CHI CỤC TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG CHẤT LƯỢNG BẮC GIANG
QUY TRÌNH
THANH TOÁN NỘI BỘ
Mã số: QT - 10
NGƯỜI VIẾT
NGƯỜI XEM XÉT
PHÊ DUYỆT
Vũ Trí Biên
Bùi Khái Hưng
Nguyễn Chí Trung
Mã số: QT-10
Ngày ban hành: 21.03.2011
Lần ban hành: 02
Trang:1/11
QUY TRÌNH
THANH TOÁN NỘI BỘ
Ngày
Vị trí
Mã số:
QT - 10
Ngày ban hành:
21. 3. 2011
Lần ban hành:
2
Lần sửa đổi:
2
Nội dung sửa đổi
30.06.2010
Toàn bộ quy trình
21/3/2011
Quy trình 10
Sửa đổi, bổ sung
quy trình, các
biểu mẫu thanh
toán
Ghi chú
Ban hành lần 2
THEO DÕI PHÂN PHỐI
X
Lãnh đạo chi cục
X
QMR
X
Phòng hành chính tổng hợp
X
Phòng quản lý tiêu chuẩn chất lượng
X
Phòng quản lý đo lường
Phò
ng
TB
T
X
1. MỤC ĐÍCH
Trang: 2/11
QUY TRÌNH
THANH TOÁN NỘI BỘ
Mã số:
QT - 10
Ngày ban hành:
21. 3. 2011
Lần ban hành:
2
Lần sửa đổi:
2
Quy định để các cán bộ công chức của Chi cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng nắm
rõ và thực hiện đúng thủ tục thanh toán tại Chi cục theo đúng quy định của pháp luật.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng cho các hoạt động thanh toán nội bộ tại chi cục tiêu chuẩn đo lường chất
lượng phục vụ cho công tác chuyên môn.
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008;
- Sổ tay chất lượng của chi cục;
- Các quy định của nhà nước về tài chính
- Quy trình thanh toán kinh phí sự nghiệp KH&CN và kinh phí quản lý hành chính
của Sở KH&CN.
- Quy chế chi tiêu nội bộ của chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng.
4. Thuật ngữ - định nghĩa:
- Nguồn kinh phí sự nghiệp KH&CN: Là nguồn kinh phí được UBND tỉnh giao hàng
năm cho Sở KH&CN, sau đó sở phân bổ cho các đơn vị trong đó có Chi cục để quản lý và
sử dụng, trên cơ sở hướng dẫn nội dung kế hoạch của Bộ KH&CN, nhằm thực hiện các
hoạt động sự nghiệp phục vụ công tác quản lý nhà nước về TCĐLCL trên địa bàn tỉnh.
- Nguồn kinh phí quản lý hành chính: Là nguồn kinh phí được UBND tỉnh giao hàng
năm cho Sở KH&CN và sở giao cho các đơn vị để quản lý, sử dụng trên c ơ sở các định
mức kinh phí tính theo biên chế của Sở KH&CN.
Trang: 3/11
QUY TRÌNH
THANH TOÁN NỘI BỘ
Mã số:
QT - 10
Ngày ban hành:
21. 3. 2011
Lần ban hành:
2
Lần sửa đổi:
2
5. NỘI DUNG
5.1. Lưu đồ:
Bước
Nội dung
Bước
1
Trách nhiệm
Biểu mẫu
đính kèm
Người đề nghị
thanh toán
Chuẩn bị chứng từ
thanh toán
Không
Bước
2
Bước
Kiểm tra sự
hợp lệ của
chứng từ
Lập phiếu chi, phiếu
chuyển khoản
3
Bước
Duyệt chi
4
Thanh toán
Bước
5
Kế toán
Kế toán
Tuỳ từng công việc
cụ thể sẽ có các
biểu mẫu riêng kèm
theo quy trình (chi
tiết xem mục 2).
Lãnh đạo chi cục
Kế toán, thủ quỹ
Lưu chứng từ
Bước 6
Kế toán
Trang: 4/11
QUY TRÌNH
THANH TOÁN NỘI BỘ
Mã số:
QT - 10
Ngày ban hành:
21. 3. 2011
Lần ban hành:
2
Lần sửa đổi:
2
2. Diễn giải lưu đồ
Trên cơ sở nguồn kinh phí sự nghiệp KH&CN, kinh phí quản lý hành chính Nhà
nước và kế hoạch công việc được giao, sau khi kết thúc công việc chậm nhất 5 ngày (ngày
làm việc) cá nhân, đơn vị thực hiện nhiệm vụ phải lập chứng từ thanh toán theo đúng các
quy định, trình tự thanh toán và gửi về bộ phận kế toán để kiểm tra sự phù hợp của chứng
từ, trình lãnh đạo duyệt chi, tiến hành thanh toán và lưu chứng từ theo quy định. Việc
chuẩn bị các chứng từ được quy định như sau:
2.1. Chuẩn bị chứng từ thanh toán
2.1.1. Chứng từ thanh toán các nhiệm vụ chuyên môn
a. Thanh toán làm thêm giờ (chứng từ gồm 6 loại)
- Giấy đề nghị thanh toán (BM-10-01/02)
- Bảng kê đề nghị thanh toán (BM-10-18/02)
- Giấy đề nghị làm thêm giờ (BM-10-02/02)
- Giấy báo làm thêm giờ (BM-10-03/02)
- Bảng chấm công làm thêm giờ (BM-10-04/02)
- Bảng thanh toán làm thêm giờ (BM 10- 05/02)
b. Thanh toán xăng, dầu xe ô tô (chứng từ gồm 6 loại)
-Giấy đề nghị thanh toán (BM-10-01/02)
- Bảng kê đề nghị thanh toán (BM-10-18/02)
-Bảng tổng hợp thanh toán nhiên liệu phục vụ công tác (BM-10-06/02)
-Lệnh điều xe (BM-10-07/02)
-Hoá đơn xăng, dầu xe ô tô (Theo quy định của Nhà nước ).
- Phiếu đề nghị sử dụng xe ô tô (BM-10- 08/02)
c.Thanh toán sửa chữa TSCĐ:
* Sửa chữa công cụ, dụng cụ (chứng từ gồm 8 loại)
- Giấy đề nghị thanh toán (BM-10-01/02)
- Bảng kê đề nghị thanh toán (BM-10-18/02)
- Giấy báo hỏng CCDC (BM-10-09/02)
- Đề nghị sửa chữa được phê duyệt(BM-10-24/02)
- Hoá đơn tài chính (Theo quy định của Nhà nước)
- Hợp đồng giao khoán công việc sửa chữa (BM-10-25/02)
- Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán công việc sửa chữa (BM-10-26/02 )
- Biên bản giao nhận CCDC sửa chữa hoàn thành (BM-10-27/02)
Trang: 5/11
QUY TRÌNH
THANH TOÁN NỘI BỘ
Mã số:
QT - 10
Ngày ban hành:
21. 3. 2011
Lần ban hành:
2
Lần sửa đổi:
2
* Sửa chữa tài sản cố định (chứng từ gồm 8 loại)
- Giấy đề nghị thanh toán (BM-10-01/02)
- Bảng kê đề nghị thanh toán (BM-10-18/02)
- Giấy báo hỏng CCDC (BM-10-09/02)
- Biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng (BM-10-27/02)
- Đề nghị sửa chữa được phê duyệt. (BM-10-24/02)
- Hợp đồng giao khoán công việc (BM-10-25/02)
- Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán công việc (BM-10-26/02 )
- Hoá đơn tài chính (theo quy định của nhà nước)
- Biên bản giao nhận, nghiệm thu khối lượng công việc sửa chữa hoàn thành(BM10-27/02)
-Quyết định xử lý vật tư, thiết bị hỏng thu hồi sau sửa chữa (BM-10-10/02)
* Đối với sửa chữa nhà, công trình xây dựng, hệ thống mạng, hệ thống điện,
hệ thống nước (chứng từ gồm 14 loại)
- Giấy đề nghị Thanh toán (BM-10-01/02)
- Bảng kê đề nghị thanh toán (BM-10-18/02)
- Giấy báo hỏng (BM-10-09/02)
- Biên bản kiểm tra tình hình hư hỏng (BM-10-27/02)
- Đề nghị sửa chữa công trình được phê duyệt (BM-10-24/02)
- Hồ sơ dự toán khối lượng hạng mục công trình sửa chữa (Theo quy định của nhà
nước về xây dựng cơ bản )
- Quyết định phê duyệt dự toán hạng mục công trình sửa chữa
- Hợp đồng sửa chữa:
+ Đối với sửa chữa nhỏ sử dụng hợp đồng giao khoán công việc sửa chữa(BM-1025/02)
+ Đối với sửa chữa lớn thực hiện ký hợp đồng xây dựng theo quy định tại Nghị định
số 48/2010/NĐ-CP ngày 07/5/2010
- Thanh lý hợp đồng sửa chữa:
+ Đối với sửa chữa nhỏ sử dụng Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán công việc
sửa chữa (BM-10-26/02 )
+ Đối với sửa chữa lớn thực hiện thanh lý hợp đồng xây dựng theo quy định tại
Nghị định số 48/2010/NĐ-CP ngày 07/5/2010
- Hoá đơn tài chính (theo quy định của nhà nước)
- Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc sửa chữa hoàn thành (theo quy định
của nhà nước về XDCB)
- Hồ sơ quyết toán khối lượng xây lắp hoàn thành (theo quy định của nhà nước về
xây dựng cơ bản)
Trang: 6/11
QUY TRÌNH
THANH TOÁN NỘI BỘ
Mã số:
QT - 10
Ngày ban hành:
21. 3. 2011
Lần ban hành:
2
Lần sửa đổi:
2
- Quyết định phê duyệt quyết toán hạng mục công trình sửa chữa
- Quyết định xử lý vật tư, thiết bị hỏng thu hồi sau sửa chữa (BM-10-10/02)
d.Thanh toán mua sắm công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm.
Việc mua sắm công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm được thực hiện theo quy chế chi
tiêu nội bộ của chi cục. Ngoài định mức đã khoán theo quy chế, các phòng, đơn vị có đề
nghị trang bị thêm phục vụ cho công tác chuyên môn thì chứng từ thanh toán gồm 6 loại:
- Đề nghị Thanh toán (BM-10-01/02)
- Bảng kê đề nghị thanh toán (BM-10-18/02)
- Giấy đề nghị mua sắm công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm (BM-10-11/02)
- Hoá đơn tài chính (theo quy định của nhà nước)
- Danh sách phát dụng cụ, văn phòng phẩm (BM-10-12/02)
- Phiếu giao nhận công cụ, dụng cụ (BM-10-29/02)
e.Thanh toán mua, in ấn, phô tô tài liệu (chứng từ gồm 6 loại)
- Đề nghị Thanh toán (BM-10-01/02)
- Bảng kê đề nghị thanh toán (BM-10-18/02)
- Giấy đề nghị mua, in ấn, phô tô tài liệu được duyệt (BM-10-13/02)
- Bảng kê tài liệu mua, in ấn, pho tô (BM-10-14/02)
- Hoá đơn tài chính (theo quy định của nhà nước)
- Danh sách phát tài liệu (BM-10-15/02)
f.Thanh toán tiếp khách (chứng từ gồm 5 loại)
- Giấy đề nghị thanh toán (BM-10-01/02)
- Bảng kê đề nghị thanh toán (BM-10-18/02)
- Giấy đề nghị tiếp khách (BM-10-16/02)
- Phiếu báo ăn (BM-10-17/02)
- Hoá đơn tài chính (theo quy định của nhà nước)
g.Thanh toán hội nghị, hội thảo (chứng từ gồm 11 loại)
- Giấy đề nghị thanh toán (BM-10-01/02)
- Bảng kê đề nghị thanh toán (BM-10-18/02)
- Kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học được duyệt
- Giấy mời hội nghị, hội thảo
- Bảng kê chi tiền, phát tài liệu cho người tham dự hội nghị, hội thảo(BM-10-19/02)
- Hoá đơn tài chính tiền ăn, tiền nước uống, tiền thuê hội trường, tiền in tài liệu, các
khoản chi khác theo chế độ phục vụ hội nghị (theo quy định của nhà nước).
- Bảng kê chi tiền thù lao giảng viên (BM-10-30/02)
- Hợp đồng thuê xe ô tô đưa đón giảng viên (nếu có )
- Thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô (nếu có)
- Hoá đơn tài chính thuê xe
Trang: 7/11
QUY TRÌNH
THANH TOÁN NỘI BỘ
Mã số:
QT - 10
Ngày ban hành:
21. 3. 2011
Lần ban hành:
2
Lần sửa đổi:
2
-Báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo.
h. Thanh toán công tác phí đi công tác, tập huấn
* Đi tập huấn nghiệp vụ chuyên môn (chứng từ gồm 8 loại)
- Giấy đề nghị thanh toán (BM-10-01/02)
- Bảng kê đề nghị thanh toán (BM-10-18/02)
- Giấy triệu tập học của đơn vị tổ chức tập huấn.
- Quyết định cử đi tập huấn của lãnh đạo Chi cục
- Hoá đơn tài chính tiền nghỉ (nếu đi 1 người hoặc đoàn đi lẻ người khác giới)
- Giấy đi đường có xác nhận của cơ quan tổ chức tập huấn hoặc địa điểm tập huấn
(BM-10-20/02)
-Vé tàu, xe.
-Báo cáo kết quả tập huấn hoặc giấy chứng nhận, chứng chỉ, bằng cấp kèm theo.
* Đi dự hội nghị, hội thảo (chứng từ gồm 8 loại)
- Giấy đề nghị thanh toán (BM-10-01/02)
- Bảng kê đề nghị thanh toán (BM-10-18/02)
- Giấy mời của đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo
- Quyết định cử đi dự hội nghị, hội thảo của Lãnh đạo chi cục
- Hoá đơn tài chính tiền nghỉ (nếu đi 1 người hoặc lẻ người khác giới)
- Giấy đi đường có xác nhận của cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo hoặc địa điểm
hội nghị, hội thảo (BM-10-21/02)
-Vé tàu, xe.
- Bảng thanh toán công tác phí (BM-10-20/02)
* Đi công tác (chứng từ gồm 9 loại)
- Giấy đề nghị thanh toán (BM-10-01/02)
- Bảng kê đề nghị thanh toán (BM-10-18/02)
- Giấy giao việc của Lãnh đạo Chi cục (hoặc Quyết định cử đi công tác) đối với trưởng các
phòng (BM-10-31/02)
- Giấy giao việc của trưởng các phòng đối với cấp phó trở xuống (BM-10-32/02)
- Hoá đơn tài chính tiền nghỉ (nếu đi 1 người hoặc lẻ người khác giới)
- Giấy đi đường có xác nhận của cơ quan nơi đến công tác (BM-10-21/02)
- Vé tàu, xe (nếu không sử dụng xe cơ quan hoặc thuê xe)
- Báo cáo kết quả chuyến công tác.
- Bảng thanh toán công tác phí (BM-10-20/02)
Ghi chú:Nếu đi công tác, đi tập huấn, đi dự hội nghị hội thảo mà có từ hai người trở
lên thì đoàn đi cử người đại diện thực hiện các thủ tục tạm ứng, thanh toán. Đối với chức
danh không được sử dụng xe ô tô cơ quan thì phải có phiếu đề nghị sử dụng xe hoặc thuê
xe ô tô được lãnh đạo phê duyệt (BM-10-07/02)
Trang: 8/11
QUY TRÌNH
THANH TOÁN NỘI BỘ
Mã số:
QT - 10
Ngày ban hành:
21. 3. 2011
Lần ban hành:
2
Lần sửa đổi:
2
i. Tạm ứng và thanh toán tiền tạm ứng (chứng từ gồm 4 loại):
- Giấy đề nghị tạm ứng (BM-10-22/02)
- Giấy thanh toán tạm ứng (BM -10- 23/02)
- Bảng kê đề nghị thanh toán (BM-10-18/02)
- Các chứng từ chi tiết kèm theo.
2.1.2 Thanh toán mua sắm máy móc, vật tư, trang thiết bị, tài sản
Việc mua sắm máy móc, trang thiết bị tài sản cho cơ quan hoặc cho các đề tài, dự án
được thực hiện theo đúng các quy định của Pháp luật, cụ thể:
- Giá trị mua dưới 5 triệu đồng phải có đầy đủ 3 báo giá, hoá đơn tài chính, hợp
đồng mua.
- Giá trị mua từ 5 triệu đồng đến dưới 100 triệu đồng phải được cơ quan chủ trì thẩm định
giá trước khi mua, chứng từ thanh toán là hợp đồng mua, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng,
hoá đơn tài chính và chứng từ trả tiền (kèm theo biên bản thẩm định giá).
- Giá trị mua từ 100 triệu đồng trở lên phải tiến hành thủ tục đấu thầu hoặc chỉ định
thầu theo quy định của nhà nước. Chứng từ thanh toán là hợp đồng mua, biên bản nghiệm
thu, thanh lý hợp đồng, hoá đơn tài chính và chứng từ trả tiền (kèm theo quyết định phê
duyệt kế hoạch mua sắm, kế hoạch đấu thầu của UBND tỉnh).
* Ghi chú: Vật tư trang thiết bị mua về phải được cấp phát cho các đơn vị, cá nhân
quản lý, sử dụng. Có biên bản giao nhận TSCĐ (BM-10-33/02)
2.2. Kiểm tra sự hợp lệ của chứng từ
Kế toán có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức, cá nhân chuẩn bị chứng từ thanh toán,
kiểm tra sự hợp lệ chứng từ. Những chứng từ không hợp lệ, kế toán yêu cầu tổ chức, cá
nhân đề nghị thanh toán chuẩn bị lại. Việc giao nhận chứng từ giữa đơn vị, cá nhân thanh
toán với bộ phận kế toán được thực hiện bằng phiếu giao nhận chứng từ.
2.3. Lập phiếu chi, phiếu chuyển tiền
Sau khi kiểm tra các chứng từ của các tổ chức, cá nhân đề nghị thanh toán hợp lệ,
đúng định mức quy định, kế toán viết phiếu chi tiền (trường hợp thanh toán bằng tiền mặt,
hoặc viết phiếu chuyển khoản (trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản), thời gian không
quá 3 ngày sau khi nhận được chứng từ của các đơn vị, cá nhân gửi đến (Hình thức thanh
toán chủ yếu là chuyển khoản).
2.4. Duyệt chi
Sau khi viết phiếu chi tiền, hoặc phiếu chuyển khoản, kế toán có trách nhiệm trình
lãnh đạo ký duyệt chi các chứng từ đã được kiểm tra hợp lệ.
2.5. Thanh toán
Sau khi các chứng từ đã được lãnh đạo duyệt chi, kế toán có trách nhiệm chuyển
cho thủ quỹ để chi tiền (trường hợp thanh toán bằng tiền mặt), hoặc thực hiện giao dịch với
Trang: 9/11
QUY TRÌNH
THANH TOÁN NỘI BỘ
Mã số:
QT - 10
Ngày ban hành:
21. 3. 2011
Lần ban hành:
2
Lần sửa đổi:
2
kho bạc, ngân hàng (trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản) thời gian không quá 2
ngày từ khi được lãnh đạo duyệt chi.
2.6. Lưu chứng từ
Các chứng từ chi kinh phí sự nghiệp khoa học, kinh phí quản lý hành chính của Sở
được thực hiện lưu giữ tại phòng hành chính tổng hợp, kế toán chi cục theo quy định.
VI. LƯU HỒ SƠ
Tất cả các chứng từ sau khi thanh toán được bộ phận kế toán lưu trữ toàn bộ theo
quy định của Luật Kế toán.
VII. CÁC BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM
1- Giấy đề nghị thanh toán
2- Giấy đề nghị làm thêm giờ
3- Giấy báo làm thêm giờ
4- Bảng chấm công làm thêm giờ
5- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
6- Bảng tổng hợp thanh toán nhiên liệu phục vụ công tác
7- Lệnh điều xe
8- Phiếu đề nghị sử dụng xe hoặc thuê xe ô tô
9- Giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ
10- Quyết định xử lý vật tư, thiết bị hỏng thu hồi sau sửa chữa
11- Giấy đề nghị mua sắm công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm
12- Danh sách phát văn phòng phẩm, vật rẻ tiền mau hỏng
13- Giấy đề nghị mua, in ấn, phô tô tài liệu
14- Bảng kê tài liệu mua, in ấn, phô tô
15- Danh sáchphát tài liệu mua, in ấn, pho to
16- Giấy đề nghị tiếp khách
17- Phiếu báo ăn
18- Bảng kê đề nghị thanh toán
19- Bảng kê chi tiền, phát tài liệu cho ngườitham dự hội nghị, hội thảo
20- Bảng kê thanh toán công tác phí
21- Giấy đi đường
22- Giấy đề nghị tạm ứng
23- Giấy thanh toán tạm ứng
24- Đề nghị sửa chữa được phê duyệt
25- Hợp đồng giao khoán công việc
26- Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán công việc
27- Biên bản giao nhận CCDC, TSCĐ sửa chữa hoàn thành
28- Biên bản kiểm tra tình trạng hư hỏng của CCDC, TSCĐ
BM-10-01/02
BM-10-02/02
BM-10-03/02
BM-10-04/02
BM-10-05/02
BM-10-06/02
BM-10-07/02
BM-10-08/02
BM-10-09/02
BM-10-10/02
BM-10-11/02
BM-10-12/02
BM-10-13/02
BM-10-14/02
BM-10-15/02
BM-10-16/02
BM-10-17/02
BM-10-18/02
BM-10-19/02
BM- 10-20/02
BM -10-21/02
BM -10-22/02
BM -10-23/02
BM -10-24/02
BM -10-25/02
BM -10-26/02
BM -10-27/02
BM -10-28/02
Trang: 10/11
QUY TRÌNH
THANH TOÁN NỘI BỘ
29- Phiếu giao nhận CCDC mua mới
30- Bảng kê chi tiền thù lao giảng viên
31- Giấy giao việc của lãnh đạo chi cục
32- Giấy giao việc của trưởng phòng
33- Biên bản giao nhận TSCĐ
Mã số:
QT - 10
Ngày ban hành:
21. 3. 2011
Lần ban hành:
2
Lần sửa đổi:
2
BM -10-29/02
BM -10-30/02
BM -10-31/02
BM -10-32/02
BM -10-33/02
Trang: 11/11
- Xem thêm -