, đánh giá và tiên liệu hoạt động kinh tế của mình con người phải dựa vào một công cụ đó là ‘hạch toán”. Vậy hạch toán là gì? Hạch toán là việc quan sát đo lường tính toán và ghi chép các hoạt động thực tế xảy ra trong quá trình tái sản xuất xã hội nhằm thực hiện chức năng phản ánh và quan sát vấn đề đó. Cùng với sự phát triển của xã hội, hạch toán càng phát triển phong phú và đa dạng về nội dung và hình thức, phương pháp. Hạch toán bao gồm các bộ phận: Hạch toán nghiệp vụ là phản ánh ghi chép trực tiếp từng nghiệp vụ kinh tế kỹ thuật riêng biệt. Nó cung cấp các chỉ tiêu mang tính chất kỹ thuật để phục vụ cho việc chỉ đạo tổ chức sản xuất. Chẳng hạn như các quy trình sản xuất, tình hình cung cấp vật tư, tình hình trực tiếp các yếu tố của sản xuất….Nó có thể sử dụng cả thước đo hiện vật, giá trị hoặc lao động để cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho nhu cầu quản lý. Hạch toán nghiệp vụ rất đơn giản và cho ra những thông tin nghiệp vụ sẽ làm căn cứ để có những biện pháp cần thiết tổ chức quản lý sản xuất được tốt hơn. Với đặc thù đó hạch toán nghiệp vụ không cung cấp được các chỉ tiêu tổng hợp Hạch toán thống kê là một môn khoa học nghiên cứu các hiện tượng kinh tế xã hội số lớn trong một thời gian và địa điểm cụ thể từ đó rút ra bản chất và tính quy luật trong sự phát triển của hiện tượng đó. 12 Hạch toán thống kê có hệ thống phương pháp nghiên cứu riêng bao gồm phương pháp điều tra thống kê, phân tổ thống kê, chọn mẫu điển hình…Đồng thời hệ số tương đối, số bình quân…đã cung cấp các thông tin trong hoạt động kinh tế, các hoạt động xã hội… Hạch toán thống kê được nghiên cứu trên diện rộng thuộc phạm vi cả nước, đồng thời nghiên cứu cả những trường hợp điển hình cá biệt của các hiện tượng kinh tế - xã hội. Các thông tin và chỉ tiêu tính toán của thống kê đã đánh giá được bản chất các hiện tượng nghiên cứu, tìm ra được tính quy luật của sự phát triển của sự vật. Hạch toán kế toán là dạng hạch toán phản ánh một cách thường xuyên liên tục và có hệ thống toàn bộ các hiện tượng kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị thông qua ba thước đo tiền, hiện vật, thời gian lao động trong đó thước đo bằng tiền là chủ yếu. Cùng với sự phát triển của sản xuất và quản lý, các loại hạch toán được phát triển và hoàn thiện không ngừng. Trong các loại hạch toán thì hạch toán kế toán giữ một vai trò hết sức quan trọng là nguồn thông tin vô cùng cần thiết trong quản lý bất kỳ hoạt động nào và hạch toán kế toán được xem là “tai mắt” của quản lý. Và hạch toán kế toán được coi công cụ hữu ích trong việc quản lý tài chính nói chung và quản lý công nợ nói riêng. Trong phạm vi nội dung này chủ yếu đề cập đến hạch toán kế toán. 2.1.2.2 Phương pháp hạch toán công nợ đối với khách hàng Trong kinh doanh để thu hút khách hàng ngoài việc tạo ra thế mạnh của sản phẩm, mỗi DN đều có chiến lược riêng của mình trong việc tiêu thụ hàng hóa để làm sao cho sản phẩm đó được tiêu thụ thì mới tạo ra doanh thu và có lãi. Và để thúc đẩy quá trình tiêu thụ, DN phải áp dụng chính sách tín dụng thương mại đó là chiết khấu, khuyến mãi và cho phép khách hàng mua hàng hóa mà chưa phải 13 trả tiền trong khoảng thời gian nhất định có kèm theo các điều kiện. Đó là nguyên nhân trực tiếp làm cho công nợ phải thu khách hàng phát sinh và biến động. Đồng thời khả năng tài chính của khách hàng mua chịu có ảnh hưởng rất lớn đến độ chắc chắn đến việc thu hồi nợ. Do đó để tránh mất mát, rủi ro do khách hàng mất khả năng thanh toán hay giảm khả năng thanh toán và thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý công nợ phải thu khách hàng thì DN cần tổ chức hạch toán kế toán công nợ phải thu khách hàng một cách thường xuyên, đầy đủ, khoa học. Chứng từ sử dụng: các chứng từ làm căn cứ để ghi sổ kế toán các nghiệp vụ phải thu khách hàng là: hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho, giấy báo có của ngân hàng, hợp đồng cung ứng dịch vụ hàng hóa. Tài khoản sử dụng là tài khoản TK 131 “Phải thu khách hàng”. Tài khoản này được chi tiết cho từng đối tượng khách hàng. Nguyên tắc hạch toán: Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với DN về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc hoặc thu qua ngân hàng). Trong khi hạch toán chi tiết tài khoản này kế toán cần phải phân loại các khoản nợ có thể trả đúng hạn, khoản khó đòi để có biện pháp xử lý. Trong trường hợp bán hàng trả góp thì tài khoản 131 phản ánh tổng số tiền phải thu khách hàng mua trả góp gồm cả nợ gốc và lãi trả chậm phải thu. Kết cấu tài khoản và nội dung phản ánh: Bên nợ: 14 Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. Bên có: phản ánh số tiền phải thu của khách hàng (kể cả số tiền ứng trước của khách hàng); số tiền chiết khấu, giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại trừ vào số nợ phải thu, các nghiệp vụ làm giảm khác. Tài khoản 131: có thể đồng thời có số dư cả hai bên, dư nợ phản ánh số tiền DN còn phải thu khách hàng, dư có phản ánh số tiền khách hàng trả trước hoặc trả thừa cho DN. Phương pháp hạch toán công nợ phải thu khách hàng trong DN tính thuế theo phương pháp khấu trừ được mô phỏng qua sơ đồ 1. 15 TK511 TK131 DT bán sản phẩm, hàng hóa TK 111, 112, 113 Số tiền đã thu, cả số ứng trước Cung cấp dịch vụ không có thuế VAT chưa thu tiền ngay TK333 VAT Thuế VAT phải nộp TK 521, 531, 532 Chiết khấu bán hàng, giảm giá Hàng bán bị trả lại TK 333 TK711, 515 Thu nhập hoạt động tài chính VAT phải nộp Thu nhập hoạt động bất thường TK 111, 112 TK 139 Xử lý nợ khó đòi vào dự phòng Chi hộ hoặc trả lại tiền thừa Thừa cho người mua TK 642 Chênh lệch giữa nợ phải thu khó Đòi lớn hơn số lập dự phòng TK 331 Thanh toán bù trừ TK 152, 155, 156 Trả bằng vật tư hàng hóa TK 133 Thuế VAT được Khấu trừ 16 Chênh lệch tỷ giá giảm TK 413 Sơ đồ 2.1 Hạch toán tổng hợp các khoản phải thu khách hàng Sổ sách sử dụng: theo nguyên tắc xử lý các nghiệp vụ làm tăng, giảm công nợ đối với khách hàng, mỗi DN sẽ tiến hành ghi chép trên hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp của mình. + Hạch toán chi tiết: các nghiệp vụ liên quan đến công nợ đối với khách hàng được theo dõi trên sổ chi tiết công nợ. Sổ chi tiết không mang tính chất bắt buộc về hình thức. Tuỳ theo yêu cầu quản lý và việc cung cấp thông tin DN có thể mở và lựa chọn mẩu sổ phù hợp với DN mình. Cuối tháng hoặc cuối quý kế toán tổng hợp số liệu trên sổ này, lấy đó làm căn cứ để lập bảng tổng hợp chi tiết với khách hàng. + Hạch toán tổng hợp: các nghiệp vụ thanh toán được vào sổ phù hợp tuỳ vào tình hình thực tế và hình thức sổ kế toán được sử dụng trong DN. 2.1.2.3 Phương pháp hạch toán công nợ đối với nhà cung cấp Công nợ đối với nhà cung cấp phát sinh khi DN mua vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ của các tổ chức, cá nhân, DN khác nhưng chưa trả tiền hoặc khi DN đặt trước tiền hàng cho nhà cung cấp. Hạch toán công nợ đối với nhà cung cấp thực chất là việc phản ánh các nghiệp vụ làm tăng hoặc giảm loại công nợ này. Việc hạch toán tốt công nợ với nhà cung cấp sẽ giúp cho công tác quản lý có thông tin ban đầu về nhà cung cấp theo từng đối tượng để theo dõi và từ đó có cách quản lý theo từng đối tượng đó. Vì vậy công tác hạch toán phải đi theo một tuần tự nhất định theo đúng nguyên tắc và chế độ hạch toán. Chứng từ sử dụng trong hạch toán loại công nợ này thường gồm: hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng, chứng từ lập khi giao nhận hàng hoá, ứng trước tiền hàng, đặt cọc…và các chứng từ thanh toán tiền hàng khi đến hạn trả hoặc trực tiếp hoặc thông qua ngân hàng gồm phiếu chi, giấy báo nợ, bảng sao kê báo nợ. 17 Tài khoản sử dụng trong hạch toán là TK 331 “Phải trả người bản”, TK này chi tiết cho từng nhà cung cấp. Nguyên tắc hạch toán: - Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ hoặc cho người nhận thầu xây dựng chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao. - Không hạch toán vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ trả tiền ngay (bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua ngân hàng). - Những hàng hóa, vật tư, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán. - Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của người bán. Kết cấu và nội dung phản ánh: + Bên nợ: - Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp. - Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao. - Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng - Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho DN giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán. 18