Tài liệu 26022013 (52)

PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do hình thành đề tài: Bất kỳ một tổ chức, một doanh nghiệp nào đều có những mục tiêu riêng có của mình. Để mục tiêu đó có thể thực hiện được đòi hỏi phải có sự lãnh đạo thống nhất của bộ máy quản lý doanh nghiệp nhằm kế hoạch hoá, tổ chức, phối hợp, kiểm tra và điều chỉnh việc kết hợp tối ưu các nguồn lực. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một nội dung đầu tiên và rất quan trọng của tổ chức doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. Trong hoạt động quản lý, phần lớn nguyên nhân tạo ra tình hình quản lý không tốt đều xuất phát từ công tác tổ chức bộ máy không hoàn hảo. Việc tổ chức bộ máy ảnh hưởng lớn đến kết quả đạt được của công tác quản lý, qua đó có tác động đến toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp, bởi vì bộ máy quản lý trong doanh nghiệp được coi là bộ phận đầu não cho ra những chủ trương, chiến lược, sách lược phát triển doanh nghiệp. Vì vậy, xem xét đánh giá bộ máy hiện hữu và tìm biện pháp cải tiến lại tổ chức cho phù hợp với đặc điểm của từng giai đoạn là rất cần thiết đối với một doanh nghiệp. Trong thực tế, bộ máy quản lý doanh nghiệp ở nước ta được đánh giá thấp hơn so với bộ máy quản lý doanh nghiệp của các nước có nền kinh tế thị trường phát triển cao về hiệu quả hoạt động. Do đó, trong điều kiện nền kinh tế toàn cầu, cạnh tranh khốc liệt thì vấn đề nâng cao hiệu quả của bộ máy quản lý cụ thể hơn là hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp là một vấn đề hết sức cấp bách và quan trọng đối với các doanh nghiệp nước ta ngày nay. Chính vì sự cần thiết đó, em lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty thương mại Hải Dương”. Rất mong các thầy cô và giảng viên hướng dẫn cho ý kiến để em hoàn thành luận văn tốt nghiệp một cách tốt nhất. -1- 2. Mục tiêu nghiên cứu: - Nghiên cứu những vấn đề lý luận về tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. - Phân tích đánh giá thực trạng bộ máy quản lý của công ty Hải Dương và đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty. 3. Phạm vi giới hạn và đối tượng nghiên cứu: - Phạm vi nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu về bộ máy quản lý của Công ty thương mại Hải Dương. - Đối tượng: Nghiên cứu cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty thương mại Hải Dương, trong đó tập trung vào vào nghiên cứu hệ thống chức năng nhiệm vụ; mô hình tổ chức bộ máy quản lý; cơ chế vận hành của bộ máy quản lý và tổ chức lao động bộ máy quản lý. - Nghiên cứu từ nguồn số liệu của công ty từ năm 1999 đến 2003. 4. Phương pháp nghiên cứu: - Cơ sở phương pháp luận: Dựa trên cơ sở chủ nghĩa duy vật biện chứng. - Phương pháp nghiên cứu: Sử dụng phương pháp diễn dịch để giải quyết vấn đề. - Sử dụng nguồn dữ liệu thu thập được từ công ty cũng như nguồn dữ liệu từ sách, internet, các tạp chí về quản trị nhân sự v.v…. - Đồng thời, Luận văn còn sử dụng các phương pháp khác như: phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh, mô hình hoá … để trình bày các vấn đề lý luận và thực tiễn. -2- 5. Kết cấu của luận văn: - Phần mở đầu. - Chương 1: Cơ sở lý luận. Ở phần này nêu lên một số khái niệm về quản lý và quản lý doanh nghiệp, qua đó trình bày về chức năng cũng như sự cần thiết của quả lý trong doanh nghiệp. Từ đó giới thiệu các mô hình về cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp hiện nay; các ưu, nhược điểm của từng cơ cấu để lựa chọn cơ cấu tổ chức phù hợp cho doanh nghiệp đang nghiên cứu - Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng bộ máy quản lý của Công ty thương mại Hải Dương. + Phần 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty thương mại Hải Dương. Ở phần này trình bày về tổng quan về quá trình hình thành và phát triển của Công ty thương mại Hải Dương, sơ lược về quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như những thành quả đạt được. + Phần 2: Phân tích và đánh giá thực trạng bộ máy quản lý của Công ty thương mại Hải Dương. Phần này đi sâu vào phân tích thực trang của bộ máy quản lý của Công ty thương mại Hải Dương như cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban cũng như từng cấp lãnh đạo, quản lý. - Chương 3: Giải pháp và kiến nghị Từ những phân tích ở Chương 2 em đưa ra một số giải pháp cụ thể để hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý của công ty nhằm nâng cao năng suất và năng lực hoạt động của từng phòng ban để công ty hoạt động hiệu quả nhất. - Phần kết luận. -3- CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP. 1. Những vấn đề chung về quản lý doanh nghiệp: 1.1. Quản lý và quản lý doanh nghiệp. * Khái niệm: Hiện nay có nhiều cách giải thích thuật ngữ quản lý. Có quan niệm cho rằng quản lý là hành chính, là cai trị. Có quan niệm khác lại cho rằng quản lý là điều hành, điều khiển, chỉ huy. Các cách nói này không có gì khác nhau về nội dung mà chỉ khác nhau ở chỗ dùng thuật ngữ. Quản lý được hiểu theo hai góc độ: Một là góc độ tổng hợp mang tính chính trị – xã hội; hai là góc độ mang tính thiết thực. Cả hai góc độ này đều có cơ sở khoa học và thực tế. Quản lý theo góc độ chính trị, xã hội là sự kết hợp giữa tri thức và lao động. Lịch sử xã hội loài người từ thời kỳ mông muội đến thời đại văn minh hiện đại ngày nay cho ta thấy rõ trong sự phát triển đó có 3 yếu tố được nổi lên rõ nét là tri thức, lao động và quản lý. Trong ba yếu tố này, quản lý là sự kết hợp giữa tri thức và lao động. Nếu kết hợp tốt thì xã hội phát triển tốt đẹp. Nếu sự kết hợp không tốt thì sự phát triển sẽ chậm lại hoặc rối ren. Sự kết hợp đó được biểu hiện trước hết ở cơ chế quản lý, ở chế độ, chính sách, biện pháp quản lý và ở nhiều khía cạnh tâm lý xã hội, nhưng tựu trung lại là quản lý phải biết tác động bằng cách nào đó để người bị quản lý luôn luôn hồ hởi, phấn khởi, đem hết năng lực và trí tuệ của mình để sáng tạo ra lợi ích cho mình, cho Nhà nước và cho xã hội. Theo góc độ hành động, góc độ quy trình công nghệ của tác động thì quản lý là điều khiển. Theo khái niệm này quản lý có ba loại hình. Các loại hình này đều có xuất phát điểm giống nhau là do con người điều khiển nhưng khác nhau về đối tượng. - Loại hình thứ nhất là việc con người điều khiển các vật hữu sinh không phải con người để bắt chunsg phải thực hiện theo ý chí của người điều khiển. Loại hình này được gọi là quản lý sinh học, thiên nhiên, môi trường, … Ví dụ -4- như các nhà khoa học làm công tác lai tạo giống vật nuôi, cây trồng; các nhà sản xuất nông sản thực phẩm, … - Loại hình thứ hai là việc con người điều khiển vật vô tri, vô giác để bắt chúng phát triển và thực hiện theo ý chí của người điều khiển. Loại hình này được gọi là quản lý kỹ thuật. Ví dụ việc điều khiển máy tính, vận hành các loại máy móc thiết bị, … - Loại hình thứ ba là việc con người điều khiển con người (quản lý nhà nước, Đảng, đoàn thể, tổ chức chính trị, kinh tế, văn hoá, …). Đó là quản lý xã hội. Quản lý xã hội được Các Mác coi là chức năng đặc biệt được sinh ra từ tính chất xã hội hoá của lao động. Từ những vấn đề trên, ta có thể hiểu: “Quản lý là sự tác động, chỉ huy, điều khiển của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường”. Với định nghĩa này, quản lý phải bao gồm các yếu tố sau: - Phải có một chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động và phải có một đối tượng quản lý tiếp nhận các tác động của chủ thể quản lý tạo ra. Tác động có thể chỉ là một lần mà cũng có thể là nhiều lần liên tục. - Phải có mục tiêu và một quỹ đạo đặt ra cho cả đối tượng và chủ thể. Mục tiêu này là căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động. - Chủ thể phải thực hành việc tác động lên đối tượng quản lý và khách thể quản lý. Chủ thể có thể là một người hay nhiều người, còn đối tượng quản lý có thể là người (một hay nhiều người) hoặc giới vô sinh (máy móc, thiết bị, đất đai, thông tin, …) hoặc giới sinh vật (vật nuôi, cây trồng, …). Khi nói đến quản lý là nói đến sự tác động hướng đích. Tác động này nhằm vào một đối tượng nhất định để đạt được mục tiêu đề ra. Hoạt động quản lý là một hoạt động chủ quan có ý thức, có tính năng động sáng tạo, linh hoạt của một con người, một tập thể người quản lý. Từ định nghĩa về quản lý, có thể dễ dàng suy ra được khái niệm về quản lý doanh nghiệp: “Quản lý doanh nghiệp là quá trình tác động một cách có hệ -5- thống, có tổ chức, có hướng đích của người đại diện doanh nghiệp lên tập thể những người lao động trong doanh nghiệp, nhằm sử dụng mọi tiềm năng và cơ hội để thực hiện một cách tốt nhất mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm đạt được mục tiêu đề ra theo đúng luật định và thông lê xã hội”. 1.2. Sự cần thiết phải có hoạt động quản lý doanh nghiệp. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động thực tiễn của con người được biểu hiện thành hai mặt tự nhiên và xã hội. Trong quá trình tác động vào tự nhiên, từng hành động đơn lẻ của con người thường chỉ mang lại những kết quả hạn chế. Để cải tạo và chinh phục tự nhiên, tất yếu đòi hỏi con người phải liên kết lại với nhau cùng hành động. Những tác động tương hợp của nhiều người vào cùng đối tượng tự nhiên thường mang lại những kết quả cộng hưởng và có tính tổng hợp. Do đó sự xuất hiện của các tổ chức như là một đòi hỏi tất yếu trong đời sống xã hội loài người. Đặc biệt trong hoạt động sản xuất, do tính chất phức tạp và đa dạng trong các quan hệ con người với tự nhiên, giữa người với người, tính tổ chức và sự xuất hiện tổ chức trong hoạt động này càng đặc biệt quan trọng. Song sự xuất hiện các hình thức tổ chức bao giờ cũng gắn với một chức năng nhất định, nhằm vào một mục tiêu nhất định. Tất nhiên, thực tế tổ chức chỉ có thể phát huy thực tế sức mạnh của nó trên cơ sở có sự quản lý điều hành thống nhất. Vì vậy, sự hợp tác của những lao động có ý thức tất yếu đòi hỏi phải có sự điều khiển, giống như “một giàn nhạc phải có nhạc trưởng”. Tính tất yếu của quản lý được bắt nguồn từ chính ý nghĩa đó. Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con người – yếu tố cơ bản của lực lượng sản xuất – trong quá trình sử dụng tư liệu lao động tác động lên đối tượng lao động để tạo ra của cải vật chất cho xã hội. Quản lý chỉ có thể đạt hiệu quả cao khi con người giỏi nghề nào được làm nghề đó, được tạo điều kiện để phát huy đầy đủ tính chủ động sáng tạo trong quá trình sản xuất kinh doanh. -6- Khi quy mô sản xuất càng mở rộng, trình độ khoa học kỹ thuật phát triển ngày càng cao, thì công tác quản lý càng phức tạp, đòi hỏi các nhà quản lý phải không ngừng được nâng cao cả về năng lực và trình độ. 2. Nội dung tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp: Quản lý là hoạt động phức tạp nhiều mặt của con người. Quản lý chỉ được thực hiện trong một hệ thống quản lý cụ thể. Hệ thống quản lý, đó chính là bộ máy quản lý. Bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận (đơn vị, cá nhân) khác nhau có mối quan hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau, nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung xác định của hệ thống. Bộ máy quản lý là hình thức phân công nhiệm vụ trong lĩnh vực quản lý, có tác động trực tiếp đến quá trình hoạt động của hệ thống. Bộ máy quản lý, một mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi bộ phận, mỗi người trong hệ thống quản lý, mặt khác nó có tác động tích cực trở lại đến việc phát triển của toàn hệ thống quản lý. Hệ thống bị quản lý là đối tượng mà sự tác động của bộ máy quản lý hướng vào nhằm mục đích tăng thêm cho nó những hình thức cụ thể, chỉ đạo hoạt động của nó để đạt được kết quả định trước. Giữa hệ thống quản lý và hệ thống bị quản lý có mối quan hệ qua lại rất chặt chẽ. Hệ thống bị quản lý không chủ chịu sự tác động có hướng đích của hệ thống quản lý mà nó còn phát triển theo quy luật vốn có của nó. Do đó hệ thống quản lý phải được tổ chức cho phù hợp với đối tượng quản lý mà nó phụ trách, điều hành. Tổ chức bộ máy quản lý là quá trình xác định các chức năng, các bộ phận tạo thành một bộ máy quản lý nhằm thực hiện được các chức năng quản lý. 2.1 Các chức năng và lĩnh vực trong quản lý doanh nghiệp: Quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều nội dung và nhiều cách tiếp cận khác nhau, do vậy phải phân chia, quy nạp vấn đề quản lý thành những khái niệm nhất định để có được tiếng nói chung. Căn cứ vào quá trình quản lý, người ta phân chia vấn đề quản lý doanh nghiệp thành các chức năng quản lý. Căn cứ vào -7- các nội dung quản lý, người ta phân chia vấn đề quản lý doanh nghiệp thành các lĩnh vực quản lý. Chức năng quản lý (phân loại chức năng quản lý theo quá trình quản lý): Chức năng quản lý là những hoạt động riêng biệt của quản trị, thể hiện những phương hướng tác động của quản trị gia đến các lĩnh vực quản trị doanh nghiệp. Lĩnh vực quản lý (phân loại chức năng quản lý theo nội dung quản lý): Lĩnh vực quản lý được hiểu như các hoạt động quản trị khi nó được thiết lập và sắp xếp theo nội dung quản lý gắn liền với các bộ phận của doanh nghiệp, có người chỉ huy và được phân cấp phân quyền trong việc ra các quyết định quản lý. Nếu các chức năng quản lý là các hoạt động trong một quá trình quản lý thì các lĩnh vực quản lý là các tổ chức để thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể - gắn với quá trình kinh doanh của từng doanh nghiệp. 2.1.1 Các chức năng quản lý: Khái niệm “chức năng quản lý” gắn liền với sự xuất hiện và tiến bộ của phân công – hợp tác lao động trong một quá trình sản xuất của một tập thể người lao động. Trong cuốn sách quản trị công nghiệp và tổng quát viết năm 1916, Fayol chia quá trình quản trị của doanh nghiệp thành 5 chức năng và được mệnh danh là “những yếu tố Fayol”. Đó là: Chức năng dự kiến (hoạch định): Thường được coi là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị. Đó là việc dự đoán trước có cơ sở khoa học, sự phát triển có thể xảy ra của các quá trình, các hiện tượng, xây dựng thành chương trình hành động (một kế hoạch nhất định) nhằm xác định rõ: Sản xuất cái gì? Sản xuất bằng cách nào? Bán cho ai? Với nguồn tài chính nào? Như vậy hoạch định là việc xác định các mục tiêu và mục đích mà tổ chức phải hoàn thành trong tương lai và quyết định cách thức để đạt được mục tiêu đó. Chức năng tổ chức: Tổ chức là quá trình tạo ra một cơ cấu các mối quan hệ giữa các thành viên, thông qua đó cho phép họ thực hiện các kế hoạch và hoàn thành các mục tiêu của tổ chức. Chức năng này bao gồm việc thiết lập một cấu -8- trúc của tổ chức, trang bị tất cả những gì cần cho hoạt động của doanh nghiệp như vốn, máy móc, thiết bị, lao động, nguyên vật liệu, …kết hợp, liên kết các yếu tố sản xuất, các bộ phận riêng rẽ trong doanh nghiệp với nhau thành một hệ thống. Bằng cách thiết lập một tổ chức hoạt động hữu hiệu, các nhà quản trị có thể phối hợp tốt hơn các nguồn lực. Chức năng phối hợp: Chức năng này giúp cho tất cả các hoạt động của doanh nghiệp được nhịp nhàng, ăn khớp, đồng điệu với nhau nhằm tạo ra sự thuận tiện và hiệu quả. Chức năng chỉ huy: Sau khi đã hoạch định, tạo ra một tổ chức và phối hợp các hoạt động, các nhà quản trị phải chỉ huy lãnh đạo tổ chức. Đó là việc đưa ra và truyền đạt các chỉ thị, truyền đạt thông tin đến cho mọi người để họ hoàn thành những nhiệm vụ cần thiết, biến khả năng thành hiện thực. Chức năng kiểm tra: Kiểm tra là một chức năng có liên quan đến mọi cấp quản lý để đánh giá đúng kết quả hoạt động của hệ thống, đo lường các sai lệch nảy sinh trong quá trình hoạt động so với các mục tiêu và kế hoạch đã định. Mục đích của kiểm tra nhằm bảo dảm các kế hoạch thành công, phát hiện kịp thời những sai sót, tìm ra những nguyên nhân và biện pháp sửa chữa kịp thời những sai sót đó, bảo đảm cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ta nhịp nhàng, liên tục và hiệu quả. Kiểm tra là để quản lý tốt hơn, vì vậy cần tiến hành thường xuyên và kết hợp linh hoạt nhiều hình thức kiểm tra. Tất cả các chức năng quản lý trên tác động qua lại với nhau và quy định lẫn nhau. Sự phân loại một cách khoa học các chức năng quản lý cho phép thực hiện được ở phạm vi rộng, sự phân công lao động một cách hợp lý dựa vào việc chia nhỏ quá trình quản lý thành những hành động, thao tác quản lý. Sự phân loại như thế còn giúp cho việc tiêu chuẩn hoá và thống nhất hoá các quá trình quản lý, tạo điều kiện áp dụng những kinh nghiệm tiên tiến trong lao động quản lý, tạo điều kiện để đưa các phương tiện kỹ thuật hiện đại vào thực tiễn quản lý. -9- 2.1.2 Lĩnh vực quản lý: Đây là sự phân loại chức năng quản lý theo nội dung quản lý. Lĩnh vực quản lý trong doanh nghiệp được hiểu như các hoạt động quản lý khi được sắp xếp trong một bộ phận nào đó. Ở các bộ phận này có người chỉ huy và liên quan đến việc ra các quyết định quản trị. Lĩnh vực quản lý được phân định phụ thuộc vào nhiều yếu tố: truyền thống quản trị, các yếu tố xã hội và cơ chế kinh tế, quy mô cũng như đặc điểm kinh tế – kỹ thuật của doanh nghiệp. Nó gắn liền với mỗi quốc gia, mỗi vùng cụ thể và sự tiến bộ về nhận thức khoa học quản lý. Có thể nói lĩnh vực quản lý chính là sự phân chia chức năng quản lý theo nội dung tác động. Về cơ bản, các lĩnh vực quản lý trong doanh nghiệp gồm: * Lĩnh vực vật tư: Nhiệm vụ của cung ứng vật tư là bảo đảm cung cấp đầy đủ và đồng bộ về số lượng, chủng loại, đúng chất lượng, đúng kỳ hạn, đúng địa điểm với chi phí ít nhất. Nội dung công việc cung ứng vật tư bao gồm: Phát hiện nhu cầu vật tư, tổ chức mua sắm vật tư, tổ chức cung cấp vật tư, tổ chức dự trữ và bảo quan vật tư. ….. Người ta thường sử dụng phương pháp quy hoạch tuyến tính, phương pháp dựa trên lý thuyết về dự trữ, phương pháp PERT, hay kiểu cung ứng đúng kỳ hạn của Nhật để điều khiển côngviệc cung ứng vật tư. * Lĩnh vực sản xuất: Sản xuất là việc sử dụng con người lao động để tác động lên yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất (vật chất, tài chính, thông tin) để làm ra các sản phẩm hay dịch vụ phù hợp với nhu cầu của thị trường. Bao gồm toàn bộ các hoạt động có tính chất công nghiệp trên cơ sở phối hợp các yếu tố lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động đã có để chế biến các sản phẩm hàng hoá và thực hiện các dịch vụ. Nhiệm vụ: hoạch định chương trình; xây dựng kế hoạch sản xuất; điều khiển quá trình chế biến; kiểm tra chất lượng; giữ gìn bản quyền, bí quyết, kiểu dáng … và phát huy sáng chế phát minh của mọi thành viên. - 10 - * Lĩnh vực marketing: gồm các nhiệm vụ như : Thu thập các thông tin về thị trường, hoạch định chính sách sản phẩm, hoạch định chính sách giá cả, hoạch định chính sách phân phối, hoạch định chính sách hỗ trợ tiêu thụ. * Lĩnh vực nhân sự: bao gồm các nhiệm vụ sau: Lập kế hoạch nhân sự, tuyển dụng nhân sự, bố trí nhân sự, đánh giá nhân sự, phát triển nhân viên (đào tạo, bồi dưỡng, đề bạt), thù lao, quản lý nhân sự thông qua hồ sơ dữ liệu nhân sự, qua thống kê hoạt động của nhân viên, và hỗ trợ đời sống. * Lĩnh vực kỹ thuật: bao gồm tất cả những công việc liên quan đến chuẩn bị kỹ thuật cho sản xuất, chuyển giao công nghệ, quản lý quy phạm, quy trình kỹ thuật, tham gia và trực tiếp xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật, quản lý máy móc, thiết bị, nghiên cứu phát triển kỹ thuật, ứng dụng phương pháp công nghệ mới, thiết kế sản phẩm mới, đề ra chiến lược công nghệ, xây dựng các định mức tiêu hao thiết bị, năng lượng, vật tư, .. * Lĩnh vực tài chính – kế toán: Lĩnh vực tài chính gồm các nội dung sau: tạo vốn, sử dụng vốn, quản lý vốn (chủ yếu là quản lý sự lưu thông, thanh toán và các quan hệ tín dụng). Lính vực kế toán gồm các nội dung: kế toán sổ sách, tính toán chi phí – kết quả, xây dựng các bảng cân đối, tính toán lỗ lãi, thẩm định kế hoạch, thống kê, kiểm tra việc tính toán, bảo hiểm, thuế. * Lĩnh vực nghiên cứu và phát triển: Lĩnh vực nghiên cứu và phát triển gồm các nhiệm vụ sau: thực hiện các nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu ứng dụng, đưa các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào ứng dụng và thẩm định hiệu quả các tiến bộ kỹ thuật được áp dụng. * Lĩnh vực tổ chức và thông tin: Gồm các nhiệm vụ sau: - Lĩnh vực tổ chức: Tổ chức các sdự án, phát triển và cải tiến bộ máy tổ chức cho doanh nghiệp, tổ chức tiến trình hoạt động toàn bộ doanh nghiệp. - 11 - - Lĩnh vực thông tin: Xây dựng kế hoạch về các thông tin liên quan cho doanh nghệp, chọn lọc và xử lý các thông tin, kiểm tra thông tin và giám sát thông tin. * Lĩnh vực hành chính pháp chế và các dịch vụ chung: Bao gồm: thực hiện các mối quan hệ pháp lý trong và ngoài doanh nghiệp, tổ chức các hoạt động quần chúng trong doanh nghiệp, các hoạt động hành chính và phúc lợi doanh nghiệp. Sự phân chia trên đây chỉ mang tính khái quát, trên thực tế quản trị, các lĩnh vực được tiếp tục chia nhỏ nữa cho đến các công việc, nhiệm vụ quản trị cụ thể; mặt khác có bao nhiêu lĩnh vực quản trị còn phụ thuộc vào đặc điểm kinh tế – kỹ thuật của từng doanh nghiệp. 2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. 2.2.1 Khái niệm: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những trách nhiệm và quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. Giữa cơ cấu tổ chức quản trị và cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ, hữu cơ với nhau. Cơ sở của cơ cấu tổ chức quản trị trước hết là bản thân cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp. Đây cũng là mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng quản lý. Bộ phận quản trị là một đơn vị riêng biệt, có những chức năng quản lý nhất định, ví dụ phòng Kế hoạch, phòng Kiểm tra kỹ thuật, phòng Marketing, … Cấp quản trị là sự thống nhất tất cả các bộ phận quản trị ở một trình độ nhất định như cấp doanh nghiệp, cấp phân xưởng … - 12 - Như vậy, rõ ràng là số bộ phận quản trị phản ánh sự phân chia chức năng quản trị theo chiều ngang, còn số cấp quản trị thể hiện sự phân chia chức năng quản trị theo chiều dọc. Sự phân chia theo chiều ngang là biểu hiện của trình độ chuyên môn hoá trong phân công lao động quản trị. Còn sự phân chia chức năng theo chiều dọc tuỳ thuộc vào trình độ tập trung quản trị và có liên quan đến vấn đề chỉ huy trực tuyến và hệ thống cấp bậc. Lý luận và thực tiễn chứng minh sự cần thiết phải bảo đảm sự ăn khớp giữa các bộ phận quản trị, giữa cấp quản trị với bộ phận quản trị và cấp sản xuất. 2.2.2 Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị, không những phải xuất phát từ các yêu cầu đã trình bày ở trên, mà điều quan trọng và khó khăn nhất là phải quán triệt những yêu cầu đó vào những điều kiện, hoàn cảnh, tình huống cụ thể nhất định. Nói cách khác, cần tính đến những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp của việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị. Dưới đây là những nhân tố quan trọng có tác động đến việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. - Môi trường kinh doanh. Doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh luôn gắn liền với môi trường kinh doanh xác định. Môi trường kinh doanh là tổng hợp các yếu tố, các điều kiện có tính chất khách quan và chủ quan, có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Môi trường kinh doanh thường xuyên vận động biến đổi, bởi vậy, các doanh nghiệp phải thường xuyên phân tích môi trường kinh doanh để có khả năng thích ứng. Với xu thế quốc tế hoá hoạt động kinh tế hiện nay, môi trường kinh doanh không chỉ gói gọn trong 1 nước mà còn được mở rộng ra môi trường khu vực cũng như môi trường toàn cầu. Tính ổn định hay không ổn định của môi trường kinh doanh tác động rất lớn đến việc hình thành và - 13 - hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Phần lớn các doanh nghiệp nước ta hình thành cơ cấu tổ chức theo kiểu truyền thống, thích ứng với cơ chế kế hoạch hoá tập trung, bao cấp. Chuyển sang cơ chế thị trường, môi trường kinh doanh của các doanh nghiệp đã thay đổi. Trong cơ chế thị trường, tính không ổn định của sản xuất kinh doanh là rất cao, một cơ cấu tổ chức thích ứng với điều kiện này phải là một cơ cấu tổ chức không cứng nhắc, đảm bảo tính linh hoạt cao, dễ thích ứng với những thay đổi của môi trường kinh doanh. - Mục đích, chức năng hoạt động của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp chịu ảnh hưởng ở mức khái quát nhất bởi nhân tố mục đích, mục tiêu, chức năng hoạt động của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức bao giờ cũng phải phù hợp với mục tiêu, từ mục tiêu mà đặt ra cấu trúc bộ máy. Mục đích thay đổi hoặc mở rộng mục tiêu thường dẫn đến thay đổi cơ cấu tổ chức. Trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp sản xuất thì các bộ phận sản xuất chiếm tỷ trọng chủ yếu, bộ phận quản trị doanh nghiệp được thiết lập hướng vào việc phục vụ tốt nhất cho hoạt động sản xuất. Còn trong doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, các bộ phận cung cấp đóng vai trò quan trọng, các hoạt động của bộ máy quản trị hoạt động hướng vào phục vụ tốt cho các hoạt động này. Có thể nói rằng các doanh nghiệp có mục đích, chức năng hoạt động không giống nhau thì không thể có cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp giống nhau được. - Quy mô của doanh nghiệp. Quy mô của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Doanh nghiệpcó quy mô càng lớn thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp càng phức tạp. Trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp có quy mô lớn phải hình thành nhiều cấp quản trị hơn, và ở mỗi cấp cũgng bao gồm nhiều nơi làm việc hơn rất nhiều so với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Trong nhiều trường hợp thì quy mô doanh nghiệp còn ảnh hưởng trực tiếp và có tính chất quyết định đến kiểu cơ cấu tổ chức cụ thể. Thông thường quy mô của doanh nghiệp gia tăng thì cơ cấu tổ chức cũng gia tăng, nhưng không theo tỷ lệ như gia tăng quy mô. - 14 - - Yếu tố kỹ thuật sản xuất, đặc điểm công nghệ, loại hình sản xuất. Kỹ thuật sản xuất được đề cập đến ở đây bao hàm cả đặc điểm về công nghệ chế tạo sản phẩm, loại hình sản xuất… Kỹ thuật sản xuất ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức sản xuất của doanh nghiệp, và thông qua đó tác động trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp. Công nghệ chế tạo sản phẩm có ảnh hưởng rất lớn đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Nếu giả sử doanh nghiệp có cùng quy mô, cùng sản phẩm sản xuất ra thì doanh nghiệp càng sử dụng công nghệ hiện đại bao nhiêu, thiết bị càng có xu hướng tự động hoá cao theo hướng hình thành cả dây chuyền thiết bị tự động hoá sẽ dẫn đến cơ cấu sản xuất càng đơn giản hơn, và khi xây dựng cơ cấu tổ chức nói chung, bộ máy quản trị doanh nghiệp nói riêng, doanh nghiệp càng có xu thế tập trung vào các chức năng marketing, tiêu thụ sản phẩm, … Tính chất phức tạp hay không phức tạp của kết cấu sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp đến trình độ chuyên môn hoá sản xuất, và từ đó tác động đến cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nói chung và tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp nói riêng. - Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị. Với đội ngũ quản trị viên có trình độ và kinh nghiệm thì doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một số ít nhân lực song vẫn bảo đảm hoàn thành công việc quản trị với chất lượng cao hơn so với việc sử dụng đội ngũ quản trị viên ít được đào tạo và ít kinh nghiệm. Tính hiệu quả còn được nhân thêm lên bởi với một lượng quản trị viên ít hơn đã làm đơn giản hoá ngay chính cơ cấu tổ chức bộ máy do giảm bớt đầu mối, giảm bớt các mối quan hệ giữa các nơi làm việc và các bộ phận quản trị với nhau. Cùng với yếu tố trình độ của đội ngũ quản trị viên, trình độ trang thiết bị quản trị cũng tác động trực tiếp đến việc tổ chức bộ máy quản trị. Một doanh nghiệp sử dụng đội ngũ quản trị viên biết sử dụng thành thạo hệ thống máy vi tính, và bản thân doanh nghiệp được trang bị đầy đủ hệ thống máy vi tính cá nhân cần thiết sẽ làm giảm rất lớn thời gian thực hiện một nhiệm vụ quản trị cụ thể và tăng sức hoạt động sáng tạo của đội ngũ quản trị viên rất nhiều, và do đó cơ cấu bộ máy quản trị sẽ đơn giản hơn. - 15 - 2.2.3 Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: * Cơ cấu tổ chức quản trị không ổn định: Đây là một loại cơ cấu tổ chức quản trị không có mô hình cụ thể. Cơ cấu không ổn định dựa vào cách tiếp cận theo hoàn cảnh, cách tiếp cận ngẫu nhiên. Không có một cơ cấu tổ chức tối ưu cho mọi doanh nghiệp, để xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị phù hợp cho một doanh nghiệp phụ thuộc vào: công nghệ, tính ổn định của môi trường và các nhân tố động khác. Các yếu tố ảnh hưởng tới hình thành cơ cấu tổ chức quản trị của doanh nghiệp: Chiến lược của doanh nghiệp, mục tiêu của doanh nghiệp, tính ổn định của môi trường, tình hình công nghệ, môi trường văn hoá, sự khác biệt giữa các bộ phận của doanh nghiệp, quy mô doanh nghiệp, phương pháp và kiểu quản trị, đặc điểm của lực lượng lao động. * Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến: Sơ đồ 1: Sơ đồ tổng quát kiểu cơ cấu trực tuyến Người lãnh đạo tổ chức Người lãnh đạo tuyến sản xuất 2 Người lãnh đạo tuyến sản xuất 1 1 2 1 2 Diễn giải: 1,2,3,4…: Những người hay bộ phận thực hiện nhiệm vụ sản xuất trực tiếp - Đặc điểm: + Người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý một cách tập trung và thống nhất và chịu hoàn toàn trách nhiệm về hệ thống do mình phụ trách. - 16 - + Các mối liên hệ các cấp là mối quan hệ đường thẳng. + Người thực hiện nhiệm vụ chỉ nhận mệnh lệnh qua một người chỉ huy trực tiếp và chỉ thi hành mệnh lệnh của người đó. + Người phụ trách chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của những người dưới quyền mình. - Ưu điểm: + Phù hợp với tổ chức sản xuất nhỏ, đơn giản. + Quản trị có tính tập trung, thống nhất cao, có thể giải quyết vấn đề nhanh chóng. - Nhược điểm: + Mỗi thủ trưởng phải có kiến thức toàn diện, thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. + Không tận dụng được các chuyên gia có trình độ cao về từng chức năng quản trị. + Có sự ngăn cách giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp và thiếu sự phối hợp giữa chúng. + Có khó khăn trong việc khuấy động tính sáng tạo. * Cơ cấu tổ chức quản trị chức năng (song trùng lãnh đạo): Sơ đồ 2: Sơ đồ tổng quát kiểu cơ cấu chức năng Người lãnh đạo doanh nghiệp Người lãnh đạo chức năng B Người lãnh đạo chức năng A 1 2 3 Diễn giải: 1,2,3, …: Những người thừa hành nhiệm vụ sản xuất trực tiếp - 17 - - Đặc điểm: + Hoạt động quản trị được phân thành các chức năng và mỗi chức năng được giao cho một người quản lý. + Những người thừa hành mệnh lệnh nhận được lệnh từ các người quản trị chức năng khác nhau. + Mệnh lệnh của thủ trưởng toàn doanh nghiệp được truyền xuống cấp cơ sở chủ yếu qua bộ phận quản trị chức năng. - Ưu điểm: + Thu hút được ý kiến của các chuyên gia phụ trách các chức năng quản trị vào việc giải quyết các vấn đề sản xuất - kinh doanh. + Các vấn đề được giải quyết thành thạo hơn. + Giảm bớt gánh nặng cho thủ trưởng doanh nghiệp. - Nhược điểm: + Những người thừa hành phải nhận nhiều mệnh lệnh ở các bộ phận chức năng khác nhau nên dễ chồng chéo, tính thống nhất và tập trung bị giảm sút. + Làm yếu vai trò của người lãnh đạo doanh nghiệp. + Thủ trưởng phải kết hợp sự lãnh đạo của các bộ phận chức năng một cách vất vả và phức tạp. + Vi phạm chế độ 1 thủ trưởng, dễ sinh ra tình trạng thiếu trách nhiệm rõ ràng, thiếu kỷ luật chặt chẽ. - 18 - * Cơ cấu tổ chức quản trị kiểu trực tuyến – chức năng: Sơ đồ 3: Sơ đồ tổng quát kiểu cơ cấu trực tuyến - chức năng Người lãnh đạo doanh nghiệp Người lãnh đạo chức năng B Người lãnh đạo chức năng A 1 2 3 Diễn giải: 1,2,3,..: Những người hay bộ phận thừa hành. - Đặc điểm. + Kết hợp hai kiểu trực tuyến và chức năng dể tận dụng các ưu điểm và khắc phục được các nhược điểm của hai loại cơ cấu này. + Những người quản trị các chức năng chỉ đóng vai trò tham mưu cho thủ trưởng ra quyết định, kiểm tra và đôn đốc các đơn vị thực hiện quyết định của thủ trưởng. + Mọi quyết định đều do thủ trưởng phát ra sau khi đã tham khảo ý kiến của các người quản trị các chức năng. + Các đơn vị cơ sở chỉ nhận mệnh lệnh chính thức từ thủ trưởng của doanh nghiệp, các ý kiến của các người quản lý các chức năng đối với các bộ phận cơ sở sản xúat chỉ có tính chất tư vấn về nghiệp vụ. - Ưu điểm. + Tận dụng được các ưu điểm, khắc phục được những nhược điểm của hai kiểu cơ cấu trực tuyến và chức năng khi để riêng lẻ. - 19 - + Được dùng phổ biến hiện nay. - Nhược điểm. + Phải mất công kết hợp giữa bộ phận chức năng và bộ phận trực tuyến. + Phải giải quyết lựa chọn các ý kiến nhiều khi rất trái ngược nhau của các bộ phận chức năng, nên nhiều khi làm chậm trễ quyết định. * Cơ cấu cấu tổ chức quản trị kiểu trực tuyến – tham mưu. Sơ đồ 4: Sơ đồ tổng quát kiểu cơ cấu trực tuyến – tham mưu Người lãnh đạo doanh nghiệp Bộ phận tham mưu Người lãnh đạo tuyến sản xuất 2 Người lãnh đạo tuyến sản xuất 1 Bộ phận tham mưu 1 2 1 Bộ phận tham mưu 2 - Đặc điểm. Kiểu cơ cấu này giống như kiểu cơ cấu trực tuyến – chức năng, chỉ có điều khác là bộ phận chức năng được thay bằng một nhóm cán bộ tham mưu gọn nhẹ hơn và không tổ chức thành các phòng ban cồng kềnh. Kiểu cơ cấu này được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ. - 20 -